企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

張媛　胡修晶

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)步伐的加快，大多企業(yè)處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面。傳統(tǒng)模式的企業(yè)辦公系統(tǒng)已經(jīng)完全不能滿足現(xiàn)代企業(yè)辦公的大量信息快速傳遞以及處理的相關(guān)要求，由此，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)隨之誕生。該自動化系統(tǒng)更能節(jié)約辦公經(jīng)費，提升企業(yè)內(nèi)部管理效率，可以充分合理的利用企業(yè)資源，進(jìn)而全面提升企業(yè)的綜合競爭力。該文先是通過回顧企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展歷史強(qiáng)調(diào)了其存在的必要性，而后側(cè)重論述了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，最后淺析了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的實施趨向。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公；自動化系統(tǒng)；實現(xiàn)策略

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）17-4063-02

近些年來，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，我國在網(wǎng)絡(luò)通訊以及完善數(shù)據(jù)庫方面進(jìn)步飛快，與此同時，也加快了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展步伐。傳統(tǒng)模式的辦公系統(tǒng)雖然同意具備應(yīng)急能力，不過在信息分析傳遞以及處理方面需要耗費人力以及大量的時間。企業(yè)辦公自動化是社會在信息化扶植與成長過程當(dāng)中十分必要的一部分。企業(yè)辦公自動化體系是采取進(jìn)高科技的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件技術(shù)，基于工作流的觀點，將企業(yè)的辦公電子用品同事情人員配合組成一個完全的信息處理體系，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地同享信息，高效地協(xié)同并完成任務(wù)。由此，我國各個領(lǐng)域企業(yè)都需盡快更換成辦公自動化系統(tǒng)，縮短辦事時間提高工作效率，讓工作更加有條理，最終得以提升該企業(yè)在國際化市場中的綜合競爭能力。

該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)處理企業(yè)總公司各部門、分公司與分公司、分公司與總公司之間的辦公事務(wù)，諸如辦公室工作人員通過系統(tǒng)將各類文件送與領(lǐng)導(dǎo)批閱，還要保障辦公業(yè)務(wù)的溝通能夠在網(wǎng)上實現(xiàn)快速共享以及流利的溝通，此外還要及時將各類信息傳遞給各部門以及充分利用豐富的各類信息資源來配合內(nèi)部各個部門完成企業(yè)各項工作。這里所提出的工作流是針對企業(yè)在日常辦公工作中對于那些有著固定操作流程特點的業(yè)務(wù)所下的定義，它指的是那些全部或者一部分的業(yè)務(wù)能夠在網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的操作中或半自動或全自動的完成業(yè)務(wù)的過程網(wǎng)。

1 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的必要性

因為不同企業(yè)處理的辦公事務(wù)均不同，因此也會根據(jù)需要不同選取功能不一樣的辦公系統(tǒng)。不同于傳統(tǒng)的復(fù)雜又低效的辦公模式，辦公自動化系統(tǒng)能夠全方位并且快速的收集并處理信息，為企業(yè)的管理以及領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。盡管有所不同，但是一般說來辦公自動化系統(tǒng)都會具有以下幾種功能：公文管理，即實現(xiàn)信息的傳遞與文件的審批與事務(wù)催辦督辦；數(shù)據(jù)庫管理，經(jīng)由桌面數(shù)據(jù)庫軟件來管理；行政管理，企業(yè)會議的管理，工作方面的日程安排，企業(yè)車輛的經(jīng)管等；人力資源管理，包含工作人員考勤以及培訓(xùn)方面；財務(wù)管理，首要囊括對費用同資產(chǎn)的管理；另外另有經(jīng)由電子郵件、語音信箱和電視會議等方式來達(dá)到信息聯(lián)絡(luò)與溝通的實現(xiàn)。

企業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用和企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的快速發(fā)展過程歷經(jīng)了三大階段。首先便是初步的從單機(jī)版的簡單辦公應(yīng)用軟件，而后企業(yè)內(nèi)部便可以通過因特網(wǎng)系統(tǒng)的連接，減少不必要的重復(fù)勞動力，提高工作效率，實現(xiàn)協(xié)同工作。到了目前為止，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀便是通過業(yè)務(wù)處理部分的結(jié)合，同企業(yè)整體系統(tǒng)牢牢相連，得以迅速做到信息的綜合處理以及高效服務(wù)，大大提高組織的應(yīng)變速度，并得以發(fā)揮部門以及工作人員個人的最佳工作水準(zhǔn)，最終達(dá)到全面提高企業(yè)管理的目的。

因而可知，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)可以大大提升企業(yè)辦公速度。自動化系統(tǒng)不但可以節(jié)約辦公時間改善辦公事務(wù)整體流程，省略一些沒有必要的環(huán)節(jié)，還能夠有效大大降低成本。比如說經(jīng)由辦公自動化的實施，能夠真正實現(xiàn)無紙化辦公，進(jìn)而可大幅度的節(jié)省辦公費用。再比如說，以往由于總公司與分公司之間地理位置的限制，使得溝通特別不方便，因為一項業(yè)務(wù)的報批產(chǎn)生不小的車旅費。而經(jīng)由自動化辦公系統(tǒng)的實現(xiàn)，便能在網(wǎng)上授權(quán)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，避免了交通費用的產(chǎn)生。所以說，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)意義非常重大。

