基于可生存系統(tǒng)模型的高校校友工作組織建設

賈麗潔 王振春

【文章摘要】

本文以優(yōu)化高校校友工作組織建設為目的，首先簡要介紹了可生存系統(tǒng)模型理論；其次根據可生存系統(tǒng)模型，重新梳理了高校校友工作體系的組織結構與運行機制；最后提出優(yōu)化高校工作系統(tǒng)的解決方案。旨在優(yōu)化管理系統(tǒng)，為改善校友工作提供新的思路。

【關鍵詞】

校友工作；可生存系統(tǒng)模型；組織建設

0 引言

對于高校來說，分布于社會各界的校友是一個知識密集、信息豐富，且與母校有著特殊情感聯(lián)系的群體，是高校非常珍貴的資源寶庫。隨著高等教育辦學模式的改革與發(fā)展，校友在辦學中的重要作用日益突出，加強校友工作，發(fā)揮其在拓展辦學空間、促進學校發(fā)展中的作用，以成為高校的共識。

本文為了優(yōu)化高校校友工作組織結構，為高校校友工作管理引入新的理念，通過卓有成效的校友工作，建設健康積極的組織體系。

1 基于可生存系統(tǒng)模型的概念

可生存系統(tǒng)模型（Viable System Model，簡稱為VSM），將組織看作一個信息處理系統(tǒng)，采用控制論的方法分析組織和環(huán)境的相互作用，并如何有效地控制信息流，形成自組織的能力?；赩SM模型的高校校友工作管理集成的研究意義在于：首先，運用VSM模型優(yōu)化高校校友工作組織并制定修正方案，此修正方案可以大大提高組織的可生存能力，使組織在處理結構變化的同時仍然能保持其穩(wěn)定性，并且整個可生存系統(tǒng)的工作效率也要遠高于傳統(tǒng)的分級模式。其次，運用VSM模型有效處理組織內各部分的縱向、橫向聯(lián)系。經過系統(tǒng)集成后形成統(tǒng)一數據出口，滿足不同子系統(tǒng)的需求。以遞歸性概念和多樣性平衡原理，劃分校友工作組織系統(tǒng)組織層次和功能。第三，運用VSM模型通過大系統(tǒng)對內外部環(huán)境信息進行整合，對組織的全面思考，提供對組織特征、命令源以及控制和信息流的詳盡說明，制定出更具適應性的政策。

2 可生存系統(tǒng)模型的構建

2.1工作體系的劃分

高校校友工作體系運用VSM構建，與其它組織一樣看做一個處于當今復雜多樣的社會環(huán)境中的具有多樣性以及持續(xù)性的系統(tǒng)。由于教育的特殊性，本文主要分析高校行政管理所處的環(huán)境，所有的工作都是圍繞更好地為高校正常運行而展開的。用VSM理論來分析，高校校友工作體系主要由5級用戶組成，分別看作5個子系統(tǒng)組成：

系統(tǒng)1，執(zhí)行實施（Implementation）功能。將分布在各地的校友合理組織起來，共同發(fā)展。根據高校各校友會級別，將校友會組織分為：地方校友會、行業(yè)校友會各、院系校友會、年級校友會及班級社區(qū)，由各校友會的聯(lián)絡員具體實施校友工作辦公室中各類執(zhí)行實施工作，執(zhí)行組織的基本行動，是真正“做”事情的部分。每個運作部分都擁有自主權，都顯現了可生存系統(tǒng)的5項功能，整個系統(tǒng)是遞歸執(zhí)行的。

系統(tǒng)2，執(zhí)行協(xié)調（Co-ordination）功能。各校友會秘書處，作為協(xié)調者負責在校友工作系統(tǒng)信息的上傳與下達，控制各項工作的完成進度；當系統(tǒng)1中發(fā)生沖突時，系統(tǒng)2能協(xié)調并解決這些沖突，并讓系統(tǒng)3監(jiān)控和協(xié)調系統(tǒng)1中的活動并保持系統(tǒng)穩(wěn)定性。

系統(tǒng)3，執(zhí)行控制（Control）功能。校友工作辦公室，制訂各種規(guī)則、實施辦法，界定用戶的權限，為各學院、各地校友會、廣大校友提供所需資源；對內部環(huán)境實施調整和控制，負責解釋系統(tǒng)4和系統(tǒng)5的決策及信息的整合與過濾。

系統(tǒng)4，執(zhí)行智能（Intelligence）功能。校友工作辦公室的顧問團，多方面分析學校對辦公系統(tǒng)功能的需求，為決策者提供合理而有價值的建議。負責觀察外部環(huán)境的變化，制定未來計劃和預測未來變化，同時監(jiān)控組織內部行為，使組織適應外部環(huán)境變化而保持可生存性。

系統(tǒng)5，執(zhí)行政策（Policy）功能。校領導，作為決策者，根據外部環(huán)境以及學校內部需求總體把握學校方向，做出學校的決策，完善校友工作系統(tǒng)，負責制定組織的整體政策。

2.2 VSM的構建

現依據VSM模型對其進行診斷，步驟如下：

第一步：確定焦點系統(tǒng)

用VSM理論對某一個部分進行研究，該部分就稱為焦點系統(tǒng)。將校友工作體系劃分成若干個工作子系統(tǒng)，校友總會、地方校友會、行業(yè)校友會、院系校友會、院系地方校友會、院系年級校友會及班級社區(qū)，每一個子系統(tǒng)都可以作為焦點系統(tǒng)進行VSM分析。由于校友工作體系人員、組織結構相對簡單，本文以高校校友工作系統(tǒng)整體作為焦點系統(tǒng)遞歸1進行研究。

