淺析高校政府采購工作

孫 超，張峨嵋，李柏桐，程冬梅

淺析高校政府采購工作

孫 超，張峨嵋，李柏桐，程冬梅

（中國石油大學 國有資產管理處，北京 102249）

在國家對教育的投入不斷增加和資金監(jiān)管日趨嚴格的大背景下，多數(shù)高校作為國家全額撥款的事業(yè)單位，須認真貫徹落實政府采購制度。如何利用政府采購機制，將廉潔高效有機結合，提高采購效率，更好的為科研、教育服務，是高校采購管理工作急需解決的問題。以某高校政府采購數(shù)據(jù)為依據(jù)，通過對高校政府采購工作特殊性進行分析，并結合高校政府采購具體管理工作中存在的問題，提出可行的解決途徑及可以采取的具體措施。

高校；政府采購；廉政高效；國有資產

國家實施政府采購的根本目的就是規(guī)范政府的采購行為，充分利用市場機制，降低采購成本，同時提高政府對經濟領域的影響力。部屬高校作為國家全額撥款的事業(yè)單位，執(zhí)行政府采購，既是《政府采購法》相關規(guī)定的要求，也符合學校自身利益。如何通過政府采購，降低采購成本、提高資金利用效率，將是高校采購工作的首要問題［1］。

1 高校政府采購工作的主要內容

通過政府采購而建立起來的完善教學配套設施，是高?；A教學正常開展和提高科研水平的重要保證。高校政府采購管理主要的工作內容包括：計劃的制定、采購的執(zhí)行、后期的管理、資料的存檔。這些內容都是相輔相成的，合理詳實具有可操作性的采購計劃是政府采購工作的基礎和重要環(huán)節(jié)。執(zhí)行規(guī)范、嚴謹?shù)牟少徚鞒?，是政府采購工作的核心內容，完善的后期驗收和資料管理，是政府采購工作順利開展的重要保證。

2 高校政府采購工作的特點

高校政府采購工作具有采購對象特殊、資金來源有限、項目進度受限、專業(yè)人員匱乏等特點。這些客觀條件決定了高校的政府采購工作有別于其他行業(yè)部門，具有鮮明的行業(yè)特色。

高校作為國家科研、教學的最前沿，承擔著教學、科研的雙重任務?？茖W研究與高等教育都需要必要的物資基礎，科學研究強調的是創(chuàng)新、擴展，高等教育強調的是逐新、吸收。這些決定了高校的政府采購具有兩面性，科研類設備采購要求專業(yè)性強，多伴有研發(fā)設計，競爭范圍小，采購物資涉及面廣。教學類設備采購要求基礎應用，采購范圍采購數(shù)量很難形成規(guī)模，同時對設備的可靠性、通用性要求很高。以在京某高校為例（見表1和表2），2012年完成采購項目1108項，與科研相關的項目有649項，與教學相關的項目有383項，與行政相關的項目有76項。項目金額小于10萬元的小型項目多達836項，金額超10萬元小于20萬元的中型項目有164項，金額超20萬元的大型項目有108項。伴有研發(fā)性質的加工項目占總項目的30以上，這些特點為高校政府采購工作提出了更高要求。

表1 2012年某高校各類采購項目所占比例

表2 2012年某高校不同金額采購項目所占比例

高校資金來源日益多元化，資金配備與項目進程存在一定差異，同時高校并不具備社會企業(yè)的資金墊付能力，因此高校所能支配的資金具有較強的時效性，造成高校很多科研儀器設備采購論證時間、采購周期過短。高校資產管理部門在采購過程中，面臨項目執(zhí)行進度、政府采購相關法律法規(guī)的雙層壓力。

高校行政機構復雜，組織結構層次多，多數(shù)高校都存在多個管理部門對政府采購進行管理或按照不同職能范圍進行采購，缺少一統(tǒng)的協(xié)調管理部門。容易產生管理間隙，影響項目的實施效果。

政府采購需要具有一定專業(yè)背景的專職人員。高校所擁有專業(yè)背景的人員少之又少，而作為高校采購直接操作者的廣大教職工，更是缺失相關采購基本知識，缺失具有專業(yè)背景的采購專職人員是高校政府采購執(zhí)行中的難點之一［2］。

