論數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源的開發(fā)與利用

段 紅，李小云

（懷化學(xué)院 政法系，湖南 懷化 418008）

高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，對促進(jìn)和提高高校的教學(xué)管理、教學(xué)工作、教學(xué)交流、教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，特別是以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)不斷滲入到社會各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案的利用形式已完全不能適應(yīng)新形勢的需要，高校教學(xué)檔案部門如能依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑信息化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的大平臺，為用戶提供更快捷、更方便地信息化服務(wù)，這將是高校檔案部門迎接信息時代挑戰(zhàn)的重要舉措。高校教學(xué)檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化將是高校教學(xué)檔案工作發(fā)展的一個方向，也是開發(fā)高校教學(xué)檔案資源的有效途徑。因此，數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源的開發(fā)與利用勢在必行。

一、數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源開發(fā)與利用的優(yōu)勢

數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用具有的優(yōu)勢，是傳統(tǒng)環(huán)境下無法比擬的，如表1。

表1 數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源與傳統(tǒng)環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源的利用比較

二、數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源的開發(fā)與利用的現(xiàn)狀

（一）高校教學(xué)檔案資源保障體系不完善

1.教學(xué)檔案的收集、歸檔困難。因高校教學(xué)方式的靈活性以及高校教學(xué)檔案管理制度完善情況參差不齊，以至于教學(xué)檔案材料收集不完整，新型載體的電子教學(xué)檔案，因得不到檔案人員的重視，收集方法欠妥，造成收集歸檔的電子檔案不全。

2.高校檔案部門編研工作滯后。第一，從教學(xué)檔案的內(nèi)容上看，編寫的教學(xué)檔案信息種類單一，未建成開放式的教學(xué)檔案資源信息庫。第二，從教學(xué)檔案的方式上看，檔案部門未充分利用網(wǎng)絡(luò)資源。第三，從教學(xué)檔案的形式上看，檔案部門由于未充分運用現(xiàn)代化教育手段和教育模式，以至于檔案工作者無法通過計算機網(wǎng)絡(luò)更好的開發(fā)高校教學(xué)信息資源。

3.檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于學(xué)校投入不夠、硬件不足，致使教學(xué)檔案部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施匱乏。

（二）高校教學(xué)檔案資源共享體系不完備

1.教學(xué)檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程緩慢。高校教學(xué)檔案資源豐富，數(shù)字化工作量大，需要大量的檔案專業(yè)人員、計算機專業(yè)人才以及設(shè)備，而高校各部門對教學(xué)檔案資源的重要性認(rèn)識不夠，管理意識不強，投入使用的基礎(chǔ)設(shè)施落后等原因而很難實現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案資源數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

2.高校檔案部門提供的檢索途徑單一。高校檔案部門不少高校檔案館由于檢索手段落后，尚未真正實現(xiàn)主題檢索或內(nèi)容瀏覽檢索。

3.高校教學(xué)檔案數(shù)字化過程中的網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)是一個開放的網(wǎng)絡(luò)，而高校檔案數(shù)字化的建設(shè)完全依賴互聯(lián)網(wǎng)，雖然我國大多數(shù)院校都在其內(nèi)部建立了校園網(wǎng)，并通過電子郵件、網(wǎng)關(guān)和防火墻與互聯(lián)網(wǎng)相連，但文件很容易受到病毒的襲擊，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓。

（三）高校教學(xué)檔案信息資源服務(wù)體系不健全

1.檔案人員思想觀念傳統(tǒng)，服務(wù)意識落后。高校檔案管理中普遍沿襲 “重匯集輕開發(fā)”、“重保管輕服務(wù)”的傳統(tǒng)管理模式，使教學(xué)檔案在專業(yè)整合、學(xué)科優(yōu)化等方面的參考、服務(wù)作用不能很好地發(fā)揮，制約著教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用，影響著其利用率的提高。

2.檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，研發(fā)能力不足。在我國高校中，大部分檔案人員對計算機等現(xiàn)代設(shè)備也只限于軟件操作和文書處理，能夠深層次開發(fā)檔案管理軟件和進(jìn)行程序設(shè)計的人員很少。

3.檔案人員與利用者缺乏互動溝通平臺。在現(xiàn)實環(huán)境中，由于缺乏檔案人員與利用者之間的互動溝通平臺，檔案利用者的利用需求信息難以進(jìn)行統(tǒng)計，檔案人員很難做出相應(yīng)的舉措，來及時更新利用率較高的信息資源。

三、數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案資源開發(fā)利用的對策

（一）建立完善的高校教學(xué)檔案資源保障體系

1.豐富和優(yōu)化教學(xué)檔案的收藏結(jié)構(gòu)。第一，高校檔案部門要建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，不斷完善教學(xué)檔案管理制度，采取及時收集、補充收集、跟蹤收集等措施，確保檔案完整齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第二，加強檔案人員的收集意識，尤其是對教學(xué)檔案的電子文件的收集，在這一方面可以參考國外高校的做法，如制定詳細(xì)可行的電子檔案歸檔管理辦法。

2.加強和完善教學(xué)檔案的編研工作。教學(xué)檔案的編研活動，不同層次和性質(zhì)的學(xué)校應(yīng)根據(jù)其教學(xué)工作的性質(zhì)和任務(wù)等需要進(jìn)行。如針對每年的職稱評審工作，可編制 《優(yōu)秀課程建設(shè)一覽表》等，為教師職稱評審工作所用；針對教學(xué)評價、評估等中心工作，可及時編制部分教學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編，如 《本科生優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計匯編》等。

