“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用分析

（中國(guó)儲(chǔ)備糧管理總公司 北京100044）

一、“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”的發(fā)展

所謂“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”是指在單據(jù)填寫、憑證提交和審核支付等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)操作模式。國(guó)際著名的IT公司，如Microsoft、IBM在ERP的基礎(chǔ)上，利用自身的開發(fā)能力，成功地實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的前端數(shù)據(jù)共享，如Microsoft的MS-Expense，IBM的NEDS等。但上述系統(tǒng)僅僅適用于這些公司內(nèi)部，在我國(guó)財(cái)務(wù)系統(tǒng)不兼容，實(shí)施成本也很高。國(guó)內(nèi)專業(yè)廠商的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)結(jié)合國(guó)內(nèi)各行業(yè)需求自主研發(fā)，如民安信網(wǎng)上報(bào)銷與費(fèi)用管控系統(tǒng)（MAXTECH-OACC）、矩方的興元X/3、友為網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)等，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定，應(yīng)用效果比較顯著，性價(jià)比較高。隨著網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理軟件的融合趨勢(shì)日益明顯，并向著社會(huì)化、移動(dòng)化、協(xié)作化方向發(fā)展，結(jié)合了預(yù)算管理、現(xiàn)金管理、收支管理等財(cái)務(wù)功能，因而不僅僅是報(bào)銷軟件，更是預(yù)算控制和成本計(jì)量的有效工具，通過實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)預(yù)算管理有機(jī)結(jié)合，大幅提升企業(yè)資源的合理流動(dòng)。21世紀(jì)以來，信息化程度高的國(guó)有企業(yè)已經(jīng)開始使用了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷。作為大型上市企業(yè)，對(duì)于預(yù)算管理控制又有較高要求，需要一個(gè)符合要求的工具和途徑。同時(shí)，集中報(bào)銷數(shù)據(jù)量大，審批不及時(shí)，財(cái)務(wù)記賬、支付壓力增大。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)的集中管理與監(jiān)控；在線統(tǒng)一費(fèi)用報(bào)銷用款審核控制機(jī)制；實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程處理、動(dòng)態(tài)核算；企業(yè)可以根據(jù)預(yù)算控制、歷史報(bào)銷情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制，進(jìn)而通過網(wǎng)上銀行兌付，加快了支付速度，節(jié)約了成本開支。

二、“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷的比較優(yōu)勢(shì)

（一）提高工作效率

通過報(bào)銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范了填單要求、審批流程，提高了審批速度。傳統(tǒng)手工報(bào)銷時(shí)，各級(jí)審批人在審批單據(jù)時(shí)由于時(shí)間、地點(diǎn)因素不能快速通過，有時(shí)在某一審批節(jié)點(diǎn)會(huì)停留很長(zhǎng)時(shí)間，甚至需要報(bào)銷人員來來回回奔跑很多部門，報(bào)銷周期過長(zhǎng)，員工抱怨，領(lǐng)導(dǎo)繁瑣。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，可以提高報(bào)銷人填單效率、管理者審批效率以及費(fèi)用會(huì)計(jì)憑證生成效率。差旅費(fèi)補(bǔ)助、金額合計(jì)等計(jì)算可以按照?qǐng)?bào)銷制度設(shè)計(jì)公式，自動(dòng)計(jì)算，節(jié)省大量繁瑣的計(jì)算時(shí)間。

（二）便于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)公開透明與預(yù)算控制

“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”最顯著的優(yōu)勢(shì)在于能夠按照嚴(yán)格報(bào)銷規(guī)定和操作流程進(jìn)行管理。當(dāng)報(bào)賬人員在網(wǎng)絡(luò)操作中出現(xiàn)超預(yù)算、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)支出時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示，并無法進(jìn)行下一步操作，從而為實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，減輕財(cái)務(wù)審核壓力，為有效實(shí)現(xiàn)“三公”支出透明提供了基礎(chǔ)，為有效落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”提供了監(jiān)督手段。全程實(shí)時(shí)費(fèi)用監(jiān)管，掌握費(fèi)用支出流向，真正實(shí)現(xiàn)了“事前預(yù)算控制，事中動(dòng)態(tài)監(jiān)控，事后評(píng)價(jià)分析”。

