基于知識(shí)挖掘的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想

牟凱旋

摘 要：檔案鑒定雖然有著成熟的理論體系和較為完整的規(guī)范，但囿于實(shí)踐取向與鑒定者能力的不同，其工作質(zhì)量與客觀性存有不足。通過知識(shí)挖掘，將檔案鑒定中的知識(shí)規(guī)范化地表述出來，然后以之為基礎(chǔ)，構(gòu)建并應(yīng)用檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，能夠以系統(tǒng)的規(guī)范化操作來提升檔案鑒定工作的質(zhì)量與客觀性。

關(guān)鍵詞：知識(shí)挖掘；檔案鑒定；系統(tǒng)

Abstract： Despite the developed theories and specifications， the quality and objectiveness of the archival appraisal is weakened by the actual situation and the disparity of the operators ability. Based on the formulation of the knowledge in archival appraisal practice by knowledge mining， maybe we can improve the quality and objectiveness of archival appraisal practice by structuring and applying an primary archival appraisal system.

Keywords： Knowledge Mining； Archival Appraisal；System

知識(shí)挖掘，是知識(shí)管理領(lǐng)域的重要內(nèi)容，是信息處理方面的新技術(shù)。知識(shí)挖掘的目標(biāo)非常明確，那就是對(duì)目標(biāo)對(duì)象進(jìn)行分析處理，進(jìn)而獲得有實(shí)際意義的知識(shí)。在信息時(shí)代，知識(shí)挖掘是非常有益的，因?yàn)樗兄趶凝嫶蟮臄?shù)據(jù)、信息中獲取有用的知識(shí)。知識(shí)挖掘的知識(shí)抽取、分析與聚類整合過程對(duì)于目前的檔案鑒定工作有著一定的啟發(fā)意義。當(dāng)前的檔案鑒定工作存在著明顯的主觀性與手動(dòng)性，其客觀性與工作效率存在著一定的不足。將知識(shí)挖掘應(yīng)用到檔案鑒定工作中，構(gòu)建有效的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，對(duì)于提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與客觀性大有裨益。

1 知識(shí)挖掘概述

1.1 概念。關(guān)于知識(shí)挖掘的定義較多，其中Usama M.Fayyyad給出的定義：“知識(shí)挖掘是從數(shù)據(jù)集中識(shí)別出有效的新穎的潛在有用的以及最終可理解的模式的非平凡過程”，被公認(rèn)為較為中肯。知識(shí)挖掘可根據(jù)信息載體的不同分為圖像知識(shí)挖掘、數(shù)據(jù)挖掘和文本挖掘。相比于已經(jīng)形成較為成熟的程序化技術(shù)方法的數(shù)據(jù)挖掘，知識(shí)挖掘領(lǐng)域目前的著眼點(diǎn)主要在于隱性知識(shí)的挖掘，尚未形成模式化的技術(shù)方法，更注重依據(jù)研究對(duì)象的特點(diǎn)，有針對(duì)性地開展具有一定主觀性的挖掘活動(dòng)。

1.2 技術(shù)方法。雖然上文述及知識(shí)挖掘與數(shù)據(jù)挖掘相比，體現(xiàn)出一定的主觀性，但是知識(shí)挖掘涉及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多種學(xué)科的技術(shù)基礎(chǔ)，這決定了它能夠以現(xiàn)代化的信息技術(shù)構(gòu)建出比傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)更具客觀性和科學(xué)性的方法體系。目前常用的知識(shí)挖掘的技術(shù)方法有聚類分析、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)方法、決策樹方法、遺傳算法、規(guī)則推理等方法。統(tǒng)計(jì)學(xué)方法與人工智能在知識(shí)挖掘中有著重要的作用，它們的應(yīng)用有助于人們通過知識(shí)挖掘?qū)Τ槿〕龅拇罅繚撛谥R(shí)進(jìn)行高效的分析。

1.3 流程。目前對(duì)知識(shí)挖掘流程的研究尚未成熟，尚未產(chǎn)生公認(rèn)的知識(shí)挖掘流程體系。一套完整的知識(shí)挖掘流程應(yīng)當(dāng)包含確定應(yīng)用領(lǐng)域、建立目標(biāo)數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)預(yù)處理、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)這幾個(gè)步驟。

