淺談?wù)袠?biāo)文件資料檔案的管理

譚小虎

【文章摘要】

在日益競爭激烈的社會中，企業(yè)的發(fā)展離不開相互合作，而一個項目與投標(biāo)團(tuán)隊合作的依據(jù)就需要建立一些檔案。只要在工程的活動范圍內(nèi)，文件就需要及時更新備份，而招標(biāo)文件資料檔案的管理，也是工程項目中的一部分。招標(biāo)文件的內(nèi)容包括哪幾個方面，以及招標(biāo)文件管理對于工程的重要性有哪些，這就是本文所要淺析的重點，也希望通過下文的分析與概述，可以為工程單位的施工順利進(jìn)行提供良好的依據(jù)保障。

【關(guān)鍵詞】

建設(shè)工程；招投標(biāo)；檔案管理；規(guī)范運行

1 招標(biāo)文件資料在工程中的應(yīng)用

招標(biāo)文件資料在一個建設(shè)工程中是一個比較重要的環(huán)節(jié)，它貫穿著整個工程的建設(shè)與管理。因為從廣義上來說合作是企業(yè)與企業(yè)單位之間的合作，而從狹義上來說，卻是人與人之間的合作，而人與人之間的活動，就需要通過一些文檔資料詳細(xì)記錄下來，這也就形成了招標(biāo)文件的資料。招標(biāo)文件資料中不僅包含承包方的詳細(xì)信息，同時還包括預(yù)審資格的標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)控制價、廢標(biāo)條件，這就為雙方是否能合作提供了一個衡量標(biāo)準(zhǔn)。其次，招標(biāo)文件資料是根據(jù)國家有關(guān)部門規(guī)定所形成的一種文本格式，它在工程建設(shè)中是有一定的法律效應(yīng)的，因此也為雙方的合法權(quán)益起到一個保障的作用。另外，招標(biāo)文件資料的詳細(xì)記錄和及時更新，可以讓管理者對整個工程進(jìn)行一個良好的掌控，因此，招標(biāo)文件資料檔案的正確管理，不僅是管理部門的一個職責(zé)所在，更是關(guān)系到工程建設(shè)的成功與否。

2 招標(biāo)文件的內(nèi)容

招標(biāo)文件是招標(biāo)人對承包商或者供應(yīng)商提供的一個參考文本，它包括一些依據(jù)規(guī)則以及程序項目內(nèi)容。招標(biāo)文件的內(nèi)容大致可分為三類：一類是有關(guān)于編寫和提交招標(biāo)文件的一些詳文規(guī)定。記錄這些內(nèi)容的目的在于盡量減少符合資格的單位或承包商由于不明確如何編寫投標(biāo)文件而處于被動地位；另一類是關(guān)于投標(biāo)文件的評審標(biāo)準(zhǔn)和方法，這也表現(xiàn)出對一個工程項目的透明性和公平性；還有就是關(guān)于合同的主要條款，其中包括商務(wù)性條款，有利于投標(biāo)人更好的了解中標(biāo)后所簽合同的內(nèi)容。同時也可以明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。它的內(nèi)容還包括對施工工程的技術(shù)要求，投標(biāo)報價要求以及合同條款內(nèi)容。這些可以統(tǒng)稱為實質(zhì)性要求，或是硬件要求，一旦投標(biāo)文件和招標(biāo)文件規(guī)定的實質(zhì)性要求不相符，那么就可以認(rèn)定投標(biāo)文件不符合投標(biāo)文件的要求，投標(biāo)人則有權(quán)拒絕該投標(biāo)。具體的來說，投標(biāo)文件一般包括以下內(nèi)容：

（1）投標(biāo)人須知。這是反映投標(biāo)人意圖，以及投標(biāo)人應(yīng)該明白遵守的規(guī)則說明。

（2）投標(biāo)項目的性質(zhì)，也就是工程的性質(zhì)以及數(shù)量。

（3）技術(shù)規(guī)格要求，招標(biāo)項目中的技術(shù)規(guī)格或者要求是招標(biāo)文件中最重要的文件內(nèi)容之一，它是指招標(biāo)項目在技術(shù)、質(zhì)量方面的一個標(biāo)準(zhǔn)。例如對于一個工程具體要求到大小、體積、輕重、精密度以及性能等。

（4）招標(biāo)價格的要求以及計算公式。招標(biāo)報價是招標(biāo)人評標(biāo)的一個衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是一個所有投標(biāo)人之間的競爭因素之一。因此在招標(biāo)文件中，必須提出報價的具體要求和計算方法。在工程招標(biāo)過程中，一般都要求招標(biāo)人報完成工程的各項單價和價目表。如果對價格進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整方法和調(diào)整范圍也應(yīng)該在招標(biāo)文件中明確提出來。

（5）評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。招標(biāo)單位對投標(biāo)者的衡量標(biāo)準(zhǔn)以及符合條件。

（6）對工程的交貨、竣工時間?；蛘咛峁┑钠渌?wù)項目。

（7）規(guī)定投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提供的有關(guān)資格和資信證明書，這也是招標(biāo)單位對投標(biāo)者的要求之一。

（8）投標(biāo)擔(dān)保，投標(biāo)保證金的數(shù)額或者以其他形式作為擔(dān)保。在招標(biāo)文件中明確規(guī)定，如果投標(biāo)人擅自撤回招標(biāo)，或是投標(biāo)被接受后由于投標(biāo)人的過失而導(dǎo)致合作失敗，那么招標(biāo)人的損失就會很慘重。因此為防止投標(biāo)人的違約行為，必須在文檔中明確提出繳納定金。但是保證金的金額也不宜太高。一般情況下不會超過總投標(biāo)總價的3%.

