重視辦公室檔案管理規(guī)范化培養(yǎng)管理人才

隋麗婷

摘 要：檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；創(chuàng)新

一、辦公室檔案管理工作的重要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步、社會的發(fā)展，辦公室檔案管理面臨著更多問題和挑戰(zhàn)！檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先，檔案管理規(guī)范化能夠促進(jìn)一個(gè)部門甚至整個(gè)單位的管理水平。檔案可以反映出部門、單位的業(yè)務(wù)水平和人事變遷情況，但本單位與其他部門產(chǎn)生業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)時(shí)，查閱對方相關(guān)檔案是雙方相互了解的最為簡便和真實(shí)的途徑。所以，檔案管理工作能夠推進(jìn)單位和部門的工作進(jìn)程，反映出單位的管理能力。其次，檔案管理工作規(guī)范化能夠豐富現(xiàn)代管理手段。檔案管理工作已經(jīng)逐步自動化，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進(jìn)行管理，對復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免了查找上的困難，節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。第三，規(guī)范檔案管理工作有利于檔案管理人員素質(zhì)的提升。辦公室的臨時(shí)檔案管理一般是由文書或者其他人員兼職，并未配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)，致使工作人員的專業(yè)知識不夠，同時(shí)由于缺乏相關(guān)檔案專業(yè)的管理知識的培訓(xùn)，使得很多單位辦公室檔案管理人員素質(zhì)不高。規(guī)范檔案管理工作，能使執(zhí)行者充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，提高對單位檔案管理工作的重視。在規(guī)范檔案工作的同時(shí)，有利于提高檔案工作人員素質(zhì)及檔案管理水平。檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。

二、如何加強(qiáng)辦公室檔案管理工作規(guī)范化

（1）構(gòu)建檔案管理信息化平臺。構(gòu)建檔案管理信息化平臺，是指將檔案數(shù)字化，從檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，使檔案的管理方式從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理向現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。首先是要將檔案材料信息化。將檔案材料信息化是指利用技術(shù)手段將紙質(zhì)材料、聲音和錄像等文件，通過統(tǒng)一、完整的檔案數(shù)據(jù)庫以數(shù)字化形式進(jìn)行有序存儲。建立檔案數(shù)據(jù)庫是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，是信息化管理模式的核心。其次，建立檔案資源管理系統(tǒng)。用數(shù)字化存儲的方式將以各種載體形式存在的檔案資料存儲于網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺中，實(shí)現(xiàn)信息資源的全文存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸和智能檢索。各單位應(yīng)充分認(rèn)識構(gòu)建的檔案管理信息化平臺的必要性和迫切性，制訂詳細(xì)的信息化建設(shè)方案，加大資金投入力度，建設(shè)一套技術(shù)完善、管理科學(xué)的信息管理系統(tǒng)。

（2）建設(shè)完善的辦公室管理機(jī)制。要改變傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式，規(guī)范辦公室檔案管理工作，首先要建設(shè)完善的管理機(jī)制，正規(guī)化的單位管理其實(shí)質(zhì)就是依靠好的機(jī)制，從而將一切管理的井井有條。辦公室檔案管理也需要依靠良好的工作機(jī)制將其規(guī)范化，即制定適合自身發(fā)展的制度模式，進(jìn)行辦公室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對檔案材料實(shí)行全過程的管理和監(jiān)控，包括材料的形成、收集、鑒定和歸檔等過程，逐步實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。將紙質(zhì)文件按照重要性和保密性分開存放，建立存取級別制和登記制，其他非重要文件可以按照時(shí)間、類別、發(fā)文機(jī)關(guān)等分別存放，便于查閱和整理。還有一些其他類的參考資料，如設(shè)備說明書、員工學(xué)習(xí)資料等要與文件分別存放。并且，文件檔案的存放要符合檔案的存放管理時(shí)限，將有保存年限和永遠(yuǎn)保存的文件資料分區(qū)保存。

只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（3）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。辦公室檔案管理人員大都不是檔案專業(yè)或計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才，從事檔案管理工作的積極性不高，在選任辦公室檔案管理工作人員時(shí)，要堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，尤其是在道德品質(zhì)方面，要挑選愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法的人員從事檔案管理工作。信息時(shí)代下，檔案管理人員要增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，提高自身素質(zhì)，通過多種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流、研究，優(yōu)化工作人員的知識結(jié)構(gòu)；要有扎實(shí)的信息理論知識，掌握信息管理領(lǐng)域的相關(guān)理論和專業(yè)技能，熟悉當(dāng)代政策法規(guī)，提高計(jì)算機(jī)水平。

通過改善辦公室檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提升獲取新技能的意識，能增強(qiáng)辦公室信息方面的安全意識和保密意識，培養(yǎng)管理人才，從而使辦公室管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)得到全面提升。

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