高校教務(wù)員工作效率和質(zhì)量提升策略探析

摘要：在高校教學(xué)管理工作中教務(wù)員直接為教學(xué)一線服務(wù)，工作內(nèi)容具有全局性、繁雜性、艱巨性、規(guī)律性、發(fā)展性等特點(diǎn)。適應(yīng)當(dāng)前“以人為本”的教育管理理念，教務(wù)員工作迫切需要把握教育管理的主動(dòng)性與規(guī)律性，發(fā)揮其創(chuàng)造性，更好地服務(wù)于師生，形成有效的基層教學(xué)管理體系并充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段服務(wù)于教學(xué)，加強(qiáng)教學(xué)管理研究的能力，注重工作的整體性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性，并勇于創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校；教務(wù)員；工作效率；策略

中圖分類號(hào)：G640文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1002-4107（2014）06-0072-02

教務(wù)員在高校的教學(xué)工作中起到潤滑劑的效果，高校好比一輛飛馳的汽車，本科教學(xué)工作是核心是“發(fā)動(dòng)機(jī)”，教務(wù)員在教學(xué)管理工作的全過程無處不在，卻又潤物無聲，是各種教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是連接學(xué)校、學(xué)院及師生的紐帶，是院系常規(guī)教務(wù)管理工作的執(zhí)行者，是領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)管理工作中的參謀和得力助手。教務(wù)員除了應(yīng)對(duì)平日瑣碎的教務(wù)管理工作，保證本科教學(xué)工作運(yùn)行順暢，還要能夠鉆研業(yè)務(wù)，開展相關(guān)的研究工作，在工作中實(shí)踐，在研究中提高。本文試從當(dāng)前高校教務(wù)員工作的特征出發(fā)，總結(jié)教務(wù)員工作規(guī)律，探討如何提高高校教務(wù)員的工作效率和工作質(zhì)量。

一、高校教務(wù)員工作的特征

學(xué)分制打破了傳統(tǒng)教學(xué)管理模式，使教學(xué)管理呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性、開放性、多維性，學(xué)分制的學(xué)籍管理、選課管理、考試管理、成績管理、教師管理、學(xué)生管理及教材管理等大量工作都是現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理。因此，必須能夠熟練操作網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理系統(tǒng)，具有信息化管理理念，才能成為一名合格的教務(wù)員。

教務(wù)管理工作首先具有連續(xù)性，業(yè)務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，教務(wù)員對(duì)教務(wù)管理工作的熟悉和精通需要三年。其次是服務(wù)性，教務(wù)員的工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性。為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)，為全院師生服務(wù)，因此教務(wù)員需要具有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。三是能動(dòng)性。教學(xué)管理工作的對(duì)象是人而不是物，而人又是有主觀能動(dòng)性、有思維活動(dòng)和情感反應(yīng)的，是個(gè)動(dòng)態(tài)的管理，需要采取靈活多樣的工作方式。四是耐勞性。教學(xué)管理工作瑣碎、繁雜，它是連結(jié)多方面、各部門之間的管理，具有承上啟下、橋梁連結(jié)的作用，因此必須具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。

二、高校教務(wù)員工作的內(nèi)容

以黑龍江大學(xué)為例，每學(xué)期18個(gè)教學(xué)周，在開學(xué)前一周需要做好課表的發(fā)布工作，提醒有教學(xué)任務(wù)的教師準(zhǔn)備好上課并制定教學(xué)檢查工作方案。

第1周解決開課初期教師遇到的困難，完成試卷存檔；提醒全日制本科雙學(xué)位班師生按時(shí)上課，準(zhǔn)備期初補(bǔ)考，成績上報(bào)學(xué)校；辦理學(xué)分制選課的補(bǔ)選、免聽等手續(xù)，解答關(guān)于學(xué)分修讀、選課、補(bǔ)考、畢業(yè)論文寫作等方面的問題；完成開課審核，對(duì)選課人數(shù)過少的課程及時(shí)了解情況，協(xié)助任課教師辦理停課手續(xù)或向教務(wù)處申請(qǐng)繼續(xù)開課；安排學(xué)生助理的值班表；春季學(xué)期須通過畢業(yè)論文管理系統(tǒng)監(jiān)控教師的畢業(yè)論文指導(dǎo)進(jìn)度，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)常和系主任溝通，對(duì)指導(dǎo)進(jìn)度滯后的要督促；秋季學(xué)期須完成畢業(yè)論文存檔，籌備并組織雙學(xué)位開學(xué)典禮。

