淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理

吳瓊

摘 要：人事檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中的重要部分之一，其不僅能為人力資源管理提供幫助，也可反映醫(yī)院工作人員的道德情況、工作能力及科研水平等。管理好醫(yī)院人事檔案，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化及現(xiàn)代化管理，提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)醫(yī)院的長期發(fā)展意義重大。該文對(duì)如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的方法作進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng) 醫(yī)院 人事檔案 管理

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）02（a）-0190-01

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，它能夠反應(yīng)一個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力及工作情況，也是人事部門選擇聘用人員的主要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案則是醫(yī)院人力開發(fā)的重要信息資源，其能夠有效的反應(yīng)醫(yī)護(hù)人員個(gè)人素質(zhì)、工作能力等，是醫(yī)院人才考察的重要參考資料[1]。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，高效的管理醫(yī)院人事檔案，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)具有極其重要的意義，只有加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理措施，才能充分發(fā)揮其價(jià)值、最大程度的為醫(yī)院服務(wù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理是如今醫(yī)院面臨的新課題，該文就如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作探討如下。

1 完善醫(yī)院人事檔案的收集整理工作

人事檔案的正確收集是加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的第一步。傳統(tǒng)人事檔案的收集缺乏主動(dòng)性，往往要經(jīng)個(gè)人上報(bào)才采取入檔措施，這造成了信息收取的不及時(shí)性；同時(shí)，對(duì)材料的收集手段也極其簡單，造成收集內(nèi)容片面、不全，難以準(zhǔn)確反應(yīng)個(gè)人特色。因此，為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的收集整理工作，要定期采集信息，建立完善的收集機(jī)制，及時(shí)補(bǔ)充個(gè)人各個(gè)階段的真實(shí)材料，同時(shí)嚴(yán)格控制出現(xiàn)人事檔案錯(cuò)誤、缺損及造假等問題，做到“快、準(zhǔn)、全”。收集內(nèi)容既要包括個(gè)人的基本信息、學(xué)歷研究、黨團(tuán)資料、技術(shù)職稱級(jí)別等，也要包括人員在醫(yī)院工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，如醫(yī)生的救治成功率、護(hù)理人員的護(hù)理滿意度及各項(xiàng)研究的進(jìn)展和應(yīng)用情況等，做到收集內(nèi)容定量化，確保材料質(zhì)量，避免引起新的收集問題。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)

對(duì)待人事檔案管理工作，管理人員應(yīng)具有極高的管理能力及資料整合能力，這才能正確有效的收集醫(yī)院人事檔案資料。對(duì)醫(yī)院來說，平時(shí)要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)、充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，重視個(gè)人業(yè)務(wù)及工作能力的教育，定期組織人員探討如何實(shí)現(xiàn)管理工作的高效實(shí)施，制定最新的檔案管理機(jī)制。對(duì)于管理人員自身來說，要以充分的熱情對(duì)待所從事的工作，有吃苦耐勞精神，對(duì)簡單重復(fù)的工作不厭煩、不馬虎；要做到仔細(xì)、認(rèn)真、不隨意透漏他人信息，做好檔案保密工作；也要時(shí)刻完善自己的知識(shí)水平，多學(xué)習(xí)、多請(qǐng)教，提高對(duì)工作的重視程度，使工作效率達(dá)到最大限度。[2]

3 建立嚴(yán)格的醫(yī)院人事檔案管理制度

要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理制度，要求入檔材料真實(shí)、完整、印章字跡清晰可見，檔案收集人員要根據(jù)相關(guān)規(guī)定仔細(xì)鑒定材料的真實(shí)性，建立人事檔案材料登記簿，同時(shí)也要求完善檔案審查依據(jù)，做到有章可循。醫(yī)院也要根據(jù)相關(guān)法規(guī)并結(jié)合自身管理實(shí)際，制定出高效嚴(yán)格的人事檔案管理制度，如管理人員工作職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)管職責(zé)、檔案入檔要求、查看借閱保密制度、無關(guān)銷毀制度等。對(duì)存在人事檔案造假人員、檔案管理瀆職人員、審查監(jiān)管松散人員，必要時(shí)可采取法律手段進(jìn)行制裁，提高醫(yī)院人事檔案管理工作公平公正，做到不參雜錯(cuò)誤信息、虛假信息。[3]

