基于如何搞好公路行業(yè)檔案管理工作探析

趙冬雅

摘 要：近年來，隨著科技的快速發(fā)展以及檔案逐漸呈現(xiàn)出的多樣化，有時候公路檔案管理工作會呈現(xiàn)出滯后的局面，從而給公路工程的施工管理、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)以及后期的使用、養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建等工作帶來一些不必要的麻煩。文章就公路工程建設(shè)檔案管理實(shí)踐作初步分析。

關(guān)鍵詞：公路；檔案；管理工作；信息化建設(shè)

1 公路檔案在建設(shè)中的重要性分析

檔案管理工作在公路管理中起著重要的作用，首先，公路檔案可以為公路建設(shè)提供先進(jìn)的科技信息和管理動態(tài)。隨著科技的快速發(fā)展，社會已經(jīng)步入信息時代，公路檔案管理通過對檔案信息資源的開發(fā)，將其以圖書、情報資料、電子郵件等方式為公路建設(shè)的管理和決策提供及時有效的管理理念和科技動態(tài)。公路檔案管理將從人事管理、資金管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理等方面，為公路管理提供強(qiáng)有力的保障。公路檔案是記錄了不同時期公路管理的情況，通過對檔案管理記錄的各個工作進(jìn)行不斷的反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索出適合公路管理的經(jīng)營理念。

檔案管理對公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)也起了不可忽視的作用。公路建設(shè)是一個技術(shù)復(fù)雜的工程。在公路建設(shè)過程中，將會形成大量的工程管理類、設(shè)計(jì)類、施工類、決算類等技術(shù)文件，而對這些文件進(jìn)行整理、歸檔將會對今后的公路養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的資料。公路檔案中對公路運(yùn)營的記錄，還能夠給公路管理相關(guān)部門提供依據(jù)，使得他們能夠優(yōu)化設(shè)計(jì)、節(jié)約投資，促進(jìn)公路事業(yè)又好又快的發(fā)展。

2 公路檔案管理中存在的問題及原因分析

公路檔案管理中存在很多問題，如施工管理與工程檔案管理脫節(jié)、表格沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理水平差等等。產(chǎn)生這些問題的原因有：

2.1 施工管理用表格式不統(tǒng)一。工程用表是公路工程項(xiàng)目管理的一種表現(xiàn)形式，它是根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定對工程質(zhì)量控制而在工程施工過程中形成的原始記錄。由于各地對規(guī)范的理解不一，在施工用表的設(shè)計(jì)中，又缺乏科學(xué)合理的設(shè)置。格式各自不相同，有些公路工程項(xiàng)目的施工用表如何設(shè)置在公路相關(guān)規(guī)范中甚至沒有說明，使得各施工單位只能根據(jù)各自對表式的理解來編制或填寫，造成填寫的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，沒有科學(xué)反映客觀實(shí)際情況。另外，我國工程規(guī)范的修改又跟不上我國施工技術(shù)的發(fā)展，使得目前的施工用表更難以適應(yīng)工程技術(shù)的發(fā)展要求。

2.2 工程檔案管理意識淡薄。工程項(xiàng)目檔案文件的產(chǎn)生貫穿于工程建設(shè)全過程，其形成、積累和管理應(yīng)由建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位根據(jù)各自的分工及時進(jìn)行收集整理。一些施工單位認(rèn)為工程檔案的管理只是事后的一種文件的整理工作，與工程進(jìn)度、質(zhì)量等比起來無關(guān)緊要，他們在工程建設(shè)過程中大多注重工程資料的目的為了計(jì)量，只要能計(jì)量，以后的事情另當(dāng)別論，比如說某條公路路面28d強(qiáng)度達(dá)到后已經(jīng)計(jì)量了，而在做評定資料時查找相關(guān)資料卻被丟失了。不重視資料的收集和整理，忽略了對資料有效性、規(guī)范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質(zhì)量出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一，信息記錄要素不完整的狀況。

2.3 公路工程檔案管理人員專業(yè)化程度不一。由于公路工程檔案管理與工程息息相關(guān)，這就對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有一定的要求。而大多工程上的檔案管理人員不是非本專業(yè)的技術(shù)人員就是剛畢業(yè)的學(xué)生，缺少工程技術(shù)知識和經(jīng)驗(yàn)，難免給資料的整理也帶來了一定的困難。

