淺析推行研究生電子檔案的必要性

劉洪韜　王淑強(qiáng)　陳紅珍

摘 要：基于研究生階段紙質(zhì)檔案的不足以及研究生階段檔案管理的特殊性，結(jié)合本人工作經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用不斷更新的科技手段，提倡建立和規(guī)范使用電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)，從而提高檔案管理的時(shí)效性和可持續(xù)性，對(duì)于檔案的管理和發(fā)展具有劃時(shí)代的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案 電子化 研究生 管理

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）02（a）-0031-01

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。進(jìn)入研究生階段的學(xué)生，從小學(xué)（甚至幼兒園）開始建檔，記錄了學(xué)生各個(gè)學(xué)習(xí)時(shí)期的學(xué)習(xí)、生活和品德等各種情況，對(duì)于用人單位了解學(xué)生的整個(gè)發(fā)展過程有著非常重要的價(jià)值，也對(duì)于招生單位了解學(xué)生的綜合素質(zhì)有著不同凡響的意義。但是，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案的郵寄和存放雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但是也存在一些不足之處：第一，檔案轉(zhuǎn)遞的效率不高，正常情況需要一個(gè)月以上才能夠收到新招收學(xué)生的檔案，有的需要的時(shí)間更長(zhǎng)，甚至不負(fù)責(zé)任的檔案管理老師也有把學(xué)生檔案寄丟的情況發(fā)生，而且在學(xué)生報(bào)考或者就業(yè)之前了解查看學(xué)生的檔案更為合理；第二，由于檔案長(zhǎng)期積累的材料較多，因而存放需要占據(jù)大量空間，久而久之，如此存放并不科學(xué)，也不環(huán)保，存放一旦沒有注意環(huán)境的變化就容易導(dǎo)致檔案的破損和檔案內(nèi)容的損壞；第三，檔案的可持續(xù)性較差，我們?cè)诜唽W(xué)生紙質(zhì)檔案的過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)很多材料的填寫項(xiàng)目諸多雷同，學(xué)生在不同時(shí)期要重復(fù)填寫很多遍這樣的材料，還有一些學(xué)生的情況并不完整，這樣非常不利于提高工作效率。更重要的是：進(jìn)入研究生階段學(xué)習(xí)的學(xué)生不同于小學(xué)、初中、高中甚至大學(xué)時(shí)期，由于導(dǎo)師和課題組的安排，他們的時(shí)間相對(duì)比較自由和分散，不便于集中和統(tǒng)一的管理，而且學(xué)生組成的年齡跨度較大，有些學(xué)生屬于在職學(xué)習(xí)，有些學(xué)生也已經(jīng)進(jìn)入婚育年齡，因此檔案處理的復(fù)雜性和難度有所加大，檔案的記錄和管理就應(yīng)該更為科學(xué)合理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，研究生電子檔案的建設(shè)與管理已急迫地?cái)[到研究生教育管理工作者的面前[1-3]。如何形成一套行之有效的辦法，仁者見仁、智者見智[4-6]?；谝陨霞堎|(zhì)檔案的不足之處，我建議對(duì)于研究生檔案的管理，需要建立電子化的完備流程，這樣一方面可以提高檔案管理時(shí)效性，減少重復(fù)填寫和內(nèi)容的缺失；另外一方面對(duì)于檔案的存放也更加合理和環(huán)保，提高工作效率和管理的科學(xué)性。

下面對(duì)于研究生階段檔案管理的電子化流程提出自己一些設(shè)想：

建議從學(xué)生開始建檔（小學(xué)或者幼兒園）起就進(jìn)入電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)（平臺(tái)應(yīng)該由教育部、國家檔案局、工業(yè)和信息化部、公安部等相應(yīng)部門組織開發(fā)，并由專人進(jìn)行后期維護(hù)）進(jìn)行檔案的填寫，設(shè)置的填寫選項(xiàng)不應(yīng)重復(fù)，學(xué)生進(jìn)入到下一個(gè)求學(xué)或者工作階段，招生或者用人單位人事部門的老師可以先通過在線瀏覽學(xué)生的檔案，首先了解學(xué)生的各方面情況，為招生和招聘做好前期的鋪墊，但是招生和用人單位的老師只有瀏覽權(quán)限，并無修改權(quán)限。當(dāng)學(xué)生一旦錄取或者錄用，錄取或者錄用單位檔案管理的相關(guān)老師可以給開放瀏覽學(xué)生之前檔案情況的權(quán)限，但不具備修改權(quán)限，同時(shí)開放學(xué)生在本單位求學(xué)或者工作期間的檔案修改和維護(hù)權(quán)限，以往單位的檔案管理老師對(duì)于學(xué)生的情況只能瀏覽，關(guān)閉其所有修改權(quán)限；

對(duì)于學(xué)生在求學(xué)階段的信息變更可以由學(xué)生本人提出申請(qǐng)，建立一套合理的申請(qǐng)流程，流程簡(jiǎn)便可行，由學(xué)生所在單位的檔案管理老師在電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)進(jìn)行修改和維護(hù)；

電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)備份，同時(shí)不斷升級(jí)平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，檔案管理人員在管理檔案的過程中要簽訂保密協(xié)議，不可泄露學(xué)生的任何信息資料；

在推行電子檔案的同時(shí)，紙質(zhì)檔案與電子檔案重復(fù)的部分可以省略，保留簽名頁部分，很多紙質(zhì)檔案也可以通過電子檔案進(jìn)行按需打印，這樣節(jié)約紙張，更加環(huán)保。

當(dāng)然在推行電子檔案的過程中，肯定也會(huì)有一些阻力和弊端，比如：傳統(tǒng)檔案的管理者已經(jīng)習(xí)慣于一種傳統(tǒng)的管理模式，一旦推行電子檔案，很多數(shù)據(jù)需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，這樣增加了他們額外很多的工作量，但是前期工作量的增加其實(shí)對(duì)于后續(xù)電子檔案管理模式的推行是大有裨益的，所以這方面的思想錮囚需要摒棄。電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)因?yàn)槭腔诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，所以網(wǎng)絡(luò)的安全和計(jì)算機(jī)的穩(wěn)定性就是電子檔案管理中可能出現(xiàn)的弊端，黑客的攻擊對(duì)于電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)的安全存在一定的考驗(yàn)，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的不穩(wěn)定也會(huì)給管理人員造成一定的困擾，而且長(zhǎng)時(shí)間對(duì)于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用又容易形成對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴，這些都是我們需要考慮的問題。應(yīng)對(duì)的辦法：（1）網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和監(jiān)管要到位，確保網(wǎng)絡(luò)的正常通暢；（2）隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的安全和穩(wěn)定性也會(huì)逐步增強(qiáng)，為電子檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)的安全和穩(wěn)定提供充足的技術(shù)支撐，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)要做到實(shí)時(shí)有效的備份。

研究生電子檔案的推行只是一個(gè)側(cè)面，對(duì)于全民電子檔案的推廣是一個(gè)示范，這樣的電子檔案管理平臺(tái)對(duì)于檔案的時(shí)效性、規(guī)范性和可持續(xù)性有非常大的促進(jìn)作用，隨著高技術(shù)手段的不斷更新，檔案的管理將會(huì)更加科學(xué)、合理、便捷。

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