淺談事業(yè)單位檔案信息化建設及管理

趙麗敏

摘 要：伴隨著我國社會信息化建設水平的不斷提高，網絡化、信息化是科研活動的信息化建設新的時期。時代發(fā)展的必然趨勢，通過實際的工作實踐來進行檔案信息化建設管理的研究。促進了我國的企事業(yè)單位的管理、生產。事業(yè)單位邁向現(xiàn)代化建設管理的必然選擇。

關鍵詞：檔案管理 事業(yè)單位 信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所謂檔案信息化管理，依靠科學的思想和組織管理力法，在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，在行政主管部門的指導下，來提高企業(yè)檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數(shù)據(jù)的安全問題是由于網絡環(huán)境、應用環(huán)境、操作系統(tǒng)、應用軟件等存在安全漏洞的隱患所產生。需要得到廣泛關注，并積極實現(xiàn)檔案信息化管理手段現(xiàn)代化。

1 信息化檔案管理安全隱患

1.1 檔案信息化建設基礎較薄弱

檔案網站建設質量重視不夠，且在開展信息化建設的部門、單位和企業(yè)中發(fā)展也不平衡，一些單位和企業(yè)的檔案信息化建設發(fā)展不平衡，技術、資金不足，重視不夠，基礎條件薄弱。

1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節(jié)

由于檔案工作與其他各生產管理環(huán)節(jié)相脫節(jié)，很難實現(xiàn)系統(tǒng)間的聯(lián)系，而且存在檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網絡化管理的發(fā)展方向，但是進行文檔一體化管理未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。

1.3 檔案信息建設管理人才缺乏

從目前看，檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術、專業(yè)性人才，檔案信息化建設需要深厚的檔案學基礎理論，但因經濟原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。

2 檔案管理實行信息化建設的必然性

簡單來說檔案信息化就是為社會進行服務的一個過程。通過學習來滿足檔案管理發(fā)展的需要，并不斷改進和加強信息化檔案的服務意識和管理意識。必須要做到的轉變觀念、以檔案的相關數(shù)字化信息對實體進行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進步改變以往被動服務的模式，解放思想、再者就是加強檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應用和發(fā)揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關單位自身的信息化中，對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進行數(shù)字化轉變，檔案管理中前后并進的理念，要堅持對于信息源頭的挖掘，將復雜轉變?yōu)楹唵?、將簡單轉變?yōu)橐?guī)范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關需求。還要加快對于藏書目錄相關數(shù)據(jù)庫的建設，歸類總結基建檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案、設備檔案、文書檔案等，并進行質量監(jiān)控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現(xiàn)代化、信息化的條件，要加強實際的系統(tǒng)應用效果實現(xiàn)，對于電子檔案進行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準確、真實性。檔案信息化建設總體規(guī)劃必須要對于本單位的實際發(fā)展目標和自身特點進行分析，有利于今后的發(fā)展建設。

3 進行檔案信息網站的有效建設

檔案網站是通過網頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務，是對于檔案實行數(shù)字化轉變的主要目的，也就是企事業(yè)單位的在網絡上成立的信息站點，是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標，實施檔案資源的網上咨詢查找電子文件直接提供或者實時歸檔。

（1）對于本單位的相關部門的各項信息進行資源共享和統(tǒng)籌考慮，應該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關信息管理系統(tǒng)中，在進行信息化檔案建設的時候，實現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設，實現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。

（2）選取適合的具有升級換代功能和開發(fā)功能才能夠對于計算機的實際優(yōu)勢充分發(fā)揮，只有符合進行網絡管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實現(xiàn)檔案上網途徑的條件之一，夠使得相關檢索功能變得強大，為不同的用戶提供高效優(yōu)質的服務。

（3）標準化相關網絡設備，要使未來發(fā)展或者現(xiàn)今的主流產品，選擇的產品要符合我國內外的相關標準，能夠確保產品進行及時的更新?lián)Q代從而有效的提供服務。并且能夠獲得國內外有著雄厚實力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進行檔案管理過程中因為項目、格式、設備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數(shù)字化檔案是通過對于先進的技術手段的應用來將各個部門的實體檔案的相關載體進行數(shù)字化的加工，從而有效避免重新開發(fā)設備配置要科學合理。

（4）進行檔案信息數(shù)字化的逐步實現(xiàn)。檔案資源信息的數(shù)字化是進行檔案原件保護的重要手段之一，決定了傳統(tǒng)檔案館與熟悉檔案館的互補、共存。是進行信息化建設檔案的基礎和前提，同樣也是進行數(shù)字檔案相關業(yè)務信息管理體系構建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫目錄，對于企事業(yè)單位有著各自不同的需求優(yōu)勢，全文數(shù)據(jù)庫在相關網站上進行發(fā)布，進行檔案資源的相關數(shù)字化進行整體分析、重點挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數(shù)字化并不是將所有的都進行數(shù)字化處理，而是他們都發(fā)揮著自己獨特的功能，對于各個設立檔案的相關單位文件和檔案著錄格式、項目、內容和數(shù)據(jù)庫結構等進行了統(tǒng)一的制定規(guī)劃。數(shù)字化檔案建立并不會表示傳統(tǒng)檔案的消失。

（5）規(guī)范化、標準化是檔案數(shù)字化、信息化的主要內容。規(guī)范化、標準化對于現(xiàn)代化檔案管理的重要衡量標志。對于其檔案數(shù)據(jù)庫的文檔格式硬件、軟件數(shù)據(jù)指標等進行規(guī)范和統(tǒng)一，結合自己的實際發(fā)展需求和特點進行相關管理標準系統(tǒng)的制定，從而達到方便以后電子目錄實現(xiàn)檔案館管理之后的數(shù)據(jù)資源共享，并有效避免了因為軟件的差異而導致的數(shù)據(jù)不能讀取和轉換的問題。進行檔案信息化發(fā)展和建設的重要內容，是事業(yè)單位可以參考國家進行推薦的一些管理信息化標準。這樣通過實踐過程進行完善才能夠逐步的加強現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展速度，在建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫時，要按照我國相關規(guī)定執(zhí)行，并且要方便實際操作，從而有效的起到良好的防范作用。

4 結語

該文通過對檔案管理中數(shù)字化管理的相關轉變必要性，以及管理模式上的相關改善方法提出了一些意見和建議，明確檔案信息管理是以信息網絡為基礎，旨在全面推進檔案管理的信息化建設。以檔案信息建設為主要核心，檔案信息標準，政策，法規(guī)為保障的一項綜合體系。作為一個以信息技術應用為主導，以信息人才為事業(yè)依托，其本身以產業(yè)為支撐，以及檔案管理的在其思維結構。

參考文獻

[1] 張學富.如何加強檔案管理工作的進一步完善[J].魅力中國，2013（23）：381.endprint