信息技術(shù)讓出版社管理制度落地

宋麗婭

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，規(guī)矩就是制度。大到一個(gè)國(guó)家，小到一個(gè)單位，治理是否有力、秩序是否順暢、效率是否明顯，能否做到政令暢通、令行禁止，與制度體系是否完善，特別是制度的執(zhí)行力密切相關(guān)。制度對(duì)國(guó)家至關(guān)重要，對(duì)任何單位也至關(guān)重要。

制度執(zhí)行力為什么提不高

中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社一直高度重視制度建設(shè)，注重依靠制度管人管事管權(quán)，已經(jīng)先后建立和完善了100多項(xiàng)制度，涵蓋了黨務(wù)、社務(wù)、出版、經(jīng)營(yíng)等方方面面。這些制度的建立，對(duì)于規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)行為、監(jiān)督權(quán)力運(yùn)行和協(xié)調(diào)各方利益關(guān)系起到了一定作用，基本上實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)工作和運(yùn)行過(guò)程有章可依，各項(xiàng)事務(wù)處理有規(guī)范可循的目標(biāo)。

然而在實(shí)踐中，遇到了一個(gè)實(shí)際問(wèn)題，就是制度有了，但很多人仍然按習(xí)慣做法辦事，把制度束之高閣，缺少監(jiān)督和制約。久而久之，制度被人們淡忘了，甚至成為一紙空文。另一方面，當(dāng)遇到具體問(wèn)題時(shí)，人們又提出制度不夠健全，要求加強(qiáng)制度建設(shè)。我們似乎進(jìn)入了一個(gè)怪圈：一方面說(shuō)制度不完善，一方面是現(xiàn)有的制度并沒(méi)有得到認(rèn)真執(zhí)行。根本的原因是，我們?cè)谝欢ǔ潭壬喜⒉蝗狈χ贫?，而是缺乏制度的?zhí)行力。于是，我們把制度執(zhí)行力當(dāng)作大事來(lái)抓，強(qiáng)調(diào)單位“一把手”作表率，帶頭執(zhí)行制度，但是好一陣后又恢復(fù)原樣。過(guò)去是無(wú)制度可依，現(xiàn)在是有制度可依，可為什么變成了有制度不依？為什么反復(fù)強(qiáng)調(diào)提高制度執(zhí)行力，可制度執(zhí)行力就是提不高呢？

引入信息化管理手段發(fā)現(xiàn)問(wèn)題癥結(jié)所在

2009年，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社為適應(yīng)科技進(jìn)步、產(chǎn)業(yè)升級(jí)和轉(zhuǎn)企后科學(xué)管理、精細(xì)管理的需要啟動(dòng)信息化建設(shè)，引進(jìn)了兩套管理軟件——OA（行政辦公系統(tǒng)）和ERP（企業(yè)信息管理系統(tǒng)），成為我們走出制度建設(shè)之困惑的契機(jī)。這兩套軟件上線(xiàn)之初，工作流程如何設(shè)計(jì)，是簡(jiǎn)單地將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式搬到網(wǎng)上，還是借此機(jī)會(huì)梳理各項(xiàng)管理制度和工作流程，進(jìn)行工作流程再造，從而提高管理效能？經(jīng)過(guò)討論，我們選擇了后者。主要考慮信息化不是簡(jiǎn)單的工作方式的轉(zhuǎn)變或僅僅是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，而是改變管理方式，要實(shí)現(xiàn)過(guò)去手工辦公不可能實(shí)現(xiàn)的管理方式，即科學(xué)化、系統(tǒng)化和精細(xì)化，提升管理效能。鑒于此，我們組織管理部門(mén)全面梳理了有關(guān)人、財(cái)、物的管理及請(qǐng)示事項(xiàng)的工作流程。我們發(fā)現(xiàn)，制度建設(shè)存在著種種問(wèn)題：

1.制度不夠系統(tǒng)，有的可操作性較差，難以執(zhí)行。表現(xiàn)為原則性規(guī)定多，具體性規(guī)定少；禁止性規(guī)定多，流程性的規(guī)定少；有的過(guò)細(xì)有的過(guò)粗，使制度執(zhí)行起來(lái)十分困難。

2.有的制度制定不科學(xué)，制度之間有機(jī)聯(lián)系少，甚至互相打架。由于手工辦公往往是碎片化管理，幾乎是每一件事情對(duì)應(yīng)建立一個(gè)制度，單項(xiàng)制度制定往往統(tǒng)籌考慮比較少，一般只考慮解決單個(gè)實(shí)際問(wèn)題，而沒(méi)有照顧到制度之間內(nèi)在的科學(xué)聯(lián)系，造成工作制度多，有些制度還相互打架，讓執(zhí)行者無(wú)所適從。

