淺析高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)

□武 珺

(江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇無(wú)錫214122)

1 高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

資產(chǎn)管理系統(tǒng)是涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多種學(xué)科的一項(xiàng)工程。19世紀(jì)90年代以后資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用在發(fā)達(dá)國(guó)家得到了發(fā)展，系統(tǒng)信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，已經(jīng)成為資產(chǎn)管理的運(yùn)行模式。對(duì)于提高資產(chǎn)管理效率、改善資產(chǎn)管理流程有著顯著的作用。

在我國(guó)，從19世紀(jì)80年代到90年代，高校資產(chǎn)管理已經(jīng)從手工管理到半手工的管理再到半電子化管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國(guó)大部分高校普遍采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理學(xué)校的固定資產(chǎn)。財(cái)政部2007年研發(fā)推出了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，并在有關(guān)中央部門(mén)和省份進(jìn)行試點(diǎn)。目的是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立起一個(gè)中央與地方之間、財(cái)政部門(mén)與行政單位之間資產(chǎn)管理的信息交流平臺(tái)，以全面、及時(shí)地掌握行政單位國(guó)有資產(chǎn)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政資產(chǎn)從入口、使用到出口等各個(gè)環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)管理，提高行政資產(chǎn)管理能力和水平。各個(gè)高校也積極響應(yīng)，目前高校主要應(yīng)用北京化工大學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)、山東國(guó)子固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、武漢大學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)。我國(guó)高校在電子化資產(chǎn)管理上取得了長(zhǎng)足發(fā)展。目前，我國(guó)高校計(jì)算機(jī)資產(chǎn)管理系統(tǒng)經(jīng)歷了初步發(fā)展階段、推廣階段，已經(jīng)發(fā)展和成熟。系統(tǒng)從單一的設(shè)備管理，到物業(yè)管理，車輛管理，圖書(shū)館管理和無(wú)形資產(chǎn)管理等綜合管理。在技術(shù)架構(gòu)方面從單機(jī)版發(fā)展向網(wǎng)絡(luò)版本。

但隨著高校的快速發(fā)展，學(xué)?？傎Y產(chǎn)逐年上升，目前的管理系統(tǒng)的局限性也暴露出來(lái)，資產(chǎn)管理相對(duì)滯后，賬物不符等矛盾突現(xiàn)。各個(gè)學(xué)校也在完善目前使用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)。但是，資產(chǎn)管理系統(tǒng)在市場(chǎng)上還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)費(fèi)投入不足，高校設(shè)備管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于學(xué)校的發(fā)展，所以如何完善資產(chǎn)管理系統(tǒng)，解決資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題，提高高校資產(chǎn)管理水平是大家一直關(guān)注的課題。

國(guó)外高校使用文件服務(wù)器模式管理資產(chǎn)，可以解決小規(guī)模的資源分享，但在大量用戶的情況下，數(shù)據(jù)量大，網(wǎng)絡(luò)存在瓶頸。因此，這種模式也不是很理想。網(wǎng)絡(luò)B/S結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，使許多研究者對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)有個(gè)新的突破，這種結(jié)構(gòu)良好的可用性，安裝方便，具有良好的可移植性和易于維護(hù)。但這種結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)安全性存在隱患，容易被攻擊造成系統(tǒng)癱瘓。

2 資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題

教學(xué)設(shè)備投入逐年增加，高校資產(chǎn)迅速增加，如何管理好高校資產(chǎn)，真正做到保值增值是當(dāng)前高校面臨的挑戰(zhàn)。在高校資產(chǎn)管理中瓶頸問(wèn)題主要有兩個(gè)方面。

一是資產(chǎn)難以清查清楚，許多高校存在家底不清的情況。目前我們資產(chǎn)清查主要是根據(jù)資產(chǎn)管理的設(shè)備信息到現(xiàn)場(chǎng)以固定資產(chǎn)標(biāo)簽為核查依據(jù)，逐一進(jìn)行核查?，F(xiàn)在高校規(guī)模都很大，資產(chǎn)存放地點(diǎn)分散、資產(chǎn)種類多，需要投入大量的人力、物力，花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行清查。為了應(yīng)付上報(bào)數(shù)據(jù)，清查常?；㈩^蛇尾草草了事流于表面，全面徹底的核查無(wú)法真正落到實(shí)處。

二是資產(chǎn)管理系統(tǒng)不提供快速響應(yīng)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，不能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)管理。資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息有失真和滯后的現(xiàn)象，賬實(shí)無(wú)法統(tǒng)一。資產(chǎn)數(shù)據(jù)處理只是停留在靜態(tài)的，只是把電腦作為一種替代以往手工會(huì)計(jì)以及做一些簡(jiǎn)單的計(jì)算或總結(jié)，無(wú)法挖掘現(xiàn)有設(shè)備使用情況的信息，因此無(wú)法對(duì)設(shè)備維護(hù)、更新做出科學(xué)的決策?？梢哉f(shuō)高校在資產(chǎn)管理中充滿了浪費(fèi)和低效，缺乏良好的共享和互操作性，如網(wǎng)上金融支付系統(tǒng)，網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)等。換句話說(shuō)，現(xiàn)在高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)中需要解決的是實(shí)時(shí)、靈活和高效的問(wèn)題。

