淺析信息化條件下高校檔案管理人員的素質(zhì)提高

呂 長 生

(揚州職業(yè)大學(xué)，江蘇 揚州 225009)

隨著電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與應(yīng)用，檔案管理工作信息化、規(guī)范化要求越來越高，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高。高校檔案管理工作人員既要具備傳統(tǒng)的政治道德與業(yè)務(wù)素質(zhì)，也要具備適應(yīng)新形勢的基本素養(yǎng)，包括文化底蘊、創(chuàng)新思維、現(xiàn)代管理方式和強健的身體等，這是檔案信息化條件下對高校檔案管理人員提出的基本要求，也是高校檔案管理人員做好檔案工作的前提［1］。

一、高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

高校檔案管理人員的素質(zhì)是高校檔案管理人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。信息化條件下高校檔案管理人員的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、知識素質(zhì)、身體素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維等［2］。

(一)良好的思想政治素質(zhì)

檔案管理是一項政策性、原則性、服務(wù)性都很強的工作，這就要求檔案管理人員要有較高的思想政治覺悟、強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感以及堅定的政治立場，牢記全心全意為全校師生服務(wù)的宗旨，堅持原則，辦事公正，自覺抵制各種不良風(fēng)氣，嚴格把好政策關(guān)，不搞任何違法亂紀的行為，確保高校檔案的真實性和公正性。

(二)良好的職業(yè)道德

高校檔案管理人員必須有無私奉獻的精神，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，樂于奉獻，不計較個人得失，根據(jù)相關(guān)要求及時完成工作任務(wù)。高校檔案管理人員還必須具備良好的檔案服務(wù)意識。檔案工作的根本目的是提供檔案為社會服務(wù)，即檔案的利用。它既體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)性質(zhì)，也是檢驗檔案工作科學(xué)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是衡量檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益的參照，貫穿于整個檔案工作過程中。

(三)過硬的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能

高校檔案管理人員應(yīng)具備過硬的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員的專業(yè)知識包括檔案專業(yè)知識、基礎(chǔ)知識、相關(guān)的學(xué)科知識、外語和古漢語知識。只有具備了這些專業(yè)知識，才有一定的檔案決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、開拓創(chuàng)新能力和組織能力，才能勝任高校檔案管理工作。檔案管理人員還必須具備相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)技能。檔案管理工作包括檔案材料的收集、甄別、整理、裝訂、保管和利用等，這些都要求高校檔案管理人員必須具備較強的檔案專業(yè)技能。

(四)豐富的其他學(xué)科知識

檔案管理人員除了掌握檔案專業(yè)知識外，還必須熟悉其他學(xué)科知識，如互聯(lián)網(wǎng)、信息化技術(shù)、法律、金融等方面知識，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化的要求，適應(yīng)不斷發(fā)展的高校檔案事業(yè)的需要。

(五)不斷學(xué)習(xí)、自我更新知識結(jié)構(gòu)的能力

高校檔案管理人員應(yīng)具備不斷學(xué)習(xí)、自我更新知識結(jié)構(gòu)的能力。當(dāng)今時代是信息時代，是互聯(lián)網(wǎng)的時代，知識更新的速度超過以往任何時代。這就要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，自我更新知識結(jié)構(gòu)，及時吸收檔案管理工作的新知識和技能，剔除過時的、不適用的知識和檔案管理方法，使用最適合當(dāng)前檔案管理的新知識和技能，使高校檔案管理工作隨著時代的發(fā)展而不斷進步，不斷完善。

(六)創(chuàng)新精神

信息化條件下全新的檔案管理手段和方式給高校檔案管理人員提出更高的要求。高校檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)新形勢，有創(chuàng)新精神，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，敢于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。高校檔案管理人員要大膽開拓、勇于嘗試、不斷創(chuàng)新，成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的高素質(zhì)高校檔案工作創(chuàng)新人才。

