會計(jì)電算化與企業(yè)內(nèi)部控制的探討

烏魯木齊市財(cái)政會計(jì)職業(yè)學(xué)校 尹玲

1 會計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制存在的主要問題

1.1 財(cái)務(wù)人員會計(jì)電算化應(yīng)用能力水平不高

我國使用會計(jì)電算化的單位中，大部分單位是利用會計(jì)軟件處理日常賬務(wù)的基本核算，而大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理工作，仍采用手工處理，許多單位因?yàn)槿狈Ω咚降臅?jì)電算化應(yīng)用人員，在會計(jì)電算化應(yīng)用中，財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能共享，會計(jì)軟件只在財(cái)務(wù)一個部門使用，會計(jì)信息在部門間、上下級單位間社會各相關(guān)人間的交流很難，不僅與部門間、部門外財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)隔絕，而且與企業(yè)內(nèi)部各個部門間也沒有很好的信息共享，單位財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)，基本上只是單純?yōu)榱速~務(wù)處理和記賬，完成事后對會計(jì)業(yè)務(wù)的反映工作。

1.2 會計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制制度有所減弱

在手工會計(jì)數(shù)據(jù)核算中，采用不同的核算形勢，賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、處理、重復(fù)登記的操作方法，通過多個人員、多個環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對，實(shí)現(xiàn)整體的會計(jì)職能，其內(nèi)部控制主要包括：管錢的不能管帳，并通過對帳檢查是否帳證相符，帳帳相符和帳證相符，以及利用會計(jì)憑證，賬簿、報表數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系等，目的是為了減少舞弊和差錯。而在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，很多會計(jì)信息處理過程被簡化，在程序的控制下大部分會計(jì)信息處理由會計(jì)軟件自動地進(jìn)行處理，中間一般無須人工干預(yù)，許多傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式失去了作用，由人工控制變?yōu)槿藱C(jī)共同控制。因此，一些內(nèi)部牽制制度無法執(zhí)行，財(cái)務(wù)人員無法直接參與和控制，其會計(jì)信息的審查、稽核機(jī)制被減弱。

1.3 財(cái)務(wù)信息的安全存在一定威脅

在會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，會計(jì)數(shù)據(jù)和信息的存儲方式由紙介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐源沤橘|(zhì)的數(shù)據(jù)文件，以計(jì)算機(jī)輸出的紙介質(zhì)憑證、賬簿、報表為輔助的方式。磁性介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，從而使財(cái)務(wù)信息安全易受到一定的威脅。由于磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)容易被非法復(fù)制、修改和刪除，且不留痕跡，為使用者無意或不法分子有意破壞創(chuàng)造了條件，造成會計(jì)信息的不準(zhǔn)確。另外就是電算化系統(tǒng)容易遭受病毒等，可能導(dǎo)致電算化系統(tǒng)陷入癱瘓，使會計(jì)數(shù)據(jù)受到影響或破壞，使會計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量受到影響。

2 電算化環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響

2.1 企業(yè)在會計(jì)電算化條件下控制內(nèi)容及形式與手工會計(jì)存在一定的差異

在手工會計(jì)環(huán)境下，人是會計(jì)業(yè)務(wù)的主要因素。手工操作的部分內(nèi)部控制內(nèi)容：如編制記帳憑證與科目匯總表、記帳憑證借貸平衡校驗(yàn)，各科目發(fā)生額及余額試算平衡檢查等操作在電算化實(shí)現(xiàn)后轉(zhuǎn)到了計(jì)算機(jī)。通過會計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)許多內(nèi)容控制，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制由手工條件下的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚩刂啤＿@些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序出錯或出現(xiàn)運(yùn)行故障，從而使系統(tǒng)發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。比如：記帳憑證匯總表試算平衡的檢查、總賬和明細(xì)賬的核對、報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系的檢查等，這些檢查在實(shí)行會計(jì)電算化后就轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部而無需人工干預(yù)，內(nèi)部控制的形勢發(fā)生了很大變化。

2.2 內(nèi)部控制的對象發(fā)生變化

控制對象原來為會計(jì)處理程序及會計(jì)工作的相容性等，會計(jì)資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn)，是以對人的控制為主；而在電算化系統(tǒng)下，會計(jì)信息集中由計(jì)算機(jī)處理部門進(jìn)行處理，而財(cái)會人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計(jì)算機(jī)輸出的各種會計(jì)信息進(jìn)行分析。內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計(jì)算機(jī)二者為主。這種特點(diǎn)使系統(tǒng)會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)信息處理面臨被不留痕跡地進(jìn)行非法修改、拷貝、刪除的問題。

2.3 憑證所起到的控制功能弱化

手工會計(jì)核算處理的所有數(shù)據(jù)全部記錄在紙張上，這些紙質(zhì)會計(jì)數(shù)據(jù)若被修改，很容易留下修改痕跡。各業(yè)務(wù)之間都具有相應(yīng)權(quán)限的人員的簽章，層層復(fù)核，相互制衡，實(shí)現(xiàn)整體的會計(jì)職能。會計(jì)電算化后，會計(jì)數(shù)據(jù)儲存在磁性介質(zhì)上，會計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。原先會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計(jì)算機(jī)自動生成的會計(jì)信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時排除病毒，很有可能擴(kuò)大損失。

