論銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

王平

摘要：文章首先介紹了企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的作用，然后指出當(dāng)前企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在多種多樣的問題，最后提出銷售和收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：銷售環(huán)節(jié) 收款環(huán)節(jié) 內(nèi)部控制

一、企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的作用

內(nèi)部控制是銷售和收款環(huán)節(jié)中不可缺少的一部分。企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時(shí)，要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況制定相關(guān)銷售與收款職位相分離的內(nèi)部控制，這樣既能積極促進(jìn)銷售，又能防止呆賬及銷售人員舞弊，又能加快資金回籠。企業(yè)制定切實(shí)可行的銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度，能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)具有更強(qiáng)的競爭力，能更迅速的發(fā)展。因此在激烈競爭的市場環(huán)境下，銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制在企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)占有重要的地位。

二、企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制存在的問題

雖然很多企業(yè)知道內(nèi)部控制的好處，然而真正應(yīng)用起來遠(yuǎn)沒有預(yù)期的效果，總存在這樣或那樣的問題。具體如下：

（一）不相容職責(zé)兼任

很多企業(yè)銷售人員在接到銷售訂單后不向銷售部負(fù)責(zé)人匯報(bào)而是直接讓銷售后勤人員做好銷售合同，然后拿給財(cái)務(wù)部審批銷售合同的負(fù)責(zé)人員，財(cái)務(wù)部審批銷售合同的人員同時(shí)兼任了信用評估、批準(zhǔn)賒銷、批準(zhǔn)發(fā)貨、填制發(fā)票、復(fù)核發(fā)票、辦理發(fā)貨、退貨銷售收款記賬、銷售收入記賬、應(yīng)收賬款處理、應(yīng)收賬款對賬、壞賬核銷、銷售人員的費(fèi)用報(bào)銷等職。無論客戶交易金額的大小，整個(gè)過程就讓銷售業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)兩個(gè)人員參與，并由其中一人同時(shí)負(fù)責(zé)接受銷售訂單、記賬、對賬和對客戶的收款，這種做法的好處是能夠提高工作效率，節(jié)約了成本，但其風(fēng)險(xiǎn)也可想而知，這兩個(gè)人如果違規(guī)操作，把后來收到的、已作為壞賬注銷應(yīng)收賬款挪為己有是很有可能的。

（二）銷售合同管理混亂

銷售合同在簽定過程中，沒有設(shè)定合同簽字人的權(quán)限；或者有簽字權(quán)的人根本不看合同條款就一筆簽下去，而不管生產(chǎn)能不能安排出來，也不管賺不賺錢，發(fā)生糾紛如何解決，甚至在合同中雙方的公司名稱都出現(xiàn)錯別字。企業(yè)在簽訂合同前沒有對合同內(nèi)容進(jìn)行評審 ，在簽訂合同中也不仔細(xì)審核，在簽訂合同后沒有對合同進(jìn)行妥善保管和跟蹤，所有的銷售合同都沒有專人按一定的規(guī)則編號且歸類存檔，在需要時(shí)很難查找和查閱；作廢合同也沒有加蓋作廢章，也沒有專人沒有按一定的規(guī)則編號且歸類存檔，導(dǎo)致在訴訟中連起碼的依據(jù)都沒有。

（三）賬務(wù)記錄和應(yīng)收款管理機(jī)制弱化

賬務(wù)管理機(jī)制弱化，收入入賬不正確，有的企業(yè)發(fā)出商品就確認(rèn)收入，而不看銷售條款上檢測期；寄售未售出的商品也確認(rèn)為公司的收入；預(yù)收款項(xiàng)商品沒有發(fā)出也立即確認(rèn)收入。有的企業(yè)對所有的收入確認(rèn)和應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理憑證后沒有附件依據(jù)；也不每月核對應(yīng)收賬款，審計(jì)要求發(fā)詢證函給客戶核對，全部由應(yīng)收賬款的管理人員來發(fā)函和核對；賬務(wù)調(diào)整沒有依據(jù)，沒有經(jīng)過授權(quán)；不能適時(shí)對應(yīng)收賬款要進(jìn)行賬齡分析，加快應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)；壞賬的處理沒有標(biāo)準(zhǔn)；壞賬核銷由登記收款的人員核銷，沒有壞賬核銷審批表；對已經(jīng)沖銷的壞賬又收回來不進(jìn)行賬務(wù)處理，導(dǎo)致收回的款項(xiàng)很容易被經(jīng)手人貪污。應(yīng)收賬款如果在流動資產(chǎn)中的比重過大，會引起企業(yè)短期償債風(fēng)險(xiǎn)和資金短缺風(fēng)險(xiǎn)。一般來說，應(yīng)收賬款管理信用期一般控制在90天以內(nèi)，而有些企業(yè)的應(yīng)收賬款賬齡超過180天甚至更長。金額巨大的應(yīng)收賬款一直掛賬，會造成虛增資產(chǎn)的假象。這樣的應(yīng)收賬款的長期存在，企業(yè)要想方設(shè)法融資來墊付各種稅金和費(fèi)用，惡化了企業(yè)的現(xiàn)金流，降低了企業(yè)的凈利潤，增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）沒有統(tǒng)一的價(jià)格管理機(jī)制

