學校檔案管理信息化建設“失范”與相關對策分析

摘 要：隨著教育體系改革的不斷深入，學校檔案管理的要求也越來越嚴格，隨著科學技術的快速發(fā)展，學校檔案管理中使用信息技術應用的地方越來越。但是目前在學校檔案管理信息化建設的過程中出現(xiàn)了很多問題，因此，我們必須要采取必要的改進措施，解決檔案管理信息化過程中存在的問題，不斷提高信息化建設效率。

關鍵字：檔案管理信息化建設；存在問題；措施

1 引言

學校檔案管理是學校所有管理項目的組成部分之一，并且在學校建設和發(fā)展過程中起十分重要的作用。目前，在管理檔案工作中，使用先進的信息技術能夠更好的進行管理。隨著教育體系改革的不斷深入，檔案管理是信息化建設中最重要的一部分，檔案管理信息化是目前檔案管理工作中的重點。要想使檔案信息化建設合理正常的進行，必須要仔細分析檔案信息化建設中存在的各種問題，然后采取一系列相關的有效措施解決這些問題，來促進信息化建設。

2 檔案管理信息化建設的重要含義

檔案管理信息化是指利用檔案的憑證作用，更能充分發(fā)揮檔案信息的功能，來實現(xiàn)檔案信息數字化和傳遞信息化的社會價值。檔案管理信息化建設主要包括以下三個方面的內容：

（1）檔案信息數字化。檔案信息的數字化主要指的是利用數據庫技術、高速掃描技術以及其他技術手段，把以往的檔案文件（包括聲像、文字）和已保存的電子檔案重新整理好，將所有類型的檔案信息文件綜合在一起，組成有一定結構的檔案信息文件系統(tǒng)。其中檔案信息數字化應遵守的規(guī)范性、效益性、安全性三個原則。

（2）檔案的網站建設。檔案網站是為公共信息服務所創(chuàng)辦的一個網站平臺，主要是以主頁方式為人們服務，在該網站上我們還會開展檔案宣傳工作。建設檔案網站不僅具有服務、交流還有宣傳工作，檔案網站包含的主要內容有：管理機構信息、資源信息、服務社區(qū)信息、工作信息等等。

（3）數字檔案館的建設。建立數字檔案館的作用主要是方便管理檔案信息，并能方便快捷的使用電子網絡遠程系統(tǒng)獲得需要的檔案信息。

3 分析學校檔案信息化建設過程中存在的問題

（1）很多學校對檔案管理信息化建設重視程度不夠，沒有深刻認識到檔案信息化建設的重要意義，以致于在應用信息技術方面投入的精力不夠，由于很多學校檔案管理的基礎設施過度落后，不能和現(xiàn)代的科學信息技術很好的連接起來，因此，在使用信息化管理建設中難免出現(xiàn)不匹配現(xiàn)象。

（2）檔案管理信息化建設沒有明確的目標，只知道采用信息技術，卻不知道用這些技術來做什么工作，具體應用在哪些方面都不了解。

（3）檔案管理中關于信息存儲采用的技術比較落后，一定程度上影響了檔案管理信息化建設。很多學校的檔案管理部門使用的基礎設施較落后，它們以往的檔案管理信息存儲的技術不能滿足現(xiàn)在信息化建設的新要求。學校大部分檔案在當初存儲時沒有進行標準化和規(guī)范化處理，這些都使得信息化管理難度加大，不能使信息化建設順利進行。

（4）一些研究信息技術專業(yè)的工作人員對學校檔案信息管理工作不了解，他們只是精通信息技術的研究，卻不清楚學校檔案管理系統(tǒng)的具體內容。然而學校管理檔案的工作人員卻又不了解信息技術，不能很好地把信息技術應用到檔案管理中去，這就使得人員和設備不能同時發(fā)揮他們最大的作用，他們的潛能得不到極致的發(fā)揮。因此，也就降低了信息化建設效率。

（5）檔案管理是需要使用一些管理軟件的，但是，由于這些軟件的一些功能較為落后，導致它們不能適應檔案管理信息化建設的要求，即使它們有一些基本的性能功能，也不能完全適用于現(xiàn)代的信息化建設。

