淺談文獻(xiàn)數(shù)字化加工中的質(zhì)量控制

楊敏黎

摘 要：本文結(jié)合民國時(shí)期期刊全文數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，介紹了文獻(xiàn)數(shù)字化加工過程中質(zhì)量控制的途徑與方法，提升管理水平，有效保障產(chǎn)品數(shù)據(jù)質(zhì)量，使數(shù)字資源能更好地服務(wù)廣大讀者用戶。

關(guān)鍵詞：文獻(xiàn)數(shù)字化加工；質(zhì)量控制；民國期刊數(shù)字化項(xiàng)目

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的臨近，數(shù)字化加工也被運(yùn)用到越來越多的領(lǐng)域，早在多年前，上海圖書館就開展了文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，在搶救珍貴史料文獻(xiàn)的同時(shí)，也推出了不少極具學(xué)術(shù)價(jià)值和史料價(jià)值的數(shù)字化加工產(chǎn)品，如《民國時(shí)期期刊全文數(shù)據(jù)庫（1911～1949）》等。這些數(shù)字化加工成果不僅豐富了報(bào)刊數(shù)字資源，也為廣大讀者用戶進(jìn)行學(xué)術(shù)研究帶來了便利。如何確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，使數(shù)字資源能更好地服務(wù)用戶無疑成為文獻(xiàn)數(shù)字化加工制作中的重中之重。本文將結(jié)合民國時(shí)期期刊全文數(shù)字化項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱：民國期刊數(shù)字化）開展六年來的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，分析探討提高數(shù)字化加工質(zhì)量的途徑與方法，使數(shù)字化加工的管理更科學(xué)化、系統(tǒng)化，從而有效控制數(shù)字化加工的質(zhì)量，推動(dòng)數(shù)字資源建設(shè)發(fā)展。

1 注重標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，形成規(guī)范體系

標(biāo)準(zhǔn)是科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，加工標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)成為保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的第一要素，基于民國期刊“品種繁多，內(nèi)容復(fù)雜多變”的特點(diǎn)，在民國期刊數(shù)字化項(xiàng)目開展中我們始終投入了大量時(shí)間和人力，不斷總結(jié)歸納，建立完善以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為主體核心、以管理標(biāo)準(zhǔn)為支撐、以工作標(biāo)準(zhǔn)為保障的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，為數(shù)字資源的開發(fā)在質(zhì)與量兩方面提供技術(shù)規(guī)范和準(zhǔn)則，使數(shù)字化項(xiàng)目在各個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循。僅數(shù)字化加工制作方面，在《篇名類文檔制作標(biāo)準(zhǔn)》、《篇名類圖像制作標(biāo)準(zhǔn)》等大類標(biāo)準(zhǔn)下，我們還細(xì)化了一些特殊情況的標(biāo)準(zhǔn)，如《漢字處理規(guī)范》、《公文類期刊制作標(biāo)準(zhǔn)》、《畫報(bào)類期刊制作標(biāo)準(zhǔn)》、《符號(hào)著錄規(guī)范》等，解決加工人員無據(jù)可依的問題。除了細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)外，我們也會(huì)結(jié)合讀者體驗(yàn)及用戶反饋信息來不斷補(bǔ)充完善加工標(biāo)準(zhǔn)，如根據(jù)編年整理研究人員的要求制定了有關(guān)期刊封面、封底、目錄和版權(quán)頁等信息的著錄規(guī)則，在呈現(xiàn)期刊原始風(fēng)貌的同時(shí)，提高了數(shù)據(jù)質(zhì)量，方便用戶查詢研究。

2 開展調(diào)研測(cè)試，致力工藝優(yōu)化

在生產(chǎn)型企業(yè)中，工藝管理可謂技術(shù)管理的核心，是提高產(chǎn)品質(zhì)量保證?；诠に嚥淮_定性和非唯一性的特點(diǎn)，我們將工藝優(yōu)化的概念引入文獻(xiàn)數(shù)字化加工中，通過各類調(diào)研測(cè)試，不斷細(xì)化、補(bǔ)充、完善工藝流程，使其成為保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的又一核心手段。

