新形勢下高?；n案管理的思考

王浩

摘 要：隨著高校教育規(guī)模的不斷壯大，伴隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模也在不斷壯大，這對(duì)高校的基建檔案管理的規(guī)范性、重要性提出了新的考驗(yàn)。高校檔案區(qū)別于其它普通基建檔案，必須通過提高檔案管理人員素質(zhì)、優(yōu)化檔案管理手段，來提升高校檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：高校；基建；檔案管理

高?；n案是指高等學(xué)校的基建項(xiàng)目從醞釀、決策到建成交付使用全過程中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是高?；üこ藤|(zhì)量保障和責(zé)任追究的重要依據(jù)。一份好的基建檔案是學(xué)校編制發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，是做好后勤保障工作的重要指導(dǎo)，也是高?；ňS權(quán)的重要數(shù)據(jù)。在當(dāng)前高?；üこ萄杆侔l(fā)展的新形勢下，做好高?；n案管理，已經(jīng)成為了學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要部分。

1 高?；n案管理的重要意義

1.1 是高?；ńㄔO(shè)的重要憑證

基建檔案真正地記錄著基建工程的內(nèi)容、規(guī)模、過程等重要信息，是對(duì)學(xué)校進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)和科學(xué)管理的重要依據(jù)。從基建工程的土地征用、勘察測量、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工合同、施工進(jìn)程、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收中的各種文書、圖像及數(shù)據(jù)，都被詳細(xì)地記錄到基建檔案中來，因此基建檔案管理成為了高?；ńㄔO(shè)的重要憑證，為之后的基建工程的考察和處理問題提供了科學(xué)依據(jù)。

1.2 促進(jìn)了高?；ǖ目茖W(xué)發(fā)展

高?；n案是校內(nèi)基建工程的真實(shí)寫照，其中的資料如施工設(shè)計(jì)圖紙、工程地質(zhì)資料、擴(kuò)建改建資料等都可以給高校之后的基建工程提供一個(gè)參考，這大大節(jié)約了工程成本，促進(jìn)了高校的基建工程的科學(xué)發(fā)展。對(duì)于那些深埋在地下的管道及隱蔽的工程來說，技術(shù)人員在基建工程勘測和施工中已經(jīng)掌握了一定的數(shù)據(jù)信息，保存下來的檔案可以為之后的擴(kuò)建、維修、整改等提供依據(jù)，技術(shù)人員可以準(zhǔn)確地找到他們的位置和走向，然后進(jìn)行施工，這大大提高了基建工程施工的工作效率。

1.3 是高校基建工程維權(quán)的保證

高?；üこ逃涗浟藢W(xué)校的各種基建工程施工建設(shè)到建成的全過程，是學(xué)校界定房產(chǎn)、地產(chǎn)及設(shè)備產(chǎn)權(quán)等各種產(chǎn)權(quán)的法律依據(jù)，加強(qiáng)好高?；n案管理，保存了學(xué)校各種產(chǎn)權(quán)依據(jù)，在一定程度上避免了不必要的產(chǎn)權(quán)糾紛，也有效解決了一些產(chǎn)權(quán)糾紛。例如，當(dāng)高?；üこ探ㄔO(shè)過程中與周邊農(nóng)民或者施工單位發(fā)生一些爭議問題，可以通過基建檔案這一依據(jù)去解決。

2 高?；n案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理缺乏完整及準(zhǔn)確性

高校基建檔案具有獨(dú)立成套和專業(yè)復(fù)雜的特點(diǎn)。過程從工程項(xiàng)目的勘測、設(shè)計(jì)到施工和竣工，周期較長，涉及部門多。而檔案資料的來源涵蓋面也相當(dāng)廣泛，不僅局限于校園內(nèi)部，還涵蓋到各級(jí)政府部門和有關(guān)單位。正是因?yàn)榛n案管理的復(fù)雜性，很多高校的基建檔案管理過程中容易缺乏完整性及準(zhǔn)確性。主要表現(xiàn)為不積極收集檔案資料，不及時(shí)歸檔，資料中批文、研究性報(bào)告不全等。在施工過程中的一些資料檔案，因?yàn)楸O(jiān)理人員或者承包方人員的專業(yè)素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)和人員更換等問題，導(dǎo)致了檔案資料的真實(shí)性、完整性嚴(yán)重不足。此外，一些基建檔案管理人員缺乏工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)，對(duì)于基建工程項(xiàng)目不太了解，很難分清資料是否重要，因此在基建檔案管理中對(duì)材料沒有做到心中有數(shù)，使得檔案管理缺乏完整性及準(zhǔn)確性。