（6）檔案信息管理系統(tǒng)安全性低，在檔案信息化建設中會使用網絡進行管理，因此必定會和網絡聯(lián)系緊密，但是網絡總是缺乏安全性，沒有合理的監(jiān)督手段，一些惡意網站會竊取上傳的檔案信息。學校對網絡管理人員的專業(yè)性要求不高，一般是由本校的計算機老師代替監(jiān)管，所以會因為管理人員的專業(yè)水平有限而導致管理系統(tǒng)的安全性得不到保證。

（7）由于政府對學校檔案信息管理工作不夠重視，并沒有把學校檔案信息管理工作和政府工作同等對待，管理體制不合理，對學校管理檔案信息的工作缺乏合理的指導和檢查。

4 解決檔案管理信息化建設問題的相關措施

為了解決在檔案信息化建設中出現(xiàn)的種種問題，我們必須要采取以下措施：

（1）加強檔案管理人員的思想認識，提高他們的工作認真態(tài)度，全心全意做好自己所屬的管理工作。政府部門必須要重視學校檔案管理信息化建設，認識到該工作項目的重要性，強化他們的理念認識，并合理指導學校的檔案管理信息化建設。另外，有關部門必須要完善相關的管理制度，修改其中不合理的地方，保障信息化建設順利地進行。

（2）在檔案信息化建設過程中，我們要加大精力和經費的投入，在調用資金時，要和相關部門的領導統(tǒng)一意見，并采取最合理有效的方案，不僅能推動項目的進行，也能減少不必要資金的投入。

（3）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提高他們的綜合素質，進而提高管理人員的工作效率，促進檔案信息化建設的進程。管理人員是檔案信息化建設過程中最重要的因素，所以我們必須要加強管理人員內部建設，加強培養(yǎng)他們的專業(yè)水平。在挑選檔案管理人員時，由于檔案信息化建設中引進了先進的信息應用技術，所以我們更傾向于選擇計算機專業(yè)的人才。平時，還要對他們進行定期培訓，不僅培訓他們掌握專業(yè)基礎知識和管理技能，還要培訓他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，使他們具有優(yōu)秀的專業(yè)知識技能、相關的科學文化知識、較高的道德修養(yǎng)和高度責任感。

（4）加強監(jiān)督檔案管理信息化建設的力度。每所學校的檔案信息管理是學校所有的管理項目中重要的一部分，檔案管理信息化建設對學校檔案管理發(fā)展及其他各項工作都具有很大的推動作用。在檔案信息化建設過程中建立合適的管理制度，明確各階層工作人員的工作，加大監(jiān)督力度和懲罰力度。

（5）加強各個部門的資源共享，相互合作。每個學校都應該建立完整的校園信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各個部門統(tǒng)一管理，并且能夠充分地利用學校的各類資源，達到優(yōu)勢互補。不僅能減少資源的重復使用和浪費，還能促進各個部分之間的聯(lián)系與交流，解決學校綜合管理空間不足的情況。

（6）加強檔案信息化建設的安全保障措施。檔案信息化建設過程中使用了不少的網絡信息技術，因此和網絡聯(lián)系的十分緊密。網絡發(fā)展的十分迅速，網絡上既有供我們需求的大量信息，也有一些不安全的網站和違法的信息。網絡安全問題是我們一直擔心的問題，要是安全得不到保證，學校的檔案管理信息建設的安全工作也就無法順利進行下去。因此我們必須要加強監(jiān)控措施，做好一切保密工作。學校的檔案信息管理中含有每位學生的大量私人信息，一旦泄露出去，學生的人身安全甚至都有威脅。所以我們應該改善檔案信息的管理策略，提高網絡的安全系數。在登入學生檔案信息時，最好設置保密權限，完善身份認證系統(tǒng)。

5 總結

檔案管理信息化建設目前在我國教育事業(yè)中起很重要的的作用，并且對我國教育改革新要求有很重要的意義。但是，每個學校在管理檔案信息時卻出現(xiàn)了不少問題，非常不利于檔案管理信息化的建設。每個學校都應該仔細分析出本校在檔案信息管理建設中存在的問題，并根據不同問題制定相應的解決方案。盡量投入更多的精力和經費來解決那些問題，使檔案管理信息化建設順利的進行下去。

參考文獻

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作者簡介

陳航（1983—），男，漢族，山東省菏澤醫(yī)學?？茖W校。