張紹輝
(河南大學(xué)工商管理學(xué)院,河南 開封 475000)
重大科技項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)策略
張紹輝
(河南大學(xué)工商管理學(xué)院,河南 開封 475000)
文章從開放性組織理論入手,對(duì)我國重大科技項(xiàng)目管理的模式進(jìn)行了分析。通過理論分析和實(shí)證分析構(gòu)建了重大科技項(xiàng)目管理的開放系統(tǒng)抽象模型,并以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)出重大科技項(xiàng)目的組織協(xié)同模型,提出了四層協(xié)同管理的思想,強(qiáng)調(diào)遵循以流程為主導(dǎo)維度,實(shí)現(xiàn)再造組織單元的策略。為實(shí)現(xiàn)保障重大科技項(xiàng)目的管理和執(zhí)行,在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方面提供參考。
科研管理;重大科技項(xiàng)目;開放組織理論;協(xié)同
本文討論的重大科研項(xiàng)目是國家科學(xué)研究計(jì)劃體系的重要部分,是國家或部門為實(shí)現(xiàn)科技領(lǐng)域的重大戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)立的科學(xué)研究計(jì)劃。如我們所熟知的國家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃(973)、國家高科技研究發(fā)展計(jì)劃(863)、國家科技支撐計(jì)劃、國家科技重大項(xiàng)目和中國科學(xué)院重大科研項(xiàng)目等等,這些都體現(xiàn)了國家發(fā)展的戰(zhàn)略意圖。正是這些重大科技項(xiàng)目的實(shí)施,在2013年,我國才成功實(shí)現(xiàn)了“嫦娥”探月、“蛟龍”下海、“雪龍”環(huán)游南極、高速移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和中國天地往返運(yùn)輸系統(tǒng)首次應(yīng)用性太空飛行。
2012年至2014年初,通過對(duì)“十二五”期間的一些國家重大研究項(xiàng)目的執(zhí)行情況的調(diào)研,發(fā)現(xiàn)困擾重大科技項(xiàng)目執(zhí)行的并不僅僅是科學(xué)問題本身,還有對(duì)缺失科學(xué)組織的架構(gòu)和安排而造成的項(xiàng)目執(zhí)行困境,使得項(xiàng)目的進(jìn)展、深化和科研經(jīng)費(fèi)的管理以及科學(xué)問題的拓展和應(yīng)用等方面遇到阻礙。本文將從重大科技項(xiàng)目的管理和執(zhí)行角度入手,討論怎樣的組織結(jié)構(gòu)和管理是有效率的。
重大科技項(xiàng)目管理本身就是一件科學(xué)性問題,重大科技項(xiàng)目管理中的組織結(jié)構(gòu)問題也一直是重大科技項(xiàng)目戰(zhàn)略的重點(diǎn)探討問題。
目前,學(xué)術(shù)界對(duì)重大科技項(xiàng)目并沒有一個(gè)完整、統(tǒng)一的定義。張智文、申金升(1998)提出,重大科技項(xiàng)目具有先導(dǎo)性、前瞻性、綜合性、影響或效益的廣泛性、長期性、高投入與高風(fēng)險(xiǎn)性、組織管理的復(fù)雜性等特點(diǎn)[1]。蘭勁松、薛天祥(1999)參考阿威克教授的觀點(diǎn)界定重大科技項(xiàng)目是“國家科學(xué)研究計(jì)劃中意義重大、規(guī)模龐大、耗資巨大、內(nèi)容涉及廣、研究周期長的科技項(xiàng)目”,并總結(jié)出重、大、難、深的特點(diǎn)[2];陳省平等(2007)認(rèn)為“重大科技項(xiàng)目是圍繞國家戰(zhàn)略目標(biāo)”對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展有重大影響,是參與人類科學(xué)競爭的重點(diǎn)領(lǐng)域。具有瞄準(zhǔn)國際前沿和重大問題,開展高技術(shù)研究,需要組織團(tuán)隊(duì)長期公關(guān)的特點(diǎn)[3]。倪?。?006)從管理視角分析我國的重大科技項(xiàng)目必然體現(xiàn)了政府意志,須通過國家管理有效整合科技資源[4];孫立宏(2012)通過分析國家重大科技項(xiàng)目的管理模式,介紹了重大科技項(xiàng)目征集和遴選所遵循的程序以及項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收績效評(píng)估管理機(jī)制,重大科技項(xiàng)目體現(xiàn)政府意志、整合科技資源、高投入與高風(fēng)險(xiǎn)性、組織管理復(fù)雜的特點(diǎn)[5]。