2 當(dāng)前檔案鑒定的主要理論與方法

檔案鑒定理論迄今發(fā)展已經(jīng)較為成熟。早期法國(guó)在檔案管理工作中確立的來源原則和普魯士的邁斯奈爾提出的“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到保護(hù)”的觀點(diǎn)為檔案鑒定提供了初步的框架，這兩條準(zhǔn)則至今仍然適用。其后的檔案鑒定方法更為成熟，更為系統(tǒng)，對(duì)檔案鑒定工作更具現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。波蘭檔案學(xué)家卡林斯基提出了“職能鑒定論”，認(rèn)為檔案的價(jià)值取決于其產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能與地位。這一理論對(duì)檔案鑒定實(shí)踐具有重要的、突出的意義。英國(guó)檔案學(xué)家謝拉里·詹金遜根據(jù)古典檔案理論，提出檔案工作者只是檔案的保管者、保護(hù)者，不宜對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，檔案鑒定應(yīng)當(dāng)是行政人員的職責(zé)。美國(guó)的謝倫伯格在總結(jié)前人研究成果的基礎(chǔ)上提出了雙重價(jià)值鑒定理論，將檔案的價(jià)值區(qū)分為對(duì)其產(chǎn)生機(jī)關(guān)的第一價(jià)值（初始價(jià)值）和對(duì)其他利用者的第二價(jià)值（從屬價(jià)值），第二價(jià)值又分為證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。謝倫伯格的理論對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行了全新解讀，使得檔案的價(jià)值系統(tǒng)地、有層次地展現(xiàn)在人們眼前，對(duì)現(xiàn)今的檔案鑒定理論與實(shí)踐有著顯著的影響。

以上這些理論形成了檔案鑒定方面的基礎(chǔ)性理論，在此之后的檔案鑒定理論在這些理論之上有了新的發(fā)展。社會(huì)分析和職能鑒定理論是對(duì)卡林斯基職能鑒定理論的繼承與發(fā)展，其將檔案鑒定的重心放在了對(duì)檔案形成機(jī)關(guān)職能的系統(tǒng)化分析，區(qū)分不同的職能、活動(dòng)與計(jì)劃及其之間的聯(lián)系，并依其不同的重要性來對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。

總的說來，根據(jù)上述理論以及檔案工作實(shí)踐，檔案人員在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)主要依據(jù)其形成機(jī)關(guān)的職能地位或檔案本身的價(jià)值來進(jìn)行鑒定。檔案人員通過對(duì)鑒定理論的內(nèi)化，以及在實(shí)踐中的探索來對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的活動(dòng)，表明檔案鑒定活動(dòng)中存在著公認(rèn)的隱性知識(shí)，只有獲得了這種隱性知識(shí)的人員才能對(duì)檔案進(jìn)行有效的鑒定。對(duì)這種隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘有助于我們構(gòu)建檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)。

3 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想

筆者所定義的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，是基于目前的檔案鑒定理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)所構(gòu)建的一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)將此前檔案工作者鑒定檔案時(shí)所依賴的知識(shí)素養(yǎng)與工作經(jīng)驗(yàn)通過知識(shí)挖掘整合到其中，進(jìn)而依據(jù)擬定的規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行初步的鑒定，輸出鑒定結(jié)果，并將未能形成鑒定結(jié)論的檔案交由檔案工作者進(jìn)行鑒定。所謂“初級(jí)”，一方面是指這套系統(tǒng)可能尚不成熟，還需不斷完善，提高準(zhǔn)確性；另一方面是指這套系統(tǒng)在檔案鑒定工作實(shí)踐中，可能只是輔助工具，無法徹底取代人工鑒定。

但是，這套系統(tǒng)也有其積極意義?，F(xiàn)行檔案鑒定體系下，檔案形成部門以及檔案管理部門都有可能涉及鑒定工作，而檔案鑒定人員的理論素養(yǎng)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)卻是參差不齊的，即使是有著長(zhǎng)期檔案鑒定工作經(jīng)驗(yàn)的人員，也可能在實(shí)際操作中遵循著不同的標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能有損檔案鑒定的質(zhì)量與客觀性。而檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)則可以彌補(bǔ)這一不足，同時(shí)也能顯著地提高工作效率。

3.1 檔案鑒定知識(shí)挖掘。構(gòu)建檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合鑒定理論，將鑒定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)顯性化、系統(tǒng)化。檔案鑒定相關(guān)的知識(shí)非常豐富，包括檔案鑒定理論，檔案鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或細(xì)則，檔案保管期限表等顯性知識(shí)和檔案鑒定人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)。這些信息的聚集，為知識(shí)挖掘提供了條件。檔案鑒定人員經(jīng)驗(yàn)相比于其他的信息集，較為零散，但也能夠有效地記錄、組織。在檔案鑒定活動(dòng)中，無論是從檔案形成機(jī)關(guān)的職能地位，還是從檔案本身的價(jià)值來進(jìn)行鑒定，檔案鑒定的流程應(yīng)當(dāng)是固定的、系統(tǒng)的，從固定流程中的最初環(huán)節(jié)逐級(jí)向下推導(dǎo)，將各個(gè)環(huán)節(jié)所有的可能組合都記錄下來，則能基本總結(jié)出檔案鑒定相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。

