EXCEL在基層農業(yè)統(tǒng)計中的應用

吳仁程

（溫嶺市統(tǒng)計局，浙江 臺州 317500）

一、引 言

農業(yè)統(tǒng)計是各級政府維護糧食穩(wěn)定、制定農業(yè)扶持政策和決策依據的重要來源?；鶎愚r業(yè)統(tǒng)計工作是整個農業(yè)統(tǒng)計工作的基石，要抓好農業(yè)統(tǒng)計工作，就必須優(yōu)先抓好基層的農業(yè)統(tǒng)計工作。從目前看，農業(yè)全面統(tǒng)計制度仍是今后相當長時期內各級政府獲取農業(yè)生產數據的主要渠道，因此必須通過加強數據審核力度來強化農業(yè)統(tǒng)計基礎建設，促使農村基層調查員“干實事、說實話、出實數”。溫嶺市統(tǒng)計局經過積極探索和大膽嘗試，設計出一套能與國家程序SARP相銜接、具有較強數據管控能力、適合在基層農業(yè)全面統(tǒng)計工作中推行的數據處理程序，在全市應用，并取得實效?，F(xiàn)將具體的設計思路、做法和經驗與大家一起探討。

二、EXCEL平臺確定及優(yōu)勢

基層統(tǒng)計工作量大，情況復雜。特別是2001年溫嶺全市范圍進行第二次鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)域調整后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)個數由原來的34個調整為16個，使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)農業(yè)統(tǒng)計報表數據處理工作量成倍增加，效率低、差錯率高的手工操作已經不能適應工作需求，必須依靠現(xiàn)代化的手段幫助完成統(tǒng)計數據的整理工作。

（一）EXCEL平臺的確定

SARP程序穩(wěn)定可靠，是農業(yè)統(tǒng)計使用的官方軟件。溫嶺市局在2001年年報時選取了部分條件較為成熟的鎮(zhèn)進行SARP應用試點，希望“以點帶面”實現(xiàn)農業(yè)統(tǒng)計報表的全面電子化，但沒有成功。此后，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)自發(fā)利用EXCEL進行簡單的數據匯總，溫嶺局經過適當的規(guī)范和整理，開始在鄉(xiāng)鎮(zhèn)使用EXCEL報表。經過總結和分析，通過功能的擴展和完善，EXCEL報表可以完成基層農業(yè)統(tǒng)計的數據處理任務，與SARP相比較更適宜鄉(xiāng)鎮(zhèn)使用。一是用戶基礎好，EXCEL是機關事業(yè)單位人員崗位培訓的必修課程之一，行政、事業(yè)單位在職人員都會EXCEL的基本操作。二是工作界面直觀，EXCEL的工作區(qū)就是一張大型的二維表，不僅簡潔直觀，而且與農業(yè)統(tǒng)計表高度契合。三是數據管理能力強大，EXCEL強大的數據管理能力被廣泛應用于統(tǒng)計領域，多表格管理也符合SARP的管理模式。四是可編程，通過EXCEL的VBA編程功能對重復的操作進行后臺處理，節(jié)約時間，提高效率，特別適合數據的審核工作。五是“一簿多窗”方便比對，“一簿多窗”即在多個窗口中顯示同一工作簿，并可以獨立操作同步數據，可用于相關聯(lián)的不同工作表間的數據對比，排查錯誤原因。六是能與SARP無縫銜接，用EXCEL處理完畢的數據過錄表可直接保存為“*.CSV” （一種純文本格式）文檔，而后在統(tǒng)計單位前添加單位代碼，即可被SARP程序導入。

（二）EXCEL程序的優(yōu)勢

SARP是一款比較成熟的統(tǒng)計軟件，其小巧、簡單、功能齊全、通用性強、硬件需求低、兼容穩(wěn)定性高，跨表運算、跨表審核和跨表匯總能力強，其多文檔批量導入下級數據等優(yōu)點突出，但基層更注重直觀和易用。因此，基層使用的EXCEL程序作為SARP的延伸和補充，就必須做好兩者兼顧，取長補短，既繼承SARP的突出優(yōu)點，又彌補SARP的主要不足，配合使用，相得益彰。

1.易用。SARP在易用性上較弱，主要表現(xiàn)為以下三個方面：一是專業(yè)要求較高，推廣阻力較大；二是操作窗口單一，數據對比不便；三是分級體系不健全，移植難度較高。當前鄉(xiāng)鎮(zhèn)農業(yè)統(tǒng)計人員流動性較大，計算機基礎受教育程度相對較低，故而供其使用的程序必須結構簡單，流程單一，一學即會。如在自編的EXCEL程序中，將農業(yè)定報報表和畜牧業(yè)定報報表分置于兩個獨立的程序中，不僅便于管理也簡化了程序結構，操作流程更是簡便，即錄入→審核→上報（圖1）。