綜合上述分析,重大科技項(xiàng)目管理和實(shí)施,必須依靠國家力量的支撐和開放性組織管理模式。科學(xué)家、某一管理部門或單個(gè)的科技團(tuán)隊(duì)都無法把握重大科技項(xiàng)目的復(fù)雜成因,無法解決實(shí)施進(jìn)程控制的問題。松散的,封閉的,缺失嚴(yán)密組織構(gòu)架的管理也是無法解決項(xiàng)目實(shí)施過程中的效率和風(fēng)險(xiǎn)瓶頸。
重大科技項(xiàng)目定義和特點(diǎn)決定了管理和執(zhí)行時(shí)必然需要一個(gè)開放式的組織系統(tǒng)。組織理論最大的進(jìn)展就是區(qū)分了對(duì)封閉系統(tǒng)和開放系統(tǒng)(W·Richard Scott,1981)。理性系統(tǒng)組織和自然系統(tǒng)組織都屬于封閉系統(tǒng),它是自治的,封閉的,是與外部世界隔離的[6]。而重大科技項(xiàng)目從選題到執(zhí)行,需要根據(jù)環(huán)境、信息的變化,調(diào)整分配和科技計(jì)劃編制,僅通過內(nèi)部設(shè)計(jì)使組織更加有效是不能實(shí)現(xiàn)重大科技項(xiàng)目實(shí)施的。封閉系統(tǒng)管理簡單,環(huán)境穩(wěn)定,是可預(yù)見的,不會(huì)受到干涉而引起問題,這些都不能解決重大科技項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理的問題。
因此,對(duì)重大科技項(xiàng)目的管理和執(zhí)行,首要的問題就是開放系統(tǒng)流。從組織理論的研究我們知道,系統(tǒng)流主要包括物質(zhì)流、能量流、信息流。隨著系統(tǒng)復(fù)雜程度和組成部分之間連接緊密程度的增大,系統(tǒng)各組成部分之間、系統(tǒng)與環(huán)境之間以及系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間所交換的系統(tǒng)流的屬性及相對(duì)重要性也會(huì)發(fā)生變化。重大科技項(xiàng)目從選題——科技指南的形成——重大科技項(xiàng)目的遴選——協(xié)同科技攻關(guān)體系的搭建——項(xiàng)目的執(zhí)行——科研進(jìn)度反饋——科技再創(chuàng)新等等,整個(gè)流程都需要政策、信息、監(jiān)督、分配、執(zhí)行等多渠道的高效流轉(zhuǎn),為更加合理的調(diào)整戰(zhàn)略提供依據(jù)。
開放系統(tǒng)理論正如其名,它是非封閉性的,Richard L.Daft(2003)在其著作《Essentials of organization Throry&Design》中指出組織開放系統(tǒng),即“開放系統(tǒng)必須要和環(huán)境相互作用以便生存;它在消耗資源的同時(shí)也在向環(huán)境輸送資源?!敝卮罂萍柬?xiàng)目的計(jì)劃來自國家戰(zhàn)略的需求,是科學(xué)進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的結(jié)果,是人類探索未知的欲望,因此開放的環(huán)境才是重大科技項(xiàng)目計(jì)劃產(chǎn)生的必要條件,開放的組織結(jié)構(gòu)正是可以為重大科技項(xiàng)目的管理和執(zhí)行引入更高效的因素,是項(xiàng)目在進(jìn)展過程中不斷地變換并且適應(yīng)環(huán)境,為創(chuàng)新帶來可能。開放組織系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng),更是重大科技項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的合理選擇。