在建立包含檔案鑒定相關(guān)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)其中數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可能存在冗余、錯(cuò)誤，必須去粗取精、去偽存真。其間的數(shù)據(jù)也可能只是量的堆積，而缺乏明確的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。比如檔案鑒定工作細(xì)則中可能存在著一定的行政事務(wù)性規(guī)范，這些與知識(shí)發(fā)現(xiàn)的目標(biāo)相關(guān)性較弱，應(yīng)當(dāng)降低其重要性，或者直接去除。而來自不同的檔案鑒定人員的經(jīng)驗(yàn)記錄可能存在缺乏科學(xué)性，甚至相互沖突的內(nèi)容，應(yīng)將這些經(jīng)驗(yàn)記錄進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一表述，然后對(duì)其應(yīng)進(jìn)行分析比對(duì)，謹(jǐn)慎篩選。

檔案鑒定知識(shí)挖掘的核心在于將檔案鑒定工作中的隱性知識(shí)系統(tǒng)地抽取出來，并以系統(tǒng)能夠理解的方式進(jìn)行處理與表述。在具體的檔案管理工作實(shí)踐中，檔案形成部門與檔案管理部門一般都有較為穩(wěn)定的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，檔案真?zhèn)舞b定較為少見，檔案價(jià)值鑒定是檔案鑒定工作的主要內(nèi)容。在日常的檔案鑒定工作中，檔案鑒定人員通常利用檔案保管期限表來確定檔案價(jià)值與保管期限。檔案保管期限表對(duì)不同部門、不同具體類型文件的價(jià)值與保管期限作了較為明確的規(guī)定。不同的部門，其職能輕重有別。同一部門，在處理重要性不同的具體事務(wù)時(shí)產(chǎn)生的檔案的價(jià)值也是有區(qū)別的。服務(wù)全局的部門產(chǎn)生的檔案、核心部門產(chǎn)生的檔案，其價(jià)值較高。輔助性部門、邊緣性部門產(chǎn)生的檔案的價(jià)值較低。同一部門內(nèi)部不同文件，其價(jià)值也有不同，譬如機(jī)關(guān)辦公室，年度工作總結(jié)、計(jì)劃與一般性的宣傳教育及培訓(xùn)文件的價(jià)值應(yīng)當(dāng)是有區(qū)別的，在具體的實(shí)踐操作中，其保管期限也很有可能是不同的。對(duì)于會(huì)計(jì)、設(shè)備等專門性檔案，其檔案保管期限表也對(duì)不同來源與類型文件的保管期限做出了規(guī)定。通過區(qū)分檔案的不同來源與類型能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行初步的鑒定。對(duì)于涉及多個(gè)部門或半獨(dú)立部門等檔案來源較為復(fù)雜的情況，以及在檔案保管期限表下難以對(duì)文件類型進(jìn)行歸類的情況，則需要檔案鑒定人員以其經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判定。對(duì)于某些具體的文件，譬如因應(yīng)突發(fā)性事務(wù)而成立的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件，其鑒定則需要鑒定人員對(duì)具體文件的內(nèi)容進(jìn)行判別，包括為處理該項(xiàng)事務(wù)而涉及的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)、部門職能與地位、內(nèi)容是否關(guān)乎全局工作或核心工作等幾個(gè)方面，從而來對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定。

不同機(jī)構(gòu)有不同的工作實(shí)踐情況，因而其檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可能是有區(qū)別的。但同一行業(yè)、同一業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是有共性的，是能夠進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范的。同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部，檔案管理部門與不同的檔案形成部門，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，并且在實(shí)踐中得到切實(shí)遵守。對(duì)于檔案管理部門來說，進(jìn)行前端控制，將工作延伸到檔案形成部門的文件管理工作中，必然能提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率。但在實(shí)際工作中，這很難實(shí)現(xiàn)，鮮有先例。設(shè)計(jì)一套能夠替代或輔助檔案鑒定人員開展鑒定工作的系統(tǒng)能夠提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率，保證在某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部或某行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)檔案鑒定的規(guī)范性與客觀性。

3.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想。對(duì)于檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，本文只是提出一種構(gòu)想，重點(diǎn)在于其工作模塊與運(yùn)作邏輯，并未試圖建立完整的技術(shù)框架。本文的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想，只涉及檔案的價(jià)值鑒定，而沒有涉及真?zhèn)舞b定，主要適用于紙質(zhì)檔案。

3.2.1 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能主要有來源與類型定位和內(nèi)容分析。要實(shí)現(xiàn)這兩項(xiàng)功能，需要首先建立兩套數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠區(qū)分價(jià)值層級(jí)的來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)。來源與類型定位，主要是掃描提取檔案的來源與類型信息，并與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行比對(duì)，確定其來源，以及在某一來源下的具體檔案類型，從而對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，確定其價(jià)值。檔案內(nèi)容分析，包括關(guān)鍵詞與文摘的分析。當(dāng)不能對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確定位，無法鑒定其價(jià)值時(shí)，系統(tǒng)開始進(jìn)行檔案內(nèi)容分析。對(duì)檔案的關(guān)鍵詞與文摘等信息進(jìn)行掃描提取，與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，從而確定其保管期限。

