電子商務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

孟秋梅

【文章摘要】

隨著全球化進(jìn)程的加快和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)得到了飛速發(fā)展，同時(shí)在電子商務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中也形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其自身的特點(diǎn)。本文即在分析電子商務(wù)商務(wù)檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】

電子商務(wù)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

0 引言

電子商務(wù)是在開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)，即通過(guò)現(xiàn)代電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各種商務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子化。隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展，很多傳統(tǒng)商務(wù)活動(dòng)中的類(lèi)似紙質(zhì)合同等手續(xù)，都將被電子文本取代，這就給傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

商務(wù)交易過(guò)程主要分為準(zhǔn)備階段、談判和合同簽署階段、履行交易和交易索賠四個(gè)階段。這四個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案文件，其中絕大部分電子文件將轉(zhuǎn)化為電子檔案。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案管理人員的關(guān)注點(diǎn)不僅是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，還要擴(kuò)展到本地區(qū)、國(guó)內(nèi)甚至國(guó)際范圍?；诖耍髽I(yè)檔案管理人員不僅要做好企業(yè)內(nèi)部檔案的收集和保管，還要了解企業(yè)對(duì)相關(guān)檔案信息的需求，改變工作方式，結(jié)合現(xiàn)代電子商務(wù)營(yíng)銷(xiāo)模式進(jìn)行企業(yè)電子商務(wù)檔案的管理，這就給企業(yè)檔案管理人員提出了新的課題和挑戰(zhàn)。

1 電子商務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子商務(wù)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：由于電子商務(wù)檔案是借助于現(xiàn)代電子信息技術(shù)，其必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能讀取。并且只要配備了計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，電子商務(wù)檔案的處理和傳遞非?？旖?，并且可以借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，對(duì)于電子商務(wù)檔案的保存環(huán)境和條件來(lái)說(shuō)，其對(duì)溫度、濕度以及防磁性都有很高要求，但對(duì)保存場(chǎng)地的面積沒(méi)有太高的要求。

目前，電子商務(wù)檔案管理主要存在的問(wèn)題主要有以下幾方面：

（1）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子商務(wù)文檔的管理相對(duì)復(fù)雜，加大了檔案管理人員的工作難度。一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒(méi)有意識(shí)到電子商務(wù)檔案的重要性，還是認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對(duì)象。二是心存顧慮，擔(dān)心加重自己的工作負(fù)擔(dān)，從思想上沒(méi)有主動(dòng)的去注意電子商務(wù)文檔的管理。三是目前仍有部門(mén)檔案管理人員沒(méi)有熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，不會(huì)正常使用計(jì)算機(jī)，這就影響到電子商務(wù)檔案的管理，無(wú)法解決電子商務(wù)檔案管理中遇到的問(wèn)題。

（2）對(duì)原始檔案屬性的影響。檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個(gè)方面。正是因?yàn)闄n案具有原始記錄性這個(gè)基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動(dòng)，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認(rèn)定其原始性。主要原因如下：

電子商務(wù)檔案容易被改動(dòng)，并且不會(huì)留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過(guò)調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進(jìn)行輸出。人們可以采用不同的字體、字號(hào)輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實(shí)的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務(wù)文檔的真假。

電子商務(wù)文檔的這些特點(diǎn)，使得我們無(wú)法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

（3）對(duì)檔案學(xué)理論的影響。電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對(duì)象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會(huì)補(bǔ)充和完善原先的檔案學(xué)研究?jī)?nèi)容，也會(huì)補(bǔ)充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會(huì)被重新審計(jì)，將會(huì)出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護(hù)電子商務(wù)檔案的來(lái)源原則、如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護(hù)電子商務(wù)檔案以及如何對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行歸集和整理等，這些都是檔案學(xué)理論面對(duì)的新的課題。

2 電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性

目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認(rèn)定技術(shù)、信息識(shí)別、身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無(wú)法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴(lài)企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時(shí)，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動(dòng)化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時(shí)歸檔和管理。因?yàn)樵陔娮由虅?wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，其信息隨時(shí)都可能會(huì)被修改或者丟失，及時(shí)采取了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。實(shí)踐證明，只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。。

2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

電子商務(wù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進(jìn)行變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)日常操作，這樣才能滿(mǎn)足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)通過(guò)各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)體系和知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時(shí)代電子商務(wù)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。

2.3建立科學(xué)、合理的檔案管理體制

一個(gè)文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實(shí)性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時(shí)歸檔。檔案管理人員在實(shí)踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時(shí)在電子商務(wù)檔案目錄的備注項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存放地址。

3 結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著現(xiàn)代電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，出現(xiàn)了一種新的、以互聯(lián)網(wǎng)為依托的現(xiàn)代商務(wù)交易形式—電子商務(wù)。這就要求我們必須改變傳統(tǒng)的檔案管理思想和觀念，與時(shí)俱進(jìn)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和方式方法，使檔案管理工作迎合現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

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