3.制度執(zhí)行缺乏有效的監(jiān)督、檢查和反饋調(diào)整機(jī)制。在實(shí)際工作中，制度是否能夠有效執(zhí)行，是否適應(yīng)實(shí)際工作需要，能否最大程度地發(fā)揮作用，需要經(jīng)常性地檢查、監(jiān)督和反饋。但在手工辦公環(huán)境下，制度執(zhí)行情況反映不直觀(guān)，檢查監(jiān)督要?jiǎng)佑么罅咳肆ξ锪?，難以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化和常態(tài)化監(jiān)督，往往使檢查和監(jiān)督流于形式。因?yàn)榈貌坏街贫炔贿m用的負(fù)反饋，導(dǎo)致制度的修訂不及時(shí)，使制度脫離實(shí)際。

4.制度執(zhí)行隨意化嚴(yán)重。在手工辦公條件下，制度的執(zhí)行是人與人之間傳遞的，制度執(zhí)行情況很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)干部和員工執(zhí)行制度的意識(shí)強(qiáng)不強(qiáng)，也就是說(shuō)，在制度氛圍不濃的情況下，容易出現(xiàn)制度約束乏力，制度執(zhí)行隨意，該會(huì)簽不送會(huì)簽，該審核不送審核，漏洞叢生。

制度建設(shè)中存在著上述種種問(wèn)題，使制度如空中樓閣無(wú)法落地，制度的籠子不牢不嚴(yán)密，怎么能關(guān)得住權(quán)力呢？

運(yùn)用信息技術(shù)解決制度落地難問(wèn)題

針對(duì)上述問(wèn)題，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社提出信息化建設(shè)的目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程和辦公流程全面信息化，使編務(wù)管理、印務(wù)管理、圖書(shū)營(yíng)銷(xiāo)管理、書(shū)店管理、圖書(shū)資源、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、財(cái)務(wù)管理、國(guó)有資產(chǎn)管理、人力資源管理、后勤管理等全部統(tǒng)一在一個(gè)信息平臺(tái)上，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、效率提高、監(jiān)控有力的目的。按照這一目標(biāo)，我們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)過(guò)程中下了真功夫，在全面梳理各項(xiàng)工作制度的基礎(chǔ)上，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和制度逐條逐項(xiàng)地將人、財(cái)、物管理和公文運(yùn)轉(zhuǎn)的制度流程化，科學(xué)制作各個(gè)事項(xiàng)的辦理流程表單，科學(xué)設(shè)置發(fā)起、審核、會(huì)簽、審批節(jié)點(diǎn)，運(yùn)用信息技術(shù)將制度流程、審批節(jié)點(diǎn)和表單固化在OA系統(tǒng)中。在設(shè)計(jì)過(guò)程中，力求做到制度流程科學(xué)規(guī)范，事項(xiàng)之間有機(jī)聯(lián)系。在運(yùn)用信息技術(shù)管理過(guò)程中，我們共設(shè)計(jì)制作了近50個(gè)表單，囊括了黨務(wù)、社務(wù)、人、財(cái)、物管理和公文運(yùn)轉(zhuǎn)的各項(xiàng)制度。受篇幅所限，僅以報(bào)銷(xiāo)表單和流程為例。

從這一流程可以看出，作為報(bào)銷(xiāo)這個(gè)事項(xiàng)涉及了報(bào)銷(xiāo)人（發(fā)起者）、發(fā)起者部門(mén)主管、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、上級(jí)主管及最終批準(zhǔn)人等人的要素，涉及了事和財(cái)兩條線(xiàn)索，并且最終匯總為報(bào)銷(xiāo)這一最終節(jié)點(diǎn)。報(bào)銷(xiāo)單的流程顯示極為清楚，程序不可跳過(guò)。這樣一來(lái)，就把“活”的報(bào)銷(xiāo)制度變?yōu)椤八馈钡某绦蛞?guī)定，體現(xiàn)了信息化管理的特點(diǎn)，盡量減少人為隨意性，增強(qiáng)了制度的剛性。

中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社是生產(chǎn)圖書(shū)的企業(yè)，每年生產(chǎn)圖書(shū)3000多個(gè)品種，動(dòng)銷(xiāo)品種上萬(wàn)。每一本圖書(shū)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售、成本、盈虧，在手工辦公條件下很難做到精細(xì)管理。出版管理ERP是將圖書(shū)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的出版業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)。ERP的設(shè)計(jì)完全按照國(guó)家對(duì)圖書(shū)生產(chǎn)、銷(xiāo)售和財(cái)務(wù)的各項(xiàng)規(guī)章制度以及圖書(shū)生產(chǎn)流程設(shè)計(jì)。應(yīng)用ERP管理后，每一本圖書(shū)，從選題、發(fā)稿、印制到入庫(kù)、發(fā)貨、退貨、庫(kù)存，以及圍繞這本書(shū)所發(fā)生的所有成本和經(jīng)營(yíng)盈虧，實(shí)物流和資金流全部統(tǒng)一在一個(gè)信息平臺(tái)上，所有數(shù)據(jù)共享。既實(shí)現(xiàn)了出版管理制度落地，又實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的精細(xì)化管理。