3 采購過程中可能出現(xiàn)的問題［3－6］

3.1 計劃準確性難以保證

現(xiàn)行財政管理辦法要求政府采購工作執(zhí)行財務預算申報制度，組織政府采購前需要提前半年甚至一年制定詳細、準確的年度政府采購預算。高校資金來源多元化，項目執(zhí)行進度的不確定性，都可能造成政府采購預算的不準確。以在京某高校為例，科研類項目占高校政府采購項目總量近60以上，此類項目專業(yè)性強，多伴有研發(fā)設計，不確定因素多，準確測算此類項目的政府采購預算難度很大。

3.2 采購操作過程不規(guī)范

高校政府采購執(zhí)行過程中由于資金來源多元化，采購主體不固定，高校全部采購項目不可能均由高校政府采購管理部門來完成。政府采購管理部門更多參與的是大型項目、重點項目的政府采購，對其他類項目多是引導、協(xié)作項目負責方完成采購，容易出現(xiàn)不規(guī)范操作。主要表現(xiàn)在以下4個方面：

1）項目執(zhí)行政府采購的周期比較長、手續(xù)相對復雜，存在項目執(zhí)行進度的壓力，同時政府采購目錄范圍內的產品在央采網上的價格偏貴。由于價格和周期兩個因素，項目負責方對于政府采購的積極性不夠，采購管理部門與項目負責方之間很難形成協(xié)助和協(xié)作的關系，轉變?yōu)槎讲?、管理的關系。

2）高?？蒲邢嚓P項目的設備采購多伴有研發(fā)、定制加工內容，項目負責方需要進行大量前期的調研工作，在確定具體的設計和施工方案后，才能開啟政府采購程序。這種情況容易產生協(xié)助完成技術和施工方案設計的公司先入為主，形成封閉式采購環(huán)境，這與政府采購的公開、公正操作原則相悖，容易出現(xiàn)不規(guī)范操作。

3）科研項目均采用嚴格的預算制度，采購的金額和內容不能隨意變更，項目負責方在具體執(zhí)行過程中，可操作的靈活性不高，對于結余資金沒有使用支配的權利。這些因素容易造成項目負責方在采購過程中節(jié)約成本的意識不夠，造成政府采購成本不斷攀高，同時可能出現(xiàn)購置的設備和服務于實際需求不符，造成國有資產的流失。

4）不良社會環(huán)境對高校設備采購也造成一定影響，即便是學校介入，采購過程中，也可能會出現(xiàn)不正當?shù)牟僮?，給國家資產造成損失。

3.3 后續(xù)管理工作不到位

政府采購的后續(xù)工作包括：采購協(xié)議的簽訂、貨物的驗收、后續(xù)的使用及維護。

1）采購協(xié)議的簽訂是政府采購工作重要的延續(xù)，所有的采購目的和要求都是依托采購協(xié)議來實現(xiàn)的。簽訂非政府采購協(xié)議供貨合同的其他類協(xié)議時，高校將不可避免與具有專業(yè)商務背景的供方企業(yè)進行接洽，項目負責方缺少必要的商務知識和重視程度不夠，都可能造成不利于高校的條款出現(xiàn)。如果高校政府采購管理部門再不能發(fā)揮應有的審核作用，高校的基本利益很難得到保證。在簽訂協(xié)議過程中，具體細節(jié)約定不清晰，包括驗收時間、驗收地點不夠合理等，增加后續(xù)驗收工作的難度。

2）正常購置完成后，高校需要對所購買物品進行驗收，保證供方按照采購要求交付貨物的同時，采購的產品能夠發(fā)揮其應有的作用，避免與供方發(fā)生糾紛。雖然高校政府采購實現(xiàn)方式不盡相同，簽訂的協(xié)議條款不同，驗收形式、驗收辦法稍有區(qū)別，但在驗收過程中都可能出現(xiàn)一些問題。例如，項目負責方對驗收重視不夠，驗收過程流于形式，不能真正起到驗收設備質量、功能的作用，具體負責驗收的人員對產品的基本參數(shù)及性能掌握不清，不能夠從技術層面很好地對產品進行鑒定，不能及時發(fā)現(xiàn)產品存在的問題。

