淺析商務(wù)英語寫作用語的特點(diǎn)

楊淼

摘 要：商務(wù)英語寫作作為商務(wù)溝通的一種重要的表達(dá)方式，與一般英語寫作的基本要求基本一致，但是又有其自身的獨(dú)特之處，本文主要介紹了商務(wù)英語寫作的內(nèi)涵、形式及需要遵循的基本原則，并對商務(wù)英語寫作的特點(diǎn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語；寫作特點(diǎn)；分析

一、商務(wù)英語寫作

（一）什么是商務(wù)英語寫作。商務(wù)英語寫作是經(jīng)濟(jì)工作的有力幫手，是從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的人員以及相關(guān)人員必須掌握的一種工具。這種專門的寫作需要寫作者具有專門的知識，具備基本的商務(wù)知識，要在文章中體現(xiàn)出專業(yè)性和特殊性，往往會融合經(jīng)濟(jì)學(xué)相關(guān)的知識，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和經(jīng)濟(jì)術(shù)語較多。此外，文章還要具備規(guī)范性，不同的文章體裁和形式要采用不同的寫作方法，例如，經(jīng)濟(jì)評論的文章要采用議論文的體裁，而說明書則應(yīng)采用說明文。

（二）商務(wù)英語寫作的主要形式。第一，便簽，也就是留言條。便簽的使用范圍主要是朋友、同事以及熟悉的人之間，因而便簽的書寫和格式以及措詞都比較隨意，句子結(jié)構(gòu)簡單，只要將事情交代明白即可，其寫作用語特點(diǎn)是簡明扼要，可以出現(xiàn)省略現(xiàn)象，一般由稱呼、內(nèi)容、簽名以及日期幾部分組成。第二，備忘錄。它是一種用來備忘的公文，使用范圍主要是公司內(nèi)部，不可用于企業(yè)之間的交流。主要用于信息的傳遞和工作程序的說明，備忘錄中的內(nèi)容一般是需要迅速處理的事情，隨用隨寫，并不是正式的文函。寫作用語特點(diǎn)是簡潔清楚，語氣堅(jiān)定，其格式固定，由接收人、發(fā)出人和主題、日期以及具體內(nèi)容組成，用于口語化，一份備忘錄一般僅陳述一個(gè)主題。第三，商務(wù)信函。這是商務(wù)英語寫作中最常見的形式之一，其格式基本上與一般英文書信相同，但比一般書信正式。主要由信頭、地址及稱呼正文等構(gòu)成，一般來說用語較為正式，信尾的祝詞要用” Your sin

cerely”、”Your truely”等作為結(jié)束。第四，商務(wù)報(bào)告。這是商務(wù)交流和商務(wù)活動(dòng)中的一種重要的交流形式，適用范圍是向上級機(jī)關(guān)報(bào)告工作等，主要包括工作報(bào)告、建議、報(bào)送文件等。用語特點(diǎn)是準(zhǔn)確、清楚以及有效陳述。

（三）商務(wù)英語寫作用語應(yīng)該遵循的原則。首先是完整性原則。在商務(wù)英語的寫作中要求內(nèi)容全面完整，文章越是重要就越要完整，寫作人要使自己在文章中表達(dá)的內(nèi)容詳盡完整，例如，寫一份裝船的通知就要將船的名字、裝運(yùn)日期以及合同號、港口、件數(shù)、等信息全面包含進(jìn)去，保證文章的完整性。其次，準(zhǔn)確具體原則。例如The firm is one of our big buyers.這句話如果用來回復(fù)對于這家企業(yè)的資信情況的調(diào)查結(jié)果的話就顯得不夠具體，因?yàn)榇蟮绞裁闯潭炔]有表述出來，而如果用The firm

placed 180000 dollars of business with us.就顯得具體多了，此外，用語要清楚明了，盡量不使用容易產(chǎn)生歧義的詞語，句子之間要緊湊。最后是禮貌原則。也就是要從對方的角度來考慮問題，理解客戶的要求，不可使用命令語氣，不能使用容易產(chǎn)生誤會的輕視或者冒犯的詞語。例如，We regret to learn your letter

of June 3 that the goods you ordered on January 6 have not yet ar

rived.這樣的表述就是符合禮貌原則的，客戶也會感到被尊重。

二、商務(wù)英語寫作用語的特點(diǎn)分析

（一）用詞準(zhǔn)確、專業(yè)。在商務(wù)英語寫作中如果有一個(gè)詞或者是句子意義不夠明確，就很有可能會給企業(yè)帶來損失，而且許多內(nèi)容都具有合同性，所以，商務(wù)英語寫作的用詞具有準(zhǔn)確、具體、專業(yè)的特點(diǎn)，要求寫作者使用專業(yè)、準(zhǔn)確的詞語幫助客戶了解詳情。要避免使用意義模糊或者是具有象征意義的詞語，以免引起誤解。要保證傳遞信息方和信息接收方在詞義上的理解相同，否則溝通就不會有太大的效果，還要注意詞語的感情色彩，引起讀者的共鳴。作者要明確寫作的意圖，要有清晰的思路，例如，在表達(dá)買家具時(shí)不能籠統(tǒng)的用”furniture”來表示，而應(yīng)該用具體的”table”、”chair”等來表述。在廣告文案中要使用

inexpensive或者reasonable來表達(dá)價(jià)格而不用cheap。在稱呼別人的職位時(shí)，sales person和sales representative在感情色彩上也是有差別的，雖然是一樣的職位但是后者給人一種地位較高的感覺。