根據(jù)Ashby(1952)、Buckley(1962)、Swinth(1972)等關(guān)于開放系統(tǒng)組織的研究,我們可以將重大科技項(xiàng)目的管理和執(zhí)行的組織設(shè)計(jì)進(jìn)行一種抽象,如圖1,可將其視為自我調(diào)節(jié)系統(tǒng),突出運(yùn)行、控制、政策三個(gè)中心以及他們之間各種流的重要性。政策中心設(shè)定系統(tǒng)目標(biāo)和程序。政策中心響應(yīng)國家和民生需求(圖1中的流-1),政策中心通過收集選題使問題更加集中和明確(流-2),這些信息形成政策中心的指令和程序,通過科技目標(biāo)和計(jì)劃傳遞給控制中心(流-3),控制中心對(duì)運(yùn)行層運(yùn)用政策中心設(shè)定的程序和規(guī)則,以指令形式下達(dá)給運(yùn)行中心(流-4),促使運(yùn)行層開展項(xiàng)目的管理和研究;控制中心的另一項(xiàng)任務(wù)就是監(jiān)督輸出,將項(xiàng)目的變化和研究進(jìn)度轉(zhuǎn)換成可供決策的依據(jù)(流-5、流-6),將輸出的數(shù)量和質(zhì)量與政策中心制定的標(biāo)準(zhǔn)相比較,從而判斷是否繼續(xù)或追加投入,或調(diào)整,或給予指導(dǎo),并形成新的規(guī)則。運(yùn)行中心和政策中心以及控制中心,通過反饋(流-7、流-8)解決外部環(huán)境帶來的干擾,幫助政策中心調(diào)整程序和目標(biāo),也通過運(yùn)行中心的反饋來判斷是否需要控制中心重新制訂規(guī)則。這個(gè)模型的關(guān)鍵點(diǎn)是通過解決效率問題來解決系統(tǒng)的穩(wěn)定問題,這其中特別強(qiáng)調(diào)組織外部、內(nèi)部都需要遵守流程和協(xié)同機(jī)制的作用。
圖 1 重大科技項(xiàng)目管理的開放系統(tǒng)抽象模型(參考了Sw inth的控制系統(tǒng)抽象模型,1974)
圖 2 國家科技組織體系構(gòu)架圖(參考:易春、趙煜明,2013)
重大科技項(xiàng)目管理的開放系統(tǒng)抽象模型特別強(qiáng)調(diào)組織運(yùn)行層面,即系統(tǒng)中科研項(xiàng)目的實(shí)施和管理過程作用。科學(xué)技術(shù)部信息中心搭建了國家科技計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)中心和國家科技經(jīng)費(fèi)預(yù)算申報(bào)管理中心,有效地實(shí)現(xiàn)了信息的快速高效傳遞,并且通過各級(jí)責(zé)任層面實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)和計(jì)劃的下達(dá),通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)更大范圍地獲得反饋信息。兩個(gè)數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)化的組織結(jié)構(gòu),有效地提升了重大科技項(xiàng)目的管理效率,也大大降低了管理風(fēng)險(xiǎn)。
在這個(gè)模型基礎(chǔ)上,我們就要考慮如何使解決現(xiàn)實(shí)當(dāng)中影響重大科技項(xiàng)目管理和執(zhí)行的問題,還需要理清我國重大科技項(xiàng)目的已有管理模式。根據(jù)易春,趙煜明(2013)的研究[7],我國的科技組織體系構(gòu)架如圖2所示。結(jié)合重大科技項(xiàng)目管理的開放系統(tǒng)抽象模型,可以將我國的科技組織框架分為四個(gè)層面,第一層面就是對(duì)需求的分析整理層面;第二層面是控制層面,負(fù)責(zé)重大科技項(xiàng)目的下達(dá)和處理反饋的管理機(jī)構(gòu);第三層面是具體的重大科技項(xiàng)目的責(zé)任層面,這個(gè)層面兼顧了向下傳達(dá)指令和收集信息和向上反饋的任務(wù)。第四層面就是基于運(yùn)行中心職責(zé)的關(guān)鍵行動(dòng)層。
從圖2可以看出,我國的科技管理的縱向結(jié)構(gòu)是十分清晰的,但是就科技管理和科技資源的布局來看卻存在四個(gè)層面的交叉,這個(gè)現(xiàn)象造成了一些科技資源分配對(duì)象化、科技資源信息不對(duì)稱和區(qū)域分布差異等問題。
消除組織中結(jié)構(gòu)性交叉和重疊,我們認(rèn)為一種可行的辦法就是優(yōu)化系統(tǒng)流,形成協(xié)同機(jī)制。協(xié)同機(jī)制,正是指通過協(xié)調(diào)兩個(gè)或多個(gè)不同的個(gè)體或者組織對(duì)資源進(jìn)行配置,達(dá)成協(xié)同完成目標(biāo)的過程或能力的機(jī)制。就重大科技項(xiàng)目管理和執(zhí)行來說,需要多個(gè)組織的協(xié)同,需要正式組織和非正式組織以及個(gè)人的協(xié)同,需要戰(zhàn)略布局和科研主體能力的協(xié)同,需要跨行業(yè)、跨學(xué)科的信息、技術(shù)和資源的協(xié)同。