(七)強健的體魄和充沛的精力

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有強健的體魄和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。檔案工作人員在庫房、機房和辦公室長期從事檔案收集、加工、編研、利用等工作，缺少運動，易造成脊椎病等職業(yè)病，而且老舊檔案對人體有一定的傷害，這些都決定了做檔案工作要有強健的體魄和充沛的精力。

二、高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀及存在問題

(一)高校檔案管理人員意識落后

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，檔案的內(nèi)容、形式、收集、利用方式和保管服務(wù)技術(shù)等方面發(fā)生了翻天覆地的變化，以檔案信息化技術(shù)為核心的各種現(xiàn)代辦公設(shè)施，高效、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高了工作效率。而部分高校檔案管理人員的檔案意識卻沒有發(fā)生大的變化，覺得檔案可有可無，檔案工作不被重視的思想根深蒂固。部分人工作積極性不高，得過且過，主動開發(fā)和利用檔案更無從談起，嚴重影響了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

(二)高校檔案管理人員流動性比較大

在大多數(shù)人看來，高校檔案管理人員是學(xué)校最為邊緣化的崗位，是最不被領(lǐng)導(dǎo)重視的職位之一。學(xué)校引進的博士、教授等高層次人才的家屬，不適合做教師的，學(xué)校首先考慮的是安排到圖書館的相應(yīng)崗位，圖書館沒有崗位了，才把她們安排到檔案管理等崗位。而檔案管理人員的職稱很難晉升。所以，高校檔案管理人員流動率相對而言比教師崗位高很多，特別是年輕人，在檔案管理崗位上呆不了幾年，就會想方設(shè)法調(diào)整到其他崗位，有的甚至直接離開學(xué)校。檔案管理人員極不穩(wěn)定，嚴重影響了高校檔案管理隊伍的建設(shè)。

(三)高校檔案管理人員專業(yè)知識嚴重匱乏

由于高校對檔案工作重視程度不夠，把引進人才的工作重點放在了教學(xué)第一線，檔案專業(yè)人才很少被引進。即使想引進部分專業(yè)人才，由于高校檔案人員待遇偏低等原因，檔案專業(yè)崗位無人應(yīng)聘。目前檔案管理人員大部分都是由其他部門轉(zhuǎn)崗而來，僅僅是經(jīng)過檔案主管部門的上崗培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，致使部分檔案工作無法開展。

(四)高校檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理

一方面，高校檔案管理人員很多都是從教學(xué)一線轉(zhuǎn)崗過來，所學(xué)并不是檔案管理專業(yè)，有的高校甚至沒有一名檔案專業(yè)管理人員。另一方面，高校檔案管理人員隊伍中，年輕同志少，大部分都是中老年人，很難適應(yīng)新技術(shù)的應(yīng)用，思維往往固定在老的檔案管理模式，不利于檔案管理制度改革。同時，由于檔案意識落后，認為從事檔案管理工作沒出路，致使很多年輕人不愿意從事檔案工作，這導(dǎo)致了高校檔案管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)嚴重失調(diào)，不利于檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升。

三、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的措施

(一)加強高校檔案管理人員檔案意識

加強高校檔案管理人員的檔案意識，使他們認知檔案，感知檔案，與檔案工作融為一體，這是提高檔案管理人員素質(zhì)的前提。首先，要加強全局意識，使他們認識到檔案工作者的社會責(zé)任和義務(wù)，檔案工作與學(xué)校甚至社會全局工作的關(guān)系。其次，要樹立信息觀念，充分認識檔案信息的價值所在，加強對檔案信息資源的開發(fā)。第三，要強化服務(wù)意識，做好檔案利用工作。要主動拓展服務(wù)領(lǐng)域，拓寬服務(wù)范圍，完善服務(wù)體系，使服務(wù)意識成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的動力。

