日常工作項(xiàng)目化

【文章摘要】

對(duì)提高各級(jí)管理者及員工工作效率進(jìn)行研究，采用日常工作項(xiàng)目化的形式將管理者及員工從繁忙的工作中解脫出來(lái)，應(yīng)用項(xiàng)目管理技能對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行分解，通過(guò)控制項(xiàng)目三重制約因素：范圍、時(shí)間、成本，從而控制項(xiàng)目質(zhì)量，以可交付成果為導(dǎo)向，使員工工作輕松、方向明確，使各級(jí)管理者和員工從繁忙的工作中解脫出來(lái)，降低成本，提升工作效率，增強(qiáng)企業(yè)和個(gè)人在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

針對(duì)如何提高企業(yè)日常事務(wù)管理工作效率，將各級(jí)管理者和員工從繁忙的工作中解脫出來(lái)，使領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力投入到最重要工作中，使員工對(duì)自己所完成的工作擁有成就感，通過(guò)日常工作項(xiàng)目化的方法解決。

一般情況下，工作可以分為項(xiàng)目和運(yùn)營(yíng)；運(yùn)營(yíng)是通過(guò)開展持續(xù)的活動(dòng)來(lái)生產(chǎn)同樣的產(chǎn)品或提供重復(fù)的服務(wù)的一種組織職能，例如生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、制造運(yùn)營(yíng)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，除此以外所有工作都可以歸類為項(xiàng)目，什么是項(xiàng)目呢？項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。其中包含了項(xiàng)目的兩個(gè)最重要的特征：臨時(shí)性和獨(dú)特性。

臨時(shí)性是指項(xiàng)目有明確的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。任何具有明確的開始和結(jié)束時(shí)間的工作都是臨時(shí)性的，不會(huì)無(wú)限期的延續(xù)下去，但是臨時(shí)性并不意味著持續(xù)時(shí)間短，歷時(shí)一個(gè)月的項(xiàng)目是臨時(shí)的，歷時(shí)一年或十年的項(xiàng)目也是臨時(shí)的，需要注意的是臨時(shí)性的項(xiàng)目所產(chǎn)生的產(chǎn)品具有可持續(xù)的長(zhǎng)期生命力，項(xiàng)目產(chǎn)生的產(chǎn)品如發(fā)動(dòng)機(jī)廠建設(shè)項(xiàng)目所建設(shè)的發(fā)動(dòng)機(jī)廠是可以長(zhǎng)期使用的，會(huì)對(duì)社會(huì)和環(huán)境產(chǎn)生持續(xù)的影響。

獨(dú)特性是相對(duì)的，一個(gè)項(xiàng)目與以前的項(xiàng)目相比，或多或少會(huì)有一些相似性，如B205/235發(fā)動(dòng)機(jī)開發(fā)項(xiàng)目與其他型號(hào)發(fā)動(dòng)機(jī)開發(fā)項(xiàng)目之間肯定有不少相似的地方。如果各個(gè)項(xiàng)目完全是獨(dú)特的，就不可能存在大多數(shù)情況下適用于大多數(shù)項(xiàng)目的知識(shí)，《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》也就無(wú)法存在了，許多工作都具有相對(duì)意義上的獨(dú)特性，也就具備了當(dāng)做項(xiàng)目來(lái)做的可能性。

任何一項(xiàng)工作，如果你更看重它的臨時(shí)性、獨(dú)特性，它就是“項(xiàng)目”。在中國(guó)項(xiàng)目管理界有這么一句話：“學(xué)海無(wú)涯苦作舟，乘順舟方可抵岸；書山有路勤為徑，攀捷徑才能登頂。而項(xiàng)目管理恰恰就是此順舟與捷徑。項(xiàng)目管理就是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，以滿足項(xiàng)目的要求。

在項(xiàng)目工作中兩個(gè)點(diǎn)特別重要：

1.規(guī)定時(shí)間內(nèi)的可交付成果。在日常工作中，管理者交給下屬的每項(xiàng)工作，都可以看做是交給下屬了一個(gè)項(xiàng)目，如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成特定的工作。這里面的工作指的就是可交付成果，如日常中的圖紙、服務(wù)或成果等。如果可交付成果不明確，就是作秀，這與TS16949中的輸入、過(guò)程、輸出中的輸出有異曲同工之妙。

2.項(xiàng)目目標(biāo)的逐漸細(xì)化和可測(cè)量化。不能在訂立項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)使用模糊不可測(cè)量的詞語(yǔ)，如培養(yǎng)一流的人才、建設(shè)一流的企業(yè)，一定要將一流等詞語(yǔ)逐漸細(xì)化，變成可以測(cè)量的指標(biāo)，這樣我們才能在日常工作中不斷的改進(jìn)提高工作并最終達(dá)到我們所訂立的目標(biāo)。

