文書檔案管理中的缺失及對(duì)策探討

李麗

摘要：文書檔案管理水平是一個(gè)單位綜合能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)，高效的文書檔案管理對(duì)單位的發(fā)展能起到一定推動(dòng)作用。本文通過(guò)對(duì)文書檔案管理中出現(xiàn)的缺失進(jìn)行分析，并提出改善措施，希望對(duì)文書檔案管理的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：文書工作 檔案管理 缺失

文書檔案是在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)中，應(yīng)用于行政管理事務(wù)的一種檔案匯集。包括命令、決定、通知、批復(fù)、會(huì)議記錄等文件檔案，包含著相關(guān)機(jī)構(gòu)的重要信息。

一、文書檔案管理的特征

文書檔案管理的主要工作是收集和保存檔案文件，所接觸的文件大多是已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事件記錄，主要保存對(duì)象是文件、存根、物品存檔記錄或書報(bào)等，主要管理方法是使用紙質(zhì)或其他載體進(jìn)行保存錄入，所有文件檔案分門別類地保存在檔案室中。由于資料多是關(guān)于相關(guān)機(jī)構(gòu)的發(fā)展信息，所以文件管理的系統(tǒng)性、完整性、安全性很重要。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是與文書檔案管理直接發(fā)生聯(lián)系的工作。所以文書工作的質(zhì)量直接影響到相關(guān)單位的檔案管理的整體質(zhì)量。

二、當(dāng)前文書檔案管理的缺失情況

（一）文書工作和檔案管理工作脫節(jié)

文書工作是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是實(shí)際工作中，文書工作和檔案工作往往不相往來(lái)，管理上脫節(jié)，導(dǎo)致銜接不暢。

（二）文書檔案歸檔不完整

當(dāng)前文書檔案管理工作的后續(xù)保存存在兩種問(wèn)題，一種是只在電腦或光盤中保存文書檔案，一旦電腦或光盤損壞，信息將得不到保存。另一種是只保存文字性的文件，沒(méi)有在電腦中備份，這種方式也不利于文件的安全性。

（三）文書檔案管理工作不夠重視

由于文書檔案管理工作的見(jiàn)效慢，需要之處較少，所以雖然單位知道文書檔案管理工作的重要，卻不重視文書檔案管理的實(shí)際操作。往往只對(duì)工作人員的工作效率作要求，對(duì)工作質(zhì)量不聞不問(wèn)。

（四）文書檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高

大多數(shù)文書檔案管理工作人員都沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于文書檔案管理的重要性和管理技巧不熟悉，文書檔案管理往往應(yīng)付性地工作，缺乏發(fā)展的眼光，甚至很多文書檔案管理不符合規(guī)定，記錄不完整。

三、應(yīng)對(duì)文書檔案管理中的缺失的對(duì)策

面對(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作的重要缺失，提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略：

（一）提高文書檔案管理的地位

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案管理工作人員的積極態(tài)度又能增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的認(rèn)識(shí)。兩者良性循環(huán)，互相推進(jìn)。文書檔案管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作中的新看法，向領(lǐng)導(dǎo)宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步加深，爭(zhēng)取將文書檔案管理工作進(jìn)入單位的全年工作規(guī)劃和工作重點(diǎn)中，對(duì)檔案管理工作加大投入，在積極向領(lǐng)導(dǎo)提供材料的過(guò)程中轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)主動(dòng)參考文書檔案。

（二）對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

大多數(shù)文書檔案管理工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)過(guò)了專業(yè)學(xué)習(xí)的工作人員也不能接受定期繼續(xù)教育，及時(shí)更新文書檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)，這就使業(yè)務(wù)水平滯后、工作能力不強(qiáng)，跟不上社會(huì)發(fā)展，也不能給單位提供良好的文書檔案服務(wù)。因此，單位應(yīng)對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員深入學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，并將知識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐。隨著社會(huì)發(fā)展，電腦辦公越來(lái)越走入人們的視野，文書檔案管理工作也應(yīng)加強(qiáng)辦公現(xiàn)代化，對(duì)文書檔案管理人員的相關(guān)技能進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，使工作人員熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，充分利用新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將文書檔案管理工作做到極致。這樣才能形成一個(gè)業(yè)務(wù)熟練、服務(wù)優(yōu)良、有責(zé)任心的文書檔案管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的銜接

文書工作是檔案工作的前提，兩者工作內(nèi)容雖然不同，但是工作內(nèi)容的聯(lián)系卻密不可分。文書工作的高效、高質(zhì)是提高文書檔案管理的重要因素，文件的處理情況對(duì)于文書檔案管理的總體質(zhì)量有很大影響。文書工作人員在整理文書時(shí)應(yīng)考慮到檔案工作的開(kāi)展，檔案工作人員也應(yīng)對(duì)文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查，使文書工作和檔案工作的銜接更加緊密，加強(qiáng)文書資料的立卷工作，使文書檔案管理工作一體化。使文書檔案管理工作更加高效、規(guī)范，提高整體管理水平。

（四）實(shí)施紙質(zhì)文件和電子檔案的雙套管理

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透進(jìn)辦公領(lǐng)域，進(jìn)入文書檔案管理工作的視野。紙質(zhì)文件更利于長(zhǎng)久保存，它的穩(wěn)定性、安全性決定了它一直是文書檔案管理的重要載體。電子文件作為新興的文書檔案管理手段，具有占空間小，分門別類整理的效率高，取用方便等優(yōu)點(diǎn)。文書檔案工作人員可以在收集紙質(zhì)文件的同時(shí)建立相應(yīng)的電子檔案，電子檔案的建立應(yīng)強(qiáng)調(diào)規(guī)范性、系統(tǒng)性，使用方便。在雙重管理下加強(qiáng)文書檔案的安全性。

（五）調(diào)整文書檔案的內(nèi)容

文件資料是文書檔案工作的主要對(duì)象，收集、檢查、統(tǒng)計(jì)、保存、取用是文書檔案管理工作的主要內(nèi)容。文書檔案收集工作可以適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，不僅收集現(xiàn)有的文件，還應(yīng)將眼光投向細(xì)節(jié)性的、揭示性的資料，使文書檔案更有實(shí)用性，豐富文書檔案的功能性。

四、結(jié)束語(yǔ)

領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案的規(guī)范化，提高文書檔案的利用率，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供參考和更合理的決策。

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