如何做好高職院校學(xué)生檔案管理工作

趙娜

摘 要：學(xué)生檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是維護黨和國家歷史面貌的一項重要事業(yè)，也是研究改進、促進教育事業(yè)發(fā)展的不可多得的寶貴史料。強化學(xué)生檔案管理，對提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。筆者結(jié)合實踐就如何做好高職院校學(xué)生檔案管理工作談幾點自己的看法。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理

在改革開放，社會信息量不斷增長的今天，人們的觀念向求發(fā)展、求競爭、求效益方面發(fā)展，對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程的真實記錄，強化學(xué)生檔案管理對提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。

一、高職院校檔案管理方面普遍存在的一些問題

目前有少數(shù)高職院校對學(xué)生檔案工作在整個學(xué)院工作中的地位認(rèn)識不足，在基本建設(shè)方面比較落后。比如，沒有專用檔案室，有的檔案室是狹小而潮濕的空間，更不用說現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施和設(shè)備了。學(xué)生檔案管理的規(guī)章制作還不夠完善，學(xué)生檔案管理工作任務(wù)比較繁重，工作量大，沒有專業(yè)管理隊伍等。因此，正確認(rèn)識存在的問題，找到相關(guān)的、科學(xué)的管理方法，就顯得特別重要了。

二、煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強和完善學(xué)生檔案管理工作的做法

1.加強學(xué)生檔案管理意識

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)生檔案工作，深入持久地組織學(xué)習(xí)與宣傳活動，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，形成了人人重視學(xué)生檔案管理并自覺地維護學(xué)院學(xué)生檔案的意識。我院采取的具體措施是：主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生檔案管理人員進一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策規(guī)定，明確其重要性。這樣，只有學(xué)生檔案管理人員有了良好的檔案意識，才會在具體的學(xué)生檔案管理過程中對學(xué)生資料數(shù)據(jù)做出正確的反應(yīng)，做到及時收集、管理和分類保管。

2.健全制度，規(guī)范管理

不斷建立和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。我院按照《山東省檔案工作等級評定試行辦法暫行規(guī)定》的要求，建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度。制定了《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》和《檔案室管理制度》。我們還把檔案工作納入處室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，結(jié)合年終考核與個人年終獎金掛鉤外，作為年終評優(yōu)選先的依據(jù)。這樣促使各處室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)院檔案工作保質(zhì)保量完成。我們做到各部門、各處室職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

3.強化學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理水平

為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，學(xué)生檔案的管理水平要做到科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定，則必須拓寬檔案人員的知識面，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案人員真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”；選配工作責(zé)任心、事業(yè)心強的檔案人員來充實學(xué)院檔案工作崗位；定期開展培訓(xùn)，加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷更新知識，提高管理水平。為此，學(xué)院單獨將相關(guān)檔案人員送出去培訓(xùn)，使他們的工作能力不斷提高，為學(xué)院教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)，是推動檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4.注重收集，加強管理，拓展檔案歸檔范圍

學(xué)生檔案是將來各級組織選拔、考核人員的重要依據(jù)，能證明個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是檔案。檔案里面有一個人各個時期的成績單、各方面的評語、獲獎證明，還有黨團材料。而且這些材料都是原始材料，不可復(fù)制。因此，結(jié)合目前人才培養(yǎng)模式、圍繞學(xué)生個性、素質(zhì)發(fā)展，努力拓寬學(xué)生檔案收集的內(nèi)容，構(gòu)建具有特色的學(xué)生檔案副本是十分必要的。我們學(xué)院采取輔導(dǎo)員責(zé)任制，每個學(xué)期都會將學(xué)生的材料集中上交，不斷補充學(xué)生的檔案副本。

5.加速學(xué)生檔案的數(shù)字化工作

隨著人事制度改革，人才流動越來越頻繁，人事檔案的信息化管理越來越重要，運用網(wǎng)絡(luò)進行管理將會更加快捷、安全。當(dāng)今社會越來越多的文件都不再是傳統(tǒng)意義上的紙文件，而是電子文件。為搞好學(xué)院學(xué)生檔案管理工作，我院加速了學(xué)生檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)了人事檔案管理與傳輸?shù)淖詣踊?/p>

三、結(jié)語

學(xué)院學(xué)生檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

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