3.2.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)模塊分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)主要包含著錄模塊、鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊、檔案來源與類型定位模塊、檔案內(nèi)容分析模塊、鑒定結(jié)果輸出模塊。著錄模塊主要是根據(jù)相應(yīng)著錄規(guī)則，將紙質(zhì)檔案的標(biāo)題、時(shí)間、責(zé)任者、文種、檔號(hào)、主題詞、關(guān)鍵詞，甚至文摘等信息輸入系統(tǒng)中形成可供系統(tǒng)鑒定的基本單元。鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊將用戶著錄的檔案信息的語法規(guī)范進(jìn)行審核，并在審核通過后將其轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)能夠識(shí)別的形式。檔案來源與類型定位模塊提取檔案的來源與定位等基本信息，根據(jù)系統(tǒng)確立的檔案保管期限規(guī)則進(jìn)行定位，從而確定其價(jià)值與保管期限。對(duì)于不能進(jìn)行定位的被鑒定對(duì)象，將其關(guān)鍵詞組合與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，根據(jù)系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)中不同關(guān)鍵詞組合所對(duì)應(yīng)的價(jià)值層級(jí)，從而對(duì)被鑒定對(duì)象開展價(jià)值鑒定。若系統(tǒng)無法依據(jù)來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)對(duì)被鑒定對(duì)象進(jìn)行鑒定，直接將未能鑒定的結(jié)果發(fā)送到結(jié)果輸出模塊。

結(jié)果輸出模塊，主要是對(duì)輸出檔案鑒定的結(jié)果，區(qū)分不同檔案的保管期限，將無法鑒定的檔案反饋給用戶，同時(shí)輸出鑒定結(jié)果統(tǒng)計(jì)。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程如圖所示。

檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程圖

4 結(jié)束語

本文所嘗試構(gòu)建的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)意在通過系統(tǒng)的規(guī)范化操作，盡可能地消除因?yàn)閷?shí)踐取向與鑒定者能力的差異而導(dǎo)致的檔案鑒定工作質(zhì)量與客觀性不足的問題。檔案鑒定在本質(zhì)上是一種較為主觀性的活動(dòng)，因?yàn)闄n案價(jià)值是難以量化認(rèn)定的。經(jīng)典的檔案鑒定理論對(duì)具體檔案價(jià)值的判斷也可能不是完全一致的。對(duì)于主觀性活動(dòng)而言，無論實(shí)施主體在能力上是否對(duì)等，其結(jié)果都有可能因人而異。但是，無論這項(xiàng)工作的主觀性多強(qiáng)，在一個(gè)機(jī)構(gòu)中，其長(zhǎng)期的檔案鑒定實(shí)踐一般都能在不斷的試錯(cuò)與學(xué)習(xí)中探索出一套能夠持續(xù)運(yùn)行，且為各方接受的操作方案，盡管可能存在著一些或者能夠及時(shí)消除，或者需要不斷完善的誤差。這種方案一般是經(jīng)驗(yàn)式的，難以形成知識(shí)體系并進(jìn)行系統(tǒng)的傳承。若能對(duì)這種經(jīng)驗(yàn)式的知識(shí)進(jìn)行抽取、挖掘，并構(gòu)建一套以其為基礎(chǔ)的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)，則能消除鑒定工作中的主觀性，保證鑒定工作的質(zhì)量。當(dāng)然，筆者深知，一套所謂的鑒定系統(tǒng)并不能一勞永逸地解決鑒定工作中存在的所有問題，但希望這能提供有益的啟發(fā)。

（作者單位：武漢理工大學(xué)檔案館 來稿日期：2014-04-12）

但是，這套系統(tǒng)也有其積極意義?，F(xiàn)行檔案鑒定體系下，檔案形成部門以及檔案管理部門都有可能涉及鑒定工作，而檔案鑒定人員的理論素養(yǎng)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)卻是參差不齊的，即使是有著長(zhǎng)期檔案鑒定工作經(jīng)驗(yàn)的人員，也可能在實(shí)際操作中遵循著不同的標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能有損檔案鑒定的質(zhì)量與客觀性。而檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)則可以彌補(bǔ)這一不足，同時(shí)也能顯著地提高工作效率。

3.1 檔案鑒定知識(shí)挖掘。構(gòu)建檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合鑒定理論，將鑒定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)顯性化、系統(tǒng)化。檔案鑒定相關(guān)的知識(shí)非常豐富，包括檔案鑒定理論，檔案鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或細(xì)則，檔案保管期限表等顯性知識(shí)和檔案鑒定人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)。這些信息的聚集，為知識(shí)挖掘提供了條件。檔案鑒定人員經(jīng)驗(yàn)相比于其他的信息集，較為零散，但也能夠有效地記錄、組織。在檔案鑒定活動(dòng)中，無論是從檔案形成機(jī)關(guān)的職能地位，還是從檔案本身的價(jià)值來進(jìn)行鑒定，檔案鑒定的流程應(yīng)當(dāng)是固定的、系統(tǒng)的，從固定流程中的最初環(huán)節(jié)逐級(jí)向下推導(dǎo)，將各個(gè)環(huán)節(jié)所有的可能組合都記錄下來，則能基本總結(jié)出檔案鑒定相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。

