淺議工程招投標檔案的規(guī)范化管理

許佳

【摘 要】以預防腐敗和管理規(guī)范化為出發(fā)點，結合自身實踐，總結建設工程招投標檔案工作中易出現(xiàn)的問題，提出建立健全招投標檔案工作的相應建議，確保檔案工作的公正、嚴肅、科學。

【關鍵詞】建設工程；招投標；檔案；管理

Discussion on the standardization of project bidding file management

Xu Jia

(Xi'an Chang'an District Construction Bureau Xi'an Shaanxi 710000)

【Abstract】Corruption Prevention and management of standardization as a starting point, with my own practice, summed up the work of construction project bidding archives easily problems, proposed the establishment of a sound corresponding bidding archives recommendations to ensure that the archives work just, serious, scientific.

【Key words】Construction project;Bidding;Archives;Management

建設工程招投標檔案類屬科技檔案中的工程檔案，伴隨建設工程招投標活動產(chǎn)生，其最明顯的特點就是有成套性，在招投標檔案的整理時，要確保一項建設工程所涵蓋全部檔案之間的聯(lián)系，保證卷宗內(nèi)各類檔案內(nèi)容的齊全性。

1. 建立健全工程招投標檔案的必要性

為了規(guī)范建筑市場秩序，創(chuàng)造公開、公平、公正的環(huán)境，推動反腐敗的深入開展，必須將建設工程招投標活動規(guī)范化，它是建立健全招投標檔案的源頭，也是一項十分必要的基礎性工作。

1.1 健全招投標檔案，有利于強化工程質(zhì)量管理，也是預防和遏制腐敗的重要手段。近幾年頻發(fā)的重大工程質(zhì)量事故和建設領域重大腐敗案件大多與招投標過程中不規(guī)范操作有關。要從源頭上遏制此類犯罪和違規(guī)行為的發(fā)生，必須忠實地執(zhí)行工程項目招投標的規(guī)定、建立健全招投標檔案，使建設工程招投標的每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都有原始記錄，可以準確的查到是誰招的標、誰投的標、用的什么鋼材、用的什么水泥等等，這樣才能使建設工程項目達到百年大計標準、經(jīng)得起審計，經(jīng)得起責任倒查。

1.2 建立健全招投標檔案，有利于提高招投標活動透明度，強化監(jiān)督機制，招投標檔案是招投標活動嚴謹?shù)恼鎸嵱涗?。建立健全招投標檔案，有利于嚴格法定程序的審批。要強化公開措施，最大程度地減少不透明、暗箱操作而引起的腐??； 要對資格預審、中標結果采取公示的方式，增加工作的透明度； 強化資格預審文件、招投標文件的管理，防止資格預審過程和招標文件存在違規(guī)操作和非法排斥潛在投標人的內(nèi)容。

1.3 建立和健全招投標檔案，有利于規(guī)范合同管理，有利于企業(yè)建設信用機制、合理規(guī)避風險。合同是建設工程的核心要約，是雙方當事人的合法承諾，是雙方的信用基礎。合同履約是動態(tài)的，貫穿項目管理過的始終，過程中會產(chǎn)生大量的文件材料，如各種函件、通知、報價單、簽證等，是企業(yè)的信用管理、規(guī)避風險、創(chuàng)造效益的根本依據(jù)。

2. 工程招投標檔案管理工作易出現(xiàn)的問題

《中華人民共和國招標投標法》于2000年1月實施，自頒布以來招投標領域不斷擴大，各類政策和細則逐漸完善，相關檔案也初具規(guī)模。但是仍然存在著不規(guī)范現(xiàn)象，影響建設工程項目檔案管理工作的正常發(fā)展。

2.1 程序合法，文件資料殘缺不全。 實際表現(xiàn)為：業(yè)主虛假招標、部分投標人串通投標，以陪標和其他不法手段騙取中標； 中標人在中標后擅自轉(zhuǎn)包、違法分包；招投標活動中的行賄受賄，貪污腐敗屢禁不止。在招投標文件中使用法律、法規(guī)、等依據(jù)文件不當，使交易條件有失公平； 有的文件的缺乏各環(huán)節(jié)、程序間的有機聯(lián)系； 有的招投標文件殘缺不全、有頭無尾、首尾說法不一致，項目檔案資料真實性令人擔憂。

