淺議新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作

張秀梅

大連市金州區(qū)第四人民醫(yī)院，遼寧大連 116100

近年來，隨著我國醫(yī)療體制改革的深入推進和醫(yī)療市場競爭的加劇，醫(yī)院管理發(fā)生著顯著的變化。醫(yī)院規(guī)模的加大，醫(yī)院員工隊伍的壯大，使醫(yī)院人事檔案管理進入了全新的時期。與此同時，進入信息時代以來，計算機、互聯(lián)網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術(shù)在社會管理的方方面面都發(fā)揮著重要的作用，為醫(yī)院人事檔案管理的信息化奠定了基礎。在這種情況下，醫(yī)院人事檔案管理邁向信息化已是一種必然的趨勢。接下來，筆者將結(jié)合自身的工作要歷，分析醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端，探討醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)信息化管理的對策。

1 醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理的局限性

醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依然是不少醫(yī)院人事檔案管理的主要方式，它主要的特點是靜態(tài)管理，以資料的記錄為主，注重歷史性，無法實現(xiàn)共享，對變化中的個人信息無法做到動態(tài)處理。具體來說，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的局限性主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 管理制度僵化

我們正處于社會變革階段，人事制度也在不斷的改革與發(fā)展過程中，醫(yī)院等醫(yī)療衛(wèi)生單位的選人、用人手續(xù)呈現(xiàn)出簡化的趨勢，但人事檔案管理的終身制特點沒有改變，人事檔案材料的更新、補充與修正不及時，給需要使用人事檔案的用人單位帶來不便，甚至影響到人才流動中人事審批審核工作，給人才流動帶來了事補的阻礙，與時代潮流所不相符。

1.2 在人事檔案管理方法過時

人事檔案管理是專業(yè)性很強的管理工作，并具有高度的保密性與政治性，這對管理人員提出了很高的要求。但從當前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理工作人員隊伍來看，管理人員人數(shù)的不足，兼職人員的大量存在，降低了人事檔案管理水平。特別是非信息化管理手段，使人事檔案還停留在手工編輯、人工檢索的階段，人事檔案的整理、歸檔都無法做到及時性，給人事檔案管理帶來隱患。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用與前提條件

2.1 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

信息化是我們這個時代的特征，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化，不僅給我們帶來了一種全新的人事檔案管理工作理念，更可以為我們的人事檔案管理工作水平提升發(fā)揮重要作用，進而推動整個人事管理工作水平的提升。一方面，人事檔案管理信息化有助于提升醫(yī)院人事檔案管理的工作效率和準確性。人事檔案管理工作的政治性、保密性以及對準確的要求，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，管理人員一個個檔案柜、一個個檔案袋的查找方式，不僅效率極低，也容易造成檔案袋內(nèi)內(nèi)容裝錯袋等問題。而實現(xiàn)信息化以后，則可以很好地避免這些問題，只需要一個檢索關鍵詞，就可以輕松地查找到所需要的檔案。另一方面，人事檔案管理信息化有助于人事檔案管理創(chuàng)新。在信息化系統(tǒng)中，借助網(wǎng)絡與各種信息化平臺，管理人員可以對醫(yī)院所有人事檔案進行相應的管理，如，出報表、做統(tǒng)計等，既方便又迅速。

2.2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的前提條件

醫(yī)院實現(xiàn)信息化的人事檔案管理需要一定的前提條件，主要包括：①必要的資金投入，構(gòu)建計算機網(wǎng)絡，購進計算機終端等都需要資金投入。②建立與信息化管理相適應的管理制度，從文檔一體化、歸檔、保密等制度，到查閱利用制度、網(wǎng)絡安全管理制度，要圍繞著人事檔案管理信息化構(gòu)建起完整的制度，以保障人事檔案信息體系的安全、高效運轉(zhuǎn)。三是員工隊伍培訓。制作和運用人事檔案信息，涉及到網(wǎng)絡管理、圖像處理、數(shù)據(jù)庫建設以及網(wǎng)頁建設等多個方面的知識，需要對人事檔案管理工作人員進行相應培訓，使其具備信息化管理能力。四是技術(shù)支持，建立醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，除了自身檔案的信息化處理，還需要借助專業(yè)知識開發(fā)信息化管理平臺，保障數(shù)據(jù)庫正常運轉(zhuǎn)，這些都需要有專業(yè)的技術(shù)力量。