（9）投標(biāo)文件的編制要求。一定要按照規(guī)范的格式進(jìn)行編制。具體可通過當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的規(guī)定來操作。

（10）提供投標(biāo)文件的方式、地點以及截止時間。

3 招標(biāo)文件管理的重要性

隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程業(yè)在我國也得到了前所未有的發(fā)展，但是只有招投標(biāo)環(huán)節(jié)穩(wěn)步有序的進(jìn)行，才能保證工程的順利施工進(jìn)行。招標(biāo)工程是一個系統(tǒng)工程，各企業(yè)之間的合作關(guān)系也是相輔相成，而建立一個完善的招標(biāo)文件，其重要性可以體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）加強(qiáng)工程招標(biāo)工作是投標(biāo)制勝的前提。投標(biāo)工作必須協(xié)調(diào)好三個問題：掌握好投標(biāo)文件的內(nèi)容要求和員工的總體素質(zhì)培養(yǎng)、不斷提高企業(yè)的技術(shù)水平、是否進(jìn)行技標(biāo)的對策和措施，而通過招標(biāo)可以在很短的時間內(nèi)找到合適的投標(biāo)者，在最短的時間內(nèi)完成合作，這樣就可以縮短工程總期，也可以為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供一個保障。

（2）篩選有能力的合作伙伴。在當(dāng)今市場中，投標(biāo)者居多，而一個有能力的合作者是保證工程順利進(jìn)行的前提。通過招標(biāo)文件的建立，不僅可以在很短的時間內(nèi)找到滿足條件的投標(biāo)者，也可以通過對比，找到其中有競爭力的合作者，通過與有實力的合作方相互合作，在一定程度上可以降低施工風(fēng)險。

（3）為招標(biāo)工程提供一個理論依據(jù)。招標(biāo)檔案是歷史的真憑實據(jù)，它同時也具有一定的法律效應(yīng)，這一點它不同于其他文獻(xiàn)。招標(biāo)檔案之所以具有依據(jù)作用，是由于招標(biāo)檔案本身的特點所決定的。招標(biāo)檔案是檢驗招標(biāo)活動是否公正、公平的重要依據(jù)之一。從檔案的物質(zhì)體態(tài)上來看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些電子文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等。這些都可以作為企業(yè)對招投標(biāo)工程的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

4 加強(qiáng)對招標(biāo)檔案的管理工作

加強(qiáng)對招標(biāo)檔案的管理工作，可以在一定程度上避免由于檔案文件本身問題，對工程造成一定的影響。主要可以從三個方面進(jìn)行加強(qiáng)提高。

（1）建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋瑢φ袠?biāo)文件的編制一定要按照規(guī)范的格式來進(jìn)行。而對文件的管理制度可以分為：立卷歸檔管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度、機(jī)關(guān)檔案人員的崗位責(zé)任制。

（2）提高企業(yè)對檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。在日新月異的時代中，隨著管理學(xué)的發(fā)展，更多的管理方法和管理程序被廣泛應(yīng)用。而在招標(biāo)文件的管理方面，以電子化、數(shù)字化的管理模式為主，都在逐漸取代之前傳統(tǒng)的管理模式，這也是社會的一個進(jìn)步。因此通過提高企業(yè)的硬件設(shè)施也可以在很大程度上幫助管理工作的有效率進(jìn)行。

（3）提高管理人員的意識。管理者是企業(yè)管理水平的決定者，因此一個企業(yè)對招標(biāo)文件的管理結(jié)果，也取決于管理者的基本素質(zhì)水平。在工作人員方面，可以從兩個方面進(jìn)行加強(qiáng)，第一、培養(yǎng)工作人員的成本意識，任何企業(yè)的管理都需要投資一部分成本資金，而企業(yè)最終的收益也關(guān)系到工作人員的薪資待遇，因此加強(qiáng)對工作人員的成本意識，可以提高管理意識。第二、通過培訓(xùn)專業(yè)知識，只有對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓管理者學(xué)習(xí)更多的管理方法，以及對新時代管理工具的熟練使用，才能提高管理者的管理水平。

5 結(jié)語

通過對以上的概述，通過招標(biāo)文件對工程的重要性分析，以及招標(biāo)文件的內(nèi)容簡析，可以讓管理者更好的了解招標(biāo)文件在一個工程過程中所體現(xiàn)出來的重要性，同時也希望管理工作人員可以提高自身的管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的利益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]王冬.如何加強(qiáng)建設(shè)工程招投標(biāo)管理[M].考試周刊，2011，03