2.2 基建檔案管理缺乏規(guī)范性

在高校基建檔案管理的過程中，存在著領(lǐng)導(dǎo)重視不夠的問題。他們往往認(rèn)為工程質(zhì)量大于工程檔案管理，對(duì)于檔案管理人員很少配備專業(yè)專職人員，人員流動(dòng)比較頻繁，甚至存在著在崗不在職，換崗不交接的情況。這就使得很多重要資料嚴(yán)重流失，影響了正常的基建檔案管理工作。在具體的工作中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多基建工程項(xiàng)目的資料丟失，造成了圖像與實(shí)物不符，很多資料不符合歸檔要求，如一些關(guān)鍵性的資料居然是復(fù)印件，有些資料簽章不全等等。此外，在基建檔案管理的過程中，還存在著歸檔紙張不一、字跡不清晰、涂改次數(shù)多等情況，這些都是基建檔案管理缺乏規(guī)范性的表現(xiàn)。

2.3 基建檔案管理技術(shù)性不強(qiáng)

隨著高?；üこ痰牟粩鄶U(kuò)大和發(fā)展，很多高新技術(shù)被運(yùn)用到基建工程設(shè)計(jì)和施工各種來，這也就要求基建檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理手段，以發(fā)揮基建檔案管理的重要作用。而目前，很多高校的基建檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，以紙質(zhì)、膠片等一般載體歸檔及保存，檔案管理工作也僅僅局限于接收資料和保管資料，檔案管理服務(wù)也僅僅局限于等待上門查閱和借用。這種落后的檔案管理手段嚴(yán)重影響了檔案的利用率。在進(jìn)行查閱的時(shí)候，查閱效率低，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力，借閱時(shí)借閱原件很容易造成原件的流失及破損，這些現(xiàn)象都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要了。

3 提高高?；n案管理效率的對(duì)策

3.1 更新檔案管理觀念，建立健全管理制度

提高高校基建檔案管理效率，首先要更新管理管理觀念，將基建檔案管理工作納入到學(xué)校管理中來，建立起科學(xué)的檔案管理制度，以發(fā)揮好基建檔案管理的作用。①領(lǐng)導(dǎo)要積極轉(zhuǎn)變重視工程質(zhì)量、輕視檔案管理的陳舊觀念，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用，做好基建檔案的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。由于基建檔案歸檔工程涉及部門較多，不僅要提高檔案管理員的認(rèn)識(shí)，還要提高施工人員、技術(shù)人員、材料管理人員、財(cái)務(wù)管理人員、審計(jì)人員等的思想認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)起他們的工作積極性，將基建檔案管理工作納入到學(xué)校管理中來，才可以保證檔案管理的科學(xué)性和協(xié)調(diào)性。②要建立健全基建檔案管理的各種制度，確?；n案管理有規(guī)章可循，有制度可依。高校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際，建立專門的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，制定適合本校和基建工程特點(diǎn)的檔案歸檔規(guī)章制度，并在管理體制、崗位職責(zé)、檔案質(zhì)量、獎(jiǎng)懲問題、監(jiān)督問題等方面做出明確規(guī)定，以提高基建檔案管理的實(shí)效。

3.2 提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

高校的基建檔案管理工作要想提高質(zhì)量，人員是關(guān)鍵。檔案的收集與整理是通過檔案管理人員來完成的，只有加強(qiáng)好人員隊(duì)伍建設(shè)，才能確保檔案文件的形成與整理歸檔規(guī)范，收集完整、分類科學(xué)、質(zhì)量達(dá)標(biāo)，才能提高基建檔案的管理水平。首先，要選拔具有專業(yè)水平，懂得檔案管理知識(shí)、工程管理知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)的人員作為檔案管理員，并確保管理人員的專門性，防止一人多責(zé)現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，要提高檔案管理參與人員的整體素質(zhì)，主要包括專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)?；n案管理人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并具有較強(qiáng)的責(zé)任心，時(shí)刻關(guān)注基建工程的活動(dòng)，主動(dòng)收集資料，才能做好檔案管理工作。高校要?jiǎng)?chuàng)造和提供多種途徑提高管理人員素質(zhì)，如開展技能培訓(xùn)班、組織討論交流、進(jìn)修學(xué)習(xí)等。最后，新形勢條件下，基建檔案管理人員要更新觀念，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能知識(shí)，積極學(xué)習(xí)新軟件、歸檔新方法，多涉獵工程、管理、經(jīng)濟(jì)、文化、信息方面的知識(shí)，促進(jìn)自己的業(yè)務(wù)水平和檔案管理能力得到提高，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