產(chǎn)品定價(jià)不能根據(jù)自身產(chǎn)品成本、特點(diǎn)、品質(zhì)再結(jié)合市場行情有一個(gè)靈活的價(jià)格機(jī)制。為了不讓客戶被競爭對手奪走或者只要東西能賣出去或者業(yè)務(wù)員只要自己有提成，有的企業(yè)產(chǎn)品價(jià)格比成本還低，有的企業(yè)根據(jù)市場價(jià)格確定本企業(yè)產(chǎn)品價(jià)格。有的企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量一般但是產(chǎn)品價(jià)格高出市場價(jià)一半。現(xiàn)金折扣、商業(yè)折扣等銷售措施全都照搬別人家的，而不管適合自身與否，而且不明文規(guī)定定價(jià)制度，業(yè)務(wù)員都可打折，財(cái)務(wù)人員可打折，老總可打折，造成企業(yè)名譽(yù)掃地和影響了市場秩序，最終導(dǎo)致不能保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。

（五）內(nèi)部激勵機(jī)制不健全

很多企業(yè)，銷售部為了沖業(yè)績只管發(fā)貨，年底把未達(dá)銷售目標(biāo)的貨全部一次性出庫發(fā)給客戶，發(fā)票全部開出，但是不收款，此后在下一年分幾個(gè)月把貨物全部退回倉庫。財(cái)務(wù)部門看到銷售收入金額和銷售數(shù)量上去了，按銷售數(shù)量給業(yè)務(wù)員發(fā)提成，殊不知問題跟著也就來了，退回的產(chǎn)品物流要去運(yùn)回來，倉庫要重新清點(diǎn)入庫，品質(zhì)要重新檢測，業(yè)務(wù)員拿了提成走人了，發(fā)票全部開出給客戶了，紅字發(fā)票客戶不會配合開，稅票自己企業(yè)買單，稅務(wù)稽查來了公司吃了虧也不能做聲。

（六）發(fā)貨管理不健全

倉儲部門在貨管理上的問題表現(xiàn)為：銷售訂單都沒有就發(fā)了貨；或者銷售訂單也不上ERP供應(yīng)系統(tǒng)就發(fā)了貨；對款到發(fā)貨的客戶，貨款沒有到就發(fā)了貨；對賒銷客戶沒有信用額度的也發(fā)了貨。企業(yè)控制形同虛設(shè)，具體表現(xiàn)為：倉儲部門沒有收到銷售部門編制的發(fā)貨通知單或者財(cái)務(wù)部未在發(fā)貨通知單簽字就發(fā)貨，經(jīng)常重復(fù)發(fā)貨；倉儲部門發(fā)錯貨；針對數(shù)量大的貨物，倉儲部門沒有取得有財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的發(fā)貨單就發(fā)了貨；裝運(yùn)人員沒有清點(diǎn)發(fā)運(yùn)貨物，與銷售單上列明的品種和數(shù)量進(jìn)行核對，發(fā)運(yùn)人和清點(diǎn)復(fù)核人沒有在發(fā)貨單上簽字；實(shí)際發(fā)貨的品種、數(shù)量和時(shí)間沒有記錄在倉庫賬上和發(fā)貨通知單出庫聯(lián)上也沒有登到ERP等即時(shí)庫存系統(tǒng)上，沒有將其中財(cái)務(wù)聯(lián)交會計(jì)部門登賬，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能即時(shí)更新；發(fā)貨后沒有將取得對方簽收的收貨回執(zhí)交會財(cái)務(wù)并加以存檔。