基于上述分析,我們可以看出,重大科技項(xiàng)目的管理可以分為四個(gè)層面(如圖3):
圖 3 重大科技項(xiàng)目的組織協(xié)同模型(參考Nadler and Tushman,1977)
第一層面是政策層面,重點(diǎn)梳理,規(guī)劃國家需求,形成頂層設(shè)計(jì),這個(gè)層面不具體體現(xiàn)在某一個(gè)人或機(jī)構(gòu),是國家發(fā)展和戰(zhàn)略格局的部署。1998年6月,我國專門成立了國家科技教育領(lǐng)導(dǎo)小組,實(shí)現(xiàn)了國家科技工作的宏觀指導(dǎo)和整體協(xié)調(diào)。2006年國務(wù)院頒布了《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要2006~2020年》(以下簡稱《綱要》),《綱要》中確定了未來15年我國科技戰(zhàn)略,部署了11個(gè)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重點(diǎn)領(lǐng)域、16個(gè)重大專項(xiàng)、8個(gè)技術(shù)領(lǐng)域的72項(xiàng)前沿技術(shù)、18個(gè)基礎(chǔ)科學(xué)問題以及提出實(shí)施的4個(gè)重大科學(xué)研究計(jì)劃。這些重大科研問題構(gòu)成了我國中長期科技戰(zhàn)略路線圖,成為我國科技計(jì)劃體系的主體內(nèi)容。
第二層面屬于控制中心層面,負(fù)責(zé)解釋并下達(dá)第一層面的目標(biāo)和計(jì)劃,主要由國家和地方科技計(jì)劃管理部門執(zhí)行??萍疾康穆毮芫褪菍?duì)國家科技戰(zhàn)略的實(shí)施、管理和發(fā)展總負(fù)責(zé);各省、自治區(qū)、直轄市和地級(jí)市的科技廳和科技局對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的科技工作總負(fù)責(zé)。這就構(gòu)成了我國科技計(jì)劃體系主線路[8]。另外,國家自然科學(xué)基金委、全國哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃辦公室、其他部委,以及各省、自治區(qū)、直轄市和地級(jí)市均設(shè)置相應(yīng)的科技項(xiàng)目計(jì)劃部門,共同構(gòu)成了我國條理清晰、脈絡(luò)分明的縱向科技計(jì)劃體系。由于重大科技項(xiàng)目的特點(diǎn),必然決定了其不可能脫離國家科技計(jì)劃體系的管理,這是我國具有中國特色的社會(huì)主義的根本制度所確定的。
第三層面兼顧控制中心下端和運(yùn)行層面,是重大科技項(xiàng)目的具體實(shí)施和管理的層面。按照我國科技管理體系,重大科技項(xiàng)目實(shí)施和監(jiān)督管理單位一般包括科技部或其他部委、中國科學(xué)院、相關(guān)行業(yè)局或省科技廳、專業(yè)或行業(yè)的專家委員會(huì)、項(xiàng)目組織單位和課題組織單位、產(chǎn)業(yè)技術(shù)研發(fā)中心以及首席科學(xué)家等。構(gòu)成以第一牽頭單位或首席科學(xué)家為主導(dǎo)的責(zé)任機(jī)制。正是這個(gè)核心層面,促成了圖1所示的組織協(xié)同模型的成立,從選題——科技指南的形成——重大科技項(xiàng)目的遴選——協(xié)同科技攻關(guān)體系的搭建——項(xiàng)目的執(zhí)行——科研進(jìn)度反饋——科技再創(chuàng)新,成為科技信息順利流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。這個(gè)層面銜接第二層面,向第四層面下達(dá)指令,同時(shí)向第一和第二層面反饋,重大科技項(xiàng)目的運(yùn)行和管理信息。
