運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理

梁萬(wàn)全

摘 要：針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，分析了充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的必要性，提出了從管理手段、內(nèi)容、理念、檔案應(yīng)用方法及信息獲取方式等方面實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；手段；內(nèi)容；理念

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學(xué)生檔案管理的重要性

學(xué)生檔案系統(tǒng)是一個(gè)教育單位必不可少的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，且講究高效率的社會(huì)，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難，這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足學(xué)校和學(xué)生的需求。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。

對(duì)于高校學(xué)生檔案來(lái)說(shuō)，一般應(yīng)包括中學(xué)階段的學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報(bào)名表、高考招生體檢表等，以及大學(xué)階段的學(xué)籍卡、成績(jī)單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等。當(dāng)然，還可以有其他內(nèi)容，如學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動(dòng)的視頻檔案等各種形式與內(nèi)容。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱(chēng)的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見(jiàn)，高校檔案管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時(shí)代，對(duì)于此類(lèi)多媒體檔案文件的保管主要是通過(guò)磁帶、照片、錄像等形式進(jìn)行，此類(lèi)載體存在壽命低，操作復(fù)雜等缺點(diǎn)，因此，許多高校都會(huì)將此類(lèi)檔案信息束之高閣，長(zhǎng)年都很少理會(huì)，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說(shuō)對(duì)其進(jìn)行合理、有效的利用了。

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，存儲(chǔ)技術(shù)與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡(jiǎn)單、易行，從而實(shí)現(xiàn)了有效保存和充分利用，最大限度的發(fā)揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會(huì)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已完全不能適應(yīng)，具體表現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態(tài)，系統(tǒng)化程度較低，同時(shí)，由于手工操作較多的依賴(lài)于管理人員的細(xì)心與經(jīng)驗(yàn)，因此，對(duì)于一些初期進(jìn)行檔案管理的管理人員來(lái)說(shuō)，容易在檔案整理、歸檔等過(guò)程中產(chǎn)生一定的差錯(cuò)，在發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)的時(shí)候，如果要對(duì)這些差錯(cuò)進(jìn)行修正也是相當(dāng)困難的，需要在大量的原始信息中進(jìn)行搜索，如果原始信息缺失，則修復(fù)基本是無(wú)法完成的。這勢(shì)必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯(cuò)誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質(zhì)文本天生存在的缺陷，使得其對(duì)保存環(huán)境的要求較高，如對(duì)溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無(wú)法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統(tǒng)檔案管理是基于人工管理，或者雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但只是基于單機(jī)管理模式。當(dāng)用戶(hù)需要對(duì)某一信息進(jìn)行查詢(xún)或使用時(shí)，就不得不必須到現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時(shí)，只是一個(gè)小小的查閱要求，卻可能需要?jiǎng)佑么罅康娜肆?、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的當(dāng)代，我們完全可以采用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，變手工管理為計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理，將各類(lèi)檔案信息采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行數(shù)字化處理，使之能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的需要，同時(shí)，也便于保存與查閱，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，完全不必親自到現(xiàn)場(chǎng)、不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行在授予的相應(yīng)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。

3 管理內(nèi)容的變化

傳統(tǒng)管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類(lèi)表格、各種小結(jié)等，再輔以各種復(fù)印件，如各類(lèi)證書(shū)的復(fù)印件等，還有就是一些磁帶、磁盤(pán)、錄像等原始資料。管理內(nèi)容形式單一，并且管理內(nèi)容很難全面，同時(shí)，對(duì)于其真實(shí)性的驗(yàn)證存在一定的困難，如獲獎(jiǎng)證書(shū)，由于原件必須交由學(xué)生本人保管，而復(fù)印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專(zhuān)業(yè)能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，所有的信息都進(jìn)行數(shù)字化處理，由于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲(chǔ)，而無(wú)需在查閱時(shí)從其他途徑進(jìn)行多媒體信息的查詢(xún)。檔案信息由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向的發(fā)展，必將有力的促進(jìn)檔案信息管理內(nèi)容的進(jìn)一步豐富與完善，使得檔案的內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷，這一方面，許多的電子檔案都已經(jīng)能夠完美的實(shí)現(xiàn)，使得檔案信息不光是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的記錄，也成為學(xué)生成長(zhǎng)的一個(gè)有效的添加劑，使得學(xué)生在與他人的交流與評(píng)價(jià)中促進(jìn)自身的不斷反思，從而促進(jìn)學(xué)生更加全面的發(fā)展。這一點(diǎn)在《條例》的第十五條中也反映出來(lái)了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內(nèi)容的變化，對(duì)于檔案管理而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發(fā)生根本的變化。

傳統(tǒng)思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的教育功能，學(xué)生對(duì)自己檔案中的內(nèi)容知之甚少甚至是一無(wú)所知的，因此，檔案對(duì)學(xué)生發(fā)展的促進(jìn)作用也就發(fā)揮得極其有限。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們完全可以讓學(xué)生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門(mén)人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了學(xué)生的參與積極性，使得他們?cè)诠芾碜约簷n案的過(guò)程中，不斷的進(jìn)行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當(dāng)守門(mén)人的角色時(shí)，其實(shí)也有著非常高的要求，如對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)、建立檔案的索引機(jī)制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 檔案應(yīng)用方式的變革

前面提到，傳統(tǒng)的手工管理時(shí)代，檔案應(yīng)用率很低，特別是大學(xué)生的檔案信息，基本都是無(wú)人問(wèn)津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時(shí)代，檔案查閱時(shí)，用戶(hù)需要直接接觸有關(guān)的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災(zāi)難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對(duì)檔案信息的查閱都進(jìn)行了極其嚴(yán)格的限制，使得不光學(xué)生等普通用戶(hù)無(wú)法接觸，有時(shí)課任老師甚至班主任都無(wú)法按需查詢(xún)相關(guān)學(xué)生的有關(guān)檔案信息，使得檔案的教育功能無(wú)法發(fā)揮。

應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，而對(duì)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)多種途徑進(jìn)行保護(hù)，從而確保了信息的完整性、原始性與真實(shí)性，同時(shí)，可以根據(jù)各類(lèi)不同人群設(shè)置不同的查詢(xún)權(quán)限，使得用戶(hù)只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護(hù)了檔案信息的機(jī)密性。

6 學(xué)生檔案獲取方式的改進(jìn)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的管理，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使得學(xué)生檔案信息的獲取方式發(fā)生了一定的變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。對(duì)于紙質(zhì)信息，可以通過(guò)掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，在接收檔案時(shí)，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時(shí)，將其與原始的紙質(zhì)版信息進(jìn)行一一比對(duì)，確保其真實(shí)性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過(guò)諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對(duì)各種多媒體信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密?？傊?，需要通過(guò)各種技術(shù)手段確保電子檔案信息的真實(shí)性。

當(dāng)然，檔案管理的內(nèi)涵還是內(nèi)容即信息的管理，充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，只是為了最大限度的簡(jiǎn)化管理和使用的復(fù)雜度，其最終目的仍然是檔案內(nèi)容的管理，不能本末倒置。

[參考文獻(xiàn)]

[1]百度百科.學(xué)生檔案[EB/OL].[2013-12-26].http：//baike.baidu.com/link？url=rtu4ZYiidY26EsR7W5wNw8nVrxDUBQUVAkMnP1Ik9zU_oY-aPF9kn-es6XM2wk0nnV0_rTlmmcArjjygBc9Dvq.