三、對企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)銷售合同管理

銷售合同管理按部門分二層復(fù)核人員，合同簽訂前必須對合同內(nèi)容進(jìn)行評審 ，在事后必須對合同進(jìn)行妥善保管和跟蹤，所有銷售合同按一定的規(guī)則編號且歸類存檔，能方便統(tǒng)計(jì)和查閱；作廢合同應(yīng)該加蓋作廢章，必須由財(cái)務(wù)和銷售分別指定專人統(tǒng)一保管，內(nèi)審部門定時(shí)抽查合同整理，連續(xù)三次發(fā)現(xiàn)合同不按要求整理歸檔予以通報(bào)批評嚴(yán)重的處以罰款。endprint

（二）客戶資信控制制度

企業(yè)應(yīng)設(shè)置信用部門，而且要由負(fù)責(zé)審核銷售合同的人員和做賬齡分析的財(cái)務(wù)人員會同銷售人員一起去收集客戶的信用情況，工商注冊資料，銷售及資金回籠情況，公司總經(jīng)理召開會議確定各類型客戶的信用等級和信用期限、信用額度。信用評估不是銷售人員一手操辦，也不是財(cái)務(wù)部門一手操辦，也不是總經(jīng)理單獨(dú)決定，而應(yīng)該是由多職能部門集體決議的。而且財(cái)務(wù)部也要對客戶的信用的起審核和監(jiān)督作用，同時(shí)信用評估的結(jié)果也要進(jìn)行動態(tài)管理。

（三）統(tǒng)一的價(jià)格管理機(jī)制

產(chǎn)品定價(jià)要根據(jù)自身產(chǎn)品成本、特點(diǎn)、品質(zhì)再結(jié)合市場行情有一個(gè)靈活的價(jià)格機(jī)制。對優(yōu)質(zhì)客戶（一直合作或者購貨量大、資金回款按合同辦事的），企業(yè)在保證盈利的情況下應(yīng)給予一定的價(jià)格優(yōu)惠，并且價(jià)格優(yōu)惠流程要有董事會決議并且形成會議紀(jì)要以備案查詢。如果是降價(jià)、促銷的產(chǎn)品，公司要有統(tǒng)一的文件下發(fā)，銷售部門應(yīng)召開會議進(jìn)行學(xué)習(xí)，并作出會議紀(jì)要；財(cái)務(wù)部要派審核合同人員參加會議。銷售部門的經(jīng)理及以上的人員才有折扣、折讓等權(quán)利，并且要由總經(jīng)理授權(quán)。企業(yè)商業(yè)折扣措施要具體到每一種產(chǎn)品、客戶要享受商業(yè)折扣應(yīng)具備的條件、不同回款天數(shù)的折扣比例、訂貨量的限制，而且財(cái)務(wù)部一定要配合跟蹤銷售部門是否執(zhí)行了。

（四）建立合理的銷售計(jì)劃

企業(yè)要根據(jù)產(chǎn)品市場份額和發(fā)展前景、競爭對手和顧客情況，制定短期規(guī)劃、長期銷售預(yù)測和銷售計(jì)劃。企業(yè)要制定出全年銷售目標(biāo)并分解到具體的業(yè)務(wù)組，銷售部要把全年銷售目標(biāo)量化到每個(gè)業(yè)務(wù)員。企業(yè)要確定應(yīng)收賬款增長率、新產(chǎn)品增長率和當(dāng)年收回超期應(yīng)收債權(quán)金額及比例，企并把這些指標(biāo)作為部門負(fù)責(zé)人的業(yè)績評價(jià)指標(biāo)。

（五）建立收款控制

對銷售業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款或應(yīng)收票據(jù)、現(xiàn)金、銀行存款必須及時(shí)進(jìn)行臺賬登記和納入ERP系統(tǒng)管理，及時(shí)反映銷售的動態(tài)，定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表格。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)賬，即時(shí)登記每一個(gè)客戶的應(yīng)收賬款增減變動情況和信用額度情況，對新客戶采取款到發(fā)貨方式收款；對經(jīng)常來往的業(yè)務(wù)客戶采取貨到30天付款方式收款；對大的戰(zhàn)略客戶采取賒銷期長一點(diǎn)的收款方式。不定期與往來客戶通過函證、信件、電話等方式核對應(yīng)收款項(xiàng)。

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