會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用探討

冼潤英

摘要：近年來，隨著我國現(xiàn)代科技的進步，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，越來越多的企業(yè)內(nèi)部開始推行會計電算化，大大加快了會計信息的處理速度，拓展了企業(yè)內(nèi)部控制范圍，加速了企業(yè)會計無紙化辦公速率，然而，會計電算化的應(yīng)用也容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險。因此，如何科學(xué)合理地運用會計電算化加強企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，是關(guān)乎企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的大事。本文主要在分析會計電算化涵義的基礎(chǔ)上，從積極和消極兩個層面分析了會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用，并就會計電算化環(huán)境下加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的有效措施進行了深入分析。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；積極作用；消極作用；有效措施

一、會計電算化概要

會計電算化，又叫計算機會計，主要是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作的應(yīng)用，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬等會計工作，以提高企業(yè)會計工作效率的會計信息系統(tǒng)。

會計電算化是隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的，這是會計發(fā)展史上的重大變革。從某種意義上來說，它實現(xiàn)了會計數(shù)據(jù)處理的自動化，改變了傳統(tǒng)的手工會計記賬方式，把會計工作人員從繁重的會計工作中解放出來，大大提高了會計工作和管理的效率和質(zhì)量。此外，會計電算化在企業(yè)管理中的應(yīng)用對企業(yè)會計人才提出了更高要求，企業(yè)需要培養(yǎng)一大批既懂計算機應(yīng)用又懂得會計業(yè)務(wù)處理的復(fù)合型人才。

二、會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用

會計電算化是會計實務(wù)運用的重大變革，是符合時代發(fā)展趨勢的，但作為一個新生事物，它同時又不可避免的存在著一些問題。下面從積極和消極兩個方面就會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用進行分析：

（一）會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的積極作用

會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用提高了企業(yè)會計工作效率。會計電算化以前，所有的會計賬務(wù)基本都是靠會計工作人員手工完成的，繁瑣的會計信息數(shù)據(jù)常常會出現(xiàn)核算失誤，而會計電算化的使用則將一些繁重復(fù)雜的業(yè)務(wù)核算交由計算機輔助完成，這不僅大大降低了錯誤率，而且大大提高了會計信息處理的效率及精準(zhǔn)度。

會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用拓展了企業(yè)內(nèi)部控制的范圍。傳統(tǒng)手工會計處理中，企業(yè)內(nèi)部控制的控制對象和范圍主要集中在會計工作人員方面。在會計電算化環(huán)境下，除了會計從業(yè)人員，企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)還包括人機合作控制、計算機程序間的鏈接控制、會計數(shù)據(jù)導(dǎo)出控制等等，大大拓展了企業(yè)內(nèi)部控制范圍。

（二）會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中的消極作用

會計電算化是會計發(fā)展的進步，但同時也存在著諸多問題：

一是安全問題。會計電算化環(huán)境下，會計賬務(wù)面臨著非常嚴峻的安全問題，一方面來自計算機方面的安全隱患，如計算機故障、計算機病毒等，另一方面來自會計人員信息輸入或操作的安全隱患，由于計算機對信息的處理是具有連貫性的，因此如若會計人員某一信息輸入錯誤，則可能造成一連串的錯誤，導(dǎo)致會計信息失真，加大了企業(yè)會計內(nèi)部控制的難度，此外，現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得遠程報賬、遠程審計、遠程報表等遠程操作成為可能，這也在一定程度上增加了企業(yè)會計控制難度。

二是保管問題。會計電算化環(huán)境下，企業(yè)所有賬務(wù)全部記錄在計算機上，文件的保存主要依靠磁性介質(zhì)的文件格式，一旦存有會計賬務(wù)的計算機出現(xiàn)問題，則可能導(dǎo)致所有的會計信息丟失等嚴重問題。

