電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理探討

鄭欽源

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化得到普及和廣泛深入的應(yīng)用，為會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來了巨大的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案管理彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高了會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率。本文對(duì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電算化 會(huì)計(jì)檔案 管理

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步的當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案管理也向電算化的方向發(fā)展。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案管理，就是將保存在計(jì)算機(jī)上的會(huì)計(jì)信息、數(shù)據(jù)等通過軟件系統(tǒng)進(jìn)行編制、處理、管理。

一、電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容和特點(diǎn)

當(dāng)前電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案信息管理主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、保存及利用。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)主要有：

1、電算化將會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容廣泛化

電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案和傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案不同，不僅涵蓋了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，同時(shí)也包含了儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的與會(huì)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息等，計(jì)算機(jī)軟件和硬件中儲(chǔ)存的相關(guān)會(huì)計(jì)信息也屬于電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案。從以上內(nèi)容中我們可以得知，電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容和范圍都得到了擴(kuò)大。

2、電算化使會(huì)計(jì)檔案信息的載體呈現(xiàn)多樣化

會(huì)計(jì)檔案管理在沒有實(shí)行電算化之前，其檔案信息主要是通過紙質(zhì)進(jìn)行記載，紙張是會(huì)計(jì)檔案信息的載體。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息的載體發(fā)生了變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以外，還包括了硬盤、磁盤、U盤等介質(zhì)，這些都是電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案載體，因此，電算化將會(huì)計(jì)檔案信息的載體轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊?/p>

3、信息可變性

電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案信息儲(chǔ)存在軟盤、光盤等介質(zhì)上，可以說電算化會(huì)計(jì)檔案信息是數(shù)字信息，因此，這些信息具有流動(dòng)性、不穩(wěn)定性，很容易被修改和損壞，這也將會(huì)計(jì)檔案管理的難度增加，一旦這些信息被損壞，就無法將其恢復(fù)至原來的面貌，這些數(shù)字化會(huì)計(jì)信息高度集中，沒有查看權(quán)限的人員通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等可以對(duì)這些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息、文件進(jìn)行查閱和瀏覽。

二、當(dāng)前電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足

當(dāng)前很多會(huì)計(jì)檔案管理人員以及一些財(cái)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容不是很了解，單位在會(huì)計(jì)檔案電算化管理上也沒有過多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，在這些因素的影響下，單位會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容相對(duì)不完整。即使一些單位在會(huì)計(jì)檔案管理中實(shí)現(xiàn)了電算化，但是對(duì)電算化的認(rèn)識(shí)不足，沒有完全明白電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容和意義，因此在會(huì)計(jì)檔案管理中存在一定的盲目性，會(huì)計(jì)檔案信息的管理缺乏系統(tǒng)性和完整性。

2、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息備份隱患多，而且會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

隨著電算化在各個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用，很多單位要求每天進(jìn)行備份，但是在實(shí)際工作中并沒有這樣進(jìn)行，每天備份工作很難堅(jiān)持，在計(jì)算機(jī)或者其它相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，無法對(duì)這些會(huì)計(jì)信息進(jìn)行補(bǔ)救，進(jìn)而造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的流失。電算化應(yīng)用，將會(huì)計(jì)檔案保存在U盤、光盤等介質(zhì)上，而會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息很容易被修改，而無法將數(shù)據(jù)的原貌進(jìn)行識(shí)別，進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。電算化會(huì)計(jì)檔案管理沒有嚴(yán)格的保管、備份等制度，進(jìn)而無法保證會(huì)計(jì)檔案信息的完整性和真實(shí)性，會(huì)計(jì)檔案信息會(huì)受到自然因素和人為因素的破壞。

除了以上問題之外，在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理還存在其它的問題，例如會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)需要提升等，這些問題的出現(xiàn)影響著電算化會(huì)計(jì)檔案管理的有效進(jìn)行，亟待解決。

三、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的措施

1、明確會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、制定備份制度

當(dāng)前很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員、單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不是很明確，所以需要將電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行制度化，以明文資料形式將電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行明確，作為指導(dǎo)相關(guān)人員日常工作的依據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案信息保存在數(shù)據(jù)盤中，要定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行備份，保證信息的安全、準(zhǔn)確和真實(shí)，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的備份時(shí)間、備份人員名字等信息進(jìn)行記錄保存。

2、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

首先，將電算化會(huì)計(jì)檔案信息的收集制度進(jìn)行確定，定期對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行拷貝和儲(chǔ)存，生成備份文件，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等的損壞在短時(shí)間內(nèi)不影響電算化會(huì)計(jì)檔案信息。其次，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。除此之外，還需要建立相關(guān)的借用手續(xù)制度和會(huì)計(jì)信息查閱制度，盡最大的可能保證檔案信息的安全性。

3、對(duì)相關(guān)人員加強(qiáng)教育

電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理是人為操作的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性，以及會(huì)計(jì)檔案信息的安全性、真實(shí)性等不僅和相關(guān)人員的素質(zhì)和職業(yè)操守有關(guān)，還和其技術(shù)水準(zhǔn)相關(guān)，所以需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)的過程中，可以根據(jù)管理內(nèi)容、業(yè)務(wù)的不同，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行不同的分類培訓(xùn)，并對(duì)其進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的法律觀念，促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的健康發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，已經(jīng)滲透到檔案管理中，會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電算化，但是當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理還存在著一些問題，影響著會(huì)計(jì)檔案信息管理的有效性和安全性，也會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性和安全性產(chǎn)生影響。我們需要建立與完善電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容與制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，來提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的水平。

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（責(zé)任編輯：祁彩云）