2.4 網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用帶來了許多新問題

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)不可避免受到網(wǎng)絡(luò)深遠(yuǎn)的影響，特別是因特網(wǎng)在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜容易使內(nèi)部控制的安全受到威脅，從而滋生風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點(diǎn)，會計(jì)電算化系統(tǒng)下，會計(jì)信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。大量會計(jì)信息通過網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改。例如：網(wǎng)絡(luò)會計(jì)信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻擊，攻擊可能來自于局域網(wǎng)外部，也可能來自局域網(wǎng)內(nèi)部，而一旦發(fā)生將造成巨大的損失。

3 加強(qiáng)會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制和會計(jì)管理工作

3.1 加強(qiáng)規(guī)范會計(jì)基礎(chǔ)和會計(jì)管理工作

會計(jì)基礎(chǔ)和會計(jì)管理工作主要指會計(jì)工作正常開展所必備的條件，如，會計(jì)崗位的設(shè)置是否合理規(guī)范、核算流程是否規(guī)范、會計(jì)核算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否正確、完整、會計(jì)工作的各項(xiàng)規(guī)章制度是否健全等，會計(jì)基礎(chǔ)工作是搞好會計(jì)電算化工作的前提之一，會計(jì)信息是否準(zhǔn)確、完整等是搞好電算化工作的重要保證。會計(jì)信息的產(chǎn)生有賴于會計(jì)基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)的密切配合，而若想使會計(jì)信息合法、完整、準(zhǔn)確，必須要有規(guī)范的會計(jì)基礎(chǔ)工作，這樣才能保證產(chǎn)生的會計(jì)信息是準(zhǔn)確的，在會計(jì)電算化工作過程中，會計(jì)基礎(chǔ)和管理基礎(chǔ)工作顯得更加重要。

3.2 加強(qiáng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制

(1)加強(qiáng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部安全控制與管理。在會計(jì)電算化條件下，加強(qiáng)內(nèi)部安全控制和管理是保障會計(jì)電算化系統(tǒng)安全的最有效途徑。在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)安全工作中，內(nèi)部安全控制措施的失效主要的原因是會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行管理中技術(shù)支持與使用運(yùn)行沒有嚴(yán)格區(qū)分，會計(jì)業(yè)務(wù)操作沒有實(shí)現(xiàn)人員的分工、崗位的職責(zé)制度、權(quán)限的劃分原則，缺乏崗位間有效的相互牽制、相互制約，給犯罪分子留下了機(jī)會。所以各企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全管理制度，改進(jìn)內(nèi)部控制，加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立規(guī)范的安全管理系統(tǒng)，建立安全審計(jì)和跟蹤體系，提高整體安全意識。

(2)加強(qiáng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)硬件安全控制與管理。影響系統(tǒng)硬件安全的主要是指由于操作失誤，硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，而造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。由于財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識不強(qiáng)，往往會出現(xiàn)誤操作，誤刪除系統(tǒng)及應(yīng)用程序中的重要文件，在沒有防火墻的情況下，訪問惡意網(wǎng)站。造成病毒攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失甚至系統(tǒng)癱瘓。所以企業(yè)要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)操作的培訓(xùn)。需要財(cái)務(wù)人員，不僅掌握扎實(shí)的會計(jì)知識和技能，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識并熟練使用計(jì)算機(jī)。還應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全制度，在網(wǎng)絡(luò)中采用防火墻、防黑客軟件，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)不被他人侵犯，杜絕未經(jīng)授權(quán)的人進(jìn)入被保護(hù)的系統(tǒng)，防止財(cái)務(wù)人員越權(quán)使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)，操作財(cái)務(wù)軟件離開時，應(yīng)退出財(cái)務(wù)系統(tǒng)，強(qiáng)化企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全措施。包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等，并且針對企業(yè)的特定狀況，開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護(hù)系統(tǒng)。

3.3 加強(qiáng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制

會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是為保證企業(yè)會計(jì)數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確而建立的內(nèi)部控制。一般包括數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制。在對會計(jì)數(shù)據(jù)輸入前必須經(jīng)主管會計(jì)審核批準(zhǔn)，初始數(shù)據(jù)要進(jìn)行正確性校驗(yàn)，初始化工作結(jié)束并經(jīng)確認(rèn)后應(yīng)關(guān)閉窗口，以防其他用戶直接修改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在輸入記帳憑證時要遵守憑證輸入的基本要求。數(shù)據(jù)處理控制是指為保證會計(jì)數(shù)據(jù)處理正確設(shè)置的控制。數(shù)據(jù)處理控制的重點(diǎn)在于數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)；通過檢查處理、錯誤糾正、余額校驗(yàn)、試算平衡等。數(shù)據(jù)輸出控制是為保證會計(jì)數(shù)據(jù)的正確輸出而進(jìn)行的控制。企業(yè)應(yīng)建立輸出會計(jì)信息的簽單制度、數(shù)據(jù)審核控制、授權(quán)輸出控制制度和打印程序控制等。

總之，會計(jì)電算化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要途徑，只有我們共同努力，不斷完善內(nèi)部控制制度，才能保證企業(yè)的健康發(fā)展。

[1]會計(jì)電算化管理辦法.

[2]會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范.

[3]革微.會計(jì)電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制問題探討[J].企業(yè)研究,2010(12).