通訊管線建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性衡量標(biāo)準(zhǔn)及判別方法芻議

田煜

摘 要：完整性是決定建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提，是對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查驗(yàn)收時(shí)重點(diǎn)關(guān)注的指標(biāo)之一。文章結(jié)合通訊管線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐，試對(duì)項(xiàng)目檔案完整性的衡量標(biāo)準(zhǔn)和判別方法進(jìn)行探討，并提出幾點(diǎn)注意事項(xiàng)，以期為項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收等工作提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；完整性；標(biāo)準(zhǔn)；方法

完整性是評(píng)價(jià)通訊管線建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”）質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提，在項(xiàng)目檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)體系中占有舉足輕重的地位。但由于不同地域、不同行業(yè)、不同投資標(biāo)的項(xiàng)目檔案的內(nèi)容構(gòu)成千差萬別，對(duì)其完整性的判斷顯得力不從心。那么，完整性究竟有無一個(gè)客觀具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，有無判別完整性的科學(xué)有效的方法，在判別完整性時(shí)應(yīng)注意哪些問題，筆者結(jié)合通訊管線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐，總結(jié)了“三個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)、四個(gè)判別方法、五點(diǎn)注意事項(xiàng)”，下面就此問題進(jìn)行一些探討。

1 項(xiàng)目檔案完整性的衡量標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目檔案完整性是指反映項(xiàng)目建設(shè)過程和工程概貌，對(duì)維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建等工作具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的各種形式的文字、圖表、聲像等材料的齊全、完整程度。項(xiàng)目檔案完整性的衡量標(biāo)準(zhǔn)盡管“仁者見仁，智者見智”，但筆者認(rèn)為只有同時(shí)滿足以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，才能稱之為完整。

1.1 歸檔內(nèi)容齊全。從宏觀上看，歸檔內(nèi)容齊全包括兩個(gè)層面的含義：一是縱向上從工程立項(xiàng)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)各個(gè)階段，橫向上包括土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程以及竣工驗(yàn)收歸檔移交等專業(yè)性工作，應(yīng)當(dāng)形成的文件材料需完整留下原始記錄，不能只完成建設(shè)任務(wù)卻沒有同步形成相關(guān)項(xiàng)目檔案。二是項(xiàng)目各階段、各專業(yè)形成的有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)及時(shí)收集齊全，進(jìn)行系統(tǒng)整理后歸檔。從微觀上看，歸檔文件不能缺張少頁、遺漏附件、破損污漬；歸檔文件應(yīng)辦理完畢，各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整，不能缺項(xiàng)漏項(xiàng)。

1.2 載體形態(tài)完整。現(xiàn)代技術(shù)條件下的項(xiàng)目檔案種類多種多樣，載體形態(tài)各異。在確保傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，應(yīng)注意查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體形態(tài)的項(xiàng)目檔案，與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子文檔，以及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的實(shí)物檔案等是否完整，不能拘泥于收集紙質(zhì)載體的項(xiàng)目檔案。

1.3 法定手續(xù)完備。項(xiàng)目審批、工程施工、監(jiān)理及驗(yàn)收等都應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，作為開展各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)的依據(jù)。同時(shí)，項(xiàng)目檔案的法定效用是通過履行一定的生效手續(xù)來實(shí)現(xiàn)的，沒有文件制發(fā)單位印章、負(fù)責(zé)人簽字等法定生效手續(xù)的文件是不具備法定效力的。一些項(xiàng)目檔案存在責(zé)任人簽名不規(guī)范，忽略簽字日期和簽署意見、遺漏竣工圖章等情況，不便于日后的使用和考證。因此，判別項(xiàng)目檔案的完整性既要重視審批手續(xù)的完備，又要確保其印章、簽字等生效手續(xù)的清楚、規(guī)范和完整。

2 項(xiàng)目檔案完整性的判別方法

2.1 對(duì)照法。對(duì)照法就是對(duì)照項(xiàng)目檔案歸檔范圍、建設(shè)流程和參建單位名單，逐一篩查是否將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件收集齊全，如有遺漏應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。首先，對(duì)照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，特別是建設(shè)項(xiàng)目所屬行業(yè)制定的歸檔要求和歸檔范圍，逐項(xiàng)對(duì)照歸檔文件是否齊全、完整。其次，對(duì)照基本建設(shè)的程序，判斷“從工程立項(xiàng)、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收全過程中”形成的文件材料是否齊全。[1]最后，對(duì)照參建單位名單，逐一判斷每個(gè)單位形成的與其承擔(dān)的建設(shè)任務(wù)相關(guān)的文件材料是否完整。

