談基層單位城建檔案的管理和利用

安紅

秦皇島市第一醫(yī)院綜合檔案室，保管著全院從1956年至2014年形成的城建檔案2222卷。長期的工作實(shí)踐，使這些檔案在該院的建設(shè)、管理和維護(hù)中發(fā)揮了巨大作用，取得了很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、城建檔案是做好規(guī)劃和設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)和依據(jù)

基層單位建設(shè)的整體規(guī)劃是對本單位各種要素、現(xiàn)狀、基本特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的全面、綜合、科學(xué)、長遠(yuǎn)的預(yù)測和構(gòu)想，而建設(shè)規(guī)劃方案的形成又離不開城建檔案的依據(jù)和信息支撐。有了城建檔案提供的可靠依據(jù)做基礎(chǔ)，才能夠在短時(shí)間內(nèi)順利完成規(guī)劃、設(shè)計(jì)等各項(xiàng)工作。同時(shí)，城建檔案也是建設(shè)、施工的前提依據(jù)。

例如，該院為解決百姓手術(shù)難、住院難問題。2006年，經(jīng)過籌劃，決定投資2.6億元籌建一座外科病房樓，占地1950平方米，建筑面積36010平方米，地上22層，地下2層，總高92米，設(shè)置床位634張。

但該院地處市中心繁華地帶，發(fā)展空間極其有限。在設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)人員考慮到只能在拆除醫(yī)院原有的食堂、職工宿舍樓、地下防空洞（建于50年代，構(gòu)造特殊，后又改建為地下旅館）等建筑的基礎(chǔ)上才能建設(shè)。而這幾座建筑物與新建外科病房樓相臨只有不足16米的距離，要挖掘到地下30多米的地基其難度是可以想象的。施工人員更是發(fā)愁，怎樣施工，才能保證四周樓房不受影響，保證地下管線不被損壞，保證相關(guān)人員及施工人員的安全。

如何在這樣狹小、復(fù)雜的環(huán)境中打好工程的基礎(chǔ)，使之能夠承受如此之高的建筑，且四周臨近的樓房又不受影響是設(shè)計(jì)決策的關(guān)鍵。而這就要求必須有原始的建筑物檔案，包括地上、地下的管網(wǎng)圖、結(jié)構(gòu)圖等作為憑證和參考，否則就無法準(zhǔn)確設(shè)計(jì)和施工。如不精心設(shè)計(jì)、精心施工，極易造成樓垮人傷的惡性事件，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失和不良的政治后果。同時(shí)，如施工中不慎使四周建筑物的地下管網(wǎng)受損，則會造成醫(yī)院正在進(jìn)行的醫(yī)療診治及手術(shù)工作的癱瘓。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦發(fā)生停電停水，將會造成重大群體性事故發(fā)生，導(dǎo)致病人生命瀕危。再如正在手術(shù)的病人（平均每天60例臺）下不了手術(shù)臺，將會造成重大醫(yī)療責(zé)任事故。外加周圍有老干部病房樓、行政樓、家屬樓等樓群建筑，涉及到復(fù)雜交錯(cuò)的地下管網(wǎng)（電纜、上下水管道、暖氣管道、醫(yī)用氧氣管道等），必須有上述城建檔案資料作為依據(jù)，方可進(jìn)行可行性論證、設(shè)計(jì)和施工。為此，院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成院檔案室全體人員全力以赴，盡快收集、整理了全院的所有基本建設(shè)檔案，并保證在第一時(shí)間為外科病房樓的設(shè)計(jì)、施工提供相關(guān)圖紙及資料，使之成為規(guī)劃、設(shè)計(jì)和施工的科學(xué)依據(jù)、參考和保障。

二、城建檔案是做好建筑物建設(shè)、施工、管理和維護(hù)的保證和依據(jù)

