淺談Excel在財務會計中的幾點應用技巧

史可

【文章摘要】

本文就財務人員在日常工作中，如何熟練掌握Excel的功能，提出幾點應用技巧，以求提高工作效率，提升工作質(zhì)量。

【關鍵詞】

Excel；財務工作；應用

Excel在財務會計中主要運用的是基礎功能，如數(shù)據(jù)錄入、公式填充、條件格式、查找替換、有效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的自動篩選、分類匯總、合并計算以及簡單的數(shù)據(jù)透視表及圖表功能，能提供多種決策、管理以及分析職能，Excel表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢，可以準確、方便地處理會計工作。Excel的操作雖然簡單，但不懂Excel應用技巧，給工作帶來不必要的麻煩，因此這就是為什么同做一樣的事，效率卻不一樣的原因。下面就Excel提供的工具，在解決日常財務工作的具體問題上做一些實踐和探討，與大家共磋。

1 巧用Excel表真正實現(xiàn)四舍五入的問題

在我們?nèi)粘５呢攧沼嬎阒谐３Ｓ龅剿纳嵛迦氲膯栴}。雖然，Excel的單元格格式中允許定義小數(shù)位數(shù)，但是在實際操作中發(fā)現(xiàn)，其實數(shù)字本身并沒有真正實現(xiàn)四舍五入。如果采用這種四舍五入的方法，在財務運算中常常會出現(xiàn)誤差，而這是財務運算所不允許的。

如圖1，A1：A5是原始數(shù)據(jù)，B1：B5是通過設置單元格格式，對其保留兩位小數(shù)的結果。C1：C5是把A1：A5的原始數(shù)據(jù)先四舍五入后，再輸入的數(shù)據(jù)。而A6、B6、C6是分別對上述三列數(shù)據(jù)“求和”的結果。我們先看B列和C列，同樣的數(shù)據(jù)，求和后居然得出了不同的結果。再觀察A列和B列，不難發(fā)現(xiàn)這兩列的結果是一致的，也就是說B列并沒有真正實現(xiàn)四舍五入，只是把小數(shù)位數(shù)隱藏了。

那么，是否有簡單可行的方法來進行真正的四舍五入呢？其實，Excel已經(jīng)提供這方面的函數(shù)了，這就是ROUND函數(shù)，它可以返回某個數(shù)字按指定位數(shù)四舍五入后的數(shù)字。在Excel提供的“數(shù)學與三角函數(shù)”中提供了函數(shù)：ROUND（number，num_digits），它的功能就是根據(jù)指定的位數(shù)將數(shù)字四舍五入（如圖2）

這個函數(shù)有兩個參數(shù)，分別是number和num_digits，其中number就是將要進行四舍五入的數(shù)字，num_digits則是希望得到數(shù)字的小數(shù)點后的位數(shù)。

我們還是以圖1中A1列數(shù)據(jù)為例，具體操作如下：在單元格E2中輸入“=ROUND（A1，2）”（如圖3），即對A1單元格的數(shù)據(jù)進行四舍五入后保留兩位小數(shù)的操作?；剀囍螅銜玫?.12這個結果。然后，選中E1這個單元格，拖動右下角的填充柄按鈕至E5，在E6單元格對E1：E5求和便得到如圖3所示的結果。這下和C6單元格的結果一致了，說明真正實現(xiàn)了四舍五入。

2 巧用Excel制作多斜線表頭的問題

在Word中制作下表中的多斜線表頭比較容易做到，但在Excel表中制作這個表格就比較麻煩（圖4）。

那么，怎樣才能在Excel中簡便制作這種表格呢？

1、打開Excel工作簿，將需要畫斜線的單元格選中、合并；

2、按照自己的設計進行手工畫線。方法是：單擊菜單欄上的“視圖”按鈕，再單擊“工具欄→繪圖”將“自選圖形”功能調(diào)出來（顯示在屏幕下方），然后選中自選圖形中的“＼”，按照自己的設計開始手工劃線（選中一次可以畫一條斜線），不滿意時可以左鍵單擊選中然后再按下“Delete”鍵刪除；