第2周制訂各項(xiàng)教學(xué)管理工作計(jì)劃，包括學(xué)業(yè)導(dǎo)師工作、雙學(xué)位工作等；組織雙學(xué)位補(bǔ)緩考；春季學(xué)期解答師生畢業(yè)論文管理系統(tǒng)的問題。第3周英語四六級(jí)報(bào)名開始；重視對(duì)教學(xué)工作的宣傳，注意相關(guān)教學(xué)活動(dòng)照片和文字材料的收集和整理；秋季學(xué)期時(shí)需在教務(wù)管理系統(tǒng)上做好新生的分班工作；完成學(xué)業(yè)導(dǎo)師的推薦，并在學(xué)業(yè)導(dǎo)師網(wǎng)站上創(chuàng)建導(dǎo)師班級(jí)，提醒導(dǎo)師按計(jì)劃對(duì)新生開展指導(dǎo)；向新生介紹選課網(wǎng)站和學(xué)業(yè)導(dǎo)師網(wǎng)站的使用；協(xié)助教師完成優(yōu)秀畢業(yè)論文校對(duì)；和新生學(xué)委、雙學(xué)位班干建立聯(lián)系；第4周期初補(bǔ)考后，需要連同上學(xué)期期末考試成績一起提交成績單給教務(wù)處。

教務(wù)員的日常工作比較瑣碎，隨時(shí)辦理調(diào)串課手續(xù)，解答教學(xué)管理系統(tǒng)使用的疑問；對(duì)轉(zhuǎn)專業(yè)和停學(xué)、復(fù)學(xué)的學(xué)生做好登記，在電腦中有專門的記錄表。在教師節(jié)和相關(guān)的節(jié)日做好對(duì)教師的慰問工作，與師生、領(lǐng)導(dǎo)、同事保持融洽的關(guān)系，充分發(fā)揮學(xué)習(xí)委員的作用，使其成為教務(wù)員在班級(jí)的代言人。定期開展教學(xué)管理改革專項(xiàng)調(diào)研、組織并參與師生座談、整理教學(xué)數(shù)據(jù)、總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)。注意重大活動(dòng)影像材料的收集，本科及雙學(xué)位畢業(yè)論文答辯、實(shí)習(xí)、考試、教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)估工作、上級(jí)部門的專項(xiàng)教學(xué)迎檢等。

第6周安排雙學(xué)位課程和考試，同時(shí)確定考核方式、參考書目，在課表中標(biāo)注學(xué)時(shí)構(gòu)成；整理以往試卷送教務(wù)處大庫存檔上附說明，說明內(nèi)容包括學(xué)院、學(xué)年、學(xué)期、年級(jí)等信息，學(xué)院只保存近兩學(xué)年的試卷。在秋季學(xué)期籌備雙學(xué)位招生；春季學(xué)期本科畢業(yè)論文指導(dǎo)完成中期檢查，確定答辯日期。

第7周開始排下學(xué)期本科課表，首先確定教學(xué)任務(wù)書和專業(yè)協(xié)調(diào)課，配合系主任落實(shí)教學(xué)任務(wù)；在春季學(xué)期安排畢業(yè)生大補(bǔ)考命題，通知畢業(yè)生提前準(zhǔn)備好復(fù)習(xí)，聯(lián)系結(jié)業(yè)生參加考試；向招生辦提供當(dāng)年本科生招生手冊(cè)的宣傳材料；組織雙學(xué)位學(xué)生填寫畢業(yè)生登記表、學(xué)籍附表。第8周確定伊春分校雙學(xué)位授課安排；春季學(xué)期時(shí)需組織系主任完成學(xué)生論文答辯稿的提交，按時(shí)向黑龍江大學(xué)本科生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理系統(tǒng)以word文檔格式提交畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）電子版，逾期未提交者按畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）撰寫不合格處理，延期答辯。

