畢業(yè)資格審核系統(tǒng)的設(shè)計

唐聞新

（安徽中醫(yī)藥大學(xué)， 安徽 合肥230031）

畢業(yè)資格審核系統(tǒng)的設(shè)計

唐聞新

（安徽中醫(yī)藥大學(xué)， 安徽 合肥230031）

為了改善學(xué)校目前的本科生畢業(yè)資格的審核中大量采用手工方式審核的現(xiàn)狀.課題組成員通過分析學(xué)校的畢業(yè)資格審核工作過程和現(xiàn)有管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點和可提供的數(shù)據(jù).最終結(jié)合學(xué)校的相關(guān)文件中的關(guān)于學(xué)生畢業(yè)資格審核的規(guī)定,設(shè)計了一款簡單實用的畢業(yè)資格審核系統(tǒng),設(shè)計的系統(tǒng)能夠完成我校在畢業(yè)資格審核工作中所需要做的所有工作,并能處理我校的各類特殊情況.

畢業(yè)資格；VFP；系統(tǒng)設(shè)計

我們學(xué)校每年都要進行本科生的畢業(yè)資格審核工作,主要審核學(xué)生的畢業(yè)資格和學(xué)位授予資格.目前我校的學(xué)生在校信息雖然都已經(jīng)實行了計算機輔助管理,但在具體的畢業(yè)資格審定中還是需要人工逐一對每個學(xué)生進行審核.學(xué)?，F(xiàn)已有一個成績管理系統(tǒng).但是這個管理系統(tǒng)目前主要完成的功能是管理學(xué)生在校期間所有課程學(xué)習(xí)的成績,不適合直接用于審核畢業(yè)資格.為了能更好的發(fā)揮計算機的強大功能,課題組成員在不使用現(xiàn)有系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上設(shè)計了一款簡單實用且通用性比較好的畢業(yè)資格審核系統(tǒng).

1 系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的問題和解決方法

系統(tǒng)設(shè)計前首先對可利用的資源進行了分析,現(xiàn)有的管理系統(tǒng)為利用VFP開發(fā)的,因此仍然選用VFP開發(fā)審核系統(tǒng).在數(shù)據(jù)方面,所能利用的數(shù)據(jù)只有從原有管理庫中導(dǎo)出的三張EXCEL表格:總成績表、四六級計算機成績表和學(xué)期不及格記錄表.這些EXCEL表格的具體內(nèi)容（如:課程名稱）在設(shè)計系統(tǒng)的時候是未知的,因此在設(shè)計導(dǎo)入程序時需要利用“CREATEOBJECT('Excel.application')”建立對象并生成全新的數(shù)據(jù)表.

1.1 總成績表

總成績表中含有的信息為:學(xué)號、姓名、課程名稱、成績.這張表是學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的總記錄,也是學(xué)生畢業(yè)資格審核的主要基礎(chǔ)依據(jù).

但是這張表有一些問題需要處理:⑴有轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生將在其他專業(yè)學(xué)習(xí)的課程帶入了這個專業(yè)的成績表,這些課程需要從表格中刪除.⑵有的學(xué)生因為有統(tǒng)一安排的中長期的校外學(xué)習(xí),造成對應(yīng)學(xué)期的在校課程沒有成績.⑶成績表中缺少課程類型信息,原有的管理庫中也只有考試形式的分類,缺少課程類型和開課學(xué)期信息,這些信息在各類學(xué)分計算和主干課績點的計算中都是必須要用到的.

解決的方法是:從導(dǎo)入的總成績表中分別提取課程名稱和學(xué)號、姓名信息存于課程信息和學(xué)生基本信息表.在課程信息表中設(shè)置課程的類型,如:專業(yè)課、必修課、任選課和學(xué)分、開課學(xué)期等課程信息并刪除多余課程,在學(xué)生基本信息表中設(shè)置因各種原因而形成的免修課程的學(xué)期信息.

1.2 四六級計算機成績表

四六級計算機成績表中的信息有:學(xué)號、姓名和在校期間歷次的英語和計算機等級考試的成績.在學(xué)位資格審核中需要考慮這兩項的成績.這張表在處理時的問題有:⑴對應(yīng)成績前有漢字不能直接用.⑵英語等級字段中的成績大多有多次考試形成的多條記錄.⑶導(dǎo)入之后的成績字段為字符型字段.