部門管理者可以將所需完成的工作定義為一個(gè)個(gè)項(xiàng)目，規(guī)定每個(gè)項(xiàng)目的起止時(shí)間及所需要輸出的可交付成果，各組組長(zhǎng)可以依據(jù)所需輸出的可交付成果制定相應(yīng)的工作包并分配給組內(nèi)各成員。每級(jí)工作人員向自己的直接上級(jí)負(fù)責(zé)，每個(gè)工作包的設(shè)定一定要合理，最好是主要項(xiàng)目干系人參與到項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)中去，以便能夠準(zhǔn)確的預(yù)估工作量和完成工作時(shí)間，員工會(huì)將各自的“項(xiàng)目”保質(zhì)保量完成而不會(huì)造成額外的風(fēng)險(xiǎn)。

因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都有明確的工作目標(biāo)和需要輸出的可交付成果，項(xiàng)目（如公司級(jí)計(jì)劃）分解到子項(xiàng)目（如：部門級(jí)計(jì)劃）再分解到工作包（如：專業(yè)組計(jì)劃或項(xiàng)目計(jì)劃），層次非常清晰。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只需向下屬定時(shí)催促交付物，工作包負(fù)責(zé)人在完成工作包時(shí)也非常有成就感，因此達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)輕松，下屬有成就感的效果。但是在實(shí)操過(guò)程中有兩個(gè)需要注意的點(diǎn)：

1.項(xiàng)目經(jīng)理必須有整體項(xiàng)目意識(shí)且懂得項(xiàng)目管理，最好是一名擁有項(xiàng)目經(jīng)理證書（PMP）的項(xiàng)目經(jīng)理。

項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作是編計(jì)劃、搞監(jiān)督和溝通。但是計(jì)劃如何來(lái)編、監(jiān)督工作是否到位，最重要的溝通能力是否達(dá)到要求！項(xiàng)目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人。項(xiàng)目經(jīng)理要在規(guī)定的范圍、實(shí)踐、成本和質(zhì)量之下完成項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理除了要具備讀懂產(chǎn)品圖、了解產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝流程和通用管理方面的能力外，還應(yīng)具備保證合理行動(dòng)所需的個(gè)人素質(zhì)，個(gè)人素質(zhì)包括項(xiàng)目管理方面的知識(shí)、態(tài)度、主要人格特征和領(lǐng)導(dǎo)力。

2.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在與工作包負(fù)責(zé)人溝通后編制工作計(jì)劃。

工作包負(fù)責(zé)人提出意見時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理如果確認(rèn)不了，可以采用德爾菲法來(lái)判斷其建議是否合理。

通過(guò)分析項(xiàng)目的三重制約來(lái)判斷下屬工作（項(xiàng)目）情況，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本都被約束，那么項(xiàng)目的質(zhì)量也就被控制住了，換句通俗的話講就是：多（范圍）、快（時(shí)間）、好（質(zhì)量）、?。ǔ杀荆遣豢煞裾J(rèn)比照現(xiàn)實(shí)，我們還有很多工作需要完成，如果日常工作中一味責(zé)備求全，每個(gè)人工作都是“錯(cuò)誤不斷”，所以關(guān)鍵是看項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)哪個(gè)因素更看重，比如工作中需要在最短時(shí)間內(nèi)完成發(fā)動(dòng)機(jī)廠的設(shè)備安裝調(diào)試工作，相當(dāng)于固定時(shí)間，那么必須改變其他因素，如果范圍不允許變動(dòng)，那么就必須增加成本，比如增派人員加班加點(diǎn)完成工作即趕工；如果成本不允許變動(dòng)，那么就必須減少范圍，比如某些不是重要的內(nèi)容可以適當(dāng)刪減。

2013年5月北汽動(dòng)力技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)發(fā)動(dòng)機(jī)缸蓋分裝線氣門漏氣問(wèn)題，成立攻關(guān)項(xiàng)目組，以創(chuàng)新工作站形式鼓勵(lì)青年員工積極參加各項(xiàng)技術(shù)難題的解決，技術(shù)部缸蓋項(xiàng)目組大膽創(chuàng)新，以項(xiàng)目管理形式，明確了項(xiàng)目經(jīng)理，在解決技術(shù)難題中應(yīng)用了項(xiàng)目管理的核心理念，將專業(yè)技術(shù)的解決與項(xiàng)目管理專業(yè)中的項(xiàng)目管理技能相結(jié)合，更充分的完成了跨部門專業(yè)團(tuán)隊(duì)的組建與發(fā)展，依托專家影響力，根據(jù)馬斯諾需求分析，充分了解團(tuán)隊(duì)成員需求，調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員積極性，在規(guī)定的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量的制約下，在短短的3個(gè)月內(nèi)完成了公司兩年來(lái)難以徹底解決的技術(shù)問(wèn)題，每年為公司節(jié)約500萬(wàn)元/年，圓滿的完成項(xiàng)目，開創(chuàng)了項(xiàng)目管理與實(shí)際技術(shù)問(wèn)題相結(jié)合解決實(shí)際問(wèn)題的先河。

【作者簡(jiǎn)介】

張星，出生于1986年8月7日，民族：漢，籍貫：吉林省梅河口市，項(xiàng)目經(jīng)理、工程師，在職碩士，研究方向：企業(yè)管理