3、往表頭里填寫文字的方法：

1）右鍵單擊斜線單元格，在彈出的對話框里選擇：設置單元格格式→對齊（“水平對齊”選“靠左”，“垂直對齊”選“居中”）→確定。

2）輸入文字：左鍵雙擊畫完斜線的單元格，再輸入文字，輸入文字的順序是先在斜線單元格里輸入項目、再輸入欄次、姓名、時間，每組文字之間用空格表示，輸入完文字后將光標依次放在“欄次”、“姓名”前面按下Alt鍵+回車鍵（這時可以發(fā)現(xiàn)“項目”、“欄次”依次上升到斜線單元格中的上面），再將光標分別放在“項目”、“欄次”、“姓名”、“時間”前邊，用空格鍵將文字調(diào)整到合適位置即可。

3 巧用Excel計算固定資產(chǎn)折舊的問題

利用Excel的折舊計算函數(shù)，首先在Excel工作表中建立固定資產(chǎn)折舊計算模型。在一張空白的Excel工作表中，將其重命名為固定資產(chǎn)折舊計算模型，具體格式如下圖5所示：

輸入公式在每種折舊計算方法下的單元格中輸入折舊計算函數(shù)的公式，如在B7、C7和D7單元格內(nèi)分別輸入的每種折舊計算方法的函數(shù)公式如下：B7=IF （$B$3-A7<0，0，IF（$B$3-A7=0，$B$2-SUM（$B6：B$7）-$B$4，IF（$B$3-A7>=2，DDB（$B$2，$B$4，$B$3，A7，2），（$B$2-SUM（$B6：B$7）-$B$4）/2）））C7=IF（$B$3 B$2，$B$4，$B$3））D7=IF（$B$3

在這里，用條件函數(shù)來控制折舊年限是否超出固定資產(chǎn)的使用年限。然后我們利用填充柄功能（選中需要復制的公式單元格，將鼠標放置在該單元格的右下角，指針形狀變?yōu)楹诘募殹笆弊譅顣r，往下拖動到需要填充公式的單元格中）將公式復制到每列的其他單元格中。在B5、C5和D5單元格內(nèi)利用求和公式求出每種折舊計提方法的折舊合計數(shù)，具體如下： B5=SUM（B7：B60） C5=SUM（C7：C60） D5=SUM（D7：D60）

輸入固定資產(chǎn)折舊計算的相關資料數(shù)據(jù)輸入相應的公式后，會計人員或審計人員就可根據(jù)企業(yè)每項固定資產(chǎn)的原值、凈殘值、使用年限等相應資料輸入到固定資產(chǎn)折舊計算模型中的相應位置，模型就會自動計算出每種方法下的各年折舊額了。例如，某企業(yè)有一項固定資產(chǎn)，原值為￥600 000元，凈殘值為￥1 000元，使用年限為5年，則會計人員可將有關數(shù)據(jù)輸入到相應的單元格中，則模型就會自動計算出各年的折舊額，具體如下圖6所示：

4 巧用Excel解決工資會計核算的問題

1、首先在一個Excel工資簿中制作兩張工資報表，一個是工資清單表，一個是工資條表。

2、在工資清單表A1：R1區(qū)輸入工資項目：職工代碼、職工名稱、部門代碼、部門名稱、類別代碼、類別名稱、基本工資、獎金、書報費、洗理費、應發(fā)工資、應稅工資、所得稅、房租水電、養(yǎng)老金、失業(yè)金、醫(yī)保金、實發(fā)工資。

3、從Excel工作表的第2行起可以輸入各項目的工資數(shù)據(jù)。首先輸入各職工的職工代碼、職工名稱、部門代碼、部門名稱、類別代碼、類別名稱、基本工資、獎金、書報費、洗理費、房租水電、養(yǎng)老金、失業(yè)金、醫(yī)保金這些必須輸入的項目，其它項目可以通過設置公式自動計算出來。下面說明如何設置這些公式并進行自動計算的。

（1）職工代碼：設第一的職工的代碼為0001，然后利用向下填充的功能形成其它職工代碼，其他項目的名稱和代碼照此類推。

（2）應發(fā)工資：此項目為基本工資+獎金+書報費+洗理費。第一個職工此項目的計算公式為=G2+H2+I2+J2，然后利用向下填充的功能形成其它職工此項目的數(shù)據(jù)（G2、H2、I2、J2分別為基本工資、獎金、書報費、洗理費）。

