科技期刊編輯核對(duì)校樣的工作技巧及人本意識(shí)

康麗君 徐文杰

收稿日期：2013-11-11

作者簡(jiǎn)介：康麗君，女，中國(guó)地震局工程力學(xué)研究所《地震工程與工程振動(dòng)》編輯部副編審，主要從事期刊出版編輯學(xué)研究；徐文杰，女，中國(guó)地震局工程力學(xué)研究所《地震工程與工程振動(dòng)》編輯部責(zé)任編輯，碩士，主要從事期刊出版編輯學(xué)及譯文研究。

摘 要：作者對(duì)清樣的校對(duì)是科技學(xué)術(shù)期刊出版前的重要環(huán)節(jié)。編輯對(duì)這一環(huán)節(jié)的重點(diǎn)把握，直接關(guān)系到文章的編校質(zhì)量，本文從5個(gè)方面闡述了作者在核對(duì)校樣時(shí)容易忽略的問題，編輯在發(fā)送校樣時(shí)可做以提醒，同時(shí)，論述了編輯在發(fā)送校樣前后的工作技巧。在此基礎(chǔ)上，提出在作者自校環(huán)節(jié)與編輯的交流互動(dòng)，最終達(dá)到提高文章編校質(zhì)量的目的，樹立編輯部以人為本的出版意識(shí)。

關(guān)鍵詞：科技期刊；自校環(huán)節(jié)；工作技巧；人本意識(shí)

中圖分類號(hào)：G232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2014）05-0126-02

作者對(duì)清樣的校對(duì)，是文章出版前的重要環(huán)節(jié)，對(duì)這一環(huán)節(jié)的良好把握，有助于在一定幅度上提高文章的編校質(zhì)量，同時(shí)也是編輯與作者互動(dòng)交流，解決稿件糾紛的有效手段，尤其對(duì)于文章中題目，作者，基金項(xiàng)目和作者簡(jiǎn)介等基礎(chǔ)信息的最后一次核對(duì)，于作者，于編輯不都十分重要。作者在接收到編輯部的校樣后，每個(gè)人的理解有所不同，個(gè)別作者不知從何入手來核對(duì)校樣，往往容易忽略了最關(guān)鍵的內(nèi)容，這就需要編輯做以指引，從幾個(gè)方面引導(dǎo)作者仔細(xì)核對(duì)校樣。同時(shí)，編輯也應(yīng)做好核對(duì)校樣前后的相關(guān)工作[1]。

一、作者在核對(duì)校樣時(shí)的著重點(diǎn)

（一）作者信息及基金項(xiàng)目的及時(shí)更新

科技期刊的地腳處一般注有收稿日期，作者簡(jiǎn)介，基金項(xiàng)目等內(nèi)容，其中收稿日期可以體現(xiàn)文章的新穎程度，同時(shí)方便作者和編輯核查文章，作者簡(jiǎn)介可以從側(cè)面向讀者介紹作者及作者的研究方向，以便交流，基金項(xiàng)目更為重要，需與作者的項(xiàng)目結(jié)題題目相吻合。但這些信息在作者投稿與校對(duì)時(shí)可能不會(huì)完全一致，中間的時(shí)間差，難免會(huì)產(chǎn)生一些變化。比如，每年的職評(píng)評(píng)定之后，作者的職稱、學(xué)位都有可能發(fā)生變化，基金項(xiàng)目是在審批過程還是已經(jīng)通過，這都有可能會(huì)變化。在最后的核對(duì)校樣環(huán)節(jié)，作者通常希望能夠完善這些重要的信息。而對(duì)于編輯來講，應(yīng)該提醒作者，并幫助作者把這些信息核對(duì)準(zhǔn)確。

（二）中英文及頁眉的對(duì)應(yīng)修改

科技期刊通常要求題目、作者信息、摘要、關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)有中英文對(duì)照的形式，這樣方面國(guó)內(nèi)外的相關(guān)檢索。然而，作者在投稿后，如針對(duì)專家或編輯部的意見，對(duì)文章的相關(guān)信息做以修改后，往往會(huì)忽略中英文的對(duì)照，這種情況非常常見，造成中英文內(nèi)容不符，這一點(diǎn)編輯應(yīng)提醒作者著重核對(duì)。除此，作者如對(duì)文章的題目進(jìn)行了修改，相關(guān)頁碼的頁眉也應(yīng)修改，這一點(diǎn)，編輯與作者應(yīng)當(dāng)共同注意并把關(guān)完成。

（三）參考文獻(xiàn)的及時(shí)變動(dòng)

