創(chuàng)新工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)

董武

“十二五”時(shí)期是上海加快推進(jìn)“四個(gè)率先”，建設(shè)“四個(gè)中心”的重要時(shí)期，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案服務(wù)利用效率更高、更便捷，更好地服務(wù)于上海經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展大局具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

近年來，上海的工商檔案部門結(jié)合本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作實(shí)際，對(duì)嘗試創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式進(jìn)行積極探索，經(jīng)過多年來的努力，已經(jīng)在一定程度上積累了可以嘗試跨區(qū)域遠(yuǎn)程查詢利用檔案的信息化技術(shù)條件和檔案管理工作基礎(chǔ)?，F(xiàn)分析如下。

一、工商檔案查閱現(xiàn)有服務(wù)方式的不足

雖然工商檔案部門歷來高度重視，也作了很多便民服務(wù)的嘗試，但仍存在著有待進(jìn)一步提高和完善的地方，尤其是現(xiàn)有的檔案服務(wù)方式和提高便民服務(wù)質(zhì)量的社會(huì)需求之間仍有差距；在檔案開放程度和社會(huì)知情需求之間、在檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)行檔案工作需求之間，在系統(tǒng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度提升與有限的人力投入之間等許多方面也存在不足。但目前重要的是要研究進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)效率。

現(xiàn)有工商檔案查閱服務(wù)方式由于之前客觀技術(shù)條件等限制，主要是以查閱屬地管轄檔案為主提供服務(wù)。其弊端在于現(xiàn)代化技術(shù)手段和豐富的檔案資源融合后沒能充分發(fā)揮出便捷、高效的服務(wù)作用。主要問題體現(xiàn)在：

（一）二次查詢嚴(yán)重影響效率

按現(xiàn)行的只能查詢屬地管轄檔案的方式，利用者必須先知道所要利用的檔案的歸屬地，才能去該地工商部門查詢。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，事實(shí)上不少檔案利用者事先或不知情，或不知道可以從工商局門戶網(wǎng)上了解企業(yè)檔案的歸屬地，因而造成只有先到就近的工商檔案接待窗口，了解并查知了所要查的檔案歸屬地，然后才能去企業(yè)管轄地工商檔案部門查詢。這種需要通過二次查詢才能查到檔案的情況存在，實(shí)際上無端耗費(fèi)了檔案利用者很多趕路的時(shí)間，增加了其檔案利用的成本，尤其是外埠的檔案利用者更加不便。

（二）資源整合不科學(xué)造成浪費(fèi)

本市工商系統(tǒng)信息化建設(shè)十多年來，已經(jīng)形成了比較完善的三級(jí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)；始于上世紀(jì)末的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，至今也積累了比較好的工作基礎(chǔ)。這些技術(shù)和資源需要科學(xué)合理的整合才能發(fā)揮出最大的效益。過去由于網(wǎng)絡(luò)帶寬等客觀條件和技術(shù)等的制約，資源做不到合理整合利用。進(jìn)入21世紀(jì)以后，各方面條件和技術(shù)有了很大的改觀，如果不充分利用，實(shí)際上也是一種資源的浪費(fèi)。

（三）牽累社會(huì)其他公共資源的發(fā)揮

社會(huì)公共資源往往是互相作用的。檔案利用者為查閱檔案東跑西走，舟車勞頓，從某種角度講，客觀上會(huì)造成一些公共資源的不必要使用。比如公共交通資源，檔案利用者為查閱一份檔案如果都要跑兩個(gè)地方甚至三個(gè)地方，那對(duì)緩解公共交通資源緊張狀況是不利的。而多增加公共交通資源的使用，既增加了公共交通道路的擁堵和公交車輛的擁擠，也增加了碳的排放，有悖于倡導(dǎo)低碳、節(jié)能和環(huán)保的理念。