三、會計電算化環(huán)境下加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的有效措施

在當(dāng)前會計電算化環(huán)境下，通過計算機輸入、輸出的會計數(shù)據(jù)對企業(yè)管理的影響非常巨大，只有高度重視企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，不斷加以調(diào)整、研究和改善，才能夠在會計電算化環(huán)境下確保會計信息和會計資料的真實可靠性，在此基礎(chǔ)上提升企業(yè)的效益。為此，企業(yè)必須從崗位設(shè)置、信息安全、審計監(jiān)管等層面加強企業(yè)內(nèi)部控制。

（一）科學(xué)設(shè)置崗位，嚴格職能分割

企業(yè)會計在引進電算化后，內(nèi)部基本的會計崗位不僅包括出納、會計、會計主管、會計檔案保管人員等，而且還加入了懂得計算機技術(shù)與維護會計軟件系統(tǒng)的維護人員。這就要求會計電算化環(huán)境下要科學(xué)設(shè)置電算化崗位，各司其職，共同做好會計賬務(wù)的處理與管理工作。

由于會計工作的特殊性，會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制要嚴格職能分割，一般由兩個或兩個以上的職能共同完成同一事項的處理，不同部門或者不同人員共同承擔(dān)不相容職能，以此確保各個部門以及各個人員之間相互監(jiān)督、相互聯(lián)系、相互制約、相互考核。

（二）加強系統(tǒng)維護，確保信息安全

會計電算化環(huán)境下，信息安全是加強企業(yè)內(nèi)部控制的重要方面。為此，要嚴格規(guī)范會計數(shù)據(jù)的輸入及處理。企業(yè)應(yīng)設(shè)有專門的會計人員進行會計賬務(wù)處理，并根據(jù)原始數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)錄入，并且定期進行數(shù)據(jù)輸入檢查，最好由另外一名會計人員或財務(wù)主管人員進行審核簽批和檢查，確保系統(tǒng)錄入的會計信息真實可靠。

此外，由于會計電算化主要是基于計算機操作基礎(chǔ)之上的，計算機的性能就直接影響到會計信息安全。因此，企業(yè)應(yīng)設(shè)有專門的計算機維護人員對計算機進行定期維護，根據(jù)會計人員的實際使用情況以及會計軟件的運行情況，確定好程序的維護內(nèi)容和要求，維護好后進行審核與測試，查看會計軟件以及計算機運行是否達到預(yù)期要求。當(dāng)然，為了確保會計信息的安全性，會計人員可在月底或年底將所有賬務(wù)打印成紙質(zhì)材料，并由專人保管好。

（三）加強審計監(jiān)督，提高管理水平

企業(yè)內(nèi)部審計監(jiān)督室企業(yè)內(nèi)部控制管理的不可或缺的重要組成部分，會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制更加離不開審計監(jiān)督。企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的內(nèi)部審計監(jiān)管部門，定期或不定期對系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié)進行審查，防止私自篡改會計數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，并針對每一次的審計結(jié)果進行文字材料的整理與保存，具體說來，會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制與監(jiān)督主要包括以下方面：

一是技術(shù)方面的審計。這主要是對會計人員進行電算化理論與實踐應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，要對會計人員輸入系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)進行定期審核與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入方面的問題以及會計軟件方面的技術(shù)問題，甚至可以對電算化設(shè)計進行特別審計監(jiān)督。

二是數(shù)據(jù)方面的審計。企業(yè)審計監(jiān)管部門要對會計數(shù)據(jù)進行真實性、合法性以及合理性的審查，尤其是對原始憑證進行一對一的審計，及時發(fā)現(xiàn)會計原始憑證中存在的漏洞或問題，確保會計信息安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，會計電算化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理與控制的重要工具，是現(xiàn)代企業(yè)會計發(fā)展的必然趨勢。為了進一步加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，提高企業(yè)會計管理成效，各企業(yè)必須積極順應(yīng)電算化環(huán)境之潮流，科學(xué)設(shè)置崗位，加強系統(tǒng)維護，強化審計監(jiān)督，處理好財務(wù)職能與信息安全及監(jiān)督管理之間的聯(lián)系，促進企業(yè)和諧健康穩(wěn)定發(fā)展。（作者單位：廣西城市職業(yè)學(xué)院）

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