試論檔案工作被輕視的原因及建議

羅翠純

摘 要：檔案工作傳統(tǒng)上為人們所輕視，有重要的歷史原因、現(xiàn)實(shí)與自身因素，現(xiàn)階段如何完善檔案工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，提升檔案意識(shí)，完善相關(guān)制度并積極借助信息化革命，實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：檔案；輕視；完善

1 檔案工作及其受輕視表現(xiàn)

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。在信息化的今天，檔案作為一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體，在人們的生產(chǎn)實(shí)踐過(guò)程中發(fā)揮了重要的、不可替代的作用，其價(jià)值越來(lái)越受到?jīng)Q策者的重視。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。受傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)的局限性等因素的影響，檔案管理工作一度被認(rèn)為是一種缺乏技術(shù)含量的、純粹機(jī)械性的檔案采集與整理過(guò)程，與檔案在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中所發(fā)揮的重要作用或價(jià)值大異其趣?，F(xiàn)代檔案管理科學(xué)普遍認(rèn)為，檔案管理工作在傳統(tǒng)上受到了輕視或被低估，導(dǎo)致檔案的價(jià)值未能有效全面發(fā)揮，同時(shí)也制約了檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

對(duì)檔案管理工作的輕視主要表現(xiàn)為：一方面，許多部門或領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，將檔案管理作為主業(yè)外的附屬工作，沒(méi)有將其作為有效的決策信息源泉，擺在其應(yīng)有的地位加以重視，使檔案管理工作始終處于附庸地位，難有自己的發(fā)展空間與創(chuàng)新機(jī)會(huì)；還有一些單位或部門領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有檔案管理意識(shí)，甚至將一些珍貴的檔案資料隨意處理，損害、丟失、偽造或變?cè)鞕n案，致使檔案因缺乏真實(shí)性和客觀性，失去其應(yīng)有價(jià)值。另一方面，作為檔案管理工作者，缺乏相當(dāng)?shù)臋n案管理意識(shí)，沿用傳統(tǒng)落后的檔案管理方法，基本上憑自己的經(jīng)驗(yàn)管理，而不是依靠科學(xué)方法提高檔案管理水平，導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)工作中，很多管理者自己都不清楚檔案管理的目的和基本管理方式，或?qū)τ跉w檔材料往往疏于審查，導(dǎo)致部分檔案材料嚴(yán)重失實(shí)，甚至有造假現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性；或主動(dòng)收集或保管意識(shí)差，對(duì)于檔案材料明顯缺失卻瀆于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性，導(dǎo)致信息缺漏?？傊畬?duì)檔案工作存在誤區(qū)，錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，無(wú)需用心去做。

2 檔案工作被輕視的原因

2.1 傳統(tǒng)思想對(duì)于檔案工作存在偏見

檔案管理工作起源較早，原始人們用繩結(jié)記事便是檔案管理工作較為原初的表現(xiàn)形態(tài)。封建社會(huì)，檔案管理工作往往被封建統(tǒng)治者所壟斷，檔案管理淪為統(tǒng)治者的家譜與紀(jì)事，因而具有濃厚的階級(jí)屬性。檔案一般為公侯王族所有，一般秘不示人，對(duì)于統(tǒng)治階級(jí)有利的，往往被保留下來(lái)；對(duì)于其不利，往往廢棄或予以變改以迎合統(tǒng)治者的意旨，使得檔案缺乏基本的客觀性和真實(shí)性，從而使其變?yōu)榭捎锌蔁o(wú)的東西。

2.2 文化素質(zhì)與文明程度制約了檔案管理工作

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于發(fā)展過(guò)渡時(shí)期，廣大人民群眾的文化素質(zhì)與文明開化程度相對(duì)還較落后，尚未對(duì)檔案管理工作的價(jià)值與作用有充分的認(rèn)識(shí)。檔案記載了一個(gè)國(guó)家或民族的發(fā)展演變歷史，是寶貴的財(cái)富和資源，但很多人還未能意識(shí)到這一點(diǎn)，處于“檔案盲”的狀態(tài)。事實(shí)上，檔案在人民的日常生產(chǎn)生活中發(fā)揮著舉足輕重的作用，在一定程度上發(fā)揮著決定性作用。比如說(shuō)打官司要有證據(jù)，作為證據(jù)的原始信息本身即是一種檔案，決定了訴訟輸贏，但現(xiàn)階段人們疏于采集保存證據(jù)，致使自身合法權(quán)益因缺乏證據(jù)支持而得不到有效保護(hù)，這與輕視檔案具有重要的關(guān)聯(lián)性，從一個(gè)方面也可以佐證現(xiàn)階段國(guó)民的文化素質(zhì)與文明程度。