3 醫(yī)院人事檔案管理信息化的對策

醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)信息化不僅便于了解醫(yī)院每個員工的人事檔案，更可以對整個員工隊伍的情況進行整理總結(jié)，從而及時獲得醫(yī)院急需人才的準確信息，進而為醫(yī)院人才引進提供科學依據(jù)。要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，做好以下幾個方面工作。

3.1 要給予充分重視

人事檔案的信息化管理是人事檔案管理的必然要求與發(fā)展趨勢，但它絕不僅僅是人事管理部門的事情，而是整個醫(yī)院管理的范疇。從醫(yī)院院長到每一個員工，都應該認識到人事檔案管理信息化的重要性，在經(jīng)濟上、工作上給予人事檔案管理信息化工作支持，從檔案材料的提供、撰寫到個人信息的變更填寫，都要符合醫(yī)院人事檔案管理信息化的規(guī)范要求。特別是醫(yī)院管理層，要從經(jīng)費上保障信息化設備的到位與及時更新，為人事檔案管理引進更加專業(yè)化的工作人員，建立高素質(zhì)人事檔案管理人員隊伍。

3.2 加強檔案信息化技術(shù)研發(fā)

醫(yī)院人事檔案信息化軟件系統(tǒng)平臺，是醫(yī)院人事檔案管理信息化的基礎，醫(yī)院應該開發(fā)具有其自身特點的統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，從而有利于醫(yī)院各部門之間的檔案信息傳遞與共享。同時，加強信息系統(tǒng)平臺的管理，以保證醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)的準確性與完整性。并對所有部門與管理人員的使用、管理權(quán)限進行明確規(guī)定，以確保在人事檔案信息化系統(tǒng)平臺下，其人事檔案管理符合政治性、保密性、準確性的要求，維護人事檔案的權(quán)威。特別是要嚴禁無關人員對人事檔案的查閱和修改，以維護醫(yī)院人事檔案管理的正常秩序，使其成為醫(yī)院管理的重要助力。

3.3 加強檔案信息化軟件系統(tǒng)的安全防護

安全是人事檔案信息化系統(tǒng)平臺正常運轉(zhuǎn)的基礎，沒有安全保障的信息化系統(tǒng)將失去存在的價值。醫(yī)院人事檔案信息化系統(tǒng)平臺的安全防護主要是做好防病毒攻擊和非法入侵。對于前者，應該出臺嚴格的制度，對人事檔案系統(tǒng)的信息使用、操作做出明確的規(guī)范，嚴禁使用未經(jīng)許可的U盤等介質(zhì)存貯信息，不得使用來路不明的軟件，數(shù)據(jù)庫服務器單獨設置等，以做到系統(tǒng)安全的萬無一失。對于后者，要從硬件和軟件兩個方面做好防火墻，對確需使用醫(yī)院人事檔案信息的人員進行單獨授權(quán)，對系統(tǒng)進行嚴格的加密管理，并對醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)絡進行隔離等。

3.4 加強管理人員工作培訓

醫(yī)院人事檔案管理信息化對其管理工作人員有著與傳統(tǒng)人事檔案管理工作更高的要求，要加強對管理人員的培訓工作，以使其適應信息化管理手段的要求。一方面，要加強管理人員的政治素質(zhì)培訓。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息的安全問題更加突出，在安全授權(quán)、系統(tǒng)維護以及信息準確性上，要對管理人員加強培訓，以保證人事檔案管理始終安全有序地開展。另一方面，要加強管理人員的業(yè)務培訓。這其中包括了人事檔案管理專業(yè)知識，計算機專業(yè)知識、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫知識以及網(wǎng)頁制作等知識。通過培訓，要讓員工能夠熟練地使用人事檔案信息化系統(tǒng)平臺進行檔案編輯、檢索等處理?？梢越M織專業(yè)培訓，也可以請進來、走出去，組織人員工外出培訓，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的信息化水平。

4 結(jié)語

醫(yī)院人事檔案信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理更有效率、更加準確，是時代發(fā)展的必然要求。醫(yī)院要充分認識到人事檔案信息化管理的要求，分析其特點，加大投入，加強員工培訓，開發(fā)符合自身需求的信息化系統(tǒng)平臺，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。

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