關于采購系統(tǒng)需求分析

孫志斌

摘 要：計算機軟件系統(tǒng)敷設到我們生活的各個領域，如何將計算機軟件系統(tǒng)與企業(yè)相結合是急需解決的問題。本文針對企業(yè)采購的主要問題進行分析，從采購模式、采購目標、可行性分析、系統(tǒng)開發(fā)方法幾方面說明計算機采購軟件的應用。希望此研究對計算機采購軟件的發(fā)展起指導作用。

關鍵詞：計算機；軟件系統(tǒng)；采購軟件；需求分析

1 引言

當前，我國企業(yè)采購流程不盡科學、采購機制不盡合理，究其因，信息不暢和采購模式落后是企業(yè)采購存在的根本問題。

2 采購管理系統(tǒng)的必要性

2.1 采購模式落后

許多企業(yè)延用的是傳統(tǒng)采購模式，存在著許多與現(xiàn)代采購要求不相容的地方，影響了采購的效率和有效性。

首先，沒有把采購管理上升到事關公司存亡的戰(zhàn)略性高度來考慮，不重視采購管理，沒有把采購策略和合作伙伴（第三方采購商）的選擇評估標準應作為企業(yè)整體戰(zhàn)略中的一部分。

其次，不注重長期供應商的關系管理。采購中只注重比價、壓價，缺乏從關注談判向建立戰(zhàn)略合作伙伴關系、建立雙贏機制轉變。采供雙方未建立穩(wěn)定的協(xié)作關系，以臨時的或短期的合作機制為主，造成了競爭多于合作，進而導致了采購過程的不確定性。這種采購很像散兵游勇，難以成為正規(guī)軍，其后果是售后服務沒有保障，同時在市場經濟條件下一味追求單贏，長此以往，尋找合作伙伴的路越來越窄。

再次，集團企業(yè)的分散采購忽略了整體利益的最大化。許多企業(yè)集團的子公司自行組織采購，特別是在實行了全面經營核算的集團公司里非常普遍。管理者以為是相互間有制約是件好事，但實際上分散了采購量錯過了整體帶來的價格和售后優(yōu)勢，其后果是資源的浪費和人工成本的增加。

2.2 信息化程度低下

企業(yè)缺乏有效的工具和信息平臺進行采購跟蹤、評估、分析和科學決策。其根本原因在于沒有找到一個有效的工具進行采購的跟蹤、評估、分析和科學決策。具體表現(xiàn)如下：⑴信息不能共享。采購合同、收料信息、發(fā)料信息等不能進行信息的同步共享和利用，造成各個環(huán)節(jié)都需要重新完成業(yè)務處理，無效和重復勞動繁多。⑵無法跟蹤采購情況，包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理、審批情況、收貨處理、質量控制等。⑶相關管理和業(yè)務人員出差頻繁，導致很多業(yè)務不能及時進行和完成。⑷缺乏規(guī)范和制約。采購事務的授權、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和紀錄沒有規(guī)范的設定，加上沒有嚴格的職務分類，容易導致暗箱操作。⑸與預測和物料需求計劃結合不緊，即不能有效根據(jù)生產需要組織采購，實現(xiàn)物料的供應計劃與當前需求的平衡。⑹無法對采購業(yè)務實施全面、動態(tài)監(jiān)控。

總之，由于不通暢的信息以及落后的采購模式，造成了國內許多企業(yè)采購上的諸多弊端，不但采購成本、人力成本居高不下，售后服務不如意，一旦市場需求發(fā)生變化，企業(yè)響應用戶需求的遲鈍問題會更加明顯。特別是隨著企業(yè)不斷發(fā)展，采購量不斷擴大，傳統(tǒng)的采購操作模式和方式已經不能滿足現(xiàn)代企業(yè)采購的需要，為了實現(xiàn)對效率和效能的追求，建立信息化采購業(yè)務管理及跟蹤系統(tǒng)這種順應發(fā)展潮流的采購新模式，必然是與時俱進的良方之一。

3 本采購管理系統(tǒng)的目標

⑴選擇合適的供應商。⑵確定采購質量。⑶確定采購時間。⑷確定采購數(shù)量。⑸確定采購價格。

4 可行性分析

可行性分析的意思是根據(jù)系統(tǒng)的環(huán)境、資源等條件，判斷所提出的信息系統(tǒng)項目是否有必要、有可能開始進行，如果要進行，那么采用什么建設方案。所謂可行性應該包括必要性和可能性兩個方面。沒有必要性的項目是不應該開始進行的。主要從技術、經濟、社會意義等方面分析：

技術可行性是指開發(fā)一個新系統(tǒng)所需要的技術是否具備，如支持新系統(tǒng)的軟硬件功能以及技術人員的數(shù)量和水平。結合實際需要，我選擇了VB作為開發(fā)用戶界面軟件，它具有的可視化開發(fā)環(huán)境；選Access 2003用來開發(fā)后臺數(shù)據(jù)庫，它具有良好的安全性與兼容性；而且本系統(tǒng)對硬件的要求不高，在現(xiàn)有技術基礎上一定能實現(xiàn)本系統(tǒng)。

經濟可行性是評價一個計算機信息系統(tǒng)是否可行的最基本的一種方法，是對信息系統(tǒng)解決方案的成本有效性的量度。對于用戶來說，他最關心的是：是否值得開發(fā)一個這樣的信息系統(tǒng)；使用這樣的系統(tǒng)后能否提高工作效率，節(jié)約成本。而本系統(tǒng)的設計和開發(fā)事實上恰好能滿足他們的這些要求。且本系統(tǒng)要求的計算機配置也不高，環(huán)境配置費用也較低，系統(tǒng)使用方便、簡潔，不需培訓費用。社會可行性則在于本系統(tǒng)的開發(fā)和實現(xiàn)能為具有類似情況的學校提供一個模板，只需在原有基礎上作修改即可，具有普遍的社會意義。

5 系統(tǒng)開發(fā)方法

在開發(fā)方法的選擇上，我們選擇了自頂向下的開發(fā)策略：自頂向下的開發(fā)策略是從設備采購管理的整體進行設計，逐步從抽象到具體，從概要設計到詳細設計，體現(xiàn)結構化的設計思想。自頂向下是強調由全局到局部、由長遠到近期、由上層到下層，從探索、研制一種合理的信息流的模型出發(fā)，設計出適合于這種信息流的信息系統(tǒng)。子模塊通過信息流確定，而且盡可能的要求每個局部模塊優(yōu)化建立在全局優(yōu)化的指導下。

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