解決的方法是:利用在導(dǎo)入的四六級計算機成績表中的歌詞考試成績都用括號分開的條件,提取字段中括號內(nèi)的數(shù)字從而刪除其它字符提取出成績,再將提取的成績轉(zhuǎn)換成數(shù)字型字符,并對多條英語成績進行判斷保留最高成績.這里雖然在學(xué)位條例中是對四級成績有要求,但不需要考慮英語的成績提取出來的是否為四級成績,因為如果有六級考試的成績就證明四級成績已達到最高要求.

1.3 學(xué)期不及格記錄表

學(xué)期不及格記錄表只在審核學(xué)位資格時使用,表中的信息有:班級、課程、姓名.這張表格主要是用來檢查主干課補考記錄數(shù)是否符合要求.同時這里的班級信息可以作為系統(tǒng)中專業(yè)的識別信息.但同樣需要處理的問題有:⑴需要將非主干課剔除.⑵有些不及格記錄因為重修留級等原因是不需要計算的也需要排除不計.⑶表格中僅有的信息無法滿足自動判斷和取舍不需要計數(shù)的主干課補考記錄.

解決的方法是:通過查詢課程類型將導(dǎo)入的不及格記錄中非主干課程的記錄刪除,并將記錄改成一條記錄只有一個人一門課的形式.便于單獨刪除不需要計算的記錄.

2 系統(tǒng)的主要功能

課題組最終設(shè)計出了一款簡單實用,且不介入原有管理系統(tǒng)內(nèi)部的畢業(yè)資格管理系統(tǒng).系統(tǒng)最后生成專業(yè)匯總信息表和個人的學(xué)位審批表.為了操作人員能夠直觀感受到資格審核工作的流程,系統(tǒng)的主界面設(shè)計如圖1所示.

主界面中的各功能鍵的active屬性根據(jù)工作的進度實時調(diào)整,避免信息前后不一致造成審核結(jié)果出錯.系統(tǒng)所完成的主要審核功能有:

圖1 系統(tǒng)主界面

2.1 課程成績的分類統(tǒng)計

系統(tǒng)首先從總成績表中提取所有課程名稱,再根據(jù)專業(yè)培養(yǎng)方案對每門課程的類型進行設(shè)置.這些信息包括:修業(yè)類型(必修、限選、任選)、課程性質(zhì)（公共基礎(chǔ)課、專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課）、是否為主干課和學(xué)分及修業(yè)學(xué)期等.同時刪除各種原因帶來多余課程,比如轉(zhuǎn)專業(yè)來的同學(xué)就會將在其他專業(yè)已學(xué)的課程帶入總成績表.課程的各類信息設(shè)置好之后為后期的分類統(tǒng)計奠定了基礎(chǔ).

結(jié)合課程類型信息將總成績表中的各科成績按照公共必修、公共限選、基礎(chǔ)必修、基礎(chǔ)限選、專業(yè)必修、專業(yè)限選、任選課、主干課分成不同的成績表.這樣可以很方面的計算不同課程類型的學(xué)分信息,以便和學(xué)位條例中的規(guī)定進行逐一比較.

2.2 英語和計算級等級考試及其它各類免修設(shè)置

在我校的學(xué)位條例中規(guī)定,英語四級和計算機省二級的考試成績達到合格要求的學(xué)生,在校內(nèi)的英語課程考試和非計算機專業(yè)的計算機課程考試成績?nèi)缬胁患案駝t不計,也就是如果不及格則對應(yīng)課程免修.

其它可能出現(xiàn)免修的情況主要有:⑴轉(zhuǎn)專業(yè).這些同學(xué)應(yīng)為之前未在本專業(yè)學(xué)習(xí)所以有部分課程未修,但因為對同時間段的課程成績要求較高,條例規(guī)定對應(yīng)的未修課程可以免修.⑵留學(xué)和交換生.我校和國內(nèi)與國外的學(xué)校均有交換學(xué)習(xí)的學(xué)生.國內(nèi)交換學(xué)習(xí)的時間長短不一,多為幾個月,留學(xué)的學(xué)生一般為1年左右.這些學(xué)生在對方學(xué)校的學(xué)習(xí)成績合格后,對應(yīng)學(xué)期的課程也列為免修課程.