第二步：焦點系統(tǒng)運行機制

依據VSM模型原理把焦點系統(tǒng)中所有用戶按其功能劃分到5個子系統(tǒng)中得到圖1。圖中字母代表校友工作體系的組織模塊，數字1～5代表系統(tǒng)1～5。由圖1可見每個子模塊運行機制

系統(tǒng)1： 作為各校友會的聯(lián)絡員，不只是信息的接受者，還要建立校友會聯(lián)絡員的信息反饋機制，同時促進其工作的積極性，由系統(tǒng)3制訂校友工作者的獎勵制度。系統(tǒng)1中包含了A與1A等3對子自組織系統(tǒng)。1A、1B、1C是系統(tǒng)1中的聯(lián)絡員，A、B、C是其對應的各校友會組織，2A、2B、2C是對應的局部環(huán)境。當局部環(huán)境2A發(fā)生變化時，校友會A把此信息傳遞給聯(lián)絡員1A。1A針對該變化作出調整，并把對應策略傳遞給A，從而保持其局部穩(wěn)定性，其信息流程為：2A-A-1A。

系統(tǒng)2：系統(tǒng)2的功能主要由秘書處執(zhí)行，秘書處是負責信息的上傳下達，不但要注重命令的下達，同時也要重視反映問題的上傳。

系統(tǒng)3：系統(tǒng)3的功能主要由校友工作辦公室執(zhí)行，運作規(guī)劃與系統(tǒng)1中真正使用者商量的情況下制定；不干涉系統(tǒng)1的基本運作，使系統(tǒng)1擁有局部管理的自主權；為系統(tǒng)1中各部門定義清晰的職責任務、工作目標、業(yè)績反饋制度等。監(jiān)控和協(xié)調系統(tǒng)1中的活動，它還可以跳過系統(tǒng)4將重要信息直接傳遞給系統(tǒng)5。

系統(tǒng)4：校友工作辦公室的顧問團執(zhí)行了系統(tǒng)4中尋求新機遇的功能。監(jiān)視并預測整個外部環(huán)境的變化，并且把系統(tǒng)3傳遞上來的影響內部穩(wěn)定的信息與來自外部環(huán)境的信息相整合。然后把需要及時處理的信息傳遞給系統(tǒng)3，由系統(tǒng)3控制運作部分做出相關變化，把影響組織長遠發(fā)展的信息傳遞給系統(tǒng)5審批。

系統(tǒng)5：系統(tǒng)5的功能主要由校領導執(zhí)行。系統(tǒng)5應該作為系統(tǒng)3與系統(tǒng)4之間的擇優(yōu)器。系統(tǒng)5常規(guī)情況下不應介入低層運作，只有在系統(tǒng)3、4政策失靈時才干預組織運作。

第三步：依據優(yōu)化結果，建立結構化的信息渠道暢通信息交流方式。

新媒體環(huán)境下，微博、微信是高校校友工作辦公室開展全媒體校友工作的互補工具，微博可以做到向廣大校友關注的學校新聞、動向即時擴散，微信可以做到深度信息的精準推送，兩者都是現代高校校友工作不可或缺的重要工具，微博與微信為校友工作的帶來了全新的信息渠道。系統(tǒng)3通過兩者開展適合校友的信息宣傳服務，發(fā)起相關的線上線下活動，如微調查、微公益活動、返校日活動等，同時也建立了快速的信息反饋機制。5個子系統(tǒng)的責權必須明確，系統(tǒng)5專注于焦點系統(tǒng)發(fā)展戰(zhàn)略，系統(tǒng)4應加強需求調查、預測方面的工作。系統(tǒng)3在充分理解系統(tǒng)4、5政策的基礎上，把焦點系統(tǒng)總的政策劃分成不同的子目標分配給系統(tǒng)1中相應的部門，為系統(tǒng)1中各部門制定明確的工作目標，并通過制定預算、分配資源和定期檢驗等手段對系統(tǒng)1進行控制。系統(tǒng)3給予系統(tǒng)1足夠的自主權，僅對系統(tǒng)1的運作進行總體上的把握而不干涉其具體細節(jié)運作。通過建立適當的評價體系和激勵機制來增加體系中工作人員的認同感和積極性。得到自主權的系統(tǒng)1將成為自組織系統(tǒng)，系統(tǒng)中各部分分工明確，每一項操作都有專人專項負責。工作標準明確，校友工作辦公室通過定期工作評價、回顧等方式對系統(tǒng)1進行局部控制管理。建立商議機制，系統(tǒng)3在分配資源時將咨詢系統(tǒng)1中各職能部門職員的意見。

基于此，校友工作體系信息渠道完整且信息流通暢，內耗顯著降低，工作效率明顯提高，建立了結構化的信息渠道暢通信息交流方式。

4 結論

運用VSM模型可以制定高校校友工作體系的優(yōu)化方案，可以大大提高組織的可生存能力，使組織在處理結構變化的同時仍然能保持其穩(wěn)定性，并且整個可生存系統(tǒng)的工作效率也要遠高于傳統(tǒng)的層層匯報、基于命令和控制的分級結構。為高校校友工作體系的優(yōu)化提供了一條新的思路。

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【作者簡介】

賈麗潔，女，1979，河北遷安，助理研究員，校友辦公室，校友工作及管理信息系統(tǒng)