我校檔案管理工作探討

馬靜

摘 要：我校從建校至今有69年，學(xué)校隸屬關(guān)系多次變更，檔案部門(mén)由原來(lái)的檔案室提升為檔案館，現(xiàn)有專職檔案員10人，兼職檔案員59人。目前，我校檔案館所需檔案管理人數(shù)逐年上升，這就對(duì)檔案工作提出了新的要求。因此，我們就要提高檔案人員的工作水平，以更好地適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；政策

一、學(xué)校檔案工作的地位和作用

1.學(xué)校檔案工作是貫徹黨的教育方針、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作和提高教學(xué)水平的有力依據(jù)

我校建校以來(lái)，學(xué)校工作和面貌經(jīng)歷了較大的變化，學(xué)校發(fā)展的大量情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都集中在各個(gè)部門(mén)的各種規(guī)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等檔案中間。研究和提出學(xué)校教學(xué)、生產(chǎn)、科研、基建等計(jì)劃要考查這些檔案。政治生活等各項(xiàng)決策，解決具體問(wèn)題，落實(shí)各項(xiàng)政策都要使用這些檔案。幾年來(lái)，綜合上報(bào)機(jī)關(guān)頒布的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和我校的歷史沿革、學(xué)校組織年報(bào)、招生計(jì)劃、畢業(yè)生派遣方案等檔案材料，確定了我校切實(shí)可行的遠(yuǎn)景規(guī)劃，使我校達(dá)到了建校以來(lái)最大的規(guī)模和較好的水平。我們檔案館在做好每年的年度歸檔工作同時(shí)，還開(kāi)展了館藏檔案數(shù)字化工作，加強(qiáng)檔案管理軟件的升級(jí)與維護(hù)，為檔案資源全校級(jí)各部門(mén)共享提供了便利，使全校各部門(mén)利用資料方便快捷，提高了檔案利用時(shí)效性和共享性，不斷推動(dòng)了館藏檔案數(shù)字化處理工作。

2.學(xué)校檔案是落實(shí)各項(xiàng)政策、解決各類糾紛和促進(jìn)和諧發(fā)展的有力工具

幾年來(lái)，學(xué)校依據(jù)檔案共落實(shí)各項(xiàng)政策569人次，補(bǔ)發(fā)畢業(yè)證書(shū)2000余人，工資糾紛2人次，公積金糾紛3人次等。如：我校一名職工，退休后因病去逝，家屬來(lái)學(xué)校要求辦理公積金領(lǐng)取手續(xù)，財(cái)務(wù)處同志告訴他，公積金已經(jīng)領(lǐng)取完，家屬不認(rèn)同，就每天到財(cái)務(wù)處去鬧，后來(lái)經(jīng)過(guò)查閱財(cái)務(wù)原始檔案，財(cái)務(wù)處同志復(fù)印后擺在他面前，他無(wú)話可說(shuō)了。還有機(jī)械學(xué)院的一名教師，在工資房補(bǔ)一項(xiàng)，學(xué)校由于財(cái)會(huì)人員工作疏忽大意在工資發(fā)放中給他多發(fā)了很多，學(xué)校發(fā)現(xiàn)后及時(shí)進(jìn)行處理，經(jīng)過(guò)反復(fù)查檔，調(diào)整了這名教師工資房補(bǔ)金額，使學(xué)校減少了損失。這兩件事充分證明了學(xué)校檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮的作用。

3.學(xué)校檔案是編史修志原始材料的基地和來(lái)源

編寫(xiě)校史，主要是依據(jù)查閱大量檔案來(lái)完成，檔案部門(mén)已成為編史修志的主要基地和來(lái)源。2009年我校編校史，檔案館先后為其提供檔案資料3496卷。編寫(xiě)“兵工教育史”“校長(zhǎng)名人錄”，我們檔案館提供各種檔案共598卷，使編寫(xiě)人員保質(zhì)保量地圓滿完成任務(wù)。同時(shí)，檔案工作人員和校史辦的人員一起調(diào)查、走訪、座談、討論、到上級(jí)主管部門(mén)摘抄和復(fù)制有關(guān)歷史檔案資料，豐富了我校檔案館檔案資源，提升了我校檔案館檔案歸檔系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作進(jìn)程。2013年，我校舉行建校65周年校慶，檔案館負(fù)責(zé)校史展的展臺(tái)布置工作，我們從選展材料到展臺(tái)的擺放都精心研究，提供了檔案資料205件，照片檔案319張，這些寶貴的歷史資料，作為活生生的教材展示給人們，充分顯示了檔案的現(xiàn)實(shí)作用和長(zhǎng)遠(yuǎn)作用。

二、做好學(xué)校檔案管理工作的策略

1.新入館檔案不欠賬

要使檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須抓好文件材料的形成。把好檔案入館關(guān)，確保檔案完整齊全。因些，檔案部門(mén)的工作應(yīng)協(xié)同文書(shū)部門(mén)和學(xué)校各職能部門(mén)，做好文件材料形成、積累和歸檔工作，按照歸檔原則、要求和方法進(jìn)行具體的幫助和指導(dǎo)。在歸檔工作中，首先要看文件材料是否齊全完整，然后注意文件材料的歷史聯(lián)系，把好質(zhì)量關(guān)，既要保證新入館檔案完整，又要避免有文無(wú)檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.歷史疑漏補(bǔ)上去

我校檔案曾遭到很大破壞。最近，一些老畢業(yè)生來(lái)館查檔案，辦理退休，因檔案存檔不全，有的畢業(yè)生沒(méi)有查到個(gè)人信息，所以待遇沒(méi)有落實(shí)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，經(jīng)學(xué)校研究決定，召開(kāi)當(dāng)年各班班主任及畢業(yè)生代表座談會(huì)，幫助回憶各班級(jí)學(xué)生情況。通過(guò)多方努力，這方面的材料基本補(bǔ)充齊全，使檔案得到充實(shí)，畢業(yè)生待遇問(wèn)題也得到了解決。

3.做好檔案信息反饋工作

我館從1990年開(kāi)始，為了更好地發(fā)揮檔案的作用，向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)，及時(shí)改進(jìn)管理方法，制訂查檔信息反饋表，凡是到館查檔人員，查完后都得按要求填寫(xiě)，到一定時(shí)間進(jìn)行匯總，這樣通過(guò)信息反饋，我們看到了檔案利用的效果和經(jīng)濟(jì)效益，并且得到了良好建議，這項(xiàng)工作一直保持至今，效果非常好。

4.提高檔案工作人員自身水平

加強(qiáng)檔案人員的自身業(yè)務(wù)水平，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

（1）提高自身的政治思想素質(zhì)

政治思想素質(zhì)高是對(duì)檔案工作者的基本要求，也是愛(ài)崗敬業(yè)的思想基礎(chǔ)。因此，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)自身世界的改造，以高度的政治責(zé)任感，把滿腔心血傾注到檔案事業(yè)中去，為檔案事業(yè)作貢獻(xiàn)。

（2）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高館員專業(yè)技能

檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平，在工作中要做到向書(shū)本學(xué)習(xí)，提高解決新、難問(wèn)題的能力。向同行學(xué)習(xí)，使自己的知識(shí)盡可能地廣一些，達(dá)到專業(yè)知識(shí)理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，打下扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，將實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)上升到理論，檔案工作才能有所發(fā)展和創(chuàng)新。

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