二、工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)的積極作用

上述問題應(yīng)該得到正視，并應(yīng)通過改進(jìn)加以逐步解決。比較好的途徑是嘗試實(shí)行檔案跨區(qū)域遠(yuǎn)程查閱。

（一）工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)有助于提高行政效能

隨著改革的深入和加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式要求的提出，政府職能轉(zhuǎn)變的步伐必須適應(yīng)改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。建立在行政資源基礎(chǔ)上的政府工作檔案毫無疑問要更多地增加開放和服務(wù)的元素，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。具體說：現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，衍生出日益增多的經(jīng)濟(jì)、政治和社會(huì)活動(dòng)等，都可能會(huì)涉及到需要提供檔案利用服務(wù)等問題，而檔案利用對(duì)象往往來自社會(huì)的方方面面，會(huì)形成對(duì)檔案內(nèi)容需求和服務(wù)方式需求的多元化，其中方便就近查閱，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案查閱服務(wù)無疑是社會(huì)的期待之一；檔案是具有自己屬性的受《檔案法》保護(hù)的歷史信息資源，隨著社會(huì)開放度的不斷加大，特別是伴隨著透明政府觀念及共識(shí)的逐步形成，其公開的力度也不斷加大，雖然目前不能簡(jiǎn)單地把檔案資源等同于一般的政府信息予以公開，但“不公開是例外”無疑也是其今后發(fā)展的趨勢(shì)；上海在推進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變、加強(qiáng)政府自身建設(shè)的工作中，提出了“兩高一少”（即行政效能最高、行政透明度最高、行政收費(fèi)最少）的目標(biāo)，實(shí)際上其要義也包含了規(guī)范政府行政收費(fèi)，幫助企業(yè)減負(fù)，公開和簡(jiǎn)化辦事事項(xiàng)，方便企業(yè)、社會(huì)、民眾辦事，提高政府行政工作效率，這一精神無疑也對(duì)檔案的查閱利用服務(wù)如何適應(yīng)幫助企業(yè)和社會(huì)減負(fù)、方便民眾辦事提出了新的要求，因而工商檔案系統(tǒng)積極探索有利于社會(huì)大眾就近進(jìn)行跨區(qū)域遠(yuǎn)程查閱利用檔案這一新型服務(wù)方式是很有必要的。

（二）工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)有利于檔案事業(yè)發(fā)展

推進(jìn)跨區(qū)域檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)是一項(xiàng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的工作，也是檔案資源利用體系建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。這項(xiàng)工作的推進(jìn)，無論是對(duì)社會(huì)，還是對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展本身都會(huì)產(chǎn)生積極的影響，發(fā)揮很好的作用。一是開展檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)，可以大大方便檔案利用者查閱檔案，降低其查閱成本，減少社會(huì)資源消耗，提高檔案利用和服務(wù)效率；二是有利于促進(jìn)工商檔案部門自身檔案工作更加規(guī)范，檢驗(yàn)檔案部門各工作環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和水平，有利于系統(tǒng)內(nèi)各單位協(xié)作效率和人員素質(zhì)的進(jìn)一步提高；三是能進(jìn)一步提升工商檔案主動(dòng)服務(wù)社會(huì)、貼近群眾的社會(huì)形象，同時(shí)為進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)方式打下基礎(chǔ)。

三、工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)的構(gòu)想、可行性與特點(diǎn)

檔案遠(yuǎn)程查閱利用是一種便捷檔案利用者查閱檔案，提高檔案提供效率的服務(wù)。所謂檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)和手段儲(chǔ)存檔案信息數(shù)據(jù)資源，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以使檔案利用者在檔案資源儲(chǔ)存地以外的地方對(duì)該檔案資源進(jìn)行查閱利用的檔案服務(wù)方式。它是以檔案館、檔案室或檔案中心儲(chǔ)存的檔案信息數(shù)據(jù)資源為依托向外輻射，并互聯(lián)互通實(shí)現(xiàn)的，其主要目的是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的異地方便利用。

（一）指導(dǎo)思想及主要特點(diǎn)

新的服務(wù)方式應(yīng)以“服務(wù)大局、上下聯(lián)動(dòng)、規(guī)范管理、注重實(shí)效”為指導(dǎo)思想，以各單位間檔案資源的互聯(lián)共享、分工合作、職責(zé)明確為原則形成新型工作機(jī)制。并應(yīng)具備三個(gè)特點(diǎn)，即：一是服務(wù)機(jī)制完善。工商行政管理檔案服務(wù)工作新機(jī)制包括比較完善的管理制度、嚴(yán)密的檔案服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)熟練的人員隊(duì)伍、豐富的檔案資料庫，并且工商檔案服務(wù)納入工商行政管理的公共服務(wù)體系，成為工商行政管理的公共服務(wù)窗口之一。二是工作目標(biāo)和指導(dǎo)思想明確。明確新機(jī)制運(yùn)作的原則和目的，并要體現(xiàn)為這種服務(wù)方式步入長(zhǎng)效化運(yùn)作軌道創(chuàng)造必要的保障。三是服務(wù)形式應(yīng)以人為本。依靠工商行政管理查詢系統(tǒng)后臺(tái)內(nèi)部協(xié)同機(jī)制，將以人為本的理念集中體現(xiàn)在服務(wù)大局，服務(wù)群眾的主動(dòng)性和效率性上。

（二）可行性分析

目前本市工商系統(tǒng)如果嘗試檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)是具備一定條件和基本可行的。其一是：上海工商系統(tǒng)經(jīng)過十多年的努力，已經(jīng)建成了比較完備的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)（金信系統(tǒng)），形成了涵蓋市局、分局和工商所的三級(jí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，且網(wǎng)絡(luò)的帶寬已從建設(shè)初期市局到分局的2M達(dá)到了現(xiàn)在的8M，輔之以技術(shù)手段的提高，撇除短時(shí)間內(nèi)并發(fā)大量用戶的可能，技術(shù)上具有一定的可行性；其二是：隨著上世紀(jì)末電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，至今工商系統(tǒng)所有企業(yè)登記檔案資料等已全部由書式介質(zhì)掃描為電子圖片檔案數(shù)據(jù)，在網(wǎng)上開展查閱利用，為檔案遠(yuǎn)程查閱利用打下了比較好的基礎(chǔ)；其三：建立在信息化基礎(chǔ)上的電子檔案系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行至今，系統(tǒng)上下也積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，適當(dāng)進(jìn)行檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)值得嘗試。