在建立包含檔案鑒定相關(guān)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)其中數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可能存在冗余、錯(cuò)誤，必須去粗取精、去偽存真。其間的數(shù)據(jù)也可能只是量的堆積，而缺乏明確的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。比如檔案鑒定工作細(xì)則中可能存在著一定的行政事務(wù)性規(guī)范，這些與知識(shí)發(fā)現(xiàn)的目標(biāo)相關(guān)性較弱，應(yīng)當(dāng)降低其重要性，或者直接去除。而來自不同的檔案鑒定人員的經(jīng)驗(yàn)記錄可能存在缺乏科學(xué)性，甚至相互沖突的內(nèi)容，應(yīng)將這些經(jīng)驗(yàn)記錄進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一表述，然后對(duì)其應(yīng)進(jìn)行分析比對(duì)，謹(jǐn)慎篩選。

檔案鑒定知識(shí)挖掘的核心在于將檔案鑒定工作中的隱性知識(shí)系統(tǒng)地抽取出來，并以系統(tǒng)能夠理解的方式進(jìn)行處理與表述。在具體的檔案管理工作實(shí)踐中，檔案形成部門與檔案管理部門一般都有較為穩(wěn)定的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，檔案真?zhèn)舞b定較為少見，檔案價(jià)值鑒定是檔案鑒定工作的主要內(nèi)容。在日常的檔案鑒定工作中，檔案鑒定人員通常利用檔案保管期限表來確定檔案價(jià)值與保管期限。檔案保管期限表對(duì)不同部門、不同具體類型文件的價(jià)值與保管期限作了較為明確的規(guī)定。不同的部門，其職能輕重有別。同一部門，在處理重要性不同的具體事務(wù)時(shí)產(chǎn)生的檔案的價(jià)值也是有區(qū)別的。服務(wù)全局的部門產(chǎn)生的檔案、核心部門產(chǎn)生的檔案，其價(jià)值較高。輔助性部門、邊緣性部門產(chǎn)生的檔案的價(jià)值較低。同一部門內(nèi)部不同文件，其價(jià)值也有不同，譬如機(jī)關(guān)辦公室，年度工作總結(jié)、計(jì)劃與一般性的宣傳教育及培訓(xùn)文件的價(jià)值應(yīng)當(dāng)是有區(qū)別的，在具體的實(shí)踐操作中，其保管期限也很有可能是不同的。對(duì)于會(huì)計(jì)、設(shè)備等專門性檔案，其檔案保管期限表也對(duì)不同來源與類型文件的保管期限做出了規(guī)定。通過區(qū)分檔案的不同來源與類型能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行初步的鑒定。對(duì)于涉及多個(gè)部門或半獨(dú)立部門等檔案來源較為復(fù)雜的情況，以及在檔案保管期限表下難以對(duì)文件類型進(jìn)行歸類的情況，則需要檔案鑒定人員以其經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判定。對(duì)于某些具體的文件，譬如因應(yīng)突發(fā)性事務(wù)而成立的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件，其鑒定則需要鑒定人員對(duì)具體文件的內(nèi)容進(jìn)行判別，包括為處理該項(xiàng)事務(wù)而涉及的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)、部門職能與地位、內(nèi)容是否關(guān)乎全局工作或核心工作等幾個(gè)方面，從而來對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定。

不同機(jī)構(gòu)有不同的工作實(shí)踐情況，因而其檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可能是有區(qū)別的。但同一行業(yè)、同一業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是有共性的，是能夠進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范的。同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部，檔案管理部門與不同的檔案形成部門，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，并且在實(shí)踐中得到切實(shí)遵守。對(duì)于檔案管理部門來說，進(jìn)行前端控制，將工作延伸到檔案形成部門的文件管理工作中，必然能提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率。但在實(shí)際工作中，這很難實(shí)現(xiàn)，鮮有先例。設(shè)計(jì)一套能夠替代或輔助檔案鑒定人員開展鑒定工作的系統(tǒng)能夠提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率，保證在某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部或某行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)檔案鑒定的規(guī)范性與客觀性。

3.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想。對(duì)于檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，本文只是提出一種構(gòu)想，重點(diǎn)在于其工作模塊與運(yùn)作邏輯，并未試圖建立完整的技術(shù)框架。本文的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想，只涉及檔案的價(jià)值鑒定，而沒有涉及真?zhèn)舞b定，主要適用于紙質(zhì)檔案。

