醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討

韓海燕

【摘要】本文討論醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性、歸檔內(nèi)容、管理方法及目前存在的問題，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理進行了探討研究，并闡明設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，科學(xué)管理醫(yī)療設(shè)備，合理使用設(shè)備資源，是提高醫(yī)院經(jīng)濟效益與社會效益的重要保障，并能為醫(yī)院節(jié)能增效。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理探討

【Abstract】This article discusses the importance, archives management of medical equipments in Hospital Archive contents, management methods and the current problems, the medical equipment archives management are discussed, and expounds the equipment archives management is the basis of management of medical equipment archives management, medical equipment, medical equipment, scientific management, rational use of resources, it is important to improve the security of hospital economic benefit and social benefit, and for the hospital energy saving.

【Key words】Hospital; Medical equipments; File management; Discussion

引言

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是對醫(yī)療設(shè)備檔案資料采集、整理、統(tǒng)計分析、保存與利用的過程，其中的中心任務(wù)就是對有關(guān)設(shè)備的檔案資料進行科學(xué)規(guī)范的保管，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的有效、合理利用，能達到管好、用好醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的利用率，減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障，其目的就是為了最大限度地提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益。

1、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ),其管理水平的好壞,直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和“兩個效益”。必須建立較為全面、規(guī)范、科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系，使設(shè)備檔案管理實現(xiàn)制度化、標準化、合理化的管理程序并輔以科學(xué)有效的管理。由此醫(yī)療設(shè)備檔案管理的作用就趨于越來越重要的位置。

2、醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

2.1申購表即向上級衛(wèi)生行政主管部門提交申請報告,其內(nèi)容主要闡述購置意向、計劃、理由、用途、專家論證報告、設(shè)備的調(diào)研考察報告、上級主管部門對本單位購置該設(shè)備的立項批復(fù)文件。

2.2醫(yī)療設(shè)備的采購根據(jù)工作需要進行備選機型,要進行廠家、型號、檔次及售后服務(wù)情況等篩選基礎(chǔ)上，按照貨比三家的原則、確定功能齊全、型號先進、性能好、價格優(yōu)、消耗低、售后服務(wù)好等做出最后決定。

2.3購置的醫(yī)療設(shè)備中各種資料齊全,設(shè)備采購項目的申請書、招標文件、中標單位的投標文件、評標報告、合同文件、發(fā)票、商檢報告、進口許可證、提貨單、設(shè)備配置清單、驗收報告、設(shè)備使用說明書、維修手冊、線路圖、維修工具、合格證要齊全，以備使用過程中核對查詢對照。

2.4開箱記錄按照合同一一對照的開箱記錄單、驗收報告、隨機圖樣。

2.5制定使用該設(shè)備的管理制度設(shè)備的使用操作規(guī)程、操作使用記錄、定期技術(shù)維護、填寫維護內(nèi)容、維修故障記錄、計量檢測報告及檢測合格證書、醫(yī)療設(shè)備引進投入正常運行后按期統(tǒng)計其使用率、故障率、找出發(fā)生故障的原因，使其發(fā)揮最佳有效使用率，提高設(shè)備開機率。

2.6醫(yī)療設(shè)備的帳務(wù)檔案建立醫(yī)療設(shè)備帳務(wù)檔案,主要建立項目包括總帳、分類帳、分類明細帳。

總帳一式2本，由財務(wù)科和主管部門各保存1本；分帳：配備醫(yī)療設(shè)備的科室都應(yīng)建立設(shè)備分帳一式2本，1本由使用科室保存，1本由設(shè)備管理部門保存，一般由設(shè)備科管理員保管，它反映該科室在用醫(yī)療設(shè)備狀況；分類明細帳一式2本，按設(shè)備價值高低分類建帳，由財務(wù)科和主管設(shè)備科室各執(zhí)1本，它可以反映同一類型的在用設(shè)備的分布數(shù)量和金額情況。

2.7醫(yī)療設(shè)備的報廢設(shè)備需要報廢時要有報廢原因,由相關(guān)科室提出報廢申請,維修工程師的技術(shù)鑒定表,專家鑒定報告書,上級審批文件,報廢的設(shè)備要銷帳處理，以便準確統(tǒng)計醫(yī)院資產(chǎn)。

3、醫(yī)療設(shè)備檔案的管理方法

工作方法為：設(shè)備部兼職檔案員在設(shè)備開箱驗收后，將該設(shè)備中的申請表、訂購?fù)ㄖ獑?、驗收報告等收集齊全，并連同設(shè)備綜合文件一起，整理裝訂后向檔案部門移交，檔案部門檢查設(shè)備的案卷質(zhì)量、編制檔號、輸入案卷信息，入庫上架。儀器設(shè)備報廢后，檔案部門根據(jù)設(shè)備的報廢清單、編制銷毀清冊、銷毀檔案。

在保持文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找組卷的原則下，將每項設(shè)備的文件材料進行系統(tǒng)整理組成一個或若干個案卷。將設(shè)備申購過程中形成的檔案和設(shè)備運行過程中形成的檔案資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進行整理編排，歸為一個案卷。將需要收集的資料收齊，逐一進行分類整理后，需認真填寫卷內(nèi)目錄和備考表，擬定案卷封面各欄目，案卷標題要簡明、準確。對進口設(shè)備的外文案卷標題，要控制在100個字符以內(nèi)，確定保管限期，原則上隨設(shè)備而存在。

4、醫(yī)療設(shè)備檔案中存在的問題

4.1管理意識淡薄,對醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏應(yīng)有的重視。

4.2醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善。

4.3醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高。

5、針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題采取改進的建議和方法

5.1強化管理意識,健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。

5.2建立完善、系統(tǒng)、規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案，充分利用現(xiàn)代化計算機管理系統(tǒng)，應(yīng)用管理軟件管理檔案，提高工作質(zhì)量和工作效率。

5.3提高設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì),專業(yè)知識水平、工作責(zé)任心，充分發(fā)揮檔案管理人員的職能。

結(jié)語

建立和完善醫(yī)療檔案，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是加強科學(xué)管理對醫(yī)療資源的充分利用，也是降低醫(yī)療成本為醫(yī)院創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟效益的重要手段之一。

參考文獻

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[2] 杜曉芳 大型醫(yī)療設(shè)備檔案管理及意義 醫(yī)療設(shè)備信息 2004，19(4):66.