參考文獻(xiàn)是科技文章中十分重要的一部分，很多前人已經(jīng)完成的成果在文章不必贅述，而是以參考文獻(xiàn)的形式體現(xiàn)出來。這就要求參考文獻(xiàn)的標(biāo)注要準(zhǔn)確，且更新的及時(shí)。作者在校對(duì)清樣時(shí)，有時(shí)將參考文獻(xiàn)做以更新，但卻常常忽略在文章的標(biāo)注，有時(shí)還涉及序號(hào)和位置的變動(dòng)，這一點(diǎn)，如果不及時(shí)修改，會(huì)給讀者造成很大的誤解，也影響文章整體的嚴(yán)謹(jǐn)性。編輯應(yīng)提醒作者注意核對(duì)[2]。

（四）圖表及數(shù)字、字母的核對(duì)

科技類文章的圖表和公式通常較多，這給排版增加了難度，在排版過程中，編輯需自己核對(duì)每一個(gè)公式的字母，正斜體是否正確，一個(gè)字母的誤排就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)公式無法推理，這一點(diǎn)編輯需提醒作者特別的注意，通常，我們會(huì)提醒作者做統(tǒng)一的核對(duì)規(guī)范，如“文中的外文符號(hào)應(yīng)注意正斜體及黑白體，一般變量應(yīng)斜體，矢量、張量及矩陣應(yīng)為黑斜體，常量e、π、三角函數(shù)、虛數(shù)單位i、j、轉(zhuǎn)置T等等應(yīng)為正體。上下腳標(biāo)符號(hào)如為標(biāo)識(shí)性的，應(yīng)為正體；如為量的符號(hào)，則為斜體?！弊髡邚膶I(yè)的角度參照規(guī)范一一核對(duì)，能夠很大程度提高編校質(zhì)量。

（五）修改內(nèi)容的標(biāo)注方法

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，通過發(fā)送郵件的方式核對(duì)校樣，已經(jīng)是眾多編輯部普遍采取的方式，然而，編輯部為作者發(fā)送的校樣通常是PDF的形式，作者在核對(duì)校樣時(shí)的標(biāo)注方式顯得非常重要，很多年齡偏大的專家、學(xué)者并不擅長(zhǎng)在PDF上做標(biāo)注，或者因?yàn)榘姹静煌脑?，作者?biāo)注的修改意見編輯難以識(shí)別，甚至沒有看到，這就給編輯部和作者的溝通造成了不便。對(duì)于這類作者，編輯要耐心指導(dǎo)，如果實(shí)在無法在PDF上完成，可以適當(dāng)在WORD文檔里面說明，再由編輯對(duì)照PDF為作者準(zhǔn)確的修改[3]。

二、責(zé)任編輯在接收清樣前后的工作技巧

（一）準(zhǔn)備工作

在為作者發(fā)送校樣前，首先，編輯需要將所有需要告知作者的信息，包括文中需要補(bǔ)充的內(nèi)容，不夠完善的內(nèi)容及需要按照編輯部要求修改的內(nèi)容，一并寫在信中。同時(shí)，搜集作者準(zhǔn)確的聯(lián)系方式，確保發(fā)送校樣后作者能及時(shí)收到。此外，要考慮出版時(shí)間，編輯要為作者預(yù)留出充分的校核文章的時(shí)間，否則會(huì)影響按時(shí)出刊。

（二）慎重修改

在修改校樣時(shí)，編輯要把握一個(gè)原則，對(duì)于可改可不改之處，盡量不再做修改，還有一部分整本期刊要保持一致的內(nèi)容，且不影響作者表達(dá)的情況下，盡量保持刊物的一致性。如，El Centrol 波，有的作者寫成El-Centrol波，有的作者寫成El-centrol波，編輯應(yīng)按照科技期刊的編校規(guī)范，使整本刊物保持一致，這種情況下就不能完全按照作者的寫法來改動(dòng)。對(duì)于有爭(zhēng)議的地方，編輯應(yīng)征求作者的意見，經(jīng)過協(xié)商討論后，再做修改，避免出現(xiàn)修改不當(dāng)?shù)那闆r。

（三）校樣留存

經(jīng)過作者認(rèn)定的待發(fā)表文章，編輯部通常保留2年。已供出現(xiàn)糾紛時(shí)查稿核對(duì)之用。

三、清樣校對(duì)與編讀關(guān)系

（一）作者與責(zé)編的互動(dòng)關(guān)系

作為編輯部，對(duì)作者和讀者的信件應(yīng)寄予充分的重視。清對(duì)校樣的過程，也是雜志編輯與讀者溝通互動(dòng)的部分，建立良好的編讀關(guān)系，可以引起作者對(duì)編輯的尊重和信任，也傳達(dá)編輯對(duì)作者及讀者的感謝。