3.2.1 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能主要有來源與類型定位和內(nèi)容分析。要實(shí)現(xiàn)這兩項(xiàng)功能，需要首先建立兩套數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠區(qū)分價(jià)值層級(jí)的來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)。來源與類型定位，主要是掃描提取檔案的來源與類型信息，并與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行比對(duì)，確定其來源，以及在某一來源下的具體檔案類型，從而對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，確定其價(jià)值。檔案內(nèi)容分析，包括關(guān)鍵詞與文摘的分析。當(dāng)不能對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確定位，無法鑒定其價(jià)值時(shí)，系統(tǒng)開始進(jìn)行檔案內(nèi)容分析。對(duì)檔案的關(guān)鍵詞與文摘等信息進(jìn)行掃描提取，與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，從而確定其保管期限。

3.2.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)模塊分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)主要包含著錄模塊、鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊、檔案來源與類型定位模塊、檔案內(nèi)容分析模塊、鑒定結(jié)果輸出模塊。著錄模塊主要是根據(jù)相應(yīng)著錄規(guī)則，將紙質(zhì)檔案的標(biāo)題、時(shí)間、責(zé)任者、文種、檔號(hào)、主題詞、關(guān)鍵詞，甚至文摘等信息輸入系統(tǒng)中形成可供系統(tǒng)鑒定的基本單元。鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊將用戶著錄的檔案信息的語法規(guī)范進(jìn)行審核，并在審核通過后將其轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)能夠識(shí)別的形式。檔案來源與類型定位模塊提取檔案的來源與定位等基本信息，根據(jù)系統(tǒng)確立的檔案保管期限規(guī)則進(jìn)行定位，從而確定其價(jià)值與保管期限。對(duì)于不能進(jìn)行定位的被鑒定對(duì)象，將其關(guān)鍵詞組合與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，根據(jù)系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)中不同關(guān)鍵詞組合所對(duì)應(yīng)的價(jià)值層級(jí)，從而對(duì)被鑒定對(duì)象開展價(jià)值鑒定。若系統(tǒng)無法依據(jù)來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)對(duì)被鑒定對(duì)象進(jìn)行鑒定，直接將未能鑒定的結(jié)果發(fā)送到結(jié)果輸出模塊。

結(jié)果輸出模塊，主要是對(duì)輸出檔案鑒定的結(jié)果，區(qū)分不同檔案的保管期限，將無法鑒定的檔案反饋給用戶，同時(shí)輸出鑒定結(jié)果統(tǒng)計(jì)。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程如圖所示。

檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程圖

4 結(jié)束語

本文所嘗試構(gòu)建的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)意在通過系統(tǒng)的規(guī)范化操作，盡可能地消除因?yàn)閷?shí)踐取向與鑒定者能力的差異而導(dǎo)致的檔案鑒定工作質(zhì)量與客觀性不足的問題。檔案鑒定在本質(zhì)上是一種較為主觀性的活動(dòng)，因?yàn)闄n案價(jià)值是難以量化認(rèn)定的。經(jīng)典的檔案鑒定理論對(duì)具體檔案價(jià)值的判斷也可能不是完全一致的。對(duì)于主觀性活動(dòng)而言，無論實(shí)施主體在能力上是否對(duì)等，其結(jié)果都有可能因人而異。但是，無論這項(xiàng)工作的主觀性多強(qiáng)，在一個(gè)機(jī)構(gòu)中，其長(zhǎng)期的檔案鑒定實(shí)踐一般都能在不斷的試錯(cuò)與學(xué)習(xí)中探索出一套能夠持續(xù)運(yùn)行，且為各方接受的操作方案，盡管可能存在著一些或者能夠及時(shí)消除，或者需要不斷完善的誤差。這種方案一般是經(jīng)驗(yàn)式的，難以形成知識(shí)體系并進(jìn)行系統(tǒng)的傳承。若能對(duì)這種經(jīng)驗(yàn)式的知識(shí)進(jìn)行抽取、挖掘，并構(gòu)建一套以其為基礎(chǔ)的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)，則能消除鑒定工作中的主觀性，保證鑒定工作的質(zhì)量。當(dāng)然，筆者深知，一套所謂的鑒定系統(tǒng)并不能一勞永逸地解決鑒定工作中存在的所有問題，但希望這能提供有益的啟發(fā)。

（作者單位：武漢理工大學(xué)檔案館 來稿日期：2014-04-12）

但是，這套系統(tǒng)也有其積極意義?，F(xiàn)行檔案鑒定體系下，檔案形成部門以及檔案管理部門都有可能涉及鑒定工作，而檔案鑒定人員的理論素養(yǎng)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)卻是參差不齊的，即使是有著長(zhǎng)期檔案鑒定工作經(jīng)驗(yàn)的人員，也可能在實(shí)際操作中遵循著不同的標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能有損檔案鑒定的質(zhì)量與客觀性。而檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)則可以彌補(bǔ)這一不足，同時(shí)也能顯著地提高工作效率。