當出現(xiàn)這些免修情況時,分學(xué)期設(shè)置學(xué)生是否免修.當英語、計算機或某個學(xué)期滿足免修條件時,檢查對應(yīng)課程的成績是否及格如及格則不作任何操作,如果不及格則將成績改為60分（及格）,這樣就不會造成無法計算學(xué)分的尷尬.

2.3 畢業(yè)資格的審核

審核畢業(yè)資格當然是這個這個系統(tǒng)的必備功能了.我校畢業(yè)證的獲取條件為所有在校期間的各類考核均合格.學(xué)位證的獲取資格較為復(fù)雜:在獲得畢業(yè)證的基礎(chǔ)上要求計算機具有二級或以上合格證書,英語要求四級成績不低于285分,公共必修、公共限選、基礎(chǔ)必修、基礎(chǔ)限選、專業(yè)必修、專業(yè)限選和任選課的學(xué)分均有不同的要求,主干課的不及格記錄必須少于2條.但是如果主干課的不及格數(shù)在3條以上,同時主干課的平均學(xué)分績點達到2.5以上的也可以授學(xué)位.在對各個條件進行逐一判斷后就可以得到每位學(xué)生的畢業(yè)資格審核結(jié)果了,結(jié)果分別以專業(yè)匯總表和學(xué)位審批表的形式打印輸出以便供學(xué)生校對和上報.

專業(yè)匯總信息表如圖2所示:

圖2 專業(yè)匯總信息表

個人學(xué)位審批表如圖3所示:

圖3 個人學(xué)位審批表（部分）

3 系統(tǒng)中的部分代碼

3.1 導(dǎo)入成績表:

Efn=getfile("xls")

Exl=CREATEOBJECT('Excel.application')

Exl.Workbooks.Open('&Efn')

h=Exl.SHEETS(1).UsedRange.ROWS.COUNT

i=Exl.SHEETS(1).UsedRange.COLUMNS.COUNT

Exl.Cells(h,i).Select

Exl.Columns.AutoFit

Exl.DisplayAlerts=.F.

Exl.ActiveWorkbook.SaveAs('c:xw.dbf',8)

Exl.ActiveWorkbook.saved=.t.

Exl.Workbooks.close

Exl.quit

RELEASE Exl

3.2 提取做為字段名存在的課程名稱:

use總成績表

for i=3 to fcount()

course=field(i)

use課程類型

append blank

replace課程簡稱with course

use總成績表

endfor

3.3 提取專業(yè)限選課的成績:

use課程類型

locat for課程簡稱=course

j=課程分類

l=修業(yè)類型

if j='專業(yè)課'and l='限選課'

k=k+1

use專業(yè)限選

else

use專業(yè)限選

alter table專業(yè)限選.dbf drop&h

endif

4 編程經(jīng)驗

4.1 查看導(dǎo)入后的字段

導(dǎo)入EXCEL生成新的DBF文件后,別忘了查看一下字段的類型和長度.前面提到的導(dǎo)入成績表就是將一個EXCEL表格導(dǎo)成一個新的DBF文件,并且以EXCEL表格的第一行各列的內(nèi)容作為新表的每個字段名.但是在后期的程序設(shè)計中發(fā)現(xiàn)了兩處問題:首先是學(xué)號,學(xué)校的學(xué)號是個8位的數(shù)字,但新表的學(xué)號字段的長度確為9個字符.再有就是作為字段名存在的課程名稱,我們都知道字段名是只能有5個漢字,但是當把這些課程名稱提取出來時卻發(fā)現(xiàn)這5個漢字的變量的長度卻是11個字符.所以在必要的時候檢查程序生成的字段和變量的長度也是很有必要的.