以民國期刊數(shù)字化項(xiàng)目為例，在已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及工序流程下，我們通過問卷調(diào)研、行為觀察、樣本測(cè)試等方法，統(tǒng)計(jì)匯總加工人員年齡、性別、學(xué)歷、性格、愛好、操作習(xí)慣等信息，結(jié)合每一“工藝”的分析研究，我們進(jìn)行了多次工藝優(yōu)化，并在保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時(shí)，有效提高了生產(chǎn)效率。舉例說明，通過觀察總結(jié)加工人員的操作習(xí)慣，我們發(fā)現(xiàn)版面分析工序的員工都優(yōu)先選擇左手鍵盤右手鼠標(biāo)相結(jié)合的操作方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，基于這點(diǎn)我們對(duì)快捷鍵重新設(shè)置，默認(rèn)以鍵盤左手邊區(qū)域?yàn)橹鳎ㄈ鏏lt+A，Alt+D等），一來可以照顧到女員工手型相對(duì)較小的情況，二來可以避免遠(yuǎn)距離跨鍵操作造成的不必要差錯(cuò)；同樣情況，還存在于加工界面的調(diào)配組合中，員工可根據(jù)自身習(xí)慣將圖像與文字的顯示框上下左右隨意組合排列，以達(dá)到最佳視覺效果，緩解視覺疲勞。這些看似細(xì)小的工藝優(yōu)化，卻在實(shí)際數(shù)字化生產(chǎn)中發(fā)揮了大作用，在一定程度上保障了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3 把握源頭質(zhì)量，實(shí)施全程監(jiān)控

在民國期刊數(shù)字化項(xiàng)目中，我們將質(zhì)量監(jiān)控從一個(gè)特定點(diǎn)的描述，擴(kuò)展為一條線的概念，起始于項(xiàng)目啟動(dòng)階段，貫穿于整個(gè)生產(chǎn)加工過程中。

以我們的經(jīng)驗(yàn)來看，除卻加工標(biāo)準(zhǔn)的制定，數(shù)字化項(xiàng)目伊始的資源排查整理至關(guān)重要。一般由專業(yè)人員對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行檢查，確認(rèn)文獻(xiàn)資源是否完整，是否存在影響后續(xù)加工質(zhì)量的因素，是否存在重復(fù)資源等情況，在項(xiàng)目起始階段打好質(zhì)量的基礎(chǔ)，把好數(shù)據(jù)加工的第一關(guān)。此外，質(zhì)量監(jiān)控也不僅在加工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中進(jìn)行，而是應(yīng)穿插于整個(gè)生產(chǎn)過程中，利用專業(yè)驗(yàn)收軟件和工具，對(duì)生產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行合法性檢驗(yàn)與人工抽查檢驗(yàn)，在加工過程中發(fā)現(xiàn)潛在問題，達(dá)到有效控制質(zhì)量的效果。

4 完善員工激勵(lì)，打造專業(yè)隊(duì)伍

套用廣告語“科技以人為本”，筆者認(rèn)為在數(shù)字化質(zhì)量控制方面，員工是最關(guān)鍵因素，因此有效激勵(lì)員工，打造一支技術(shù)過硬的專業(yè)人才隊(duì)伍是數(shù)據(jù)質(zhì)量的又一保障。

實(shí)際生產(chǎn)管理中，我們發(fā)現(xiàn)非金錢激勵(lì)手段在提高員工積極性，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量方面起了顯著效果。首先，我們?yōu)閱T工提供了教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)制作、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)管理等理論，充實(shí)完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作能力和水平；其次，我們注重團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)，提供更多發(fā)展機(jī)會(huì)，培養(yǎng)優(yōu)秀員工成為數(shù)字化加工領(lǐng)域的專家；最后，借鑒美國IBM公司“百分之百俱樂部”的成果做法，采用尊重激勵(lì)的方式，每年在員工墻上專題介紹優(yōu)秀員工，并為其提供交流經(jīng)驗(yàn)的開講機(jī)會(huì)。通過這些激勵(lì)手段，我們逐步打造出了一支具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，較高的綜合素質(zhì)，高漲工作熱情的數(shù)字化加工隊(duì)伍，在業(yè)務(wù)層面保障了數(shù)據(jù)質(zhì)量，滿足數(shù)字化加工不斷發(fā)展的需要。

文獻(xiàn)數(shù)字化加工是一個(gè)長期持續(xù)的工作，其制作水平的高低，數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞，直接決定了對(duì)文獻(xiàn)資源開發(fā)的優(yōu)劣，決定了用戶的直觀體驗(yàn)感受，決定了數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品的發(fā)展未來。筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，為有效提高數(shù)字化加工質(zhì)量提出了方法，希望以此文與各同行研究探討，正視數(shù)字化加工過程中質(zhì)量控制的重要性，借鑒其他成功案例，彌補(bǔ)自身不足，為文獻(xiàn)數(shù)字化加工建設(shè)提供有效保證，使數(shù)字資源能更好地服務(wù)廣大讀者用戶。

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