圖1

2.直觀。SARP程序采用一維表顯示，可讀性較差，審核結果代碼顯示多、文字提示少，不能提供過錄表瀏覽查詢，交互界面過于多樣化。EXCEL程序中數據有關的交互信息全集于EXCEL工作表之中，秉持了簡潔的風格。二維的工作表樣式與紙質報表格式一致，銜接度更好。巧妙利用格式和批注功能反饋審核錯誤信息，“變色提醒，文字說明”，問題數據無以遁形。 “一簿多窗”方便報表間數據比對，把“因”與“果”的聯(lián)系展現(xiàn)在前臺，數據觸碰更為直接（圖2）。

三、EXCEL功能選用與比較

在選擇功能上，本程序遵循了兩個原則，即滿足程序功能需求和確保程序體積小運行快。主要引用了EXCEL的多表管理、套用表格格式、函數計算以及VBA編程等功能，其中VBA編程功能用于實現(xiàn)數據審核、表間計算和程序及報表管理等程序核心功能。

（一）報表管理“一分一合”

EXCEL有著良好的多表管理功能，據官方資料，一個EXCEL工作簿至少可容納255個工作表，整個SARP農業(yè)統(tǒng)計制度各類報表的總數僅為44個，理論上 EXCEL完全有能力管理所有的農業(yè)統(tǒng)計報表。但是實際應用中必須以程序設計者的能力與用戶的硬件為基礎。

一分，即按行業(yè)不同分設工作簿。跟SARP的集年報、定報以及農業(yè)、牧業(yè)等所有報表于一個程序的做法不同，目前EXCEL程序以處理定報數據為主，并將農業(yè)和牧業(yè)等按行業(yè)不同分別設置工作簿，單獨處理。一是為方便管理。首先是內部管理，主要針對報表數據的管理，包括數據檢索和數據審核，分設工作簿后減少了行業(yè)類別的邏輯識別條件，降低代碼嵌套層級，減輕開發(fā)人員負擔，方便程序維護；其次是外部管理，分設工作簿可進一步方便文檔管理，分門別類靈活建檔。二是為提高效率。首先是運行效率，分設工作簿后縮小了報表和數據規(guī)模，簡化了程序代碼，降低了資源消耗，可有效提高運行效率；其次是開發(fā)效率，分設工作簿能降低程序設計難度，縮短開發(fā)時間，同時根據報表上報的日期合理安排編程截止時間。如：根據制度安排，溫嶺市局確定各鎮(zhèn)、街道2014年農業(yè)和畜牧業(yè)定報的首次上報分別時間為2月17日和3月14日，前后相差近一個月，分別設計程序相當于多出一個月的時間，使開發(fā)測試工作時間更加充裕。

一合，即把全年定報合并為一個工作簿。將全年的EXCEL季度報表以近似模板的形式按照報送的先后順序整合到一個EXCEL工作簿，并加入“字典庫”、過程工作表和管理程序等，使全年的定報融合為一個整體。對全年報表的整合是對SARP優(yōu)秀的報表管理能力的繼承和延續(xù)，全年各季度定報之間數據關聯(lián)密切，必須經過整合以便加強數據對比審核，提高數據質量，同時方便全年數據匯總。

（二）表格長度各取所需

程序的使用單位不同，填報單位多寡各異，所需的表格長度（報表行數）也不一。表格內容（包括單元格的格式和數據）的多少，是影響EXCEL文檔大小的重要因素，過多的冗余會占用大量的CPU和內存資源，影響程序運行速率，必須對此嚴加控制。EXCEL提供了“套用格式”功能，使表格容量按需而取，有效降低數據冗余。

“套用格式”就是對已經設定好的表格格式的一種復制，包括表格內的公式。經過“套用格式”設置的表格非常類似于一個二維數據庫表單（示例圖中修改后的表名為SpringPlantingTable），設置的表頭可以視之為數據庫字段，且字段名同樣不可重復?！氨韱螚l目”和“字段”可以自由追加，并可以利用“字段名”（列名）進行各種運算（圖3）。

（三）數據運算內外有別

EXCEL的數據運算能力非常強悍，形式也多種多樣，不同的運算方法、運算形式和運算場合會有不同的效率和效果，選用何種運算手段，必須取決于運用環(huán)境。比如公式運算，其優(yōu)點是運算及時，隨改隨算；缺點是常駐于內存，消耗較大，影響程序運行效率，而程序運算則截然相反。

因此在程序中數據運算的形式上，結合實際的需求采取了“內外有別”的方式。內即表內運算，通常為匯總或平均之類的簡單運算，有及時性的需求，符合公式運算的特點，并且內存占用相對較少。如農業(yè)報表內的面積、產量的匯總、分類匯總，總產量和單產的計算，畜牧業(yè)存出欄數及肉蛋奶產量的匯總等等均采用公式計算，以背景色為淡黃色為區(qū)分。外即表間運算，一般為季度累計或全年匯總，如農業(yè)報表中的年終定案數匯總、全年預計報表的生成以及畜牧業(yè)報表中的分季度累計等，雖然運算比較簡單，但是涉及報表較多，公式較長，內存損耗較大，只需用戶有需要時計算，采用程序運算更為妥當。