（二）造句簡潔，段落清晰完整。商務(wù)英語的寫作和記敘文不同，不需要通過華麗的辭藻來增強(qiáng)效果，過多的詞匯只會帶來負(fù)面的效果，因此商務(wù)英語寫作用詞的特點(diǎn)在于簡潔易懂，應(yīng)該摒棄一切多余的修飾性用語。為了使句子更加簡明，盡量用句組而不用從句，能用單詞進(jìn)行表達(dá)的就不用詞組。例如

import和attach importance to的意思是一樣的，但是為了表達(dá)的簡潔一些，就選擇單詞而不是詞組。而段落的清晰完整就是要使文章的結(jié)構(gòu)完整，包括手段、發(fā)展段以及結(jié)尾等，且文章的段落之間和句子之間要連貫，有邏輯，正確使用連接詞及詞組。

（三）用語簡明，行文果斷。簡明就是要在商務(wù)英語寫作中刪去本就知道的詞語，例如，“The company was founded in the

year of 1899.”這句中的1899本就是指年份，此時(shí)，the year of就顯得有點(diǎn)多余。應(yīng)該刪去。再如They have developed a new and

original product中，new和original這兩個(gè)詞語的意義是相近的，所以只要用一個(gè)詞就可以了。行文果斷是指語言坦率、態(tài)度清晰，不可模棱兩可，以免影響行文力度，要果斷堅(jiān)決，讓客戶感受到寫作者想要表達(dá)的內(nèi)容以及態(tài)度、情感，準(zhǔn)確的表達(dá)信息。如果出現(xiàn)It seems that you have forgotten to這樣的句子的話就會顯得不夠果斷，應(yīng)該避免這樣的句子的出現(xiàn)。

（四）突出積極因素。商務(wù)英語寫作強(qiáng)調(diào)用語用詞突出積極方面，因?yàn)榉e極因素更加能夠引起讀者的閱讀興趣，從而更容易獲得認(rèn)同，所以要避免消極色彩的表達(dá)方式。在單詞中，要盡量不使用否定副詞和帶否定意義的前后綴的派生詞匯，例如disapprove、careless等，而像If you have further questions，feel

free to call me.這樣的句子就容易讓人感受到積極的色彩，效果也會更好。此外，對于本身無消極色彩的單詞有時(shí)如果使用不當(dāng)也可能會產(chǎn)生消極色彩，所以在寫作時(shí)要格外注意。同時(shí)，在進(jìn)行商務(wù)英語寫作時(shí)還要注意從正面的角度來表達(dá)，因?yàn)樵谕环N現(xiàn)象上，站在不同的角度就會有不同的結(jié)果，而積極的表達(dá)往往更加容易被讀者所接受，如果在商務(wù)英語寫作中不得不表述消極的信息，那么就要對這些消極的信息加上合理可接受的解釋，避免讀者產(chǎn)生排斥心理，要讓讀者信服從而弱化信息本身的消極色彩。

（五）特定的語言特點(diǎn)。由于商務(wù)活動(dòng)豐富多樣又時(shí)常變

動(dòng)，所以為了保證活動(dòng)的參與者能夠在語言的使用和理解上具有規(guī)范性和一致性，所以一些商務(wù)活動(dòng)的寫作所使用的語言在長期的實(shí)踐和探討中逐漸顯現(xiàn)出其特有的語言特色，這些商務(wù)寫作強(qiáng)調(diào)用詞規(guī)范化，使用專業(yè)術(shù)語和專門的商務(wù)詞匯語言具有條理性和邏輯性，按照這類商務(wù)活動(dòng)慣用的寫作方法和模式進(jìn)行寫作。

（六）扣緊主題，準(zhǔn)確表達(dá)。在進(jìn)行商務(wù)英語寫作時(shí)，寫作者不可以將虛假或者是證據(jù)不足的信息表述在文章中。商務(wù)工作者每天都會處理大量的信息，而那些沒有實(shí)際意義的與主題無關(guān)的信息只會加大商務(wù)工作者的工作量，造成不必要的負(fù)擔(dān)，所以寫作時(shí)緊扣主題，圍繞主題來進(jìn)行必要的闡述和說明是十分重要的，言簡意賅才能夠使商務(wù)活動(dòng)者有效接收信息。但是，有的商務(wù)英語的寫作者在進(jìn)行信函寫作時(shí)往往會在開篇介紹一些可有可無的信息，很久都無法進(jìn)入主題，例如在寫商務(wù)開發(fā)信函時(shí)，有些寫作者會利用很大的篇幅來介紹自己公司的位置、規(guī)模等信息，這樣就可能會引起閱讀者的反感，而不愿意再讀下去，效果就會適得其反，正確的寫法是主要圍繞公司的產(chǎn)品展開介紹，讓對方盡快了解到合作的價(jià)值和意義所在，而公司的情況簡單介紹即可。

（七）標(biāo)題的使用合理、準(zhǔn)確、統(tǒng)一。商務(wù)英語寫作中的標(biāo)題一般分為主題性標(biāo)題和主旨性標(biāo)題兩類，主題性標(biāo)題是用于提及某個(gè)主題，而主旨性標(biāo)題則是為了將主題的內(nèi)容及含義用精煉的語言表述出來，因?yàn)橹黝}性標(biāo)題有其自身的缺點(diǎn)，所以為了方便讀者的閱讀一般選擇采用主旨性標(biāo)題，對于標(biāo)題下面的副標(biāo)題要與標(biāo)題保持緊密的聯(lián)系，結(jié)構(gòu)要統(tǒng)一。

總結(jié)：商務(wù)英語寫作具有自身的獨(dú)特風(fēng)格，不同的形式也有不同的語言風(fēng)格，分析商務(wù)英語寫作用語的特點(diǎn)對于提高商務(wù)英語寫作水平，保證良好的溝通，促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)的順利開展具有重要意義。

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