基于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事代理平臺(tái)的小微企業(yè)人事檔案管理探究

胡峰+盧曉潔

小微企業(yè)是小型企業(yè)和微型企業(yè)的簡稱，是一種經(jīng)營規(guī)模相對(duì)較小、雇員人數(shù)相對(duì)較少、產(chǎn)權(quán)和經(jīng)營權(quán)相對(duì)集中、產(chǎn)品和服務(wù)相對(duì)單一的企業(yè)組織。小微企業(yè)的發(fā)展離不開優(yōu)秀的管理人才和技術(shù)創(chuàng)新人才，因此，人力資源管理成為小微企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，而人事檔案作為人力資源管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為企業(yè)人力資源管理提供關(guān)鍵信息。企業(yè)可以通過對(duì)人事檔案的管理，對(duì)人力資源管理工作產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用，從而提高企業(yè)競爭力。

一、當(dāng)前小微企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對(duì)員工人事檔案管理意識(shí)淡薄

由于小微企業(yè)管理者對(duì)社會(huì)人才人事檔案管理認(rèn)識(shí)不深甚至毫無意識(shí)，導(dǎo)致許多企業(yè)用工時(shí)根本不關(guān)心受聘人員的人事檔案。他們?cè)谌粘Ｈ肆Y源管理工作中，基本忽略員工的人事檔案管理工作，不愿對(duì)員工人事檔案管理進(jìn)行過多的成本投入；引進(jìn)人才時(shí)，只重視人才的接納，而忽視人事檔案的管理，造成有人無檔和無人有檔。據(jù)統(tǒng)計(jì)，廣西基本單位名錄庫管理的小微企業(yè)法人單位共有12.4 萬家，而統(tǒng)一委托廣西人才服務(wù)辦公室辦理單位代理的小微企業(yè)只有497 家，占比0.4%。這一數(shù)據(jù)說明極少有小微企業(yè)對(duì)員工人事檔案有管理意識(shí)。

（二）企業(yè)人事檔案管理制度不完善

小微企業(yè)經(jīng)營規(guī)模小、雇員較少，雖然有些企業(yè)在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理了單位人事代理，但是，日常也很少進(jìn)行主動(dòng)維護(hù)，缺乏統(tǒng)一、有效的人事檔案管理。據(jù)專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，在廣西人才服務(wù)辦公室管理的987家10人以下代理單位中，只有 156 家代理單位每年定期統(tǒng)一補(bǔ)充完善員工的人事檔案，其余單位員工的檔案補(bǔ)充材料均由個(gè)人自行前往提交。

（三）人事檔案材料管理分散、不完整

小微企業(yè)管理人事檔案時(shí)隨意性較大，沒有對(duì)員工的人事檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)的收集歸檔。在企業(yè)就職的員工中，多數(shù)員工缺乏檔案管理意識(shí)，不知道什么是涉及自身檔案的材料，不注重個(gè)人人事檔案材料收集歸檔，對(duì)于應(yīng)歸檔的材料隨意丟棄，因此，在小微企業(yè)的人事檔案管理中出現(xiàn)了人為的“斷檔”現(xiàn)象。

（四）違規(guī)管理、自行建庫

經(jīng)調(diào)查，有些小微企業(yè)由于缺乏對(duì)我國人事檔案管理制度的了解，自行在本單位為員工建立了新的“人事檔案”。有的單位只是在本單位的人事信息管理系統(tǒng)中把員工的工作檔案建立起來；有的則創(chuàng)建自己的員工檔案庫房，自己設(shè)立本企業(yè)的員工檔案管理?xiàng)l例，把員工在工作期間的個(gè)人材料歸類保存；還有些企業(yè)雖然已經(jīng)在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理單位人事代理，但仍自行為員工建立另外的“工作檔案”，導(dǎo)致在人事檔案之外形成了“第二人事檔案”。企業(yè)自行保管員工的檔案材料，存在存檔不完整、管理不系統(tǒng)、分類不準(zhǔn)確等問題，并且在材料收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)上隨意性很大。員工一旦離開企業(yè)，這些人事檔案材料就變成“死檔”。

二、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事代理平臺(tái)在小微企業(yè)人事檔案管理中的優(yōu)勢

首先，小微企業(yè)較分散，企業(yè)規(guī)模小，通常沒有足夠的人力對(duì)員工人事檔案材料進(jìn)行收集、整理、保存。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通過為小微企業(yè)提供人事代理服務(wù)，幫助小微企業(yè)收集、整理代理人員在企業(yè)工作期間產(chǎn)生的各類業(yè)績、獎(jiǎng)懲材料，為企業(yè)員工建立業(yè)績檔案，協(xié)助企業(yè)有效管理員工的工作行為，提高人事管理效率，讓人事工作者專注于選人用人、績效考核、薪酬確定等人事管理的核心職能工作。

