完善制度，創(chuàng)新手段，不斷提高合同管理水平

李娟 劉新平 木扎帕爾 馬銀偉

【文章摘要】

企業(yè)合同管理要求風(fēng)險(xiǎn)防控到位，通過實(shí)踐和持續(xù)改進(jìn)，探索適合本企業(yè)的合同管理體制，梳理、完善流程和制度，創(chuàng)新服務(wù)商評(píng)價(jià)、流程規(guī)范、執(zhí)行監(jiān)督、法律風(fēng)險(xiǎn)源頭控制等管理手段，進(jìn)一步提高合同管理水平。

【關(guān)鍵詞】

合同管理；創(chuàng)新手段；防范風(fēng)險(xiǎn)

合同管理是一個(gè)適應(yīng)新形勢，滿足新要求，持續(xù)改進(jìn)，不斷完善的過程。近年來我們緊緊圍繞單位中心工作，致力于合同管理工作體制和模式的探索，通過創(chuàng)新手段、規(guī)范管理、加強(qiáng)監(jiān)督，合同管理工作取得了顯著成效。

1 科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置是提高合同管理水平的基本要求

我廠成立了以廠長為主任，主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室部門負(fù)責(zé)人為成員的市場管理委員會(huì)，由市場管理委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策我廠市場及合同管理工作，并設(shè)立辦公室作為日常管理部門。辦公室設(shè)在計(jì)劃科，計(jì)劃科設(shè)置合同管理崗，專職負(fù)責(zé)全廠的市場管理、招投標(biāo)管理、合同管理、訴訟與非訴訟等法律事務(wù)日常管理工作。

2 建立完備規(guī)范的合同管理制度是提高合同管理水平的根本保障

制度作為合同管理的準(zhǔn)則，對(duì)規(guī)范合同審批程序，有序開展招投標(biāo)和市場管理工作具有根本保障作用。我們修訂完善了廠招標(biāo)、合同管理、油田市場施工和技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍業(yè)績管理規(guī)定等制度，不斷規(guī)范合同立項(xiàng)、選商、審查審批、簽訂、履行、結(jié)算、簽約授權(quán)、考核與檢查等內(nèi)容，并加大制度的宣傳和執(zhí)行力度，確保合同管理規(guī)范運(yùn)作。

2.1推行簽約授權(quán)制，強(qiáng)化責(zé)任人的合同法律意識(shí)

推行合同簽約授權(quán)制度，通過明確授權(quán)內(nèi)容、程序、權(quán)限，做到了依法依規(guī)、權(quán)責(zé)分明。合同簽約授權(quán)委托人在現(xiàn)任部門職務(wù)期間，代表廠簽署職責(zé)范圍內(nèi)的各類合同，對(duì)所簽合同的履約、結(jié)算及糾紛處理等全過程負(fù)責(zé)，并保證自身行為符合有關(guān)法律法規(guī)要求。

2.2推行合同立項(xiàng)制度，落實(shí)簽約依據(jù)

為明確落實(shí)合同簽約依據(jù)，我廠嚴(yán)把簽約立項(xiàng)關(guān)。要求所有合同簽約前，承辦部門必須辦理廠合同簽約立項(xiàng)表，否則不予簽約。合同承辦部門辦理立項(xiàng)表時(shí)，須對(duì)合同項(xiàng)目計(jì)劃文號(hào)、立項(xiàng)原因及實(shí)施的必要性、工作量概況、預(yù)計(jì)費(fèi)用及工期等內(nèi)容在表中做簡單闡述，并推薦擬合作服務(wù)隊(duì)伍和擬選商方式。簽約立項(xiàng)表經(jīng)過廠各專業(yè)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)以及廠長審批后方能作為合同簽約和組織招議標(biāo)的依據(jù)。

2.3推行合同簽約三項(xiàng)審查制度，確保合同條款的技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性和法律性符合要求

專業(yè)技術(shù)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)主管項(xiàng)目的合同技術(shù)性審查審批；財(cái)務(wù)部門和計(jì)劃部門按照資金渠道的劃分分別負(fù)責(zé)成本和投資項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性審查審批；合同管理崗及法律顧問負(fù)責(zé)法律性審查；廠長負(fù)責(zé)所有合同終審。通過推行合同簽約“三項(xiàng)”審查制度，將我廠合同的技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性、法律性審查職責(zé)落到了實(shí)處，對(duì)合同條款的規(guī)范及完善，有效控制和防范各類合同風(fēng)險(xiǎn)。

2.4推行招議標(biāo)制度，引入市場競爭機(jī)制

嚴(yán)格按照制度要求，積極引入市場競爭機(jī)制，全面推行招標(biāo)制度。招標(biāo)工作實(shí)行項(xiàng)目管理總經(jīng)理部負(fù)責(zé)制，由各項(xiàng)目經(jīng)理部（組）與計(jì)劃科、財(cái)務(wù)、紀(jì)委、技術(shù)監(jiān)督站等科室、部門共同參與、分工負(fù)責(zé)、互相配合完成。嚴(yán)格按照有關(guān)招投標(biāo)管理規(guī)定辦理招標(biāo)審批手續(xù)，選擇評(píng)委，組織招標(biāo)，所有招標(biāo)項(xiàng)目均做到了“五落實(shí)”，確保招標(biāo)活動(dòng)在公平、公正、公開的原則下順利開展。

