淺談如何做好水利工程檔案管理工作

張穎昱

【文章摘要】

水利工程檔案是水利工程建設(shè)中，具有保存價值的聲像、文字以及圖表等不同類型的歷史記錄，能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)活動與實際情況真實準(zhǔn)確的反映出來，是水利工程建設(shè)工作中必不可少的組成部分，因此對水利工程檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能更方便的為水利工程的建設(shè)管理進(jìn)行服務(wù)。本文結(jié)合具體的實踐經(jīng)驗，對做好水利工程檔案管理工作的重要性以及如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析探討。

【關(guān)鍵詞】

工程檔案；水利；管理

社會的建設(shè)，科技的發(fā)展，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各種城市建設(shè)也在如火如荼的進(jìn)行著，其中水利工程的建設(shè)帶給人們的利益是難以言說的，其中水利工程檔案的也有很大的作用。水利工程建設(shè)過程當(dāng)中，會有很多的文檔資料、施工記錄、竣工驗收資料、維修記錄等，這些資料可以全方位反映水利工程在建設(shè)過程中的的具體情況，在工程的質(zhì)量評定、管理維護(hù)等方面有很重要的信息價值。因此，將水利工程檔案的管理工作做好有很重要的意義。

1 建立統(tǒng)一的檔案管理制度

對水利工程檔案僅限統(tǒng)一管理，可以保證水利工程檔案的完整性和規(guī)范性。按照統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方法建立檔案管理小組，對檔案進(jìn)行管理工作，形成檔案管理網(wǎng)。完善管理制度，修訂檔案管理責(zé)任制度，盡量做到職責(zé)分明。不管是在工程的各個階段還是單位的各個部門，都需要從組織上確保文件材料的完整性，使水利檔案管理工作達(dá)到了規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及完整化。

2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

2.1拓寬檔案的收集途徑

根據(jù)實際情況，我們發(fā)現(xiàn)其實水利工程的建設(shè)是十分復(fù)雜的。從最初的申報項目一直到最后的工程竣工，中間會有很多工作要做，因此也會有大量的資料文件，涉及到很多方面。如果工期比較長，稍微有點不小心可能就有可能造成資料的遺失。有的小型的水利工程有可能施工要求比較急，而且工期比較短、文件數(shù)量不多，因此很容易被管理檔案的工作人員忽視。加上施工人員的組成比較復(fù)雜，在某項工程結(jié)束后，工作人員有可能會解散，而檔案資料也有可能會遺失。因此，為了使水利檔案資料的收集能夠完整，檔案管理工作人員應(yīng)該清楚的了解工程建設(shè)工作當(dāng)中，具體的操作程序以及工作流程，比如在分階段的工程中，需要掌握每個工作階段當(dāng)中會形成的文件資料、資料內(nèi)容等，從而進(jìn)行搜集：分階段收集的方法適用于建設(shè)周期比較長的水利工程。對于大型的水利工程，檔案管理人員需要保持和建設(shè)部門及施工部門的聯(lián)系，方便及時了解工程的進(jìn)展?fàn)顩r，對檔案資料及時回收，盡量避免檔案材料的遺失，確保水利工程檔案的完整性和系統(tǒng)性；追蹤收集的方法適用于工程周期比較短、檔案材料形成快的水利工程，檔案管理人員需要主動到施工現(xiàn)場了解工程的進(jìn)展情況，掌握工程建設(shè)信息，有針對性的搜集水利檔案資料，這種搜集檔案的方法不但速度快，而且質(zhì)量高，能夠保證檔案資料的完整性；強制性收集的方法適用于臨時機(jī)構(gòu)比較多的施工單位，水利工程申報以后，施工單位需要先交部分押金，到工程竣工以后，施工部門把整個檔案資料交給檔案管理部門后再退回押金，通過這種方法對施工部門進(jìn)行約束，確保檔案資料的完整性。

2.2對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

水利工程檔案管理人員需要有比常人更加全面的知識技能，對文書、科技等檔案都要能夠掌握應(yīng)用，最重要的一點是還要懂得水利工程檔案的類別類別檔案并且會對不同類型的檔案進(jìn)行整理。為了使水利工程檔案的管理達(dá)到規(guī)范，需要對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們對水利檔案的形成過程、每個工程階段會形成什么樣的檔案資料有一個徹底的認(rèn)識與了解，從而在以后的檔案收集中有更為明確的方向目標(biāo)。根據(jù)檔案整理的要求，對檔案文件的書寫要求、制成材料進(jìn)行詳細(xì)講解使檔案管理人員對檔案內(nèi)容有所了解，從而更好的開展自己的工作，對檔案資料進(jìn)行搜集整理。將培訓(xùn)與實際工作結(jié)合起來，可以更好的使得工作人員接受培訓(xùn)內(nèi)容，做到實踐與經(jīng)驗相結(jié)合，為檔案的規(guī)范化、完整化提供保障依據(jù)。

2.3充分發(fā)揮已有檔案的作用

水利檔案文件的收集歸檔工作是為了利用檔案信息，提高檔案的管理工作。水利工程檔案的產(chǎn)生形成是實踐經(jīng)驗所得的結(jié)果，通過對檔案資料的收集整理，使其成為檔案信息資源，然后通過檔案管理人員可以供給水利工作者進(jìn)行使用。檔案管理人員及時將檔案信息提供給有關(guān)部門或者水利工作者，讓他們從已有資料當(dāng)中尋找有用的信息，促進(jìn)水利工作的建設(shè)，從而更好的配合水利工程檔案的建檔工作。將檔案資料輸入電腦，可以隨時為有關(guān)部門或者人員提供系統(tǒng)全面的水利工程建設(shè)資源，還可以為水利工程的建設(shè)提供更大的幫助。因為他們了解檔案歸檔所帶來的和好處和方便，因此在以后的工作當(dāng)中也會很積極的整理收集有關(guān)的檔案資料以及有關(guān)文件，主動上交給檔案管理部門，在一定程度上保證了水利工程檔案的完整性和系統(tǒng)性，從而使水利檔案管理工作更好、更完整的開展下去。

3 結(jié)語

實踐證明，水利工程檔案的管理是一項比較冗長的工作，它的管理牽扯到工程從施工到竣工這個過程的方方面面，其中的檔案資料是一筆不可缺少的財富，因為它是實踐積累的經(jīng)驗和應(yīng)用，因此必須受到關(guān)注和收集整理，以便在以后的建設(shè)工程中被他人借鑒使用。因此，水利檔案的管理部門必須嚴(yán)格管理檔案資料，努力發(fā)揮檔案資料的作用，獲得最大的利用價值。同時還要對檔案資料進(jìn)行規(guī)范管理，制定完善的制度，進(jìn)行科學(xué)合理的管理，保證檔案資料的完整性、連續(xù)性，為水利工程的建設(shè)發(fā)揮更大、更有效的作用。

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