3 高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的新需求

如何充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改造現(xiàn)有的資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和辦公自動(dòng)化，并最終建立一個(gè)通用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)成為高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重點(diǎn)之一。筆者通過(guò)分析認(rèn)為新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能和特點(diǎn):

第一，資產(chǎn)管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的支撐下應(yīng)該和物聯(lián)網(wǎng)RF技術(shù)、無(wú)線WIFI技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。RFID(射頻識(shí)別)技術(shù)在高校資產(chǎn)管理中起著至關(guān)重要的作用，尤其是在成本控制、資產(chǎn)利用率方面。歐洲一所高職學(xué)校資產(chǎn)管理中應(yīng)用RFID技術(shù)證據(jù)表明:RFID技術(shù)通過(guò)改善資產(chǎn)管理方式，提高資產(chǎn)利用率，改善資產(chǎn)管理服務(wù)，減少了維護(hù)周期和費(fèi)用、增加可見(jiàn)資產(chǎn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息。最重要的是RFID技術(shù)智能資產(chǎn)管理流程的出現(xiàn)，徹底改變了資產(chǎn)管理模式，數(shù)倍提高了資產(chǎn)管理效率和精準(zhǔn)程度。

第二，資產(chǎn)管理系統(tǒng)要融入數(shù)字化校園中可以實(shí)現(xiàn)與其他部門(mén)共享系統(tǒng)資源，如OA辦公系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和省級(jí)采購(gòu)中心的采購(gòu)系統(tǒng)。要從實(shí)際出發(fā)利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)一套全方位的綜合性校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教育與交流的全面信息化。資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證，智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)融入數(shù)字校園能大大促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更快、更全面、創(chuàng)新開(kāi)放式的教育硬件資源共享環(huán)境，對(duì)提高辦學(xué)質(zhì)量和效益，對(duì)創(chuàng)新教學(xué)模式、促進(jìn)科研水平、提升管理效率有重要的意義。

第三，資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)該具有良好的可操作性和維護(hù)性，低成本和高安全性性能。目前高校二級(jí)資產(chǎn)管理員多為兼職管理員，他們承擔(dān)了大量的教學(xué)、科研工作，同時(shí)還要承擔(dān)繁重的資產(chǎn)管理工作，所以我們的智能管理系統(tǒng)要具有良好的操作性和維護(hù)性，便于資產(chǎn)管理員管理系統(tǒng)的使用和日常維護(hù)的進(jìn)行。高校資產(chǎn)信息需要確保準(zhǔn)確性、安全性。數(shù)據(jù)被非法篡改或丟失將對(duì)學(xué)院資產(chǎn)管理帶來(lái)不可挽回的損害，直接影響到學(xué)校的正常教學(xué)、科研工作。所以確保資產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定是資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基本要求。

4 高校智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)構(gòu)想

智能技術(shù)管理系統(tǒng)應(yīng)包含三個(gè)組件，即RFID標(biāo)簽，閱讀器和標(biāo)簽/讀者管理系統(tǒng)。射頻識(shí)別標(biāo)簽由一個(gè)小型單片機(jī)和天線組成，免費(fèi)提供一個(gè)聯(lián)系人的形式通過(guò)使用無(wú)線電頻率識(shí)別。每個(gè)標(biāo)簽都有一個(gè)電子產(chǎn)品代碼(EPC)或身份證號(hào)碼標(biāo)記嵌入到微控制器，用于唯一的標(biāo)識(shí)每個(gè)標(biāo)記。目前國(guó)外的標(biāo)簽種類見(jiàn)表1所示:

表1 RFID標(biāo)簽的種類

學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)用RFID程序可以進(jìn)行設(shè)備跟蹤、存放地點(diǎn)管理，設(shè)備報(bào)廢，使用單位識(shí)別，采購(gòu)與需求管理支持。RFID資產(chǎn)管理技術(shù)的應(yīng)用范圍涵蓋資產(chǎn)維護(hù)管理。應(yīng)用RFID技術(shù)可以對(duì)設(shè)備進(jìn)行狀態(tài)監(jiān)測(cè)。