隨著城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，建筑物的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程也不斷加快。一個(gè)建筑物不但有地上地下的建筑結(jié)構(gòu)，更重要的是地下電纜、給排水、天然氣、通訊網(wǎng)絡(luò)、人防工程等各項(xiàng)工程管網(wǎng)密集如織。在這種情況下，要對整個(gè)建筑設(shè)施進(jìn)行科學(xué)有效地施工、管理和維護(hù)，就必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案為依據(jù)。而在面對自然災(zāi)害、工程事故和一些突發(fā)性事件中，城建檔案所提供的保證和可靠依據(jù)，一直發(fā)揮著不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房樓建設(shè)施工方因打樁、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖斷，致使老干部樓和病房樓斷水，也使正在施工的地基大量積水。院檔案室人員立即到崗，迅速將相關(guān)的外管網(wǎng)線圖紙查找出來，提供給基建科。施工單位以此為依據(jù)，以最快的速度查清了管網(wǎng)的標(biāo)高、走向和精確位置，及時(shí)接通了管線，保障了供水。同時(shí)，快速恢復(fù)了施工，既節(jié)省了時(shí)間，又保障了工期。

8月，施工方不慎又將地下電纜挖斷，造成全院各處室用電全部中斷。醫(yī)院一方面啟動(dòng)雙回路電路供電，先解燃眉之急；另一方面，院檔案室立即查找出全部與新建樓相臨的樓宇之間的地下電網(wǎng)分布圖，經(jīng)過仔細(xì)查找、核對、分析，找出了原因，并立即制訂了修復(fù)方案并加以實(shí)施。以使在以后的施工過程中，不再發(fā)生類似情況，以保障施工的進(jìn)度不受影響。

僅就這一個(gè)新建的外科病房樓而言，在歷時(shí)四年半的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、安全管理、竣工驗(yàn)收等過程中，相關(guān)人員多次到院檔案室查找、借閱室藏的城建檔案資料，累計(jì)達(dá)258人次，利用檔案6669張次，節(jié)省可計(jì)算的建設(shè)資金近500萬元，使外科病房樓這一民生工程如期完工并投入使用。

而對這項(xiàng)工程的成功建設(shè)起到保障作用的，是該院檔案室人員及時(shí)準(zhǔn)確地為設(shè)計(jì)人員、施工單位提供了原始的基建檔案圖紙及相關(guān)資料，為工程的設(shè)計(jì)、施工提供了科學(xué)的依據(jù)和保障。為工程的建設(shè)節(jié)省了時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，為該工程打造省內(nèi)優(yōu)質(zhì)安全文明工程、榮獲中國建筑工程“魯班獎(jiǎng)”立下了“汗馬功勞”。在此，城建檔案發(fā)揮了關(guān)鍵性、決定性的重要作用。

由此可見，城建檔案對基層單位基礎(chǔ)建設(shè)的作用是依據(jù)性的、保障性的。同時(shí)，在一些時(shí)候也是關(guān)鍵性的、決定性的。有了它，會使復(fù)雜的、困難的事情變得簡單、容易；有了它，會使長時(shí)間久拖未決的事情變得短期內(nèi)迎刃而解；有了它更會使工作變得高效、快捷。因此，做好城建檔案工作不僅要認(rèn)識到它的重要作用，還要注重到它的形成特點(diǎn)。從把握作用著眼，把握特點(diǎn)入手，注意平時(shí)對本單位城建檔案的收集與整理。因?yàn)椋?/p>

一是城建檔案內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)。從歸檔上看，有前期準(zhǔn)備工作中形成的各種資料，如可行性研究、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告；有在基本建設(shè)過程中形成的各種資料，如施工技術(shù)資料、監(jiān)理工作資料；還有工程竣工后形成的各種驗(yàn)收資料及有關(guān)的照片、錄像等等。二是連貫性強(qiáng)，歸檔周期長。建設(shè)工程從立項(xiàng)、規(guī)劃、決策等先期準(zhǔn)備工作開始，經(jīng)過工程施工直到竣工驗(yàn)收，一般要經(jīng)歷一年甚至數(shù)年時(shí)間。在整個(gè)過程中，每個(gè)階段形成的檔案資料既類別明確又環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成一個(gè)相對獨(dú)立而又緊密聯(lián)系的有機(jī)整體。三是涉及部門多，資料來源廣。城建檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、電力、給排水、電信、消防、環(huán)保等多個(gè)部門，這些部門分屬不同管理系統(tǒng)，需要緊密協(xié)調(diào)配合。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）endprint