第10周發(fā)放四六級(jí)成績單，做好成績的存檔工作，統(tǒng)計(jì)考試通過率；秋季學(xué)期核對(duì)本科生未報(bào)到情況，刪除未報(bào)到的學(xué)生，做好學(xué)籍管理；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)組織系主任、實(shí)驗(yàn)室主任、教學(xué)秘書填寫教學(xué)質(zhì)量年報(bào)；參照學(xué)校相關(guān)時(shí)間安排設(shè)定畢業(yè)論文時(shí)間點(diǎn)，向全院發(fā)布；春季學(xué)期發(fā)放實(shí)習(xí)手冊(cè)，大三學(xué)生開始畢業(yè)實(shí)習(xí)，在實(shí)習(xí)期間補(bǔ)充缺少的實(shí)習(xí)協(xié)議。雙學(xué)位招生集中宣傳；獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選和發(fā)放；本科畢業(yè)論文反剽竊檢測，組織本科和雙學(xué)位畢業(yè)論文答辯。

第12周安排期末考試考場和監(jiān)考；秋季學(xué)期開始大一新生選課指導(dǎo)，介紹選課系統(tǒng)、校園網(wǎng)及教學(xué)在線、學(xué)業(yè)導(dǎo)師網(wǎng)站等，同時(shí)講解黑龍江大學(xué)的學(xué)分制和專業(yè)培養(yǎng)方案；第13周統(tǒng)計(jì)雙學(xué)位工作量上報(bào)課時(shí)費(fèi)。春季學(xué)期14周報(bào)送優(yōu)秀畢業(yè)論文評(píng)選材料；畢業(yè)論文網(wǎng)站開題、中期檢查、論文終稿提交完畢。

15周調(diào)停課補(bǔ)課，如果已經(jīng)補(bǔ)課請(qǐng)?jiān)凇吧暾?qǐng)停課、補(bǔ)課”網(wǎng)站填寫補(bǔ)課信息，如未補(bǔ)課請(qǐng)?jiān)谠摼W(wǎng)站上提交補(bǔ)課預(yù)案，以上工作需要在17周前完成，否則因教師個(gè)人原因臨時(shí)停課而沒有按時(shí)補(bǔ)課的學(xué)時(shí)，將在審核總學(xué)時(shí)數(shù)中減除；組織四六級(jí)監(jiān)考報(bào)名，提醒學(xué)生參加四六級(jí)考試。秋季學(xué)期填報(bào)本人的年終考核材料；春季學(xué)期第15周統(tǒng)計(jì)雙學(xué)位學(xué)生的畢業(yè)信息，了解其修讀雙學(xué)位的收獲。

16周開始計(jì)算本學(xué)期本科教學(xué)工作量；報(bào)送公共課監(jiān)考教師名單；確定伊春雙學(xué)位課表；錄入本學(xué)期期末考試考表；學(xué)期優(yōu)秀學(xué)業(yè)導(dǎo)師考核；提交學(xué)業(yè)導(dǎo)師工作總結(jié)；組織學(xué)生和學(xué)業(yè)導(dǎo)師領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)學(xué)業(yè)導(dǎo)師工作進(jìn)行考核，上報(bào)考核結(jié)果。17周去教材科領(lǐng)取考試用品；春季學(xué)期實(shí)習(xí)工作收尾，完成實(shí)習(xí)材料歸檔；發(fā)放雙學(xué)位畢業(yè)證、學(xué)位證。18周開始組織期末考試，期末教學(xué)文件歸檔。

