探討礦業(yè)集團物資采購內(nèi)部控制

郭海婷

摘要：目前，礦業(yè)集團采用有效的內(nèi)部控制方法，對物資采購過程進行嚴格的管理與控制，加強煤礦集團內(nèi)部控制機制的監(jiān)管功能，使物資采購過程從采購計劃、審批、采購、驗收到付款等環(huán)節(jié)實現(xiàn)標準化管理，充分發(fā)揮集團內(nèi)部控制的有效作用，實現(xiàn)集團總體經(jīng)營目標的實現(xiàn)。本文筆者從礦業(yè)集團物資采購過程的內(nèi)部控制制度、規(guī)范煤炭企業(yè)物資采購流程、完善其內(nèi)部控制制度進行綜合描述，以提高資金使效率，提高采購質(zhì)量，使礦業(yè)集團能夠做大做強。

關(guān)鍵詞：礦業(yè)集團 物資采購 內(nèi)部控制

內(nèi)部控制對于每個企業(yè)來說都是至關(guān)重要的，它對企業(yè)每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督、控制。對物資采購進行內(nèi)部控制，是保證煤礦集團能夠正常經(jīng)營的基礎(chǔ)，由于煤礦行業(yè)的特殊性，其采購物資過程所需要的資金巨大，會直接影響集團的盈虧能力、生產(chǎn)效率及員工工作的安全性，因此，加強煤炭企業(yè)物資采購的內(nèi)部控制，使其制度更完善，對所采購的物資成本、質(zhì)量、安全性進行嚴格控制，加深管理層對內(nèi)部控制的重視度，規(guī)范采購過程，使集團的物質(zhì)采購過程有章可循。

一、礦業(yè)集團物資采購過程的內(nèi)部控制制度

每個行業(yè)能夠可持續(xù)經(jīng)營，都必須對內(nèi)部物資采購環(huán)節(jié)進行控制與監(jiān)督，而內(nèi)部控制制度的完善，對于物資采購過程具有重要的作用。我國煤礦集團的主要經(jīng)營業(yè)務是對地下煤礦的開采進行加工、處理并選煤、選礦后進行銷售，這套業(yè)務執(zhí)行過程需要大量物資、設備的支持，集團及時采購所需的物資、設備，并且對這些設備、物資的采購過程進行監(jiān)督、控制，避免人為操縱產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，保護集團資產(chǎn)的安全，對這些過程制定詳盡的物資采購內(nèi)部控制計劃及流程。

二、規(guī)范煤礦集團物資采購流程

（一）煤礦集團物資采購流程

1、計劃階段

煤礦集團設備采購部門，以年、季、月為期限，根據(jù)各基層單位的業(yè)務需要，編制部門生產(chǎn)設備、配件、用具等物資的采購計劃，通過層層上報，由上級領(lǐng)導審批，下達采購指令，由采購部進行采購。

2、審批階段

上層領(lǐng)導根據(jù)各部門上報的采購計劃，經(jīng)過查驗后審批（不足物資采購），通過招標、報價、中標的形式，由采購部門進行采購。

3、采購、驗貨階段

煤礦集團與供貨商簽訂物資采購合同后，對采購的物資進行檢驗，設備的型號、物資質(zhì)量和數(shù)量是否與合同規(guī)定的內(nèi)容一致，驗收合格后入庫、付款。

（二）煤礦集團物資采購管理意見

煤礦集團在進行物資采購過程中，可以用于周轉(zhuǎn)的資金不多，如果不能合理調(diào)配內(nèi)部資金，則不能滿足集團物資供給的正常需求。因此，制定物資采購計劃，對物資采購需要的資金進行合理估計。在集團內(nèi)部制定財務預算，加強企業(yè)的采購管理，避免不適用的物資采購行為，使運營資金得到合理的安排，避免物資采購過程出現(xiàn)資金不足，影響煤礦集團的正常運營。

三、煤礦集團物資采購內(nèi)部控制存在不足

（一）煤礦集團物資消耗管理存在問題

采購物資的實際消耗沒有得到有效管理，主管部門對于物資消耗情況，憑借主觀經(jīng)驗進行控制，而沒有做到實際盤點，對每一樣物資進行一一核對，庫存中的物資存在積壓現(xiàn)象，使煤礦集團內(nèi)部物資采購的審批環(huán)節(jié)喪失了原有的核心地位，使物資采購管理與物資消耗不能緊密結(jié)合，給集團內(nèi)部造成嚴重的資源浪費。

（二）采購商品的價格問題

市場環(huán)境下，相同的商品，在不同時間、不同地點的出售價格是截然不同的，這樣給管理層決策集團內(nèi)部物資采購價格帶來了難度，同時，由于物資采購決策信息的不足，訂貨過程不能做到貨比三家，很難判斷出采購的物資價格是高還是低，即使采購中出現(xiàn)了高價格現(xiàn)象，也不能夠判定是采購部門操作不當造成的。同時，相同商品的質(zhì)量也是千差萬別，對于采購的物資質(zhì)量更是很難控制，如果操作不當就有可能給企業(yè)帶來不必要的損失。