(二)建立科學(xué)合理的用人機制

改變傳統(tǒng)的用人模式，實行全員崗位聘任制，競爭上崗，擇優(yōu)聘用。打破鐵飯碗，真正做到能者上、庸者下，定期進行崗位輪換，改變過去許多檔案管理人員在某個崗位一干就是數(shù)年、甚至是“一崗到老”的不正?，F(xiàn)象，不能將學(xué)校檔案部門作為學(xué)校消化富余人員的次要部門來對待，清除影響高校檔案管理人員素質(zhì)提升的根源。

(三)建立高校檔案管理人員績效考核體系

建立一套從檔案收集、整理到最終保管的考核體系，學(xué)校定期檢查和考核評估檔案管理人員崗位職責(zé)履行情況，并將考核結(jié)果作為檔案專業(yè)技術(shù)人員晉級、晉升和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的依據(jù)。同時實行績效激勵機制，改革不合理的收入分配制度，使檔案管理人員的收入與各自崗位責(zé)任、貢獻大小掛鉤，切實調(diào)動檔案管理人員的積極性，促使他們主動學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

(四)合理調(diào)配檔案管理人員結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)合理齊全的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才是當(dāng)今檔案工作的要求。要拓寬檔案管理人才的來源渠道，下大力氣引進部分檔案管理人才，特別是高素質(zhì)的復(fù)合型青年人才，充實到高校檔案管理隊伍中去，合理調(diào)配檔案管理人員的學(xué)歷、年齡、知識等結(jié)構(gòu)。通過制定切實可行的短期和中長期的人才規(guī)劃，逐年引進檔案管理人才，使檔案管理人員結(jié)構(gòu)趨于合理。

(五)加強檔案管理人員的繼續(xù)教育

要加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，使檔案管理人員及時吸收新的知識和技術(shù)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高他們的素質(zhì)。首先，選拔部分有潛力、有進取心的中青年檔案管理人員到高等學(xué)校接受檔案專業(yè)教育，系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，使他們的素質(zhì)顯著提高。其次，要對所有檔案管理人員進行定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)工作業(yè)務(wù)和崗位需要，以短期培訓(xùn)、專題培訓(xùn)、骨干培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等培訓(xùn)形式，使他們及時掌握本專業(yè)和相關(guān)學(xué)科的新理論、新技術(shù)、新方法，以提高他們的政治理論水平、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能水平。第三，要大力支持檔案管理人員利用業(yè)余時間進行函授、自學(xué)等形式的學(xué)歷提升，幫助他們提高素質(zhì)。

(六)提高高校檔案管理人員待遇

除了感情留人、事業(yè)留人，高校應(yīng)設(shè)法提高檔案管理人員的待遇，特別是高素質(zhì)復(fù)合型人才的待遇，并配套科研經(jīng)費。對于其他檔案管理人員，由于他們的知識水平、工作能力、工作強度并不低于高校教師，應(yīng)改變他們待遇偏低的狀況，使他們的待遇不低于同類教師的水平。同時在崗位設(shè)置、職稱評審、進修培訓(xùn)、人才選拔等方面向檔案管理人員傾斜。這樣，才能留住檔案管理人才，使檔案管理隊伍趨于穩(wěn)定，促進高校檔案工作的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案工作是綜合性的，檔案管理人員素質(zhì)對檔案工作整體效能的發(fā)揮無可替代。各高校要為檔案管理人員成為一種高素質(zhì)復(fù)合型的人才而付出不懈的努力，從而使檔案工作高效服務(wù)于高校各項工作［3］。

［1］ 湯建霞.關(guān)于提高新時期檔案管理人員綜合素質(zhì)的思考［J］.蘭臺世界，2012(5):108 -109.

［2］ 林越陵.檔案學(xué)理論基礎(chǔ)［M］.呼和浩特:內(nèi)蒙古人民出版社，2001.

［3］ 馮蓉.淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)［J］.湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報，2011(4):62 -63.