淺談對人事檔案管理的探討

山西 任春霞

人事檔案管理工作是各單位和部門人事組織工作的重要組成部分，也是全國檔案工作的重要組成部分。人事檔案工作也在不斷發(fā)展和變化。也面臨了一些新形勢和新任務(wù)。如何在市場經(jīng)濟(jì)條件下正確認(rèn)識人事檔案工作的社會價(jià)值，面臨著一些問題，進(jìn)一步改進(jìn)人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的作用，更好地為單位和社會組織服務(wù)。

一、人事檔案及人事檔案管理的概念

隨著社會和人類的發(fā)展，以及文字的文明和運(yùn)用，私有化的出現(xiàn)，為檔案的形成創(chuàng)造了條件。

1.檔案的含義

檔案的含義：現(xiàn)代一般認(rèn)為，檔案是指國家機(jī)關(guān)和單位、社會團(tuán)體和個(gè)人在從事各項(xiàng)活動時(shí)對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像和歷史記錄。檔案是最原始的記錄，人類經(jīng)過社會實(shí)踐活動，隨著社會的生產(chǎn)力和科技的發(fā)展，通過新材料、新的記錄方式，如：聲像檔案、磁盤檔案、光盤檔案、膠片檔案等等決定的檔案的多樣性。

2.人事檔案的含義

人事檔案是人事管理工作中記錄個(gè)人學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷以及品德表現(xiàn)，以組織和社會團(tuán)體為單位，按一定的方法和規(guī)則加以整理、統(tǒng)一保管起來，以備查找和利用的文字材料。是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技能、思想品德及各種獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息的記錄。是對個(gè)人情況的真實(shí)反映。

3.人事檔案管理的含義

人事檔案管理是收集，整理，存儲，人員識別，統(tǒng)計(jì)提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記錄和反映其性能的個(gè)人經(jīng)歷，以個(gè)人為單位，準(zhǔn)備的文件和材料的研究。主要由人員，組織，在中等勞動等部門，和使用人員的工作活動的選擇，是個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，原始記錄的教育背景，社會關(guān)系，道德品質(zhì)，專業(yè)能力，工作條件等。參與各方面反映在社會活動的真實(shí)記錄和個(gè)人細(xì)節(jié)。

二、人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案具體包括以下內(nèi)容：1、履歷材料；2、自傳材料；3、鑒定、考核材料；4、學(xué)歷、職稱材料；5、政治歷史審查材料；6、參加黨團(tuán)組織材料；7、獎(jiǎng)勵(lì)材料；8、處分材料；9、招工、聘干審批表、轉(zhuǎn)正定級表、任免呈報(bào)表、晉升審批表、調(diào)資審批表、離退休審批表等組織上形成的審批材料；10、其他可供參考的材料。

人事檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性

內(nèi)容的真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案存在內(nèi)容的失真性。如：出生年月、參加工作時(shí)間等，公歷農(nóng)歷填寫隨便，每一次填寫都不同，而且出生年月中身份證時(shí)間和材料內(nèi)容不同。參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間也不同。不同材料出現(xiàn)的姓名也不同。不寫曾用名，也不加以說明。檔案中的考核鑒定材料中大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)。怎么有利于自己就怎么寫，隨意性很大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案工作帶來了困難。

2.人事檔案材料的完整性

人事檔案材料不全，一些履歷表、年度考核表、學(xué)歷都沒有，探其原因，有兩方面：一是對人事檔案的不重視，他們認(rèn)為年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來變化也不大，不填也行。有的人填寫不認(rèn)真，能省則省，家庭成員和社會關(guān)系都不填，這些材料他們也不送到主管部門，而是自己保存。二是主管部門沒有將材料及時(shí)歸檔。一些人事檔案人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，只是將要保存的材料收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是有的同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其中個(gè)人檔案中。

3.人事檔案制度的完善性

完善人事檔案制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須按照各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的影響，保障檔案的安全，延長使用壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，制定嚴(yán)格的查閱制度，確保人事檔案的安全，充分發(fā)揮人事檔案的利用率。人事檔案信息化管理采用信息化手段是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，同時(shí)對人事檔案工作提出了新的要求，因此運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和新手段，提高人事檔案工作的效率和水平。

4.人事檔案管理人員素質(zhì)的要求性

作為一名檔案管理人員更需要一種奉獻(xiàn)精神和服務(wù)意識，這就需要具備一定素質(zhì)和能力，同時(shí)樹立以下幾個(gè)意識：

（1）政策意識

為了保障檔案管理工作的開展，國家制定了一系列的檔案法律法規(guī)。檔案管理人員要樹立有法紀(jì)意識，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范管理檔案材料，確保檔案的安全、有序管理。按照有關(guān)法律規(guī)定，確保人人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整，管理規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

（2）責(zé)任意識

人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)的真實(shí)歷史記錄，人事檔案因其真實(shí)性、原始性和較強(qiáng)的機(jī)密性以及無可置疑的證據(jù)作用備受重視和信賴。是人才資源的信息庫，所以檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)，做到檔案的不壞、不丟、不散、不亂。同時(shí)要努力提高業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案整理工作的相關(guān)規(guī)定，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求。

（3）創(chuàng)新意識

檔案工作要獲得良好的發(fā)展，依賴于檔案人的創(chuàng)新意識。人事檔案管理者要利用現(xiàn)代化管理手段，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，加大投入，對人事檔案實(shí)施動態(tài)化管理和維護(hù)，建立新的數(shù)字檔案和多媒體，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集，為社會生活和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有力的保障。

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