（三）具體實(shí)施構(gòu)想

檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)具體實(shí)施構(gòu)想，可以分三個(gè)階段：第一階段，擬定實(shí)施方案，并結(jié)合工商行政管理日常業(yè)務(wù)和檔案工作實(shí)際，制定工作規(guī)范，比如檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)公約等，以規(guī)范市局和分局之間、分局和分局之間的工作原則、職責(zé)、范圍、流程等，以及各單位的權(quán)利和義務(wù)。第二階段，各單位在協(xié)調(diào)一致達(dá)成共識(shí)的情況下，細(xì)化有關(guān)準(zhǔn)備工作，分頭落實(shí)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序調(diào)整等，確定并明確服務(wù)公約和各自職責(zé)，同時(shí)開展工作培訓(xùn)，統(tǒng)一服務(wù)要求。第三階段，各單位依據(jù)公約和實(shí)際操作要求開展工作，做好總結(jié)和完善。

四、工商檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)應(yīng)注意的問題

由于很長(zhǎng)時(shí)間以來，各單位比較習(xí)慣于只就本管轄區(qū)域內(nèi)的檔案查閱服務(wù)和檔案管理負(fù)責(zé)，因此在新機(jī)制的執(zhí)行中要進(jìn)一步注意解決好以下幾個(gè)問題，檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)工作才能順暢，服務(wù)質(zhì)量有保證。

（一）案卷質(zhì)量

工商行政管理工作的正規(guī)化建設(shè)，推動(dòng)了工商檔案各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。但是，各工商檔案管理部門一般編制內(nèi)工作人手大多不夠充裕，專業(yè)人才不足，而且各項(xiàng)具體的又細(xì)致的日常工作，嚴(yán)重地牽制了檔案管理人員的工作精力。不僅如此，不少分局的檔案專職干部還兼管其他工作，因而或多或少地導(dǎo)致了檔案規(guī)范化工作存在著落不到實(shí)處的現(xiàn)象，影響了包括檔案案卷質(zhì)量規(guī)范在內(nèi)的檔案工作的開展。由于遠(yuǎn)程查詢服務(wù)是異地查閱，如果企業(yè)管轄地工商部門檔案案卷質(zhì)量不高、規(guī)范化程度不夠，就會(huì)造成檔案查閱接待單位工作更加被動(dòng)，而且后續(xù)彌補(bǔ)成本更高，這是必須要引起高度重視的。

（二）檔案干部

近些年來工商分局的檔案專職干部和市局處室的檔案兼職干部人員出現(xiàn)了流動(dòng)性比較大的現(xiàn)象，有人員工作崗位調(diào)動(dòng)的，有退休的等等。這在一定程度上影響了工商檔案工作的連續(xù)性和專業(yè)化程度的進(jìn)一步提高。而隨著上海經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，檔案工作在新形勢(shì)下，一方面面臨社會(huì)對(duì)檔案工作的期望值不斷增加，要求檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)水平要不斷提高；一方面工商檔案干部隊(duì)伍因人員本身流動(dòng)，新手業(yè)務(wù)生疏，導(dǎo)致檔案管理和服務(wù)不能很好適應(yīng)形勢(shì)需要。而檔案遠(yuǎn)程查閱服務(wù)工作的開展，對(duì)檔案干部的專業(yè)業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)提出了更高的要求，人的因素是做好工作的保障。

（三）接待能力

遠(yuǎn)程檔案查詢的便利特點(diǎn)，可能會(huì)使市局和一些人口稠密、交通便利的分局迎來更多更集中的檔案查閱利用者；而在交通不便，人群相對(duì)稀疏的地區(qū)，檔案查閱利用者可能會(huì)減少，系統(tǒng)內(nèi)各單位之間會(huì)出現(xiàn)接待量不平衡狀態(tài)。這會(huì)涉及到工商內(nèi)部包括人員配備、服務(wù)資源配置等在內(nèi)的一系列工作調(diào)整和適應(yīng)，而這些調(diào)整和適應(yīng)性工作主要都是靠相關(guān)單位去具體落實(shí)。其中，特別是那些可能會(huì)出現(xiàn)檔案查閱利用者大增量的單位（比如市局和市區(qū)分局），其接待能力提高的問題，而其他分局也應(yīng)研究資源如何更好地挖掘利用等問題。

（四）檔案效力

按照我國檔案有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。也就是只有檔案的收藏單位才有權(quán)證明該檔案的真實(shí)性和有效性。如果實(shí)施遠(yuǎn)程查閱，接待單位通常不能在法律意義上證明被查檔案的真實(shí)性和有效性，這是需要內(nèi)部協(xié)調(diào)解決的問題。否則不但會(huì)影響工商檔案接待服務(wù)的工作效率，也會(huì)影響到工商行政管理的社會(huì)形象。

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