清樣校對(duì)有助于編輯部高效、高質(zhì)量地完成出版工作。作者在校對(duì)過程中，編輯的引導(dǎo)和示范，可以提高作者對(duì)文章的檢查程度，同時(shí)，彼此間通過電話及E-mail的溝通與交流可以明晰各自的責(zé)任，保證并提高論文質(zhì)量，尤其在避免著作權(quán)及其他權(quán)利和義務(wù)的糾紛問題上，起到至關(guān)重要的作用。

通過清樣校對(duì)這一環(huán)節(jié)，建立良好的編讀互動(dòng)機(jī)制，可以起到培育作者群體的作用，與作者建立長(zhǎng)期的編讀關(guān)系，引進(jìn)優(yōu)秀稿件，有助于編輯部的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

（二）提高清樣校對(duì)中的人本意識(shí)

科技期刊在刊發(fā)前請(qǐng)作者自行校對(duì)清樣，其重要性不僅體現(xiàn)在控制論文質(zhì)量上，更體現(xiàn)在尊重作者的知情權(quán)和著作權(quán)的意義上，樹立科技期刊以人為本的編輯出版意識(shí)。目前，比較好的學(xué)術(shù)期刊，普遍存在稿源大于需求的情況，盡管編輯已經(jīng)盡量的縮短文章發(fā)表時(shí)滯，采納優(yōu)秀文章，但淘汰率還是很高。在這種情況下，往往造成作者與編輯的關(guān)系不對(duì)等，而實(shí)際上編輯部是為作者和讀者服務(wù)的，這就要求編輯部在人本意識(shí)的指導(dǎo)下，提高對(duì)作者的重視和尊重程度[4]。

科技期刊在設(shè)置作者自校環(huán)節(jié)的方案時(shí)，應(yīng)盡量達(dá)到方便化、快捷化、人性化?？蔀樽髡咛峁┫鄳?yīng)的支持軟件，以為作者節(jié)省校對(duì)文章以外的工作時(shí)間，同時(shí)提高校對(duì)效率。對(duì)于編輯部不同的需求及特點(diǎn)，編輯應(yīng)提前向作者說明。對(duì)于文章中或缺或不夠清晰的地方，編輯也應(yīng)在發(fā)送校樣的同時(shí)告知作者，以免重復(fù)的打擾作者，這里，也應(yīng)體現(xiàn)編輯部以人為本的辦刊理念，如文獻(xiàn)中缺少年代、卷、期、頁碼；文章中公式編號(hào)的改變；文章中圖表中英文翻譯的校正，等，對(duì)于這些并不影響文章整體的編校細(xì)節(jié)，編輯均可以在發(fā)送校樣的同時(shí)與作者確認(rèn)并補(bǔ)充全面，不需要在此之前與作者進(jìn)行溝通。在溝通方式上，也應(yīng)注重人本效應(yīng)，編輯應(yīng)盡量選擇電子郵件的方式，這樣可以給作者充分的修改和理解的時(shí)間，尤其是當(dāng)作者校樣回復(fù)不及時(shí)的情況發(fā)生時(shí)，編輯部應(yīng)先通過郵件的形式進(jìn)行提醒，如作者沒有響應(yīng)，再通過電話或者短信的形式溝通，保證編輯與作者的溝通暢通的同時(shí)保證期刊正常出版的周期，讓作者時(shí)刻感受到編輯部是為作者著想，打造科技期刊的優(yōu)質(zhì)品牌。

四、結(jié) 語

綜上所述，科技期刊編輯應(yīng)重視作者的自校環(huán)節(jié)，逐漸摸索作者容易忽略的問題并及時(shí)提示，為作者提供相應(yīng)的應(yīng)用暖見，加強(qiáng)與作者的有效溝通，做到作者滿意、讀者滿意、達(dá)到提高文章編校質(zhì)量的目的，同時(shí)，堅(jiān)持以人為本的辦刊理念，通過與作者建立友好的編讀關(guān)系，打造優(yōu)質(zhì)期刊品牌。

參考文獻(xiàn)：

1 柯文輝，林海清，翁志輝.學(xué)術(shù)期刊清樣作者校對(duì)環(huán)編輯的工作要點(diǎn)[J].編輯學(xué)報(bào)，2013（1）.

2 曾麗莉.科技期刊編輯在作者清樣校對(duì)環(huán)節(jié)的行為[J].編輯學(xué)報(bào)，2011（4）.

3 王桂珍，顏志森.作者自校清樣有利于提高科技期刊編校質(zhì)量[J].中國(guó)科技期刊研究，2005 （5）.

4 劉瑋，欒奕.科技期刊作者自校環(huán)節(jié)的人本意識(shí)及應(yīng)用[J].中國(guó)科技期刊研究，2007 （6）.

5 陶映雪，劉利，欒奕.科技期刊應(yīng)重視作者自校[J].中國(guó)科技期刊研究，2007 （2）.