3.3 明確同步歸檔、規(guī)范歸檔的要求

為了確?；n案管理的完整性及規(guī)范性，應(yīng)該明確同步歸檔、規(guī)范歸檔的要求，讓檔案管理人員及時(shí)歸檔，并保障歸檔的質(zhì)量。從基建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)開始，一直到項(xiàng)目的竣工階段，都應(yīng)該樹立檔案管理與工程項(xiàng)目工作同步進(jìn)行的思想：在項(xiàng)目的立項(xiàng)階段，檔案管理工作就應(yīng)該開始啟動(dòng)；在項(xiàng)目的建設(shè)過程中，檔案資料的收集、整編、審定都要依次進(jìn)行；在項(xiàng)目的竣工階段，成套系統(tǒng)的竣工資料必須要同時(shí)提交和保存?；n案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，基建檔案管理人員只有以高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心來面對(duì)，對(duì)各個(gè)階段的檔案資料胸有成竹，對(duì)檔案材料的形成過程了如指掌，及時(shí)完整準(zhǔn)確地收集和整編好這項(xiàng)資料，才能確保項(xiàng)目檔案資料的完整與規(guī)范。需要注意的是，在確保規(guī)范歸檔的時(shí)候，應(yīng)該做到以下三點(diǎn)：①歸檔資料要符合要求，真實(shí)，準(zhǔn)確，清楚，手續(xù)完備，凡是不符合要求的檔案資料都應(yīng)該被淘汰掉。②竣工資料要規(guī)范齊全，圖紙不能破損和被污染，關(guān)鍵性資料必須完好無損。③檔案資料立卷要符合要求，卷內(nèi)文件要合理排列，案卷編排要清楚整齊，以便日后查閱和調(diào)用。

3.4 運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，提高科學(xué)化管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息時(shí)代給基建檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，基建檔案管理應(yīng)該積極響應(yīng)時(shí)代的號(hào)召，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式與方法，將計(jì)算機(jī)管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中來，全面提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方法落后，手段被動(dòng)，高效的基建檔案管理要積極突破傳統(tǒng)檔案管理方法，大膽運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，充分運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理的主動(dòng)性，將檔案管理的有效作用發(fā)揮出來?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)操作方便、查找快速、存儲(chǔ)安全，具有傳統(tǒng)管理技術(shù)無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。高校應(yīng)該充分運(yùn)用自身信息技術(shù)的優(yōu)勢，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，打造信息化、數(shù)字化的檔案管理發(fā)展道路。例如，高校可以建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化，方便檔案的整理與調(diào)用，通過建立相應(yīng)的配套設(shè)施，配備電子數(shù)據(jù)檔案信息，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、收集與保管，既節(jié)約了人力物力資源，又節(jié)約了財(cái)力資源，還促使基建檔案管理逐漸規(guī)范化和有序化。

總之，高?；n案管理對(duì)于高?；üこ痰陌l(fā)展及高校的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展具有不可忽視的作用。高校要充分認(rèn)識(shí)到基建工程發(fā)展的獨(dú)立成套、專業(yè)復(fù)雜、來源廣泛、實(shí)用性等特點(diǎn)，在高?；n案管理中提高檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化歸檔的規(guī)范化和同步性，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，使基建檔案管理朝著科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，以發(fā)揮基建檔案管理的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王軍.科學(xué)管理視域下高校基建檔案管理的效用觀[J].鄖陽師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào).2012（05）.

[2]李瑞.高校基建檔案管理工作之我見[J].新西部（理論版）.2012（14）.

[3]楊瑩.新形勢下如何做好高校新區(qū)基建檔案管理工作[J].河南建材.2012（03）.

[4]黃瀅.高?；n案建設(shè)工作探析[J].華東交通大學(xué)學(xué)報(bào).2006（03）.

[5]林婉如.對(duì)優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討[J].惠州學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2010（04）.