2.2 按圖索驥法。按圖索驥法是指在項(xiàng)目檔案管理中根據(jù)已有文件提供的線索去尋找另外文件的方法。這種方法主要應(yīng)用于以下三類文件涉及的線索：①項(xiàng)目檔案中的設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)，或者一階段設(shè)計(jì)，都在設(shè)計(jì)文件說明中列出了設(shè)計(jì)依據(jù)。②項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議文件，包括初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件中詳細(xì)列出了項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)，包括立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)等文件的名稱及其批準(zhǔn)文件的名稱、文號(hào)和責(zé)任者，以及各類合同的簽訂情況等。③建設(shè)單位為內(nèi)部或外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提供的項(xiàng)目檔案清單中也詳細(xì)列舉了建設(shè)過程中形成的主要文件材料名稱，為順利通過審計(jì)創(chuàng)造條件。因此，我們按圖索驥，順藤摸瓜，根據(jù)上述項(xiàng)目檔案提供的線索，逐一驗(yàn)證被提到的文件在歸檔時(shí)是否齊全、完整。

2.3 關(guān)聯(lián)法。建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)程序和環(huán)節(jié)形成的項(xiàng)目檔案有其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律和銜接特性，是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、有機(jī)聯(lián)系的整體，通過抽絲剝繭，理清項(xiàng)目檔案之間的相互關(guān)系，來判斷項(xiàng)目檔案是否完整，謂之為“關(guān)聯(lián)法”。例如：在竣工技術(shù)文件里發(fā)現(xiàn)了設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容，就可以通過關(guān)聯(lián)法查找原設(shè)計(jì)的相關(guān)內(nèi)容、設(shè)計(jì)變更的審批手續(xù)、設(shè)計(jì)變更的具體內(nèi)容、設(shè)計(jì)變更后的竣工圖紙修改或重新繪制情況等，據(jù)此判斷與之相關(guān)的各類文件是否齊全、完整。

2.4 重點(diǎn)關(guān)注法。重點(diǎn)關(guān)注法是指在項(xiàng)目檔案管理過程中由于主客觀因素的影響，容易被忽視，或者收集難度較大，在以往的項(xiàng)目檔案檢查、驗(yàn)收時(shí)經(jīng)常存在問題的一些文件材料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。具體包括：①項(xiàng)目論證階段由于尚未正式納入建設(shè)程序，形成的文件材料容易散失，應(yīng)檢查項(xiàng)目論證階段的文件是否齊全。②委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的政府采購招標(biāo)文件應(yīng)注意及時(shí)收集。③設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料中的地質(zhì)、地形、氣象、水文等材料在完成正式設(shè)計(jì)后容易被忽視，應(yīng)收集歸檔。④設(shè)備開箱驗(yàn)收單、出廠檢測(cè)報(bào)告、合格證、安裝調(diào)測(cè)記錄等項(xiàng)目檔案，常由維護(hù)人員個(gè)人保管，應(yīng)把原件歸檔，復(fù)印件供維護(hù)人員使用。⑤由于光盤、移動(dòng)硬盤等新型載體在工程建設(shè)中廣泛應(yīng)用，應(yīng)檢查這些非紙質(zhì)載體文件是否轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)載體，并完整歸檔。⑥對(duì)于引進(jìn)設(shè)備的出境、出國培訓(xùn)考察形成的項(xiàng)目檔案，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)收集歸檔，避免個(gè)人據(jù)為己有。

3 判別項(xiàng)目檔案完整性應(yīng)注意的幾個(gè)問題

3.1 正確處理完整性與歸檔范圍的關(guān)系。判別項(xiàng)目文件是否應(yīng)該收集歸檔，應(yīng)以文件本身的價(jià)值為依據(jù)，而不應(yīng)片面追求齊全、完整，“眉毛胡子一把抓”，將所有與項(xiàng)目有關(guān)的文件材料不論有無價(jià)值全部收集歸檔。在保證項(xiàng)目檔案完整性的同時(shí)，應(yīng)剔除以下不屬于項(xiàng)目檔案歸檔范圍的文件材料：①項(xiàng)目論證調(diào)研階段收集的與項(xiàng)目實(shí)施有關(guān)的參考資料；②項(xiàng)目招投標(biāo)階段產(chǎn)生的投標(biāo)文件副本及未中標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)文件等；③項(xiàng)目合同副本；④項(xiàng)目建設(shè)期間為保護(hù)檔案原件而復(fù)制使用的一些文件材料等。因此，判別項(xiàng)目檔案完整性應(yīng)把好價(jià)值鑒定關(guān)，不能顧此失彼。

