推進(jìn)衛(wèi)校檔案管理 數(shù)字化進(jìn)程之我見(jiàn)

黑龍江 李亞男

隨著教育體制改革的不斷深化，衛(wèi)校畢業(yè)生的就業(yè)模式發(fā)生了根本變化，學(xué)生檔案的數(shù)字化管理隨之提上議事日程，為方便學(xué)生查詢，滿足用人單位需要，學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。學(xué)生檔案管理工作的根本目的是為利用者（學(xué)生、用人單位等）提供及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)信息。了解檔案利用者的利用需求，找準(zhǔn)檔案服務(wù)利用者的切入點(diǎn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息供求的良性循環(huán)，使學(xué)生檔案管理工作更貼近社會(huì)、貼近現(xiàn)實(shí)，實(shí)現(xiàn)與利用者“零距離”接觸。

學(xué)生檔案作為一種原生信息資源，它是教育、教學(xué)、科研的重要?dú)v史資料，數(shù)字化建設(shè)隨著信息化的快速發(fā)展，其重要性更凸顯出來(lái)，學(xué)生的檔案管理不再是單純的紙質(zhì)保管，它更需要向數(shù)字化管理邁進(jìn)。

一、學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理是純粹的紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案不僅占用空間大、易變質(zhì)、不易攜帶，且不便于利用查找；而電子檔案內(nèi)存容量大、易保管，且便于攜帶，它是未來(lái)學(xué)生檔案保管的重要手段。

二、衛(wèi)校檔案管理人員現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員專業(yè)管理能力參差不齊

現(xiàn)階段，檔案管理人員基本上都是半路出家，屬于非檔案專業(yè)，有的也只是受過(guò)幾天的培訓(xùn)，因此面對(duì)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的起步、發(fā)展，檔案管理人員的管理技能有待提高。專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，工作質(zhì)量不高都影響了中專衛(wèi)校的檔案管理工作。因此，中專衛(wèi)校應(yīng)建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

（二）檔案管理人員的流動(dòng)性較大

檔案管理人員的流動(dòng)性較大，業(yè)務(wù)銜接不利，相對(duì)制約了中專衛(wèi)校的檔案管理工作。

三、學(xué)生檔案數(shù)字化管理的模式

學(xué)生檔案數(shù)字化管理主要是以現(xiàn)代化通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以建立好的各種檔案信息庫(kù)為資源，合理運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段提高檔案管理水平?，F(xiàn)考慮從兩個(gè)方面入手。

第一，利用現(xiàn)代化的高科技技術(shù)來(lái)提高中專衛(wèi)校的檔案管理水平。中專衛(wèi)?？梢酝ㄟ^(guò)添置一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，例如檔案檢索，檔案的縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，通過(guò)這些技術(shù)使得檔案管理工作從純粹的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。

第二，通過(guò)現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行中專衛(wèi)校的檔案管理工作。中專衛(wèi)校要積極減少學(xué)校各個(gè)部門間的重復(fù)勞動(dòng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)化及利用實(shí)行一體化的管理。

四、推進(jìn)衛(wèi)校檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)

檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)舉辦專門的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)及邀請(qǐng)專家進(jìn)行講座，不斷提高業(yè)務(wù)技能，并鼓勵(lì)檔案管理人員通過(guò)學(xué)校教育、自學(xué)考試、函授等方式提高自身素質(zhì)。增強(qiáng)其檔案管理的專業(yè)水平，夯實(shí)檔案管理方面的理論基礎(chǔ)，逐步掌握信息技術(shù)，及時(shí)解決在學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)和管理中遇到的種種困難，建立健全數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和主動(dòng)性。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、強(qiáng)化信息收集的敏感度

捕捉信息，掌握第一手資料。增強(qiáng)時(shí)效意識(shí)，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，建立起信息靈敏、反應(yīng)快捷、優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與用人單位需要的檔案信息零距離接觸。增強(qiáng)檔案工作的預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性和時(shí)效性，做到耳聰目明，保障檔案利用者的各種需要。

檔案管理人員必須具有廣闊的視野和信息的收集能力以至于信息收集的敏感度，在日常的信息中要準(zhǔn)確的把握和捕捉有用的信息或者所需要的信息。這是中專衛(wèi)校進(jìn)行檔案管理工作是否具有主動(dòng)性的關(guān)鍵，它決定著學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的安全管理意識(shí)

中專衛(wèi)校的檔案管理工作應(yīng)該擴(kuò)大歸檔的范圍，并且積極更新檔案管理知識(shí)，促進(jìn)檔案工作的信息化建設(shè)，推進(jìn)中專衛(wèi)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，中專衛(wèi)校要做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)，特別是火災(zāi)等，確保各級(jí)各類檔案的安全與質(zhì)量。

檔案利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)、歸宿及生命力。注重質(zhì)量意識(shí)，不斷提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須樹(shù)立服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。

五、與時(shí)俱進(jìn)，建立管理中專衛(wèi)校的長(zhǎng)效機(jī)制

在新形勢(shì)下，中專衛(wèi)校的檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新建立檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，主動(dòng)為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)，將一些優(yōu)秀的檔案管理資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，綜合利用其有效的價(jià)值，不斷開(kāi)創(chuàng)中專衛(wèi)校檔案管理工作的新局面。