3.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，各級政府對高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)提高重視程度，加大對高校教育的經(jīng)費投入，以便高校有可靠的資金投入檔案數(shù)字化建設(shè)；第二，高校要想法設(shè)法多方籌集資金，投入專項資金進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，通過經(jīng)費投入的增加，逐步配置必要的檔案安全保護(hù)設(shè)施和必要的計算機設(shè)備，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施，不斷提高高校教學(xué)檔案開發(fā)利用現(xiàn)代化水平。

（二）建立完備的高校教學(xué)檔案資源共享體系

1.加快推進(jìn)教學(xué)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。推進(jìn)教學(xué)檔案資源數(shù)字化，建設(shè)各類教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。由于教學(xué)檔案資源豐富，數(shù)字化工作量大、任務(wù)重，需要分階段、分層次，按照輕重緩急、保障重點，注重發(fā)展的先后關(guān)系來進(jìn)行。第一，可根據(jù)教學(xué)檔案的特點及實際需要，建立和完善教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，如學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫等；第二，利用掃描、壓縮和媒體格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步將館藏原有的各類檔案實體文件包括紙張、照片、聲音和圖片等，組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)化流媒體資源。第三，在建成的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上按照檔案利用的常見模式加工成各類檔案數(shù)字產(chǎn)品，及時上載到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，為檔案用戶提供科學(xué)有效服務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。第四，多方面、多角度采集整合電子檔案資源，為不斷更新和豐富檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源提供先決條件?？傊瑧?yīng)想方設(shè)法盡早實現(xiàn)高校檔案館藏數(shù)字化、文檔處理一體化和信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。

2.提供多途徑檢索，便于利用。檔案部門為了能給利用者提供及時、高效、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，當(dāng)務(wù)之急是加強檔案檢索工具建設(shè)和建立檔案目錄中心。在有條件的高校檔案館（室）可以建立教學(xué)檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)乃至全國各大高校保存的教學(xué)檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，以最大限度地實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享。高校檔案部門要逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、電子歸檔，使教學(xué)檔案檢索途徑更加多元化，便于用戶查詢利用。

3.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全體系。第一，加強網(wǎng)絡(luò)工作人員的安全管理。針對網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性，不僅需要在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計上完善系統(tǒng)的安全保密設(shè)施，增強安全服務(wù)功能，還需要大力加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。第二，保證網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和產(chǎn)品的先進(jìn)性。為了確保計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，還必須采用一些先進(jìn)的產(chǎn)品和技術(shù)來應(yīng)對安全漏洞問題。

（三）建立健全的高校教學(xué)檔案信息資源服務(wù)體系

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高服務(wù)意識。第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視開發(fā)利用。第二，保持積極的服務(wù)心態(tài)，克服消極傳統(tǒng)文化心理。檔案人員應(yīng)將利用方向分為公務(wù)利用與個人利用兩個方面。公務(wù)利用，例如學(xué)位點授予評估、本科教學(xué)工作水平評估等是部門或?qū)W校上報數(shù)據(jù)材料或迎接上級各種教學(xué)申報和評估時的利用；個人利用，如學(xué)生在出國深造、考研考博等方面出具學(xué)歷證明和學(xué)籍材料等是個人在崗位聘任、業(yè)務(wù)考核、晉升職稱等方面提供依據(jù)時的利用。第三，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。檔案工作者必須緊緊圍繞高校教學(xué)和科研這一中心任務(wù)，探索檔案開發(fā)和利用的新路子，積極主動發(fā)掘教學(xué)檔案信息資源，更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，增強其研發(fā)能力。第一，豐富和完善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。檔案工作人員除了掌握檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等基礎(chǔ)學(xué)科的專業(yè)知識外，還要努力學(xué)好情報信息學(xué)、計算機科學(xué)等多門學(xué)科知識。另外，還要有較強的語言文字處理能力和應(yīng)用寫作能力。第二，要提高檔案人員的軟件開發(fā)和程序設(shè)計能力。開發(fā)和利用檔案信息資源是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要做好這項工作，必須提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及研發(fā)能力。

3.建立高校教學(xué)檔案管理人員與利用者互動溝通平臺。第一，根據(jù)教學(xué)檔案使用記錄提供查詢建議?？蓪⒏黝惤虒W(xué)檔案的使用記錄利用與 “數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)”相結(jié)合，對教學(xué)檔案目錄信息進(jìn)行基于關(guān)聯(lián)規(guī)則的 “數(shù)據(jù)挖掘”，得到參考價值更大的相關(guān)知識，為教學(xué)檔案的應(yīng)用提供更高層次的服務(wù)。第二，提供教學(xué)檔案目錄信息的遠(yuǎn)程管理功能。基于校園網(wǎng)環(huán)境可以開發(fā)基于 “客戶機／服務(wù)器”模式的檔案目錄管理系統(tǒng)，為檔案管理者提供遠(yuǎn)程管理目錄信息的途徑，實現(xiàn)在校園內(nèi)帶有網(wǎng)絡(luò)連接并安裝了專用客戶端程序的計算機上都可以隨時更新，修改檔案目錄信息，以保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容可以隨檔案內(nèi)容的更改及時得到更新，為檔案的利用提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

總之，必須把高校教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學(xué)檔案在優(yōu)化人才培養(yǎng)、高校的教學(xué)管理和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。正因為如此，數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案的利用才顯得尤為重要，研究數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案的開發(fā)與利用是大勢所趨。

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[2]王顥.試論高校檔案資源的開發(fā)與利用[J].檔案與建設(shè)，2010，（8）：75－76.

[3]黃曉沙.談高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新[J].懷化學(xué)院學(xué)報，2006，（4）：188－189.