3.2 正確處理完整性與重復(fù)歸檔的關(guān)系。既齊全、完整又精練、實(shí)用是“低碳”視域下項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)。因此，我們既要保證項(xiàng)目檔案的完整性，又要避免將“兩份或兩份以上內(nèi)容和形式完全相同的文件”在一套項(xiàng)目檔案中歸檔。[2]同時(shí)，應(yīng)“綜合考慮項(xiàng)目檔案的重要程度、移交進(jìn)館的要求等因素，合理確定歸檔套數(shù)”。[3]避免重復(fù)的紙質(zhì)文件積少成多，增加檔案庫房壓力，大量重復(fù)的電子文件影響網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行效率和檢索質(zhì)量，造成人力物力的浪費(fèi)。

3.3 靈活把握非程式化建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性。建設(shè)項(xiàng)目雖然有嚴(yán)格的審批流程和建設(shè)程序，但不是所有項(xiàng)目的建設(shè)過程都完全按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于非程式化的建設(shè)項(xiàng)目，判斷項(xiàng)目檔案完整性時(shí)應(yīng)具體問題具體分析。比如：一些單位規(guī)定500萬元人民幣以下的投資項(xiàng)目可以不進(jìn)行可行性研究，當(dāng)然就不存在項(xiàng)目的可研報(bào)告及批復(fù)文件；《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十二條規(guī)定的必須委托監(jiān)理的五種情形之外的建設(shè)項(xiàng)目就可能存在沒有委托監(jiān)理合同和監(jiān)理報(bào)告的情況；設(shè)備供應(yīng)商直接負(fù)責(zé)安裝施工的項(xiàng)目可能不存在單獨(dú)的施工合同等。因此，在判斷項(xiàng)目檔案完整性的時(shí)候應(yīng)靈活把握，不宜生搬硬套，多與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，深入了解項(xiàng)目建設(shè)的背景和特點(diǎn)，不至于造成貽笑大方的結(jié)局，落下外行的笑柄。

3.4 建立項(xiàng)目檔案完整性倒逼機(jī)制。如實(shí)記錄項(xiàng)目建設(shè)的過程和概貌，并將有價(jià)值的文件材料歸檔保存是項(xiàng)目管理工作的重要任務(wù)。但是，由于項(xiàng)目管理制度不夠完善，監(jiān)理工作不到位，或者一些參建人員偷工減料，導(dǎo)致一些建設(shè)任務(wù)應(yīng)該形成而未形成相關(guān)的文件材料。比如施工期間的軟件功能測(cè)試、硬件安裝調(diào)測(cè)等工作進(jìn)行完了，而沒有形成相應(yīng)的測(cè)試記錄或報(bào)告，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案不完整。在此情況下，我們應(yīng)建立項(xiàng)目檔案完整性的倒逼機(jī)制，務(wù)必要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把相關(guān)檔案補(bǔ)充完整，并完善項(xiàng)目管理制度和流程，避免在以后的項(xiàng)目管理中出現(xiàn)同樣的紕漏。

3.5 遵循項(xiàng)目檔案完整性的動(dòng)態(tài)變化規(guī)律。項(xiàng)目建成后，“隨著生產(chǎn)活動(dòng)的延續(xù)，建設(shè)項(xiàng)目在使用、運(yùn)行中不斷維修和改造，還會(huì)陸續(xù)產(chǎn)生一些新的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充歸檔，確保項(xiàng)目檔案的完整性”。[4]同時(shí)，對(duì)保管期滿或者項(xiàng)目自身損耗導(dǎo)致失去繼續(xù)保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)在慎重鑒定的基礎(chǔ)上進(jìn)行剔除或更新。因此，正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案完整性的動(dòng)態(tài)變化規(guī)律，確保項(xiàng)目檔案的完整性始終與建設(shè)過程和工程概貌相一致。

4 結(jié)語

綜上所述，綜合運(yùn)用“三個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)、四個(gè)判別方法、五點(diǎn)注意事項(xiàng)”，可以形成縱橫交錯(cuò)、從內(nèi)容到形式、從整體到細(xì)節(jié)的判別體系，為項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查驗(yàn)收、進(jìn)館鑒定等工作提供參考和幫助。有利于提升項(xiàng)目檔案完整性保障措施的針對(duì)性，提高檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目檔案完整性的工作效率和準(zhǔn)確性，有助于在確保項(xiàng)目檔案完整性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和水平。

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（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2014-04-18）