第四層面就是運(yùn)行層面,主要由具體實(shí)施重大科技項(xiàng)目的課題組構(gòu)成,各課題組在總負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一規(guī)劃內(nèi),開展科研攻關(guān)。這是組織協(xié)同模型中系統(tǒng)最為龐大的中堅(jiān)力量,是重大科技項(xiàng)目實(shí)施、落地的終極環(huán)節(jié),也是第二和第三層面實(shí)施監(jiān)管和戰(zhàn)略布局的重點(diǎn)。科研人員和科技管理人員大部分都集中在這個(gè)層面,為落實(shí)頂層設(shè)計(jì)開展工作。第四層面一般來說集中在科研院所、高校和企業(yè)。他們構(gòu)成了我國科學(xué)研究工作的運(yùn)行中心。
基于我們構(gòu)建的重大科技項(xiàng)目開放系統(tǒng)抽象模型,所設(shè)計(jì)的重大科技項(xiàng)目的組織協(xié)同模型,我們可以看出這是一個(gè)層層包容的結(jié)構(gòu),每個(gè)低級(jí)的層面,需要從其高一級(jí)的層面獲得指令,各層面需要按照第一層面設(shè)計(jì)的程序和目標(biāo)共同努力。每個(gè)層面以其開放系統(tǒng)流的方式向其他層面?zhèn)鬟f信息,更重要的是通過信息流的傳遞向上一級(jí)反饋,最大限度地消滅信息不對(duì)稱,依靠第一和第二層面提供的公共平臺(tái)構(gòu)建開放環(huán)境。各層面內(nèi)部的組織同樣在各層面內(nèi)協(xié)同,不需要跨層級(jí)的協(xié)同,大大降低尋找協(xié)同對(duì)象帶來的額外成本,原因是屬于同一個(gè)層面的組織具有有效對(duì)話能力,而且低級(jí)的層面從屬高級(jí)層面的指令,形成了各層面內(nèi)部的組織協(xié)同有效信息和向上、向下實(shí)現(xiàn)傳遞的組織結(jié)構(gòu)。目前,兩個(gè)國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)平臺(tái)有效地解決了信息問題。但是,還存在著向上反饋渠道不暢的現(xiàn)象,使得高級(jí)層面所能夠獲得的信息不夠全面和客觀,也使第一、二層面的目標(biāo)制定和程序設(shè)計(jì)增加的成本。
2011年,教育部啟動(dòng)了“高等學(xué)校創(chuàng)新能力提升計(jì)劃”(簡稱“2011計(jì)劃”),該計(jì)劃的實(shí)施正是組織協(xié)同模型的一個(gè)實(shí)證案例,通過建立的“協(xié)同創(chuàng)新中心”,有效地促進(jìn)高校的創(chuàng)新能力,實(shí)現(xiàn)了高校與高校、地方政府、科研院所、企業(yè)或國外科研機(jī)構(gòu)的協(xié)同攻關(guān),探索出很多解決重大問題研究的組織結(jié)構(gòu)和運(yùn)行模式。但是,由于這個(gè)計(jì)劃的啟動(dòng)尚缺乏有效的信息傳遞機(jī)制和平臺(tái),還存在系統(tǒng)流瓶頸的問題,還沒有使這項(xiàng)計(jì)劃發(fā)揮最大的創(chuàng)新優(yōu)勢。如果教育部可以基于開放系統(tǒng)的抽象模型搭建信息網(wǎng)絡(luò)中心的話,就可以解決政策制定、經(jīng)費(fèi)管理、項(xiàng)目實(shí)施及評(píng)價(jià)以及拓展管理的效率問題,實(shí)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn)的合理控制。
重大科技項(xiàng)目組織協(xié)同管理模型的四層套嵌的結(jié)構(gòu),是基于重大科技項(xiàng)目管理的開放系統(tǒng)抽象模型而設(shè)計(jì)的;是遵循以流程為主導(dǎo)維度,按照流程理論再造組織單元實(shí)現(xiàn)的;它以共同目標(biāo),分工協(xié)作,信息溝通為原則,通過系統(tǒng)流順暢傳遞保障了組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定和開放性。
隨著我國科技投入的不斷擴(kuò)大以及科技競爭力的快速提升,合理的重大科技項(xiàng)目的組織策略在實(shí)現(xiàn)國家科技戰(zhàn)略、布局科技資源、協(xié)同科技創(chuàng)新能力等方面起著結(jié)構(gòu)性作用。開放系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)可以降低管理風(fēng)險(xiǎn),提高重大科技項(xiàng)目的研發(fā)效率,整合多元科技力量,促進(jìn)政策的實(shí)施和提高管理績效水平。
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1671-0037(2014)03-9-3
張紹輝(1979-),博士生,講師,研究方向:國民經(jīng)濟(jì)學(xué)。