4.2 以數(shù)字為內(nèi)容的字段

在表格設(shè)計時并不是數(shù)值形式內(nèi)容的字段就一定要設(shè)置為數(shù)值類型.初學(xué)VFP時有人會說數(shù)值形式的內(nèi)容,如果以后不需要對其進行計算,可以直接設(shè)置為字符形式.當時不能理解為什么,直到后來設(shè)計報表的時候才知道為什么在有的時候這樣做是必須的.那就是當這個字段不輸入任何信息時,如果是數(shù)值型字段,生成的報表中會有一個“0”,但是如果是字符型字段就會是空白,因此當不想打印這個“0”時就把它變成字符吧.

4.3 索引

索引很重要,但并不是一定要在設(shè)計表的結(jié)構(gòu)時就要把索引都建好.索引是相對復(fù)雜的系統(tǒng)中必須要使用的,這樣能大大簡化程序的設(shè)計過程.可很多時候在設(shè)計數(shù)據(jù)庫表的初期我們并不清楚哪些索引是必須要建立的.其實不必著急,先可以不用把索引都建好,在需要的時候再做.比如在系統(tǒng)設(shè)計最后的學(xué)位審核表的報表設(shè)計中就需要將審批表和審核結(jié)果表的信息逐一調(diào)出使用,但大家都沒建索引.不著急,當在數(shù)據(jù)環(huán)境中點住審批表的學(xué)號字段拉到審核結(jié)果表中的學(xué)號字段時系統(tǒng)會提示建立索引,單擊“確定”就可以搞定了,其實索引也只是在審核結(jié)果表中建立了,而審批表中并沒有.如圖4所示:

圖4 在數(shù)據(jù)環(huán)境中直接建立索引和關(guān)聯(lián)

4.4 多表操作時的變量

初學(xué)者有時在一個工作區(qū)中輪流操作幾張表,這時就需要注意有些變量的變化.比如表1的第3個字段名是“英語”,表2的第3個字段名是“畢業(yè)資格”,當執(zhí)行:

use表1

x=field(3)

？x

這時輸出的結(jié)果是:英語

但再執(zhí)行:

use表2

？x

這時的輸出結(jié)果是:畢業(yè)資格

這也是為什么當需要對多個表同時進行操作時還是多用用其他工作區(qū)的原因.對于規(guī)模不大的程序,通常情況下VFP的可用工作區(qū)足夠打開整個系統(tǒng)的所有表格.

4.5 報表中部分不確定項的處理

設(shè)計的系統(tǒng)最后能夠打印每個學(xué)生的學(xué)位審批表.但當時在報表的的設(shè)計時卻碰到了一個困難.就是在設(shè)計主要課程成績信息時,不同的專業(yè)的主要課程的名稱和數(shù)量都不一樣,并且由于有哪些專業(yè)都是未知的,所以就更沒辦法將課程名稱預(yù)先設(shè)計好.解決的辦法也簡單,那就是把課程名稱和成績都作為變量分別存在各自的表中,因為課程的數(shù)量上限是已知的,所以報表中的這個塊內(nèi)容就按上限數(shù)設(shè)計就可以了.在打印出的表單中只不過是多幾個沒有內(nèi)容的空格而已.實際中主要課程的數(shù)量按照30門課的上限進行設(shè)計.報表的設(shè)計如圖5:

圖5 報表中主要科目考試成績部分的設(shè)計

5 總結(jié)

經(jīng)過試用,設(shè)計出的系統(tǒng)能夠完成我校在畢業(yè)資格審核工作中所需要做的所有工作,并能處理我校的各類特殊情況.但由于系統(tǒng)的設(shè)計基礎(chǔ)是不使用原有系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)庫,這使得系統(tǒng)在設(shè)計和使用時必須要對一些重要信息進行手工設(shè)置,這其實是系統(tǒng)不可避免的設(shè)計缺陷.今后計劃和學(xué)校有關(guān)部門合作對學(xué)?，F(xiàn)有的管理系統(tǒng)進行升級更新,讓畢業(yè)資格審核工作實現(xiàn)一鍵式操作.

〔1〕謝忠.Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入VFP表的動態(tài)實現(xiàn)[J].九江學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）,2012(1):50-53.

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TP319

A

1673-260X（2014）07-0025-03

安徽中醫(yī)藥大學(xué)校級質(zhì)量工程項目（zlgc201107）,安徽中醫(yī)藥大學(xué)校級教研項目（zd201222-zc）