3）政府采購項目完成后，購置產品后期的使用及維護為項目負責方和采購管理部門提出了更高的要求。與高校物資采購相比，后續(xù)產品的管理和使用需要項目負責方給予足夠重視，采購后容易出現(xiàn)產品使用與管理跟不上，重采購輕使用的情況時有發(fā)生。高校科研、教學設備長期管理不善，可能造成設備閑置或過度使用的現(xiàn)象。日常維護不到位，就不能實現(xiàn)儀器設備的投入產出平衡，進行政府采購的最終目標就不能得以實現(xiàn)。

3.4 資料管理工作不嚴謹

相對于其他工作，政府采購資料管理工作是最容易被忽略的一個環(huán)節(jié)。部分高校缺少相應的管理手段，規(guī)范、系統(tǒng)、科學的政府采購資料管理將是未來高校政府采購管理的重要目標。主要存在的問題如下：

1）相應的規(guī)章制度不健全。目前高校都具有完善檔案資料管理和政府采購管理制度，但缺少完全針對政府采購資料管理的制度。缺乏統(tǒng)一的管理模式和操作規(guī)范，從而導致高校政府采購資料管理松散并具有較大的隨意性。

2）由于政府采購管理部門、項目負責方、檔案資料管理部門缺乏溝通，三方銜接存在問題，存在資料移交不全、不及時的現(xiàn)象，資料保存的實效性和完整性得不到保障。

3）一些高校政府采購資料管理由兼職人員完成，管理人員所負責的工作內容比較多，兼顧資料管理的精力不夠。政府采購資料管理工作相對枯燥，加之學校重視程度不夠，具體的資料管理人員工作的積極性不高，管理人員的基本業(yè)務水平有限，管理意識有待增強。

4 能夠采取的具體措施

加強高校的政府采購從管理的層面可以采取加強制度建設、提高人員素質、借助科技手段等，具體的措施包括：計劃審批和復議機制、詢價和邀約談判等相互制約機制、后期管理維護機制、建立供方數(shù)據(jù)庫、建立專家數(shù)據(jù)庫等配套資料管理機制。

4.1 計劃審批和復議機制

建立采購計劃兩級審查制定，由項目負責方結合項目情況提出項目采購計劃，由學校采購管理部門進行審核。對于大型、重點購置計劃，采購管理部門需要組織專家進行論證后，給予審核批復。在項目執(zhí)行過程中，項目負責方需要對采購計劃進行修改，可以提出采購計劃變更申請，采購管理部門對變更計劃進行復議，能夠保證項目順利完成。在項目整體結束后，結合實際情況對項目計劃進行評估，并列入第二年計劃審批依據(jù)。憑借項目執(zhí)行前后兩級審查及復議，對進行項目監(jiān)督，保證設備采購計劃的合理性、有效性［7－8］。

4.2 詢價和邀約談判等相互制約機制

針對采購過程中可能出現(xiàn)的問題，在學校管理范圍內，建立相互協(xié)作、制約的監(jiān)督機制，能夠有效避免采購問題的出現(xiàn)。

首先，捋順項目負責方與采購管理部門的協(xié)作關系，建立平等協(xié)作相互監(jiān)督的工作關系，有利于采購工作的順利開展。規(guī)范采購流程，提高采購工作效率，簡化相應的手續(xù)，縮短采購執(zhí)行周期，盡可能使采購執(zhí)行進度能夠與項目執(zhí)行進度相適應。

其次，對于伴有研發(fā)、定制加工采購項目，加強具體的設計和施工方案審核。在保證其合理性和可操作性的前提下，打破封閉式采購環(huán)境，結合采購資金情況，引入詢價機制和邀約談判機制，推動項目信息公開，提高政府采購競爭性，使學校在采購過程中處于優(yōu)勢地位，保證學校的利益。

再次，在學校層面上適度放開執(zhí)行計劃、結合采購計劃復議制度，提高項目資金使用的靈活度，保證項目負責方節(jié)約資金的積極性，并能使有限的項目資金發(fā)揮最大作用。

