淺析文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

梁曉瑩

摘 要：文書(shū)檔案管理水平是衡量單位檔案管理的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文從文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)著手，對(duì)于文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，為提升文書(shū)檔案管理水平作為參考。

關(guān)鍵字：文書(shū)檔案；工作；單位

文書(shū)檔案又稱(chēng)管理性檔案，是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值文件的總稱(chēng)。文書(shū)檔案管理工作水平直接決定著文書(shū)資料的完整和質(zhì)量。目前，不管是政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，文書(shū)檔案管理工作還存在著不少問(wèn)題，因此，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行深入研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理主要在于對(duì)資料的保存和收集，對(duì)“歷史”的記載，文書(shū)檔案管理的對(duì)象主要是發(fā)生的事件、人事、書(shū)報(bào)、文件、物品存檔、進(jìn)程記載等，主要應(yīng)用的是紙質(zhì)載體進(jìn)行記錄，然后根據(jù)不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放在檔案室中。此時(shí)的管理重點(diǎn)在借閱、收集、保存和編目編冊(cè)等工作上，保證資料安全、完整非常重要，而在檔案管理中記載歷史的作用最大，讓后人可以借鑒和引用歷史資料。與文書(shū)檔案有直接關(guān)系的就是文書(shū)工作，文書(shū)工作包括登記、收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦，以及收集、歸檔、整理和立卷文件等，這也是檔案形成的全過(guò)程。文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，文書(shū)部門(mén)把在單位活動(dòng)當(dāng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料通過(guò)整理、立卷，再由檔案部門(mén)歸檔。文書(shū)檔案的內(nèi)容豐富，是對(duì)單位各方面的真實(shí)反映和記錄，包括行政管理、黨群管理、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案等。而文書(shū)檔案的載體也多種多樣，包括單位的各種合同、責(zé)任書(shū)、協(xié)議、錄像、錄音、照片和電子檔案等。

2 文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的人數(shù)不足

因?yàn)槲臅?shū)檔案管理是近些年才開(kāi)始發(fā)展起來(lái)的，在我國(guó)的起步較晚，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠。檔案部門(mén)一直都是機(jī)關(guān)的冷衙門(mén)，在很多領(lǐng)導(dǎo)的眼里，檔案工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單、可有可無(wú)的工作，而且投入大，經(jīng)濟(jì)效益不顯著。所以，一般領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案部門(mén)的工作要求不高，檔案部門(mén)的工作人員只需能夠?qū)ξ募皶r(shí)的收集和歸檔即可，這對(duì)于文書(shū)檔案工作人員的工作積極性有嚴(yán)重的打擊。另外，領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案工作認(rèn)識(shí)的不同也會(huì)影響到文書(shū)檔案工作人員的工作質(zhì)量。

2.2 文書(shū)和檔案工作的銜接存在問(wèn)題

在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書(shū)工作和檔案管理既有其別又有聯(lián)系，是分工不同但又有統(tǒng)一性的整體，正確處理好文書(shū)工作和檔案管理才能做好文書(shū)檔案管理工作。所以，必須要文書(shū)工作和檔案管理相結(jié)合起來(lái)，建立一個(gè)一體化的管理體系，讓文書(shū)工作和檔案管理互相配合。同時(shí)，對(duì)于它們的銜接問(wèn)題正確處理，才能實(shí)施科學(xué)、有效的管理。然而，現(xiàn)在這兩個(gè)部門(mén)在銜接上存在很大問(wèn)題，檔案管理人員很少會(huì)考慮到文書(shū)工作人員，導(dǎo)致銜接過(guò)程中脫節(jié)，使單位的檔案管理在處理方法和公文格式上不夠規(guī)范、不夠標(biāo)準(zhǔn)，從而使文書(shū)檔案管理的質(zhì)量有所降低。

2.3 員工的培訓(xùn)工作還需加強(qiáng)

因?yàn)槲臅?shū)檔案工作在我國(guó)的起步較晚，重視程度不夠，很多單位存在著檔案管理工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的情況，而且也沒(méi)有上崗證，對(duì)于檔案的分類(lèi)、歸檔和立卷等工作技能不夠熟練，沒(méi)有掌握文書(shū)檔案管理的精髓，甚至連文書(shū)檔案管理工作的基本要求都達(dá)不到，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理的有效性。在有些單位還缺乏文書(shū)檔案管理的專(zhuān)員，直接由文秘兼任，從而大大降低了文書(shū)檔案工作的水準(zhǔn)，致使文書(shū)檔案的立卷不合規(guī)范、收集范圍不明確等問(wèn)題出現(xiàn)。而且，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和進(jìn)步，文書(shū)檔案管理的信息化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，員工的專(zhuān)業(yè)技能需要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，然而員工的培養(yǎng)不夠、專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)已經(jīng)嚴(yán)重滯后到了文書(shū)檔案管理工作，很難適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生一定的影響。