4 注重檔案保護(hù)工作

要加強(qiáng)檔案保存的基礎(chǔ)建設(shè)及安保工作。醫(yī)院要設(shè)有專用的檔案保存庫房，同時(shí)室內(nèi)條件要適合紙質(zhì)檔案的保存，設(shè)有滅火器、空調(diào)等設(shè)施。此外，要定期對(duì)檔案室進(jìn)行衛(wèi)生清理，但要保證室內(nèi)干燥。也要確立嚴(yán)密的安保措施，檔案室大門要求為鐵門，保有其鑰匙的人員要看管好鑰匙，做到“使用時(shí)不離身、不用時(shí)保存好”。對(duì)進(jìn)入檔案室的非管理人員要時(shí)刻關(guān)注，查找檔案時(shí)要準(zhǔn)確定位，以免因不必要的疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞。

5 引入現(xiàn)代化的檔案管理體系

由于醫(yī)院人員眾多、個(gè)人的人事檔案內(nèi)容也較多，這就造成了人事檔案體系十分龐大，傳統(tǒng)的檔案管理方式在一定程度上無法滿足管理要求，因此，可利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代化的信息管理技術(shù)能夠?qū)θ耸聶n案資料歸類管理，同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行加工處理，使檔案管理更加高效性。對(duì)醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可克服手工操作的種種不利因素，也方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門隨時(shí)查看人員信息，節(jié)約審查時(shí)間，提高工作效率。這種計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可規(guī)定一定的訪問權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)其他人員可以查閱、參考、評(píng)價(jià)等，這樣既能提高人事檔案管理的公共透明度，也可利于相關(guān)部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、培養(yǎng)人才。[4]

6 結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會(huì)的極速發(fā)展，新世紀(jì)的競爭日益激烈，對(duì)人才的需求也逐步加大，而人事檔案是記錄有人才信息的重要載體，能為社會(huì)各部門提供精準(zhǔn)的人才信息。對(duì)于社會(huì)的重要機(jī)構(gòu)醫(yī)院，其人事檔案的管理也十分重要。完善的檔案信息收集工作，是人事檔案管理的第一步，為后續(xù)的管理工作打下良好的基礎(chǔ)；提高人事檔案管理人員素質(zhì)，是提供高效工作效率的前提，是高效整合信息的必然要求；而嚴(yán)格的管理制度是信息真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確的根本保證，在此過程中可以預(yù)防人事檔案造假、審查機(jī)制不嚴(yán)的弊端；檔案保存室良好的環(huán)境及安保措施是人事檔案安全保存的重要條件，它為醫(yī)院在職人員提供了一個(gè)可以信任的檔案保管平臺(tái)；現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)是當(dāng)今人事檔案管理所必須的新技術(shù)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化、高效化具有極其重要的意義，必將成為今后醫(yī)院人事檔案管理的主流。因此，正確高效的醫(yī)院檔案管理措施，在醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、管理人才以及領(lǐng)導(dǎo)部門合理的管理醫(yī)院等方面占有必要地位[5]。該文介紹的醫(yī)院人事檔案管理方法在一定程度上可以有效的提高人事檔案管理效率，為醫(yī)院提供一個(gè)可靠的發(fā)現(xiàn)人才的平臺(tái)，也為醫(yī)院的長期建設(shè)提供必備資源，盡管醫(yī)院還要根據(jù)時(shí)代的要求持續(xù)發(fā)現(xiàn)加強(qiáng)醫(yī)院人事管理的措施，但在本階段上述管理措施有效，值得醫(yī)院推廣應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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[4] 羅麗云.新時(shí)期如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)，2009，22（12）：2658.

[5] 張惠琴，陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，18（16）：28.endprint