（三）便于提高查詢效率

在企業(yè)內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)過程中，均要求對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行細(xì)致查詢。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷手段需要耗費(fèi)大量時(shí)間對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行復(fù)印、裝訂與存檔，再花費(fèi)大量精力進(jìn)行查詢，勢(shì)必降低審核效率?！熬W(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”的便利性也體現(xiàn)于通過對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)。在需要查看相關(guān)原始單據(jù)或其復(fù)印件時(shí)，只需從系統(tǒng)中調(diào)取進(jìn)行查閱即可，極大地節(jié)省了審核時(shí)間，提高查詢效率。

（四）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程，作為企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)的抓手

財(cái)務(wù)管控和業(yè)務(wù)協(xié)同，將業(yè)務(wù)流程與報(bào)銷流程有機(jī)結(jié)合，有效落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管控、全面預(yù)算管理、內(nèi)部控制等各項(xiàng)企業(yè)管理制度，將各項(xiàng)控制制度全部滲透到流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，固化到報(bào)銷系統(tǒng)里，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的“四化”（規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、自動(dòng)化）進(jìn)程，為公司長(zhǎng)期穩(wěn)步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（五）為精細(xì)化管理提供數(shù)據(jù)支持

電子報(bào)銷單在完成報(bào)銷流程后，報(bào)銷信息作為可以深度挖掘的財(cái)富。如進(jìn)行成本、利潤(rùn)分析；客戶信用管理；構(gòu)建績(jī)效管理模型，為管理者提供量化的數(shù)據(jù)作為決策的依據(jù)。

三、中儲(chǔ)糧系統(tǒng)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的思考

（一）推進(jìn)“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”的必要性

中國(guó)儲(chǔ)備糧管理總公司2000年成立，注冊(cè)資本166.8億元，受國(guó)務(wù)院委托具體負(fù)責(zé)中央儲(chǔ)備糧（含中央儲(chǔ)備油）的收購、存儲(chǔ)、調(diào)運(yùn)、銷售及進(jìn)出口業(yè)務(wù)等，組織架構(gòu)為“兩級(jí)法人，三級(jí)架構(gòu)”，在全國(guó)31個(gè)省、區(qū)、市設(shè)立了24個(gè)分公司和幾百個(gè)直屬庫?？偣炯爸睂賻焓欠ㄈ藛挝?；直屬庫是三級(jí)管理單位，是獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的法人實(shí)體。目前很多分公司實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)，一個(gè)法人單位和幾個(gè)跨地區(qū)的非法人實(shí)體共同經(jīng)營(yíng)，因此實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷可以提高工作效率、降低成本開支、增強(qiáng)資金管控能力。

目前，中儲(chǔ)糧總公司系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)算管理已實(shí)行多年，預(yù)算的理念深入人心，但是傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式，使得預(yù)算控制執(zhí)行相對(duì)滯后。通常員工來報(bào)銷、領(lǐng)取支票時(shí)，財(cái)務(wù)人員查詢預(yù)算表，逐筆登記支出并計(jì)算預(yù)算后，才能掌握預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度。特別是業(yè)務(wù)量大時(shí)，靠手工歸集預(yù)算，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出差錯(cuò)，不利于預(yù)算執(zhí)行中的控制。因此開展網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，是加強(qiáng)企業(yè)管理、強(qiáng)化成本費(fèi)用控制的重要措施。

（二）中儲(chǔ)糧總公司實(shí)施“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”的設(shè)想

通過總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷軟件首先要保證網(wǎng)絡(luò)安全，操作要簡(jiǎn)單易用。然后實(shí)現(xiàn)前置審批控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提供動(dòng)態(tài)的預(yù)算執(zhí)行控制，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷和管控流程，為企業(yè)提供完善的資金管控系統(tǒng)，提高企業(yè)管理水平。