其次，小微企業(yè)經(jīng)營比較注重資本的快速回收，往往忽略了對(duì)人才的有效激勵(lì)和計(jì)劃性培養(yǎng)。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)除了統(tǒng)一管理小微企業(yè)員工人事檔案及人事關(guān)系外，還為其提供專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格申辦、職業(yè)資格考試咨詢等服務(wù)，幫助企業(yè)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定人才隊(duì)伍，減少人才流動(dòng)。

再者，小微企業(yè)很難獲知一些有關(guān)人事管理的政策信息。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理企業(yè)員工人事檔案，通過人事代理服務(wù)平臺(tái)，向企業(yè)及時(shí)傳達(dá)有關(guān)人事權(quán)益政策、勞動(dòng)法規(guī)等各方面信息，明晰相關(guān)政策誤區(qū)，及時(shí)解決企業(yè)管理者在工作中遇到的疑問，幫助企業(yè)有效地引進(jìn)人才，留住人才。

三、基于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事代理平臺(tái)的小微企業(yè)人事檔案管理的方法

（一）人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提高人事檔案管理效能

1.加大宣傳力度，強(qiáng)化公眾認(rèn)識(shí)。要提高社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，必須通過各種措施促進(jìn)人事檔案管理工作深入開展，將人事檔案的意義作用、相關(guān)管理政策法規(guī)、制度、經(jīng)驗(yàn)成果等內(nèi)容向社會(huì)進(jìn)行推介。首先，采取靈活多樣的形式，有計(jì)劃、分層次、分階段地進(jìn)行宣傳。通過各種媒體手段，加大對(duì)人事檔案及其收集歸檔的范圍、作用的宣傳，使全社會(huì)關(guān)注人事檔案管理工作，形成社會(huì)檔案意識(shí)。其次，充分利用人才服務(wù)機(jī)構(gòu)活動(dòng)形式多樣、涉及范圍廣這一有利的平臺(tái)，借以人才交流大會(huì)等大型活動(dòng)對(duì)人事檔案管理的工作進(jìn)行大力宣傳，在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)立咨詢臺(tái)、廣告版等進(jìn)行長期宣傳。第三，深入企業(yè)及高校開展宣講活動(dòng)，宣傳人事權(quán)益政策及人事檔案的重要性，提高社會(huì)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。第四，針對(duì)企業(yè)的不同需求，推動(dòng)人事檔案管理工作，把服務(wù)對(duì)象拓展到各行各業(yè)，拓寬到社會(huì)一切有需求的人群中。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)管理水平。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為履行政府行政職能的部門，針對(duì)已經(jīng)委托代理員工人事檔案的小微企業(yè)開展一些有利于人事檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)和專業(yè)交流活動(dòng)。一方面，通過培訓(xùn)向小微企業(yè)普及人事權(quán)益相關(guān)政策知識(shí)，給予人事方面的工作建議及政策支持；另一方面，為企業(yè)提供專項(xiàng)業(yè)務(wù)交流平臺(tái)，以便提高企業(yè)對(duì)員工人事檔案的管理水平，做到為企業(yè)排憂解難。

3.加大管理力度及支持。在日常工作中，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)小微企業(yè)員工的人事檔案管理，多關(guān)注小微企業(yè)的需求，通過各種途徑將人事權(quán)益政策轉(zhuǎn)達(dá)到位，幫助小微企業(yè)及時(shí)完善員工人事檔案，提高人事檔案利用率，為企業(yè)提供專業(yè)、完善、有效的人才服務(wù)，充分發(fā)揮人才服務(wù)社會(huì)的積極作用。

（二）小微企業(yè)建立獨(dú)具特色的人事檔案管理機(jī)制

1.主動(dòng)進(jìn)行人事檔案管理外包。小微企業(yè)基本屬于非公單位，按規(guī)定是沒有人事檔案管理權(quán)限的。在企業(yè)成立初期，應(yīng)把員工人事檔案管理視為人力資源管理中的一項(xiàng)重要工作開展，委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事代理，統(tǒng)一管理員工人事檔案及人事關(guān)系。

2.加強(qiáng)人事檔案材料收集。小微企業(yè)在日常工作中，要注意收集、鑒別、整理員工有關(guān)業(yè)績、能力、思想品德等方面可存入人事檔案的材料。應(yīng)依照一定的原則及規(guī)定，在材料歸檔前進(jìn)行嚴(yán)格的甄別和價(jià)值鑒定，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r(jià)值進(jìn)行取舍，將具有保存價(jià)值的材料歸檔，確保人事檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.完善制度，明確責(zé)任人及工作內(nèi)容。小微企業(yè)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)， 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理，提高管理者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平和工作能力，把人事檔案管理工作作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，規(guī)范管理。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張麗娟. 電力企業(yè)人事檔案的管理[J]. 陜西檔案，2012，05：43.

（作者單位：胡峰，廣西大學(xué)商學(xué)院；盧曉潔，中國廣西人才市場）