2.5推行合同定期檢查制度，掌握合同履約動(dòng)態(tài)

每半年組織開展一次《合同履行情況檢查表》和《服務(wù)采購確認(rèn)單》填報(bào)工作。檢查面向全廠合同承辦部門，檢查對(duì)象是填報(bào)期間所有處于履行狀態(tài)的合同。通過全廠合同承辦部門對(duì)各自主管的合同項(xiàng)目進(jìn)行全面的清理和檢查，與合同管理部門、財(cái)務(wù)部門共同確認(rèn)合同履行狀況及結(jié)算費(fèi)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行異常情況，使合同履行處于受控狀態(tài)。

2.6推行施工及技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍業(yè)績考核和業(yè)績管理制度，為選擇合格供方和優(yōu)化服務(wù)隊(duì)伍提供依據(jù)

每年年初，開展油田市場施工及服務(wù)隊(duì)伍業(yè)績考核工作，通過合同專業(yè)部門初評(píng)、計(jì)劃科復(fù)評(píng)、廠長審核后報(bào)公司主管部門備案的考核程序，完成對(duì)前一年度所有服務(wù)隊(duì)伍及其服務(wù)項(xiàng)目的業(yè)績?cè)u(píng)分和市場排名工作，編制當(dāng)年的合格供方名錄。

凡專業(yè)部門為施工及技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍出具業(yè)績證明和推薦報(bào)告，必須經(jīng)過我廠市場管理委員會(huì)辦公室審核后方能生效，否則一律視為無效證明。廠市場管理委員會(huì)辦公室對(duì)業(yè)績證明和推薦報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、客觀性及格式規(guī)范性予以審查，對(duì)于客觀性不足的證明，須修改后方可出具。

3 創(chuàng)新管理手段是提高合同管理水平的必然選擇

3.1創(chuàng)新開展承包方和供方評(píng)價(jià)管理，嚴(yán)把市場準(zhǔn)入關(guān)口

合同承辦單位在辦理合同立項(xiàng)前必須對(duì)其推薦的擬合作服務(wù)隊(duì)伍的服務(wù)資格進(jìn)行初審，立項(xiàng)完畢后由合同管理部門對(duì)推薦的擬合作服務(wù)單位資格進(jìn)行復(fù)審，招標(biāo)小組成員組成的評(píng)價(jià)小組還會(huì)對(duì)擬合作的服務(wù)隊(duì)伍從企業(yè)資質(zhì)（包括營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、法定代表人證明及授權(quán)委托書、油田市場準(zhǔn)入證、安全施工許可證等）、業(yè)績、人員、裝備、服務(wù)能力、QHSE建設(shè)5個(gè)方面進(jìn)行最終審查和全面評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)小組將依據(jù)總成績確定該隊(duì)伍是否為合格服務(wù)隊(duì)伍，并在評(píng)價(jià)表上簽字確認(rèn)。

根據(jù)服務(wù)隊(duì)伍的綜合成績，我們將服務(wù)隊(duì)伍分為優(yōu)秀、優(yōu)良、合格和不合格四類。評(píng)價(jià)不合格的服務(wù)隊(duì)伍一律不準(zhǔn)進(jìn)入我廠市場。該服務(wù)隊(duì)伍的供方評(píng)價(jià)表將和資質(zhì)文件一并歸入當(dāng)年的合格承包方、供方檔案中。

3.2應(yīng)用信息化技術(shù)手段，提高合同管理水平

應(yīng)用股份公司合同信息系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)合同立項(xiàng)，選商、申報(bào)、簽約授權(quán)、合同履行、提供服務(wù)合同申報(bào)、合同變更、解除、違約申報(bào)等模塊設(shè)置符合本廠實(shí)際、規(guī)范的詳細(xì)流程，合同業(yè)務(wù)面涵蓋廠所有專業(yè)部門，實(shí)現(xiàn)了合同在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上起草申報(bào)、審查審批、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析匯報(bào)等功能，降低了管理成本，增加了合同管理的透明度，有效防范和控制了合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.3加強(qiáng)合同履約監(jiān)管，提高履約質(zhì)量

為確保合同的履行質(zhì)量，我們突出把過程監(jiān)督作為合同重要的管理要素納入到合同管理環(huán)節(jié)中來，廠技術(shù)監(jiān)督部門全過程參與合同供方評(píng)價(jià)、項(xiàng)目招議標(biāo)、合同履行監(jiān)督、合同結(jié)算、服務(wù)隊(duì)伍業(yè)績考核等合同管理工作，在地面工程、井下作業(yè)、物資采購等合同履行過程中，充分發(fā)揮其現(xiàn)場監(jiān)督和指導(dǎo)的職能，確保合同能夠保質(zhì)保量順利履行。

4 結(jié)束語

制度是規(guī)范和平穩(wěn)運(yùn)作的根本保證，創(chuàng)新是高效和持續(xù)發(fā)展的最終選擇。我們克服了諸多困難，工作也得到公司及政府主管部門的肯定，多次蟬聯(lián)了“自治區(qū)守合同重信用企業(yè)”榮譽(yù)稱號(hào)，并榮獲了“國家守合同重信用企業(yè)”榮譽(yù)稱號(hào)。

【作者簡介】

李娟（1974.12-），女，滿族，新疆伊犁人，本科，經(jīng)濟(jì)師。研究方向：經(jīng)營管理