3.1 檔案鑒定知識(shí)挖掘。構(gòu)建檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合鑒定理論，將鑒定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)顯性化、系統(tǒng)化。檔案鑒定相關(guān)的知識(shí)非常豐富，包括檔案鑒定理論，檔案鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或細(xì)則，檔案保管期限表等顯性知識(shí)和檔案鑒定人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)。這些信息的聚集，為知識(shí)挖掘提供了條件。檔案鑒定人員經(jīng)驗(yàn)相比于其他的信息集，較為零散，但也能夠有效地記錄、組織。在檔案鑒定活動(dòng)中，無論是從檔案形成機(jī)關(guān)的職能地位，還是從檔案本身的價(jià)值來進(jìn)行鑒定，檔案鑒定的流程應(yīng)當(dāng)是固定的、系統(tǒng)的，從固定流程中的最初環(huán)節(jié)逐級(jí)向下推導(dǎo)，將各個(gè)環(huán)節(jié)所有的可能組合都記錄下來，則能基本總結(jié)出檔案鑒定相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。

在建立包含檔案鑒定相關(guān)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)其中數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可能存在冗余、錯(cuò)誤，必須去粗取精、去偽存真。其間的數(shù)據(jù)也可能只是量的堆積，而缺乏明確的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。比如檔案鑒定工作細(xì)則中可能存在著一定的行政事務(wù)性規(guī)范，這些與知識(shí)發(fā)現(xiàn)的目標(biāo)相關(guān)性較弱，應(yīng)當(dāng)降低其重要性，或者直接去除。而來自不同的檔案鑒定人員的經(jīng)驗(yàn)記錄可能存在缺乏科學(xué)性，甚至相互沖突的內(nèi)容，應(yīng)將這些經(jīng)驗(yàn)記錄進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一表述，然后對(duì)其應(yīng)進(jìn)行分析比對(duì)，謹(jǐn)慎篩選。

檔案鑒定知識(shí)挖掘的核心在于將檔案鑒定工作中的隱性知識(shí)系統(tǒng)地抽取出來，并以系統(tǒng)能夠理解的方式進(jìn)行處理與表述。在具體的檔案管理工作實(shí)踐中，檔案形成部門與檔案管理部門一般都有較為穩(wěn)定的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，檔案真?zhèn)舞b定較為少見，檔案價(jià)值鑒定是檔案鑒定工作的主要內(nèi)容。在日常的檔案鑒定工作中，檔案鑒定人員通常利用檔案保管期限表來確定檔案價(jià)值與保管期限。檔案保管期限表對(duì)不同部門、不同具體類型文件的價(jià)值與保管期限作了較為明確的規(guī)定。不同的部門，其職能輕重有別。同一部門，在處理重要性不同的具體事務(wù)時(shí)產(chǎn)生的檔案的價(jià)值也是有區(qū)別的。服務(wù)全局的部門產(chǎn)生的檔案、核心部門產(chǎn)生的檔案，其價(jià)值較高。輔助性部門、邊緣性部門產(chǎn)生的檔案的價(jià)值較低。同一部門內(nèi)部不同文件，其價(jià)值也有不同，譬如機(jī)關(guān)辦公室，年度工作總結(jié)、計(jì)劃與一般性的宣傳教育及培訓(xùn)文件的價(jià)值應(yīng)當(dāng)是有區(qū)別的，在具體的實(shí)踐操作中，其保管期限也很有可能是不同的。對(duì)于會(huì)計(jì)、設(shè)備等專門性檔案，其檔案保管期限表也對(duì)不同來源與類型文件的保管期限做出了規(guī)定。通過區(qū)分檔案的不同來源與類型能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行初步的鑒定。對(duì)于涉及多個(gè)部門或半獨(dú)立部門等檔案來源較為復(fù)雜的情況，以及在檔案保管期限表下難以對(duì)文件類型進(jìn)行歸類的情況，則需要檔案鑒定人員以其經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判定。對(duì)于某些具體的文件，譬如因應(yīng)突發(fā)性事務(wù)而成立的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件，其鑒定則需要鑒定人員對(duì)具體文件的內(nèi)容進(jìn)行判別，包括為處理該項(xiàng)事務(wù)而涉及的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)、部門職能與地位、內(nèi)容是否關(guān)乎全局工作或核心工作等幾個(gè)方面，從而來對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定。

不同機(jī)構(gòu)有不同的工作實(shí)踐情況，因而其檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可能是有區(qū)別的。但同一行業(yè)、同一業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是有共性的，是能夠進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范的。同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部，檔案管理部門與不同的檔案形成部門，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，并且在實(shí)踐中得到切實(shí)遵守。對(duì)于檔案管理部門來說，進(jìn)行前端控制，將工作延伸到檔案形成部門的文件管理工作中，必然能提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率。但在實(shí)際工作中，這很難實(shí)現(xiàn)，鮮有先例。設(shè)計(jì)一套能夠替代或輔助檔案鑒定人員開展鑒定工作的系統(tǒng)能夠提高檔案鑒定工作的質(zhì)量與效率，保證在某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部或某行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)檔案鑒定的規(guī)范性與客觀性。