（三）物資采購的主觀意識不強

煤礦集團物資采購過程缺乏必要的采購計劃，內(nèi)部管理不嚴格，采購過程具有隨意性，憑借相關(guān)人員的工作經(jīng)驗隨用隨采，不但嚴重影響了生產(chǎn)經(jīng)營進度，同時也增加了生產(chǎn)成本，制約了集團內(nèi)部的物資管理水平。煤礦集團采購過程受各種因素的干預，許多采購的物資不經(jīng)過市場調(diào)查與對比，缺少必要的溝通。物資的進出管理缺少動態(tài)把握，采購物資的庫存管理、進貨管理、出庫管理都采用傳統(tǒng)手工模式，缺少現(xiàn)代化管理的技術(shù)支持。

四、完善煤礦集團內(nèi)部控制制度的應對措施

（一）嚴格規(guī)范集團管理制度，強化采購管理

煤礦集團應該高度重視物資采購價格及成本費用，內(nèi)部建立專門設置采購部門，對集團內(nèi)部采購進行審核，制定物資采購計劃，并嚴格按照物資采購程序計劃、審批、采購等程序執(zhí)行。集團應對物資采購制度設置權(quán)限，對采購程序做出明確的規(guī)定，實行統(tǒng)一采購，加強物資的采購管理，避免中間環(huán)節(jié)，集中運用資金，加大購入產(chǎn)品、物資過程的透明度，大幅度降低采購成本，提高企業(yè)效益，使煤礦集團物資采購價格最優(yōu)化。

（二）制定物資采購內(nèi)部控制目標

煤礦集團物資采購內(nèi)部控制制度是按照國家法律法規(guī)制定的，它的出現(xiàn)可以確保集團業(yè)務順利開展，及時掌握集團內(nèi)部庫存情況及物資消耗情況，使物資信息在使用部門及保管部門實現(xiàn)對稱性與透明性，針對積壓現(xiàn)象、價格爭議及時解決，借助信息系統(tǒng)的幫助，實時監(jiān)控企業(yè)物資使用情況，將物資管理的各環(huán)節(jié)有效結(jié)合，降低集團資金的占用，保障生產(chǎn)經(jīng)營的物資需要，及時掌握物資市場信息，對煤礦集團物資采購進行全面預算管理，在各采購環(huán)節(jié)做好有效評估，實現(xiàn)煤礦集團物資采購成本最低化、質(zhì)量最優(yōu)化。

（三）采購環(huán)節(jié)進行控制

煤礦集團根據(jù)內(nèi)部需要，由每個部門根據(jù)實際生產(chǎn)情況提交采購預算申請，申請?zhí)峤徊少彶块T后，由保管部門核對庫存量是否滿足各部門的需求，如果不滿足需求則同意采購，對于不需要的物資，一律不得提前采購；資金占用大的物資采購項目，需要經(jīng)過高層領(lǐng)導批準后購買。集團在進行物資采購過程，應該將供貨商的價格、質(zhì)量作為主要采購信息。物資購入后，要對采購物資進行規(guī)格、品種、質(zhì)量進行檢驗，對物資編制驗收報告，不合格的材料應及時報告有關(guān)部門，予以退貨；財務部門對采購部門的進貨憑證進行審核，檢查是否符合要求，經(jīng)過審核無誤后，支付物資款，從而避免采購過程舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）建立物資采購內(nèi)部控制制度

煤礦集團所需的物資具有很多不確定性，為了保證煤礦集團內(nèi)部采購環(huán)節(jié)的有效進行，必須建立內(nèi)部控制制度，加強物資需求計劃的制定與管理，明確崗位職責及權(quán)限，提高物資采購的準確性，明確物資采購過程相關(guān)人員的責任，制定合理的審批程序，加強內(nèi)部物資采購合同管理，對于合同的執(zhí)行情況進行動態(tài)監(jiān)督，物資采購的各個環(huán)節(jié)定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)采購過程的不規(guī)范行為，控制可能發(fā)生的風險，避免給企業(yè)帶來不必要的損失，實現(xiàn)煤礦集團整體經(jīng)濟效益最大化。

綜上所述，我國煤礦集團物資采購內(nèi)部控制過程正在不斷的完善與創(chuàng)新，但還是存在許多不盡如人意的問題，按照煤礦集團自身的經(jīng)營特點，加強其內(nèi)部控制管理，建立良好的材料、物質(zhì)采購程序，及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的舞弊現(xiàn)象，控制可能發(fā)生的風險，提高內(nèi)部綜合管理水平，將內(nèi)部控制制度與日常物資采購有效結(jié)合，使集團資金使用更合理，采購業(yè)務更加有效，減少不必要的采購活動，避免浪費現(xiàn)象的發(fā)生，使企業(yè)內(nèi)部控制制度沿著良性循環(huán)軌道向前發(fā)展。

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