2.3 檔案自身具有被動(dòng)性和滯后性

檔案作為一種記載人類實(shí)踐活動(dòng)的載體，其作用的發(fā)揮具有被動(dòng)性，是一種潛在的價(jià)值或資源，需要通過(guò)人們主動(dòng)的收集、查閱、編輯、利用，其潛在信息資源價(jià)值才能得到相應(yīng)的體現(xiàn)，如未經(jīng)主動(dòng)發(fā)掘利用，檔案的價(jià)值便無(wú)從體現(xiàn)，只能埋沒(méi)在眾多的信息碎片中，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用。檔案從一定程度上，是歷史的一種載體或變現(xiàn)形式，因而其作用的發(fā)揮只能放在歷史的角度來(lái)衡量，但這也是檔案價(jià)值滯后性的主要表現(xiàn)。檔案的價(jià)值或作用被發(fā)現(xiàn)、被重視，往往不表現(xiàn)為一時(shí)，而是在檔案形成之后的若干年、若干世紀(jì)才有所體現(xiàn)。因此，同時(shí)代的人對(duì)于檔案管理往往缺乏敏銳性和關(guān)注度，而后人因需借助前人的檔案來(lái)了解一定歷史時(shí)期的現(xiàn)實(shí)，因而對(duì)于檔案需求更為迫切，正是這種被動(dòng)性與滯后性矛盾，使得人們對(duì)于檔案既輕視、又珍惜。

2.4 對(duì)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的宣傳教育

對(duì)于檔案管理工作，很多人對(duì)此比較陌生，不清楚檔案為什么需要管理和如何管理，對(duì)于檔案管理工作與相關(guān)知識(shí)了解不夠。這與對(duì)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的宣傳教育有重大關(guān)系。傳統(tǒng)上，一般認(rèn)為檔案管理工作往往涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私等問(wèn)題，因而保密性有余而宣傳性不足，對(duì)于檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)或常識(shí)宣傳不足。而且，我國(guó)檔案專業(yè)在各高校設(shè)立較晚，專業(yè)化的教育較少，從而使整個(gè)社會(huì)對(duì)于檔案管理工作缺乏完整細(xì)致的了解。

3 現(xiàn)階段如何完善檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)檔案宣傳工作

檔案是重要的信息資源和寶貴的歷史財(cái)富，因而必須要加強(qiáng)檔案宣傳工作，通過(guò)廣泛宣傳引導(dǎo)，使公眾全面具體的了解檔案相關(guān)知識(shí)，祛除傳統(tǒng)思想對(duì)檔案工作的偏見，正確理性的對(duì)待檔案的潛在價(jià)值，把自覺(jué)保護(hù)檔案作為公民的基本義務(wù)，以高度的歷史責(zé)任感培育全社會(huì)良好的檔案工作氛圍。加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)制度的宣傳普及，使公眾充分了解檔案工作的特征、性質(zhì)、意義等，吸引公眾積極參與到檔案查詢、保護(hù)等工作中來(lái)，從而使公眾真正關(guān)心理解支持檔案工作，真正使檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用，回歸其原本地位。

3.2 提升相關(guān)人員的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是檔案管理人員或其他相關(guān)人員對(duì)于檔案及檔案管理的理解和認(rèn)知，是促進(jìn)或推動(dòng)檔案工作不斷發(fā)展的重要精神動(dòng)力。一方面，要立足強(qiáng)化單位或部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，不僅要轉(zhuǎn)變過(guò)去對(duì)檔案管理的輕視，而且要切實(shí)將檔案工作納入重要議事日程，帶頭學(xué)習(xí)研究檔案工作法律法規(guī)與相關(guān)制度，實(shí)實(shí)在在地解決檔案工作中存在的問(wèn)題和困難，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)示范帶頭作用，從上到下提升檔案工作意識(shí)；另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其文化素質(zhì)和檔案意識(shí)，通過(guò)不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法， 掌握現(xiàn)代化檔案管理方法，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源價(jià)值有效發(fā)揮。

3.3 完善檔案管理制度

現(xiàn)階段，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度是推動(dòng)檔案工作提質(zhì)效、上水平的重要舉措。一方面，要不斷完善檔案管理責(zé)任制度，落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。另一方面，完善管理人員競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算保障制度，切實(shí)保障檔案管理的相關(guān)耗材供給，保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從硬件和軟件兩個(gè)方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.4 不斷提升檔案管理信息化水平

傳統(tǒng)上，檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，因而受到一部分人的輕視。但隨著信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來(lái)傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高檔案管理信息化水平，成為當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的目標(biāo)和方向。借助信息技術(shù)，可以更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)和管理成本，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

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