3.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想。對(duì)于檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)，本文只是提出一種構(gòu)想，重點(diǎn)在于其工作模塊與運(yùn)作邏輯，并未試圖建立完整的技術(shù)框架。本文的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)構(gòu)想，只涉及檔案的價(jià)值鑒定，而沒有涉及真?zhèn)舞b定，主要適用于紙質(zhì)檔案。

3.2.1 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)功能主要有來源與類型定位和內(nèi)容分析。要實(shí)現(xiàn)這兩項(xiàng)功能，需要首先建立兩套數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠區(qū)分價(jià)值層級(jí)的來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)。來源與類型定位，主要是掃描提取檔案的來源與類型信息，并與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行比對(duì)，確定其來源，以及在某一來源下的具體檔案類型，從而對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，確定其價(jià)值。檔案內(nèi)容分析，包括關(guān)鍵詞與文摘的分析。當(dāng)不能對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確定位，無法鑒定其價(jià)值時(shí)，系統(tǒng)開始進(jìn)行檔案內(nèi)容分析。對(duì)檔案的關(guān)鍵詞與文摘等信息進(jìn)行掃描提取，與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，從而確定其保管期限。

3.2.2 檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)模塊分析。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)主要包含著錄模塊、鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊、檔案來源與類型定位模塊、檔案內(nèi)容分析模塊、鑒定結(jié)果輸出模塊。著錄模塊主要是根據(jù)相應(yīng)著錄規(guī)則，將紙質(zhì)檔案的標(biāo)題、時(shí)間、責(zé)任者、文種、檔號(hào)、主題詞、關(guān)鍵詞，甚至文摘等信息輸入系統(tǒng)中形成可供系統(tǒng)鑒定的基本單元。鑒定對(duì)象描述轉(zhuǎn)換模塊將用戶著錄的檔案信息的語法規(guī)范進(jìn)行審核，并在審核通過后將其轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)能夠識(shí)別的形式。檔案來源與類型定位模塊提取檔案的來源與定位等基本信息，根據(jù)系統(tǒng)確立的檔案保管期限規(guī)則進(jìn)行定位，從而確定其價(jià)值與保管期限。對(duì)于不能進(jìn)行定位的被鑒定對(duì)象，將其關(guān)鍵詞組合與系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，根據(jù)系統(tǒng)關(guān)鍵詞庫(kù)中不同關(guān)鍵詞組合所對(duì)應(yīng)的價(jià)值層級(jí)，從而對(duì)被鑒定對(duì)象開展價(jià)值鑒定。若系統(tǒng)無法依據(jù)來源與類型庫(kù)和關(guān)鍵詞庫(kù)對(duì)被鑒定對(duì)象進(jìn)行鑒定，直接將未能鑒定的結(jié)果發(fā)送到結(jié)果輸出模塊。

結(jié)果輸出模塊，主要是對(duì)輸出檔案鑒定的結(jié)果，區(qū)分不同檔案的保管期限，將無法鑒定的檔案反饋給用戶，同時(shí)輸出鑒定結(jié)果統(tǒng)計(jì)。檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程如圖所示。

檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)鑒定流程圖

4 結(jié)束語

本文所嘗試構(gòu)建的檔案初級(jí)鑒定系統(tǒng)意在通過系統(tǒng)的規(guī)范化操作，盡可能地消除因?yàn)閷?shí)踐取向與鑒定者能力的差異而導(dǎo)致的檔案鑒定工作質(zhì)量與客觀性不足的問題。檔案鑒定在本質(zhì)上是一種較為主觀性的活動(dòng)，因?yàn)闄n案價(jià)值是難以量化認(rèn)定的。經(jīng)典的檔案鑒定理論對(duì)具體檔案價(jià)值的判斷也可能不是完全一致的。對(duì)于主觀性活動(dòng)而言，無論實(shí)施主體在能力上是否對(duì)等，其結(jié)果都有可能因人而異。但是，無論這項(xiàng)工作的主觀性多強(qiáng)，在一個(gè)機(jī)構(gòu)中，其長(zhǎng)期的檔案鑒定實(shí)踐一般都能在不斷的試錯(cuò)與學(xué)習(xí)中探索出一套能夠持續(xù)運(yùn)行，且為各方接受的操作方案，盡管可能存在著一些或者能夠及時(shí)消除，或者需要不斷完善的誤差。這種方案一般是經(jīng)驗(yàn)式的，難以形成知識(shí)體系并進(jìn)行系統(tǒng)的傳承。若能對(duì)這種經(jīng)驗(yàn)式的知識(shí)進(jìn)行抽取、挖掘，并構(gòu)建一套以其為基礎(chǔ)的自動(dòng)鑒定系統(tǒng)，則能消除鑒定工作中的主觀性，保證鑒定工作的質(zhì)量。當(dāng)然，筆者深知，一套所謂的鑒定系統(tǒng)并不能一勞永逸地解決鑒定工作中存在的所有問題，但希望這能提供有益的啟發(fā)。

（作者單位：武漢理工大學(xué)檔案館 來稿日期：2014-04-12）