中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社通過(guò)OA和ERP的應(yīng)用，完成了管理手段的革命性變革，全面提升了行政辦公和出版業(yè)務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化水平。

信息技術(shù)的應(yīng)用使制度建設(shè)水平明顯提升

全方位應(yīng)用信息技術(shù)管理以來(lái)，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的制度化水平有了明顯提高，主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：

1.制度執(zhí)行力明顯提高。由于將制度設(shè)計(jì)成具體的辦事流程，各個(gè)審核審批和會(huì)簽環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)成操作節(jié)點(diǎn)，將過(guò)去手工表單在人與人之間的流轉(zhuǎn)變成人機(jī)之間流轉(zhuǎn)，發(fā)起人提交表單后應(yīng)該由誰(shuí)審核、誰(shuí)會(huì)簽、誰(shuí)審批，信息平臺(tái)就會(huì)自動(dòng)推送到誰(shuí)的待辦欄，所有工作人員只需在表單上填寫(xiě)意見(jiàn)后點(diǎn)擊提交即可。由于用信息平臺(tái)來(lái)執(zhí)行制度，使制度的執(zhí)行更加科學(xué)規(guī)范，執(zhí)行力大大提高。

2.監(jiān)督力度明顯增強(qiáng)。由于流程和表單都是公開(kāi)透明的，每一個(gè)事項(xiàng)的審核、會(huì)簽、審批人的意見(jiàn)和簽署時(shí)間都非常清楚，實(shí)現(xiàn)了可審批、可監(jiān)督、可追溯的目標(biāo)。建立OA和ERP平臺(tái)后，我社花的每一分錢(qián)、蓋的每一個(gè)社級(jí)印章都在網(wǎng)上運(yùn)行，非常便于監(jiān)督。由于制度固化在信息平臺(tái)上，使監(jiān)管的力度明顯增強(qiáng)，且由事后檢查變?yōu)槭虑氨O(jiān)管。如財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)簽量較之過(guò)去增加五成，在社領(lǐng)導(dǎo)審批之前，財(cái)務(wù)部門(mén)先就錢(qián)是否該用、怎么用和使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，做到了監(jiān)管關(guān)口前移。

3.審批事項(xiàng)的關(guān)聯(lián)性增強(qiáng)。在手工辦公環(huán)境下，對(duì)于一個(gè)需要分幾次進(jìn)行請(qǐng)示的復(fù)雜事項(xiàng)，很難相互關(guān)聯(lián)。由于時(shí)間的間隔和手工操作，容易發(fā)生前后審批矛盾，或銜接不順的問(wèn)題，造成漏洞。在應(yīng)用OA系統(tǒng)后，請(qǐng)示件按照事項(xiàng)設(shè)置流程，將同一事項(xiàng)的所有請(qǐng)示審批和執(zhí)行情況相互關(guān)聯(lián)，做到了無(wú)論間隔多長(zhǎng)時(shí)間，只要點(diǎn)擊該請(qǐng)示件，就可以全面了解該事項(xiàng)的審批情況、進(jìn)度執(zhí)行情況、費(fèi)用支付情況等，使工作的系統(tǒng)性大為增強(qiáng)，減少了漏洞。

4.資產(chǎn)管理和預(yù)算管理能力明顯增強(qiáng)。按照固定資產(chǎn)管理制度，每一個(gè)固定資產(chǎn)實(shí)物都要建立實(shí)物賬和財(cái)務(wù)賬。我們通過(guò)OA平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)、分發(fā)、實(shí)物賬、財(cái)務(wù)賬相連，實(shí)現(xiàn)了賬實(shí)相符、賬賬相符。同時(shí)也方便了實(shí)物、賬務(wù)盤(pán)點(diǎn)，做到準(zhǔn)確快捷。

5.工作效率明顯提高。建立信息化平臺(tái)后，各事項(xiàng)的審批由過(guò)去拿著文件到處跑改為文件在信息化平臺(tái)上自動(dòng)流轉(zhuǎn)傳遞，文件流轉(zhuǎn)到哪里、各個(gè)節(jié)點(diǎn)看沒(méi)看、批沒(méi)批都可查詢(xún)，在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)了也可催辦。特別是手機(jī)與OA的連接，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公。信息化使辦公更加方便快捷，管理部門(mén)人員更加精簡(jiǎn)，有的部門(mén)甚至減少了三分之一，大大提升了管理效率。

借助信息技術(shù)可以使制度建設(shè)更科學(xué)、更系統(tǒng)、更嚴(yán)密，因此也更具可操作性，可以大大提高制度執(zhí)行力，提高管理效益和監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)用制度規(guī)范、制約權(quán)力的目的。

（作者系中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社黨委副書(shū)記）