2.2 重合同、輕招投標文件。工程招投標是合同管理的重要部分，它是約束參建各方強有力的法律依據(jù)和紐帶。但普遍存在的是重合同、輕招投標文件現(xiàn)象，認為最終結果就是施工合同，只要管好合同就好，這會將檔案歸檔的范圍模糊化。如部分單位不把未中標單位的投標書列入歸檔范圍，就無法用文件材料來證明中標單位合理、合法的中標過程、就會給某些發(fā)包人操作招標的機會。

2.3 行政監(jiān)管工作不力。主要表現(xiàn)是監(jiān)督的內(nèi)容、監(jiān)督方法、監(jiān)督信息的及時反饋缺少標準化的管理，致使招投標檔案資料原件遺失，編制的文件不規(guī)范、簽字簽章手續(xù)不嚴謹，不能體現(xiàn)檔案資料的原始性。

3. 建立健全招投標檔案的措施

3.1 嚴格按照標準程序運作，打好檔案的基礎。建設工程招投標是一項專業(yè)性較強、資料繁多的系統(tǒng)工作，因此，在招投標活動中必須堅持公平、公正、公開的指導方針，以達到合法擇優(yōu)的目的，只有嚴格按照法定的辦事流程，才能做到公正、合理。一般的招標分為以下三個階段：

（1）準備階段，包括招標申請、確定招標組織機構、做好招標文件。

（2）招標階段，包括發(fā)布招標公告或邀請投標函，投標單位的資格預審，確定合格承包人，組織發(fā)標會和現(xiàn)場勘察會，答疑。

（3）評標簽約階段，包括開標、評標、發(fā)中標通知書、公示并簽訂合同。以上程序是是一個動態(tài)的過程，必須將每個階段、每個環(huán)節(jié)的文件資料從源頭抓，把每一個工作環(huán)節(jié)真實有效性擴展到招投標過程的全程控制，與各個階段要點同步，才能使相關的文件材料首尾相連，互為因果。這是做好招投標檔案管理工作最重要的基礎。

3.2 確定歸檔范圍，做好檔案管理系統(tǒng)。能否科學規(guī)范地確定定招投標活動中各個環(huán)節(jié)、程序形成的文件資料料的歸檔范圍，會影響著招投標的公開公平的競爭原則的實現(xiàn)，關系到整個建設工程的系統(tǒng)性和完整性。建設工程招投標歸檔文件，主要內(nèi)容包括: 招標文件、投標文件、企業(yè)資格資質(zhì)的文件、評標、中標文件。歸檔文件均應采用合同文本的做法，這樣既能規(guī)范合理的平衡各方利益和要求，又可以公平分配風險和責任。同時可將建設工程招投標的程序、招標文件、合同文件等作為一個整體，納入一個全方位、科學的招標系統(tǒng)。

3.3 強化監(jiān)督管理手段，促使招投標檔案工作健康有序發(fā)展。為了全面貫徹《國家招投標法》和《關于進一步規(guī)范招標活動的若干意見》(國辦發(fā)［2004］56號) 相關精神，建設行政管理

部門和建設單位檔案部門，要抓好重點工程項目的檔案工作，建立健全招投標檔案的工作機制，主動聯(lián)系、溝通信息、明確責任、落實措施、并形成制度，確保項目招投標建檔工作的發(fā)展。

（1）推動檔案工作創(chuàng)新。對招投標活動中出現(xiàn)的新情況，新問題，必須不斷創(chuàng)新，與時俱進，要針對薄弱環(huán)節(jié)，加大力度，將規(guī)范檔案工作貫穿整個招投標活動始終。強化行政執(zhí)法職能，建立完善鼓勵守法的激勵機制，公正的監(jiān)督機制，嚴禁違法的約束機制，特別是應該建立起嚴格的預警機制以防止檔案材料缺失事件發(fā)生，有效補充檔案管理機制的不足，使檔案工作適應反腐倡廉的新要求。

（2）加大檔案工作的監(jiān)管力度。要在招投標的全過程實施動態(tài)跟蹤； 嚴格檢查招投標文件的歸檔流程，確定檔案信息的記錄、采集、管理手段的有效性和可操作性，以保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和權威性。

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