最后，加強人員隊伍建設，提高項目負責人及采購管理人員的廉政風險防范意識，使其能夠從學校的利益出發(fā)，杜絕不當行為的出現(xiàn)［9］。

4.3 后期管理維護機制

后期管理是政府采購延續(xù)工作，必須建立健全合同制度和驗收制度。在合同簽訂過程中，由項目負責方、采購管理方、供方三方參與共同完成，實現(xiàn)三方的相互監(jiān)督和制約，保證學校的利益。規(guī)范驗收流程，驗收責任落實到具體責任人員，保證項目負責方對驗收工作的重視，提高驗收的效果。通過加強對采購管理人員的素質培訓，使其擁有相關的技術儲備和商業(yè)知識，協(xié)助項目負責方完成合同商務部分的擬定，同時能夠參與重要設備裝置的驗收。在明確合同責任和義務的基礎上，嚴格按照合同相關約定，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，全力解決保證學校的合法權益，對于未按合同履行義務的供貨方予以抵制。

4.4 建立供方數(shù)據(jù)庫、建立專家數(shù)據(jù)庫

結合政府采購管理辦法，完善相應資料的規(guī)章制度，建立統(tǒng)一的管理模式和操作規(guī)范，加強資料保存的實效性和完整性。提供對政府采購資料管理的重視程度，有條件的可以由專職人員管理。在保證政府采購資料管理工作順利開展的前提下，建立供方數(shù)據(jù)庫、建立專家數(shù)據(jù)庫。利用供方數(shù)據(jù)庫，能夠有效保存供方的資金實力、售后條件、服務承諾等信息，為今后的政府采購工作提供重要依據(jù)。同時專家數(shù)據(jù)庫的建立，有利于學校政府采購的規(guī)范管理，克服學校政府采購專業(yè)人員不足的困難，保證政府采購工作順利開展［10］。

5 結束語

《中華人民共和國政府采購法》頒布與實施十余年，推動了我國行政事業(yè)單位政府采購的制度完善和管理規(guī)范。高校作為我國科研、教育的重要載體，所能支配的采購資金日益增加。高校自身應建立健全相關的配套制度，提高管理人員的業(yè)務素質，形成高效、順暢的政府采購途徑，充分利用政府采購機制，將廉潔高效有機結合，必將為高校的快速發(fā)展、科學研究的順利進行創(chuàng)造條件。

［1］張家棟，李士明.高校儀器設備采購特點分析及應對建議［J］.實驗技術與管理，2012，29（11）：1－3.

［2］張曉丹.淺析高校儀器設備采購工作［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2012（23）：27－29.

［3］楊桂麗，翟彥博，胡曉南，等.談高校儀器設備的規(guī)范化管理［J］.中國建設教育，2007，6（6）：37－39.

［4］陳海平.試論高校儀器設備的管理［J］.實驗科學與技術，2012，10（6）：178－180.

［5］李海蓉.論集中招標采購管理模式在企業(yè)中的應用［J］.現(xiàn)代商貿工業(yè)，2013（2）：17－19.

［6］鞠寶華，王存放.競爭性談判采購方式在現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療器械采購中的應用［J］.中國當代醫(yī)藥，2013，20（2）：169－170.

［7］尹立蘋，李彥啟，曹智賢，等.高校政府采購人員素質與采購效益研討［J］.實驗科學與技術，2012，10（6）：161－163.

［8］蘇純娣.創(chuàng)新采購模式降低采購成本［J］.鐵路采購與物流，2012（12）：35－36.

［9］馬維娜，郝平，周亮.高校廉政風險防控管理的實現(xiàn)路徑［J］.北京科技大學學報：社會科學版，2012，28（4）：141－146.

［10］劉瑾琦，劉明.淺析高校招標檔案管理［J］.實驗室研究與探索，2012，31（12）：219－220.

Analysis of the W ork of Government Purchase in University

SUN Chao，ZHANG Emei，LIBaitong，CHENG Dongmei
（Office of State－owned Assets Administration，China University of Petroleum，Beijing 102249，China）

In recent years，as the government increases the investment in education，most colleges and universities get a lot of government funds.And the supervision has become stricter.How to use government funds is very important.So the Government Purchase System mustbe conscientiously implemented to improve procurementefficiency and provide better service for scientific research and education.This paper analyses the current problem of government purchasework in universities based the procurement datas ofmy university on propose to provide countermeasures.

universities；government purchase；clean and efficiency；state-owned assets

G482；F810.453

A

10.3969/j.issn.1672－4550.2014.05.069

2013－09－11；修改日期：2014－04－03

孫 超（1984－），男，碩士研究生，副科長，主要從事設備、家具采購管理工作。