2.4 工程檔案編制辦法不統(tǒng)一。我國交通工程尚沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的竣工資料編制辦法，這些編制辦法往往是由各省交通行業(yè)自行制定。由于竣工檔案不同于一般文書檔案，它的形成不但要符合行業(yè)管理的要求，還要符合檔案編制的規(guī)范要求，在驗(yàn)收交工時既要通過行業(yè)的審查，還要通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?，F(xiàn)在大多建設(shè)單位把竣工資料委托給專門的檔案管理單位保管。在檔案管理時，管理者往往憑自己對有關(guān)文件理解來確定文件的編制辦法，致使同一施工單位在不同的地區(qū)竣工文件的編制辦法出現(xiàn)不一致的狀況，造成竣工資料的返工，使得施工承包單位無所適從。

3 加強(qiáng)公路檔案管理的具體措施

公路檔案是公路建設(shè)和維護(hù)等工作的重要依據(jù)，所以公路檔案要求齊全成套，不能殘缺短少，要維護(hù)公路檔案的有機(jī)聯(lián)系、形成規(guī)律，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此，筆者在從事多年的檔案管理工作中深刻認(rèn)識到，要加強(qiáng)公路檔案的管理，必須要從以下幾方面入手，加強(qiáng)管理。

3.1 提高公路檔案管理意識。首先，公路管理的各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，將其作為一項(xiàng)重要工作來抓，定期審查檔案工作的情況，了解檔案管理工作的進(jìn)程，并提出要求和分配任務(wù)，積極指導(dǎo)檔案部門的工作，幫助和解決檔案管理工作中所存在的困難。其次，公路檔案管理工作人員自身要樹立良好的管理意識，改變陳舊的管理模式，多學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平，并具有開拓創(chuàng)新的意識，更好地位公路檔案工作服務(wù)。

3.2 要認(rèn)真記錄建設(shè)工作的質(zhì)量。公路檔案的質(zhì)量和其真實(shí)性是檔案管理工作中不可忽視的問題，真實(shí)的記錄公路建設(shè)中的立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理等過程，并將這些過程中所形成的文字、圖紙資料整理、歸檔，形成公路建設(shè)檔案，使其能夠真實(shí)的反應(yīng)工程內(nèi)在質(zhì)量。充分利用檔案信息能夠發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量缺陷，有益于公路建設(shè)的發(fā)展。

3.3 舉辦培訓(xùn)班。舉辦公路工程檔案管理培訓(xùn)班，普及工程建設(shè)檔案管理知識。編制公路工程資料的工作是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位共同完成的，而主要工作是由承包人完成的。由于公路工程資料工作人員來自五湖四海。知識結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)參差不齊。為使所編制公路工程資料完整及規(guī)范，提高工程資料管理的專業(yè)性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，可以邀請工程技術(shù)專業(yè)和檔案技術(shù)專業(yè)的專家授課、輔導(dǎo)。

3.4 要完善公路檔案的管理制度。要使得公路檔案能夠發(fā)揮其積極的作用，就要使得公路檔案工作有章可循、有法可依，要將各種檔案的法規(guī)制度落實(shí)和貫徹于工作之中，使得檔案管理能夠進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。還要使得檔案管理部門權(quán)責(zé)分明，明確每個部門的任務(wù)，建立相對完善的獎懲制度，并對管理人員培訓(xùn)和強(qiáng)化其規(guī)范的制度觀念。

3.5 加強(qiáng)公路檔案管理的信息化建設(shè)。第一，要逐步建立公路檔案信息數(shù)據(jù)庫。為了能夠獲取更多的信息源，促進(jìn)公路檔案信息資源的開發(fā)和利用，為公路事業(yè)的發(fā)展提供更及時有效的服務(wù)，就要努力建設(shè)和完善公路檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，對入庫的數(shù)據(jù)要進(jìn)行仔細(xì)核查，準(zhǔn)確錄入，及時更新、補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫信息，同時要要注意保護(hù)好數(shù)據(jù)庫的安全。第二，要加大公路檔案信息資源的共享。檔案管理部門要積極利用互聯(lián)網(wǎng)，搭建一個公路管理部門、工程項(xiàng)目單位與相關(guān)的各部門直接的公路檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，逐步建立公路項(xiàng)目建設(shè)信息網(wǎng)、內(nèi)部檔案局域網(wǎng)，加大資源共享的空間。第三，檔案管理部門要不斷提升綜合管理水平，要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠延長其保存時間，實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式，確保重要資料的安全性，進(jìn)而推動了公路檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

4 結(jié)語

公路檔案管理工作是一項(xiàng)立足現(xiàn)實(shí)，面向未來的長遠(yuǎn)工作，因此對公路檔案的管理要不斷吸收先進(jìn)的管理理念和科技手段，將公路檔案工作、現(xiàn)代科技、公路建設(shè)的長期發(fā)展結(jié)合起來，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，開發(fā)和利用檔案信息資源，使得檔案管理的發(fā)展與公路事業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行，并為公路事業(yè)發(fā)展提供支持。