三、提升教務(wù)員工作質(zhì)量和效率的策略

從上述的工作內(nèi)容可以看出，教務(wù)員的工作貫穿學(xué)期，主要是教學(xué)計(jì)劃制訂、考務(wù)工作、學(xué)籍管理、日常教學(xué)工作、教學(xué)檔案管理和處理隨機(jī)性、突發(fā)性工作。每學(xué)期前兩周十分重要，“一年之計(jì)在于春”，要在學(xué)期初科學(xué)、合理地制訂好各項(xiàng)工作計(jì)劃。

教學(xué)管理文件、工作方案都是相關(guān)部門集體智慧的結(jié)晶和教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的凝練，作為一個(gè)基層教學(xué)管理人員熟知學(xué)校的教學(xué)管理文件是至關(guān)重要的，并且要對(duì)每一項(xiàng)工作的各個(gè)步驟胸有成竹。作為一個(gè)好的執(zhí)行者，一定要相信上級(jí)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、規(guī)章制度、工作安排。教務(wù)員不但要做好一個(gè)執(zhí)行者，還要給教務(wù)處積極的反饋，幫助學(xué)校完善教學(xué)管理。

更新和轉(zhuǎn)變管理觀念和管理手段。教務(wù)員積應(yīng)極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)教育管理方面的知識(shí)；從煩瑣的事務(wù)性工作中抽身出去學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，管理方式勇于創(chuàng)新，注重管理科研的積累。同時(shí)教務(wù)處把優(yōu)秀的教務(wù)員送出去學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，使其開闊思路，提高工作效率，在同行中推廣先進(jìn)教學(xué)管理手段。

提高責(zé)任意識(shí)。責(zé)任意識(shí)需要在工作中用心培養(yǎng)、努力提高。教務(wù)工作看似都是些瑣事，但其實(shí)是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，每?xiàng)工作都差之毫厘謬以千里。俗話說“教學(xué)無小事”，上學(xué)期有兩名教務(wù)員由于工作瑣事處理不當(dāng)而被通報(bào)批評(píng)，調(diào)離原崗位———只有具備高度的責(zé)任心，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，工作方式科學(xué)規(guī)范，才能使自己少犯錯(cuò)。

為確保教學(xué)工作穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，在保質(zhì)保量的完成教學(xué)管理工作同時(shí)教務(wù)員需要有“搶前抓早”的觀念，要有憂患意識(shí)，做到“防患于未然”，提高辦事效率。教務(wù)工作復(fù)雜而瑣碎，必須學(xué)會(huì)合理地安排時(shí)間并要“彈好鋼琴”，善于處理中心工作和其他一般工作的關(guān)系，既要抓住中心工作，又要兼顧其他各項(xiàng)工作，統(tǒng)籌兼顧、有條不紊地開展各項(xiàng)工作。

主動(dòng)學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)以及管理學(xué)等相關(guān)知識(shí)，接受過系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)培訓(xùn)，對(duì)高等教育發(fā)展及改革新動(dòng)向關(guān)注和研究。深入分析和研究教學(xué)管理事務(wù)，工作不能停留在表面。不能墨守成規(guī)、按部就班地工作，要積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用新技術(shù)，主動(dòng)適應(yīng)教學(xué)管理現(xiàn)代化的要求。

用真誠、熱心的態(tài)度和精湛的業(yè)務(wù)能力為師生提供服務(wù)，通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)最終提高高校的教學(xué)管理水平。一支素質(zhì)較高、經(jīng)驗(yàn)豐富、熟悉教學(xué)管理工作規(guī)律和特點(diǎn)的教務(wù)員隊(duì)伍，會(huì)使高校的教學(xué)秩序穩(wěn)定，教學(xué)改革事半功倍，提高教學(xué)質(zhì)量，較好地服務(wù)于師生，全面推進(jìn)高校的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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收稿日期：2013-10-25

作者簡介：路珺（1981—），男，黑龍江哈爾濱人，黑龍江大學(xué)教育科學(xué)研究院助教，主要從事教學(xué)管理研究。

基金項(xiàng)目：2013年度黑龍江省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“高?；鶎咏虒W(xué)組織內(nèi)涵式建設(shè)研究”（GBD1213002）階段成果

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