2.4 各部門(mén)對(duì)檔案工作的配合不夠

各部門(mén)對(duì)于檔案工作不是很配合，對(duì)于檔案管理工作的水平的提高產(chǎn)生了很大的影響，單位文書(shū)的歸檔工作需要各個(gè)部門(mén)對(duì)重要的文件資料進(jìn)行整理和收集，然而一些部門(mén)為了自己工作方面，不愿意把需要?dú)w檔的文件資料交給檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的保管。而檔案管理人員因?yàn)闆](méi)有相關(guān)職能部門(mén)的配合與支持，收集檔案工作受到阻礙，在多次催促未果的情況下，也只能不了了之，時(shí)間一長(zhǎng)，一些非常重要的文件資料就有所散失，再對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追究也為時(shí)已晚。

3 提高文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策

3.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的支持和重視

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案工作的重視程度直接影響其發(fā)展，而且在很大的程度上，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定著文書(shū)檔案管理工作人員的積極性。所以，工作人員對(duì)于文書(shū)檔案管理工作要認(rèn)真落實(shí)，不斷提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的關(guān)心、理解、支持和重視，爭(zhēng)取讓檔案工作納入當(dāng)單位全年的工作重點(diǎn)和總體工作規(guī)劃中去，加大對(duì)于檔案設(shè)備的資金投入，向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的方面邁進(jìn)，由被動(dòng)的提供檔案工作資料變?yōu)橹鲃?dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提升檔案服務(wù)工作的前瞻性和主動(dòng)性。讓文書(shū)檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用，有效提升單位文書(shū)檔案管理工作的水平，為自身工作的開(kāi)展和進(jìn)行提供充分的保障。

3.2 做好文書(shū)工作和檔案工作的規(guī)范銜接

在文書(shū)檔案管理工作中，文件是檔案的基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量直接影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案。所以，文書(shū)部分規(guī)劃化是文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，這就要求相關(guān)人員做好文書(shū)工作和檔案工作的規(guī)范銜接，做好文書(shū)資料的歸檔和立卷。另外，要努力實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的一體化管理，讓檔案管理能夠在一個(gè)有序、規(guī)范的范圍中進(jìn)行，而且要加強(qiáng)文書(shū)人員對(duì)文書(shū)資料質(zhì)量的重視程度，如紙張大小、文字格式、書(shū)寫(xiě)顏色、修改及批閱等，都要有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并且嚴(yán)格要求按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，對(duì)于文件的收發(fā)要進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的記錄和登記，發(fā)現(xiàn)文件缺失要及時(shí)查找，并對(duì)上級(jí)部門(mén)進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)，保證文件資料的完整，從而有效提升文書(shū)檔案管理的效率。

3.3 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

目前，我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作人員的水平參差不齊，隊(duì)伍不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響到了文書(shū)檔案管理工作的整體水平。文書(shū)檔案管理工作不僅要求管理人員具備相應(yīng)的知識(shí)基礎(chǔ)，更有要廣闊的知識(shí)面，所以對(duì)于他們的培訓(xùn)顯得非常重要。對(duì)于國(guó)外成功的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)借鑒學(xué)習(xí)，定期開(kāi)展檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)課程。隨著科技的發(fā)展，文書(shū)檔案管理模式也發(fā)生了巨大的改變，這就要求管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理檔案的能力，能夠熟練應(yīng)用辦公軟件進(jìn)行電子資料和文件的制作、使用、維護(hù)，努力提升他們的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而建立出一支高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍。

3.4 加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作，做好文書(shū)檔案的收集工作

在文書(shū)檔案當(dāng)中，有很多利用價(jià)值高的檔案來(lái)源于各部門(mén)。所以，與各部門(mén)之間加強(qiáng)協(xié)作，對(duì)于檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)不斷完善，是檔案部門(mén)工作的重點(diǎn)。檔案員需要經(jīng)常到各部門(mén)走動(dòng)，獲取相關(guān)信息，加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，保證檔案收集工作的順利暢通，從而獲取并收集有價(jià)值的信息資料，發(fā)揮檔案部門(mén)的重要作用。

4 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作直接關(guān)系到檔案資料的完整，這就要求單位加強(qiáng)對(duì)文書(shū)管理工作的重視、強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平、各部門(mén)加強(qiáng)協(xié)調(diào)與合作、增加管理人員的培訓(xùn)，確保文書(shū)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而充分發(fā)揮文書(shū)檔案的功能，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益提供有效的保障。

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