高校資產(chǎn)管理部門(mén)或二級(jí)部門(mén)將新增資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)(設(shè)備名稱、型號(hào)、價(jià)格、購(gòu)置時(shí)間、存放地點(diǎn)等)輸入計(jì)算機(jī)以后，設(shè)備相關(guān)信息寫(xiě)入射頻卡。對(duì)于設(shè)備名稱、價(jià)格等永久鎖定不能修改，防止造成管理混亂。存放地點(diǎn)、使用人等可以通過(guò)管理系統(tǒng)修改。使用單位將射頻卡標(biāo)簽或貼在或懸掛或嵌入在資產(chǎn)設(shè)備上，射頻卡就會(huì)自動(dòng)發(fā)出信號(hào)，我們通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送，并采用WIFI無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)時(shí)上傳到服務(wù)器使管理人員通過(guò)臺(tái)式電腦終端、移動(dòng)設(shè)備(手機(jī)、平板電腦)實(shí)時(shí)了解資產(chǎn)設(shè)備的信息、使用情況等。射頻標(biāo)簽不能取下，射頻標(biāo)簽取下將自動(dòng)發(fā)出報(bào)警信號(hào)，提示管理員設(shè)備異常。進(jìn)行資產(chǎn)清查時(shí)可利用手持接收終端準(zhǔn)確定位設(shè)備，檢查設(shè)備使用情況，使資產(chǎn)清查工作變得高效、快捷。

為了確保能實(shí)現(xiàn)真正意義上的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備，我們還要考慮引進(jìn)GPS技術(shù)或北斗技術(shù)。通過(guò)衛(wèi)星定位技術(shù)，我們可以實(shí)時(shí)跟蹤設(shè)備位置和使用情況。

智能管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校設(shè)備的新增、調(diào)撥、維修、報(bào)廢全生命周期過(guò)程的智能化動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤集中監(jiān)控管理，整個(gè)管理過(guò)程無(wú)須人工干預(yù)。真正實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理，為學(xué)校增添設(shè)備、設(shè)備共享、設(shè)備報(bào)損等提供了準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值，減少閑置浪費(fèi)。

5 高校固定資產(chǎn)智能管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

目前智能技術(shù)在各個(gè)高校都在廣泛開(kāi)發(fā)應(yīng)用，許多示范型的智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)都進(jìn)入實(shí)際應(yīng)用階段，只有促進(jìn)產(chǎn)品降低成本和擴(kuò)大應(yīng)用范疇，才能快速推廣智能管理系統(tǒng)在高校固定資產(chǎn)管理中使用。但目前智能管理系統(tǒng)也存在一些問(wèn)題。(1)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，目前射頻識(shí)別讀/寫(xiě)機(jī)與標(biāo)簽技術(shù)仍未統(tǒng)一，因此無(wú)法一體適用。(2)成本問(wèn)題，除了我們一直關(guān)注的電子標(biāo)簽的費(fèi)用，還有搭建整合網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用、維護(hù)設(shè)備費(fèi)用、軟件開(kāi)發(fā)升級(jí)費(fèi)用。(3)技術(shù)完善問(wèn)題，射頻識(shí)別標(biāo)簽與讀寫(xiě)器具有方向性，且射頻識(shí)別信號(hào)容易被物體所阻斷，環(huán)境中的建筑結(jié)構(gòu)尤其是金屬結(jié)構(gòu)的排列、數(shù)量會(huì)對(duì)智能系統(tǒng)的安裝和識(shí)別效果產(chǎn)生影響。這些技術(shù)問(wèn)題不解決，智能管理系統(tǒng)就無(wú)法推廣應(yīng)用。(4)集成應(yīng)用問(wèn)題，當(dāng)前高校數(shù)字化校園的眾多管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)大多以條形碼和磁條技術(shù)為基礎(chǔ)，條形碼、磁條如何與智能RFID標(biāo)簽兼容、整合也是阻擋智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)展的瓶頸。解決通訊協(xié)議、接口等方面問(wèn)題，才能使智能管理系統(tǒng)順利應(yīng)用在資產(chǎn)管理中。(5)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，目前智能管理系統(tǒng)并沒(méi)有可靠安全機(jī)制，很容易被惡意讀取或修改標(biāo)簽信息，如何對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行很好的加密，防止智能管理系統(tǒng)被惡意攻擊也是需要研究的一個(gè)課題。(6)系統(tǒng)碰撞問(wèn)題，智能管理系統(tǒng)中如果有應(yīng)答器同時(shí)發(fā)送數(shù)據(jù)，就容易發(fā)生數(shù)據(jù)干擾，產(chǎn)生碰撞會(huì)無(wú)法傳輸數(shù)據(jù)。

由此可見(jiàn)，由于目前智能管理系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀仍存在有不足，智能管理系統(tǒng)在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域發(fā)展還需要一個(gè)長(zhǎng)足的發(fā)展過(guò)程。

我們堅(jiān)信，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷改進(jìn)、智能管理系統(tǒng)問(wèn)題不斷被攻克，不久的將來(lái)，智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)在高校固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域會(huì)日益推廣和普及。

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