（3）應稅工資：此項目為應發(fā)工資-養(yǎng)老金-失業(yè)金-醫(yī)保金等，專門用于核算工資所得稅而設置的項目，第一個職工此項目的計算公式為=K2-O2-P2-Q2，然后利用向下填充的功能形成其它職工此項目的數(shù)據(jù)（K2、O2、P2、Q2分別為應發(fā)工資、養(yǎng)老金、失業(yè)金、醫(yī)保金）。

（4）所得稅：所得稅是根據(jù)應稅工資計算而得的，另外按現(xiàn)行個稅法規(guī)定計稅時應扣除3500元的費用數(shù)。假設所得稅稅率如下表所示：

則第一個職工的所得稅公式為：

=IF（AND（L2>0，L2<=3500），0，IF（AND（L2>3500，L2<=5000），ROUND（（L2-3500）*0.03，2），IF（AND（L2>5000，L2<=8000），ROUND（（L2-3500）*0.1-105，2），IF（AND（L2>8000，L2<=12500），ROUND（（L2-3500）*0.20-555，2），IF（AND（L2>12500，L2<=38500），ROUND（（L2-3500）*0.25-1005，2），IF（AND（L2>38500，L2<=58500），ROUND（（L2-3500）*0.30-2755，2），IF（AND（L2>58500，L2<=83500），ROUND（（L2-3500）*0.35-5505，2），""））））））），然后利用向下填充的功能形成其它職工此項目的數(shù)據(jù)（L2為應稅工資）。

（5）實發(fā)工資：此項目=應發(fā)工資-所得稅-房租水電-養(yǎng)老金-失業(yè)金-醫(yī)保金，用公式表示即為：= K2-M2-N2-O2-P2-Q2，然后利用向下填充的功能形成其它職工此項目的數(shù)據(jù)。

4、工資數(shù)據(jù)全部形成后，利用Excel的數(shù)據(jù)/分類匯總或數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表功能，形成各種分類匯總數(shù)據(jù)，進行各種條件查詢。

5、用Excel打印工資條

職工工資構成非常復雜，往往超過10項，因此每月發(fā)工資時要向職工提供一包含工資各構成部分的項目名稱和具體數(shù)值的工資條。打印工資條時要求在每個職工的工資條間有一空行便于彼此裁開。本模板就是用EXCEL函數(shù)根據(jù)工資清單生成一便于分割含有工資細目的工資條表格。

本工資簿包含兩張工資表。

第1張工資表就是工資清單，稱為"清單"。它第一行為標題行包括職工姓名、各工資細目。

第2張工作表就是供打印的表，稱為"工資條"。它應設置為每三行一組，每組第一行為標題，第二為姓名和各項工資數(shù)據(jù)，第三行為空白行。就是說整張表被3除余1的行為標題行，被3除余2的行為包括職工姓名、各項工資數(shù)據(jù)的行，能被3整除的行為為空行。

在某一單元格輸入套用函數(shù)"=MOD（ROW（），3）"，它的值就是該單元格所在行被3除的余數(shù)。因此用此函數(shù)能判別該行是標題行、數(shù)據(jù)行還是空行。

在A1單元格輸入公式"=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，清單！A$1，"value-if-false"））"并往下填充，從A1單元格開始在A列各單元格的值分別為清單A1單元格的值即姓名、value-if-false、空白，姓名、value-if-false、空白，……。其中value-if-false表示MOD（ROW（），3）既不等于0又不等于1時，即它等于2時應取的值。它可用如下函數(shù)來賦值："INDEX（清單！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））"。INDEX（）為一查找函數(shù)它的格式為：INDEX（reference，row-num，col-num），其中reference為查找的區(qū)域，本例中為清單表中的A到R列，即函數(shù)中的"清單！$A：$R"，row-num為被查找區(qū)域中的行序數(shù)即函數(shù)中的INT（（ROW（）+4）/3），col-num為被查找區(qū)域中的列序數(shù)即函數(shù)中的COLUMN（）。第2、5、8…….行的行號代入INT（（ROW（）+4）/3）正好是2、3、4……，COLUMN（）在A列為1。因此公式"=INDEX（清單！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））"輸入A列后，A2、A5、A8……單元格的值正好是清單A2、A3、A4……，單元格的值。這樣，表的完整的公式應為"=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，清單！A$1，INDEX（清單！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））））"。把此公式輸入A1單元格，然后向下向右填充得到了完整的工資條表。