1.強(qiáng)化預(yù)算管理，落實(shí)前置審批。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，有效落實(shí)預(yù)算的前置審批要求。重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)直屬企業(yè)購銷合同、費(fèi)用支出的前置審批。例如，直屬庫向糧食經(jīng)營(yíng)者收購糧食支付貨款時(shí)，一般采用先貨后款的形式進(jìn)行。購銷部門業(yè)務(wù)員依據(jù)合同付款進(jìn)度及時(shí)獲取發(fā)票，核實(shí)收購入庫糧油數(shù)量質(zhì)量后編制付款審批單。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程，經(jīng)購銷部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人審核后，按權(quán)限報(bào)分管副主任及庫主任審批。超過規(guī)定限額的大宗款項(xiàng)或超過分公司區(qū)域指導(dǎo)價(jià)的，必須經(jīng)分公司審批后，財(cái)務(wù)部門出納員再依據(jù)報(bào)銷系統(tǒng)審批生效的付款單、合同、發(fā)票、原始入庫單付款。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，減輕了財(cái)務(wù)人員工作量，確保了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確真實(shí)，還可以將多年預(yù)算數(shù)據(jù)、支出數(shù)據(jù)對(duì)比分析，趨勢(shì)分析，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)分析能力。

2.制度流程化，提升管理水平。梳理業(yè)務(wù)流程，對(duì)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過程進(jìn)行優(yōu)化，將企業(yè)內(nèi)部控制制度嵌入網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理制度化，制度流程化，流程信息化，從而提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制能力。即對(duì)分、子公司、直屬庫的業(yè)務(wù)流程與日常管理制度進(jìn)行梳理，參照總公司分別制定相應(yīng)的《內(nèi)部控制指引》，針對(duì)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出控制目標(biāo)，制定控制措施，將控制措施固化到網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中，努力做到工作流程信息化，實(shí)現(xiàn)在線監(jiān)控。充分利用現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)、購銷資金風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)，將物資采購制度、工程招標(biāo)制度、糧食輪換等各項(xiàng)制度固化在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的各個(gè)流程中。如果未按規(guī)定流程流轉(zhuǎn)，將無法支付資金。通過與“智能化糧庫”、“ERP”等系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化與計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、倉儲(chǔ)、人事、投資等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)鏈接，真正實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司信息一體化管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各類資源、生產(chǎn)要素的綜合管控，從事后監(jiān)督變?yōu)檫^程監(jiān)督、在線管控，使企業(yè)管理智能化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化控制，有效節(jié)約開支。為有效落實(shí)中央的“八項(xiàng)規(guī)定”、“六項(xiàng)禁令”以及中儲(chǔ)糧總公司“加強(qiáng)公司系統(tǒng)作風(fēng)建設(shè)的七項(xiàng)要求”，參照《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》、《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》、《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》、《行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)招待費(fèi)列支管理規(guī)定》、《北京市黨政機(jī)關(guān)外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法》等規(guī)定，將各項(xiàng)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化控制。對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的可控成本推行對(duì)標(biāo)管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的降本增效目標(biāo)。

4.合同動(dòng)態(tài)管理，有效防控風(fēng)險(xiǎn)。將合同管理模塊內(nèi)置在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中，有效落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控。資金支付時(shí)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)提示輸入合同編號(hào)，在線查詢合同條款及歷次付款時(shí)間、金額、比例、付款必要條件等，相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在線確認(rèn)達(dá)到必要付款條件后，主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批支付款項(xiàng)。系統(tǒng)自動(dòng)生成累計(jì)付款金額、余款等信息。業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員可能有變動(dòng)，對(duì)項(xiàng)目情況不了解，通過報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)置合同臺(tái)賬，可動(dòng)態(tài)查看合同項(xiàng)目履行情況及付款情況，或者到了付款周期，系統(tǒng)自動(dòng)提示，避免重復(fù)或遺漏支付款項(xiàng)。此外，從合同臺(tái)賬里可以挖掘大量信息，企業(yè)可以綜合分析加以利用。例如根據(jù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的合同臺(tái)賬，可以提煉上游供貨商及下游客戶的名稱及其信用情況，對(duì)不良客戶信息導(dǎo)入“黑名單”數(shù)據(jù)庫，在全系統(tǒng)范圍內(nèi)共享，從而防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。Z