2 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)基本都會采用有表示層、業(yè)務(wù)層以及數(shù)據(jù)層的三層體系結(jié)構(gòu)，這樣便可建立一個結(jié)構(gòu)靈活多變，能配合復(fù)雜多變的業(yè)務(wù)要求，能夠進(jìn)行迅速調(diào)整以及重新安排同時又能確保企業(yè)在系統(tǒng)應(yīng)用、信息及人員上都能夠低費用低消耗的辦公自動化系統(tǒng)。

表示層指的是顯示層和界面層，主要是向使用者展示界面，處理使用者信息的輸入和輸出，并提供可移動的表示邏輯。業(yè)務(wù)層，也叫做中間層或者邏輯層，是整個應(yīng)用程序的核心部分，是使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)所需調(diào)用的代碼，主要包含數(shù)據(jù)訪問層和業(yè)務(wù)層以及安全系統(tǒng)等等。其中，訪問層主要負(fù)責(zé)在數(shù)據(jù)庫里提取以及保存數(shù)據(jù)工作，而業(yè)務(wù)層則是制定和處理業(yè)務(wù)邏輯和業(yè)務(wù)規(guī)則。業(yè)務(wù)層可以根據(jù)其獨特的邏輯思維來選用相應(yīng)最合適的應(yīng)用設(shè)計方案。最后的數(shù)據(jù)層，也稱為數(shù)據(jù)訪問層，主要工作便是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)的定義、查詢、交換、管理以及更新等內(nèi)容的操作，同時還能夠保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.2 分層設(shè)計

表示層設(shè)計里的表示層是用戶通過點擊瀏覽器進(jìn)入到表示層，在頁面上輸入登錄信息，能夠訪問后再請求過濾。用戶進(jìn)行身份驗證后便可以進(jìn)入主界面，在主界面的樹型操作中的菜單動態(tài)里展現(xiàn)各個分頁面，進(jìn)而繼續(xù)相關(guān)操作。邏輯層首先要根據(jù)各個模塊的功能將不同類抽象出來，并且一定要關(guān)注數(shù)據(jù)庫的類，因為所有關(guān)乎數(shù)據(jù)庫的行為都需要調(diào)用此類。

此外，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)里對于分布式應(yīng)用程序來講，在數(shù)據(jù)層運用存儲過程是一種有效的實現(xiàn)方式。應(yīng)用存儲過程能夠提高應(yīng)用程序的執(zhí)行效率之外還能夠令數(shù)據(jù)層得到一定的簡化，不僅如此，該行為還可以提高系統(tǒng)設(shè)計的靈活性。而當(dāng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)發(fā)生變化的時候，只需要修改存儲過程中的相關(guān)語句，而且該實現(xiàn)完全不用修改程序代碼。這樣邏輯層可以訪問數(shù)據(jù)庫的類利用存儲過程操控數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)。是以，在設(shè)計數(shù)據(jù)層之前要首先把握好底層數(shù)據(jù)庫中的存儲信息，以及如何根據(jù)存儲過程取得數(shù)據(jù)。

3 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的實施趨向

對于一個企業(yè)來說，辦公自動化系統(tǒng)最主要的還是得以提升企業(yè)內(nèi)部管理效率，能夠?qū)崿F(xiàn)平臺化、便攜化以及智能化。平臺化指的是該系統(tǒng)能夠消除企業(yè)內(nèi)部部門間的障礙，全部使用界面與賬戶均一致的協(xié)同辦公平臺。便攜化指的即是移動辦公。而所謂的智能化，就是辦公自動化系統(tǒng)不但能夠完成過去的信息溝通以及共享工作，還能夠理解并歸納信息，進(jìn)而做出相應(yīng)決定。因而如今在設(shè)計方面，為了適合用戶的使用，界面將更為人性化。而在技術(shù)方面，則是向著系統(tǒng)的開放性能好、管理數(shù)據(jù)類型多樣化、方便維護(hù)升級、系統(tǒng)設(shè)計科學(xué)化等等高科技方向不斷努力。目前，個別先進(jìn)自動化辦公系統(tǒng)的優(yōu)良穩(wěn)定的可升級化的特點已經(jīng)吸引了大量的企業(yè)。

隨著企業(yè)內(nèi)部各個部門以及國際大型企業(yè)之間的信息交流的愈加繁多，企業(yè)管理中辦公自動化所占的地位愈發(fā)無可替代。因此企業(yè)辦公自動化這個系統(tǒng)工程，一定要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且督促企業(yè)整體工作人員積極參與其中，認(rèn)真學(xué)習(xí)最終徹底掌握現(xiàn)代化系統(tǒng)的操作使用方法。須知要想搞好企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才是重中之重。因此企業(yè)不但要引入現(xiàn)代化的管理方法，引入高端型復(fù)合型人才，還要通過不斷完善企業(yè)辦公自動化的系統(tǒng)，來不斷適應(yīng)社會以及企業(yè)信息化發(fā)展的需要，使企業(yè)有效的信息資源能夠被合理應(yīng)用，最終達(dá)到提高企業(yè)綜合競爭力的目的。

4 結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)代社會信息體系里，企業(yè)辦公自動化體系的成長堪稱十分迅速。企業(yè)辦公自動化體系的計劃是一門融會多種學(xué)科的綜合手藝，大體來說是一項十分復(fù)雜的體系性工程。不過企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)無疑會節(jié)約成本，提升企業(yè)工作效率，使企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范化，將使用企業(yè)獨特的文化理念不斷滲透到辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用中，對加強(qiáng)企業(yè)管理質(zhì)量非常有幫助，最終得以提高企業(yè)的綜合競爭力。

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