為了表格的美觀還應對格式進行設置，一般習慣包括標題、姓名等文字在單元格中要取中，數(shù)字要右置，數(shù)字小數(shù)點位數(shù)也應一致，還有根據(jù)個人的愛好設置邊框。本表格只需對一至三行的單元格進行設置，然后通過選擇性格式設置完成全表的設置。

本工作簿的特點是1、不對清單表進行操作保持清單工作表的完整，2、全工作表只有一個公式，通過填充得到全表，十分方便。

5 巧用Excel讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示的問題

在工資表中，如果想讓大于等于3500元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于2000元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“3500”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于2000，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。

3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

6 巧用Excel的語音功能自動完成會計數(shù)據(jù)校對的問題

工資表或者其他有關財務數(shù)據(jù)表做完后還要對數(shù)據(jù)進行校對，但是這么多數(shù)據(jù)怎樣才能又快又不出差錯地進行校對呢？其實可以用一下Excel自帶的“文本到語音”功能，讓軟件通過發(fā)聲自動給你報賬。打開Excel，點擊“工具→語音→顯示文本到語音工具欄”，由于這個功能在安裝Excel的時候不是默認安裝的，所以在第一次使用時有時會提示插入Office 安裝光盤來安裝這個功能。安裝完成后打開“文本到語音”工具欄，先在數(shù)據(jù)文件中用鼠標選擇要朗讀的第一個數(shù)據(jù)，接著根據(jù)數(shù)據(jù)的排列情況來選擇是“按行”還是“按列”來進行朗讀，設置完成后點擊工具欄最左面的“朗讀單元格”按鈕就可以了。在朗讀的時候被朗讀到的單元格會以選中狀態(tài)顯示，而且還可以流利地朗讀中文，英文是一個字母一個字母朗讀的，這樣就可以校對英文單詞的拼寫是否正確（圖7）。

該功能還可以一邊輸入數(shù)據(jù)一邊來進行語音校對，只要點擊一下工具欄最右面的 “按回車開始朗讀” 按鈕，使其為選中狀態(tài)，這樣在完成一個單元格的輸入后按回車，Excel就會自動來朗讀這個單元格中的內(nèi)容。

一般朗讀默認的是男聲的，如果你聽膩了，可以通過系統(tǒng)里的設置把男聲改為女聲，打開控制面板中的“語音”項，在里面的“語音選擇”來選擇一下語音，然后點擊下面的“預覽聲音”就可以聽效果了，而且還可以設置語音的朗讀速度，完成后點擊“確定”按鈕就可以了（圖8）。 語音校對模式可以加快數(shù)據(jù)的處理速度，省時又省力。

總之，Excel的熟練運用，將給財務人員帶來極大的方便，Excel使用技術的提升，可以提高財會人員的業(yè)務能力，掌握Excel的一些高級使用技巧，可以成倍地減輕勞動強度，輕松地提高工作效率和提升工作質(zhì)量。

【參考文獻】

[1]曹玉敏.條件函數(shù)在Excel財務管理中的應用[J].才智，2009（24）

[2]孫自保.趙德軍.中小企業(yè)利用excel解決管理會計問題的運用[J].盤算機時代2001（1）

[3]Excel妙用語音較對功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)核對http：//soft.yesky.com/office/14/11202014.shtml

[4]Excel也會“作假”—真正的實現(xiàn)四舍五入http：//jingyan.baidu.com/article/2a1383286d9bc2074a134f05.html

[5]excel中如何設置不同類型的數(shù)據(jù)顯示不同的顏色http：//wenku.baidu.com/link？url=GukUN1lB2QPiS_Zs7f2_ozzPnD3PxP7wH6XDBYkLdRq8EIc3obcSkX8_UYUL3WA2f6S3qBTwTy2pSGVeqYOv7TiJBpgiYxx2knbAMnnzpe_