（四）審核手段舍簡取繁

數據審核是確保數據質量的重要手段，通過數據審核，使用戶及時了解報表數據中哪些存在問題，存在哪些問題，因此錯誤單元務須明確，錯誤說明務求詳盡。

EXCEL2007中可通過兩種方式實現(xiàn)對報表數據進行自動比對審核，即條件格式（之前版本條件格式功能數據引用僅限于表內）和VBA程序，兩者各有所長。條件格式是一種格式設置，使用簡單，準入門檻較低，而且信息立即反饋，時效性非常強，但缺乏必要的文字說明，比較適合自編自用程序或者初學者使用。VBA程序可通過程序代碼命令，完成EXCEL的各種操作，因此在審核程序中通過設置條件，改變出錯數據所在單元格各種格式，完成類似條件格式的功能，并在此基礎上添加單元格批注，以文字說明的方式提示錯誤原因（圖2），錯誤信息更加詳細，能幫助用戶明確排查的錯誤目標，提高效率。雖然VBA程序需要通過激活來運行，沒有條件格式即時反饋的特性，但仍有及時效率，最主要的是提供更為詳盡的參考信息，更適合面向第三方的基層農業(yè)數據處理程序使用。

四、EXCEL程序試用取得的成效

EXCEL基層農業(yè)統(tǒng)計數據處理程序由簡入繁，在溫嶺基層農業(yè)統(tǒng)計工作中應用了較長的一段時間，從測試的結果來看，基本彌補了SARP的不足，部分繼承了SARP的突出優(yōu)點，在減輕鎮(zhèn)街道的農業(yè)統(tǒng)計人員負擔、提高統(tǒng)計工作效率、加強基層農業(yè)生產數據質量控制等方面起到了積極的作用，填補了SARP在基層的空缺。

1.培訓少，易推廣?；贓XCEL廣泛的用戶群，省卻了專門的程序培訓，只需提供操作流程說明就能掌握程序操作，完成相關工作，即便人員更迭比較頻繁也不會導致工作脫節(jié)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)也較為認可，程序能夠較快得以推廣。

2.效率顯著提高。在審核程序投入使用前，村級數據審核需要依賴手工，不僅速度慢，而且質量差，很多前后季的數據聯(lián)系沒有重視，表面上看沒有問題，但經不起深入探究，比如畜牧業(yè)季報中的生豬出欄數與豬肉產量（表1）。

?

從表面上看，3、4季度的數據（白色背景區(qū)域為報表指標示例數據）都沒有問題，而且表內分析平均每頭生豬的肉產量也在合理范圍之內，但是一旦兩季數據聯(lián)審，把4季度數據還原到當季數據后，平均每頭生豬的肉產量就跌出了該地生豬的合理肉產量范圍了。這樣的錯誤數據在手工審核時不僅主觀上容易被忽略，長達幾天的機械性勞動和雜務干擾致使的精力分散、思路斷裂都會限制審核的深入。應用程序審核后，發(fā)現(xiàn)此類錯誤僅需數秒，進一步把數據質量的控制推向了一線。

3.差錯率大幅降低。手工審核不僅需要更多的時間，更依賴足夠的經驗，沒有足夠的實踐經驗給再多的時間也審不出潛在的錯誤。程序審核使發(fā)現(xiàn)、排除數據錯誤更加及時，也降低了“人為因素”（業(yè)務人員的素質因素）對數據質量的影響，增強了數據可信度。與此同時，詳盡的錯誤提示有助于基層統(tǒng)計人員對錯誤成因的認識，認清自身的不足，促進其業(yè)務水平提高。對于核實性的錯誤，基層人員通過修改“批注”加以說明，簡單明了，使市局對錯誤數據的反饋更為準確。從目前來看，經過EXCEL審核后，農作物播種及產量數據能夠100%通過SARP審核，而畜牧業(yè)數據的過審率也在99%以上，存在錯誤也一般是個別鎮(zhèn)、街道牛羊平均頭重與上年均數存在輕微差異之類的核實性問題。

4.數據銜接更順暢。程序不僅利用純文本文件（*.CSV文檔）這一數據接口實現(xiàn)了與SARP的銜接，而且引入了SARP“字典庫”管理經驗，并延續(xù)了以行政區(qū)劃碼為標準對統(tǒng)計單位進行排序的做法，使“字典庫”管理得到統(tǒng)一，為同一指標數據在不同報表制度間的銜接理順了關系。如《村社會經濟基本情況》與《農業(yè)年報》兩套報表中的常住人口、戶籍人口、從業(yè)人員數量等等，可直接對比或取數。

基層農業(yè)統(tǒng)計EXCEL數據處理程序剛具雛形，功能還不夠健全，需要在今后的實踐中不斷總結、完善和提高，使我們的農業(yè)統(tǒng)計基礎工作更加扎實、可靠。